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1、工程公司技術檔案管理制度及崗位職責分工編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄1、機構設置和職責分工2、工程技術檔案資料的編制3、技術檔案資料的組成4、各項資料的填寫、簽字、格式及整理規定5、竣工技術資料的管理6、技術檔案的鑒定和銷毀7、技術檔案的保管和借閱為建立、健全公司技術檔案工作，完整地保存和科學地管理公司的技術檔案，充分發揮技術檔案在公司建設和發展中的作用，更好地為公司各生產技術部門服務。特制訂本管理制度。1、機構設置和職責分工1.1、公司工程技術檔案管理機構1.2、職責分工1.2.1、總工程師總工程師負責整2、個工程的檔案管理工作，組織制定本項工程的歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件，組織審查、接收各部門編制的檔案文件。1.2.2、綜合部1.2.2.1、公司檔案室的直接管理部門，負責建立規范的公司檔案室，設立專職工程技術檔案管理人員。1.2.2.2、負責根據國家和行業的檔案法規，制定公司工程技術檔案管理制度，報公司批準后，印發各部門執行。1.2.2.3、及時向公司檔案室移交本部門構成檔案元素的工程項目資料。1.2.3、公司檔案室1.2.3.1、負責公司工程技術資料及檔案的日常管理工作，負責圖紙、設備資料、合同文件、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、發放、借閱及其登記、微機錄入及編碼歸檔。1.2.3、3.2、負責歸檔數據庫的數據備份。1.2.3.3、負責指導公司各部門收集、整理相關工程技術資料。1.2.3.4、負責檔案設施、設備的維護管理，負責庫存工程技術檔案的安全及保密工作。1.2.3.5、負責達標投產的資料整理工作。1.2.4、工程部1.2.4.1、建立規范的工程技術資料室，設立專職工程技術檔案管理人員。1.2.4.2、督促參建各單位(包括監理單位、施工單位、調試單位)嚴格遵守公司工程技術檔案資料管理辦法，并納入合同條款中進行管理。1.2.4.3、協調參建各單位工程技術資料管理的重大問題。1.2.4.4、審定經過監理單位審查的各類技術資料，并及時移交資料室。1.2.5、工程部資料室1.4、2.5.1、負責圖紙、設備資料、技術協議、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、傳遞及移交公司檔案室前的保管。1.2.5.2、負責各種工地會議紀要、施工措施、監理月報、質檢報驗單等的接收整理、登記、發放和借閱。1.2.5.3、負責工作聯系單、變更單的接收、發放和登記。1.2.5.4、負責竣工技術檔案全面收集整理。1.2.5.5、參加設備開箱驗收，收取設備開箱資料。1.2.5.6、及時向公司檔案室移交上述各類需永久或長期保存的資料檔案。1.2.5.7、協助公司檔案室做好達標投產要求的資料整理工作。1.2.6、市場部1.2.6.1、負責提交本部門構成檔案元素的工程項目資料，包括工程項目的融資、貸款合同、5、協議，工程項目開工報告和批復文件;工程開工前的審計文件;工程項目的設計合同及其執行文件、紀要、備忘錄;工程的設備合同及其執行文件、紀要、備忘錄;設備招標投標文件;工程項目的施工(含安裝)合同及其執行文件、紀要、備忘錄;工程調試合同及其執行文件、紀要、備忘錄等，工程監理合同及其執行文件、紀要、備忘錄;工程項目招標投標文件;本部門發出的有關工程前期的依據性文件、報告、紀要、備忘錄等。1.2.6.2、負責涉及到本部門資料的收集、積累以及移交公司檔案室之前的保存及管理。1.2.6.3、負責借閱檔案資料的妥善保管及時歸還。