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1、工程監理公司資料歸檔管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 工程監理資料歸檔管理制度1.0總則1.1為了規范工程監理資料的歸檔管理工作，確保歸檔資料收集的及時性、完整性和可追溯性，裝訂的規范性，貯存、保管的科學性和可檢索性，特制定本制度。2.0適用范圍本制度適用于本公司的房屋建筑和市政公用工程監理資料的收集、分類整理、歸檔、貯存、檢索及保存期限確定等相關內容。3.0名詞解釋和引用文件3.1名詞解釋3.1.1“三類”是指工程監理資料可分為第類、第類、第類工程監理資料。其中:第類工程監理資料-是指工程竣工后，應向建設單2、位移交、歸入城市建設檔案館的工程監理資料； 第類工程監理資料-是指工程竣工后，應歸入公司檔案室的工程監理資料。第類工程監理資料-是指第類、第類之外與工程質量無關，工程竣工后，資料的利用價值自行消失，可由監理部自行處理的工程監理資料。3.1.2“三檔”是指第類工程監理資料分為短期、長期和永久三個檔次進行歸檔管理，其中：第一檔-是指永久保存的工程監理資料，即終身責任期限；與建筑物和構筑物同存在。第二檔-是指長期保存的工程監理資料，保存期為20年以上。第三檔-是指短期保存的工程監理資料，保存期為20年以下，至少應保存至質量保修期滿。3.2引用文件GB50319-2000建設工程監理規范；GB/T503、328-2001建設工程文件歸檔整理規范；GB50300-2001建筑工程施工質量驗收統一標準及其配套的專業驗收規范。江蘇省人民政府令第 196 號江蘇省城建檔案管理辦法2008年10月1日起江蘇省建設工程施工階段監理現場用表（第四版）4.0職責4.1辦公室是本制度的歸口管理部門，工程竣工后的30天內，及時催收第類工程監理資料；負責對監理部提交的第類工程監理資料按三個檔次進行管理。4.2總監理工程師負責指定專人及時收集、整理工程監理資料；負責單位工程竣工后的30天內，審定單位工程監理資料，進行工程監理資料的分類，將第類工程監理資料報建設單位，將第類工程監理資料交辦公室歸檔，并負責辦理移交簽字手4、續。5.0控制要求5.0.1工程監理資料按其功能和處置方法的不同，劃分為第、第、第類工程監理資料進行管理。5.1第類工程監理資料5.1.1第類工程監理資料-是指工程竣工后，應向建設單位移交、歸入城市建設檔案館的工程監理資料；5.1.2第類工程監理資料必須滿足監理合同中關于工程監理資料要求、GB/T50328-2001建設工程文件歸檔整理規范的要求。5.1.3第類工程監理資料由監理部在工程竣工預驗收后收集、整理后，移交給建設單位，并協助建設單位接受城建檔案館的驗收。5.2第類工程監理資料5.2.0.1第類工程監理資料按保存期限和處置權限不同分為三檔次進行控制。5.2.1第類、第一檔工程監理資料55、.2.1.1第類、第一檔工程監理資料主要是為了滿足企業和監理人員對所監理的工程項目質量的終身負責制的要求和工程監理費結算的要求。5.2.1.2第類、第一檔工程監理資料主要包括共十項內容,見分類見下表一所示.表一 第類、第一檔工程監理資料分類表序號歸檔文件資 料 要 求1監理委托合同及其變更原件、簽章齊全、有效。2工程項目監理部及負責人及其變更原件（包括中途總監等人員變更通知等）。3施工現場質量管理檢查記錄表及其人員變更GB50300標準中附表A建設、設計、施工、監理四方項目負責人名稱應準確、書寫清楚，滿足責任終身制的可追溯要求。4A7單位工程竣工報驗單/單位（子單位）工程質量竣工驗收記錄原件、6、五方簽章齊全，包括：G.0.1-14記錄。5竣工驗收證明書原件、五方簽章齊全。6B9 工程質量評估報告可以是復印件，但總監應簽字。7B10 監理工作總結可以是復印件，但總監應簽字。8B15 （第類）工程監理資料移交單應有建設單位負責人簽字、單位蓋章。9信譽記錄監理業務手冊、優質證書簽章齊全，優質證書可后補充10工程監理規劃經過審批、簽字齊全5.2.1.3第類、第一檔工程監理資料, 應單獨組卷,屬一級永久保存檔案。5.2.2第類、第二檔工程監理資料5.2.2.1第類、第二檔工程監理資料主要為了方便工程使用中出現的工程質量問題的技術、經濟、責任的處理。