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1、工程造價咨詢公司檔案資料管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX工程造價咨詢有限公司檔案資料管理制度為規范公司技術檔案工作底稿的編制、復核、使用和管理，強化咨詢質量，降低咨詢風險，促進提高整體水平，保證咨詢資料的完整性、統一性、實用性，特制定本制度。公司以依照中華人民共和國檔案法的有關規定，運用計算機加強檔案現代化管理，建立、健全檔案管理的各項規章制度，包括：檔案收集制度、統計制度、保密制度、借閱制度以及檔案管理人員守則等。第一章 檔案的分類一、公司咨詢成果文件基本檔案資料有：1、工程造價咨詢合同；2、工程造價2、咨詢相關資料交接清單；3、工程造價咨詢工作方案；4、項目操作人員配置一覽表；5、項目基本資料（含施工合同、招投標資料、結算書、簽證單、變更設計、索賠記錄、咨詢業務會商記錄、施工現場勘查記錄、工程量核實記錄、預結算材料價格簽證單、預結算協調會記錄等）；6、工程造價咨詢報告書（含結算審定簽署表、造價計算書）；7、造價咨詢項目校審紀錄表；8、與咨詢成果文件相關的計算底稿；9、造價咨詢項目征詢意見回訪紀錄表；10、項目備案資料。二、咨詢業務檔案可分為過程文件和成果文件兩類：1、過程文件按照咨詢項目的類別分別制訂文件目錄。主要包括：委托服務合同，工程施工合同或協議書，補充合同或補充協議書，中標通知書，投3、標文件及其附件，招標文件及招標補遺（答疑）文件，竣工驗收報告及相關的竣工驗收資料，工程結算書及完整的結算資料，圖紙會審記錄，工程的洽商、變更、索賠、會議紀要等書面協議或文件，施工過程中甲方確認的材料、設備價款、甲供材料、設備清單，承包人的營業執照及資質等級證書等。2、成果文件包括：投資估算、工程概算、工程預算、工程量清單、招標控制價、工程計量支付文件、工程索賠處理報告、工程結算、工程決算、造價鑒定報告等。第二章 檔案的歸檔與管理一、公司的歸檔資料實行“項目歸檔”制度，每個項目完成后及時進行資料的歸檔工作；二、每個工程項目文檔都要進行編號處理，并按文件類型再分成若干個子項以便查找；三、各部門專用4、的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。四、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。五、檔案管理員根據公司的檔案管理制度實施檔案歸檔整理。檔案管理員職責：保證公司及各部門的原始資料齊全完整、安全保密和使用方便。第三章 檔案的收集及移交工程造價咨詢檔案原則上由項目負責人負責整理歸檔，項目負責人必須在咨詢報告出具后7日內將完整的檔案資料移交檔案室；公司專職檔案管理員負責造價咨詢檔案的接收、裝訂立卷、保管、提供查閱等工作，檔案管理人員必須在檔案移交后10日內將檔案裝訂歸檔，并保證歸檔后檔案的完整、安全。第四章 檔案的保存工程造價咨詢技術檔案過程文件5、自歸檔之日起，保存期為5年；成果文件自歸檔之日起保存期為10年。項目負責人在交付存檔資料時要保證各種資料齊全，歸檔時填寫資料清單及頁數，工程量計算書要求加封面，并分類裝訂完好，資料完整方能存檔。各種類型項目存檔資料要求如下：一、工程標底、清單編制存檔資料：1、存檔資料目錄;2、工作總結（業務范圍、完成時間、參加人員等）;3、工程造價（標底、清單）編制委托合同;4、委托方交付的資料：建設方提供的招標文件、答疑文件（除圖紙外）;5、成果文件：工程（概）預算書（電子版及紙質版）;6、三級復核表;7、工程量計算書（電子版及手稿）;8、委托方評價意見;二、工程造價審核：1、存檔資料目錄;2、工作總結（業6、務范圍、完成時間、參加人員等）;3、工程造價審核委托合同;4、成果文件：審核報告、定案表、單位工程預（結）算書（電子版及紙質版）;5、計算書底稿、工程量確認單;6、委托方交付的相關資料：施工合同及補充協議、經濟簽證、變更資料、洽商記錄、對方報送預（結）算書等;7、三級復核表;8、委托方評價意見;三、工程造價過程控制（根據項目要求，統一編號，分批存檔）：1、存檔資料目錄;2、工作總結（業務范圍、完成時間、參加人員等）;3、審核付款定案表、單位工程預（結）算書（電子版及紙質版）;4、最終審批支付單（盡可能）;5、計算書底稿、工程量確認單;6、委托方交付的相關資料：施工合同及補充協議、經濟簽證、變更7、資料、洽商記錄、對方報送結算書等;7、三級復核表.四、文件成果要求:1、外封面;2、內封面（要求有工程名稱、建設單位、設計單位、編制單位、編制人、審核人、編制時間、文件成果編號等）;3、匯總表;4、編制說明;5、各分項預（結）算書;6、單位資質證書、營業執照、造價師注冊證書。第五章 檔案的借閱一、凡本公司職工均可通過公司檔案管理員借閱并辦理借閱簽字手續，但需妥善保管，不得涂改遺失，如經發現涂改遺失要受到經濟處罰，后果嚴重者要開除處理或追究刑事責任。二、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，填寫借閱檔案申請表備案，并按要求及時歸還。三、借閱者用畢后應及時歸還。對借閱份數過多及時間過長者，8、檔案管理員有權催還。接催還通知后，應即刻歸還。如確實需要使用，應向檔案管理員辦理續借手續，經同意后續借。四、公司技術檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過8小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或總經理辦公室主任批準；五、檔案借閱者必須做到：1、愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。2、注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。第六章 檔案的銷毀1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料；2、當某些檔案到銷毀期時，由檔案管理員填寫公司檔案資料銷毀審批表交總經理辦公室主任審核，經總經理批準后執行；3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀；4、經批準銷毀的公司技術檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的公司檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存；5、在銷毀公司技術檔案資料時，必須由總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀；第七章 檔案管理制度的執行檔案管理責任人負責督促執行本規定，制定本制度旨在規范公司技術檔案管理，全體員工必須嚴格遵守。