5.2.2.2第類、第二檔工程監理資料主要包括7、共十八項內容,見分類見下表二所示.表二 第類、第二檔工程監理資料分類表序號歸檔文件資 料 要 求1A1工程開工報審表滿足工期考核需要。2B1工程暫停令/ A6 工程復工報審表停工令和復工令應一一對應3B2 監理工程師通知單/ A5監理工程師通知回復單B21、B22、B23、B25并與A5對應4B14 項目監理機構向有關主管部門質量報告單包括質量、安全事故報告及處理意見5B3 監理工程師聯系單與質量、投資、進度相關的資料6B4 監理工程師備忘錄與質量、投資、進度相關的資料7B6 _會議紀要與質量、投資、進度相關的資料8A2.1工程進度計劃報審表9A2.2 延長工期報審表/審批10A4.1 工程計8、量報審表、A9 工程變更單11A4.2 工程費用索賠報審表12A4.3 工程款支付申請表/B8 工程款支付證書13合同爭議、違約報告及處理意見14B11 旁站監理記錄表15A3.5 工序質量報驗單/檢驗批質量驗收記錄放行人必須具有資格，簽章齊全有效16A3.5 工序質量報驗單/分項工程質量驗收記錄放行人必須具有資格，簽章齊全有效17A7分部工程竣工報驗單/分部（子分部）工程質量驗收記錄建設、設計、勘察、施工、監理五方簽章齊全有效。18C1 建設單位工程通知單/ C2 建設單位工程聯系單與質量、進度、投資相關的資料5.2.2.3第類、第二檔工程監理資料應單獨組卷,屬二級長期保存檔案。5.2.3第9、類、第三檔工程監理資料5.2.3.1第類、第三檔工程監理資料應滿足下列兩項目標的需要：-為了方便工程保修期中工程質量問題的技術、經濟、責任的處理；-工程設計文件、勘察地質水文等顧客財產的保密和知識產權的保護。5.2.3.2第類、第三檔工程監理資料主要包括共十二項內容,見分類見下表三所示.表三 第類、第三檔工程監理資料分類表序號歸檔文件資 料 要 求1B13 監理實施細則、旁站方案等2監理部總控制計劃（監理大綱）等3專項監理工作總結4B5月報總結5B7 監理日記6工程設計文件、變更及其圖紙審核資料7工程勘察及水文地質資料可以不歸檔，作為顧客財產，歸還建設單位或作為第類竣工資料。8土地使用證、規劃10、許可證、施工許可證9施工承包合同10圖紙會審記錄及設計交底記錄11A4.4 工程安全防護措施費使用計劃報審表12其他（質量保修期中技術、經濟、責任追溯需要的資料）5.2.3.3第類、第三檔工程監理資料應單獨組卷,屬三級短期保存檔案。5.3第類工程監理資料5.3.1第類工程監理資料-是指第類、第類之外與工程質量和工程結算無關的工程監理資料，工程竣工后，資料的利用價值自行消失，可由監理部自行處理的工程監理資料。5.3.2第類工程監理資料的銷毀，在工程城建檔案收集齊全、驗收合格之后進行。必須經總監理工程師審定。5.3.3第類工程監理資料的銷毀工作，按記錄控制程序的規定進行。5.4第類工程監理資料控制11、要求5.4.1第類工程監理資料應在工程竣工后的30天內，監理部資料人員應對第類工程監理資料進行分類、分檔整理、編目、裝訂成冊，報總監理工程審核后，報公司辦公室。5.4.2辦公室對監理上報的第類工程監理資料進行清點、驗收，辦理移交手續。5.4.3辦公室建立第類工程監理資料檔案室，按工程性質、時間順序、分類歸檔管理。5.5工程監理資料檔案室管理要求5.5.1工程監理資料檔案室內應當保持適當的溫度和濕度，有防盜、防火、防水、防強光、防潮、防塵、防污染、防有害氣體和有害生物等措施。5.5.2工程監理資料檔案室應設專人管理，對工程監理檔案資料應編制檔案目錄，分類存放，便于查找、檢索。5.5.3查詢、復制5.5.3.1工程監理檔案資料原則上不對外開放，公司內部需要查詢時，必須報公司經理批準，在檔案室查詢,檔案室管理人員陪同。5.5.3.2工程監理檔案資料原則上不得復制,公司內部需要復制,必須得到總經理的書面批準,由檔案室管理人員復制、登記、交付簽收。5.5.3.3工程監理檔案資料禁止外借。5.5.4檔案室管理人員每年底對工程監理檔案資料進行一次保存期限的核查，對于過期的工程監理檔案資料按記錄控制程序中銷毀程序進行銷毀。5.5.5工程監理檔案資料的銷毀不得作為廢紙出售，以防顧客財產的泄密，應用廢紙粉碎機處理。 6.0附則6.1本制度是記錄控制程序的支持性文件。6.2本制度自發布之日起實施。