1.2.6.4、負責經手保密檔案和資料的保密工作。1.2.6.5、負責與設備供貨方6、在技術資料方面的聯系。1.2.6.6、負責在新到設備領出開箱時通知工程部收取開箱資料。1.2.7、技術部1.2.7.1、負責提交考核期的運行材料，包括本企業的技術標準系統圖等必備圖紙操作票、工作票、運行日志等運行臺帳培訓教材，考核期的生產記錄，考核期的事故分析、處理記錄及結論等。1.2.7.2、負責涉及到本部門資料收集、積累以及移交公司工程技術檔案室之前的保存及管理。1.2.7.3、負責借閱檔案資料的妥善保管及時歸還。1.2.7.4、負責經手保密檔案和資料的保密工作。2、工程技術檔案資料的編制工程竣工技術檔案資料的編制做到三同步和五統一。所謂三同步是指單位工程一開始，就與建立施工技術記錄和竣工7、圖同步進行;工程進行中就與施工技術記錄和竣工圖的積累、整編、審定工作同步進行;工程交工驗收時，要與提交套合格的施工技術記錄和竣工圖同步進行。所謂五統一是指工程的計劃管理、施工管理、施工圖預算、工程預算和竣圖、施工技術記錄編制移交統一進行。五統一是工程技術資料和工程管理的有機結合，是確保工程技術檔案資料完整提高管理水平的重要手段。2.1、工程技術文件的編制范圍2.1.1、竣工技術文件包括:修改單、聯系單、技術記錄、驗收記錄、原材料合格證、材料質量證明書、施工測量記錄設備及管線的安裝記錄、會議記錄及聲像材料、竣工圖等。具體內容為:工程概況;重要文件;施工技術記錄;設計修改單、工程聯系單及匯總表;焊8、接材料、鋼材、混凝士合格證及試驗報告;缺陷處理記錄;照片、聲像文件;2.1.2、工程概況為主要敘述開工、竣工日期、建筑面積、項目的施概況及施工大事記等。2.1.3、重要文件主要有:開工報告、竣工報告;圖紙會審記錄及技術設計交底記錄;有關協議、會議紀要、降低或提高質監標準的技術文件;施工組織設計、方案;施工進度計劃特殊工種人員報審、工程簽證量、進度款其它未列出的重要文件等。2.1.4、施工技術記錄為:單位工程質量檢驗評定表、單位工程質量檢驗主要技術資料核查表、分部工程質量驗評表、分項工程質量驗評表、隱蔽工程驗收記錄、整改通知及報驗表、程測量記錄、沉降記錄等其它未列出的施工技術記錄。2.1.5、設9、計修改單、工程聯系單及匯總表為已執行的修改單聯系單標段工程各單位工程編制的編號排列匯總、匯總表內容為序號、聯系單編號、提出單位、聯系單主要內容、執行情況、備注等。2.1.6、缺陷處理:包括處理情況及記錄，還要附照片、聲像資料。2.2、項目施工文件的編制2.2.1、質量驗評和施工技術記錄表式應符合電力建設施工質量驗收及評定規程第1部分:土建工程要求，使用統表式，不足部分由監理單位提出用表式樣，經業主核批后使用。2.2.2、質量驗評記錄表的填寫不得以“o”或“代替“不合格或“合格”;應填數字處必須如實填寫數字，不得以“符合標準“符合設計規范”等字樣替代;試驗報告應填寫報告編號。2.2.3、記錄表格10、未填滿內容處必須蓋上“以下空白”或“空白的紅色條形印章加以注明，各級驗收的簽名處不能蓋“此欄空白”。2.2.4、單位工程質量驗評匯總表中的分部工程、分部工程中的分項工程名稱、編號一定要與后續表式中的名稱、編號一致。2.2.5、施工中進行跟蹤的項目，應填寫項目跟蹤記錄表”，且跟蹤記錄表與施工記錄表放在一起，跟蹤記錄表在前施工記錄在后。2.2.6、隱蔽工程隱蔽前，要有隱蔽記錄并辦理簽證;簽證在前記錄在后。2.2.7、若一個“單位工程”由多家單位施工，由檔案部門視具體情況劃分案卷編號，各施工單位均應視為一個獨立的“單位程”立卷整理。2.3、項目施工技術總結的編制各單位工程項目完工后，必須編制施工技術11、總結。施工技術總結主要內容:工程概況;施工管理(包括:施工組織機構、主設備及工程量、施工計劃管理主要項目施工工期、里程碑進度、施工大事記、施工總平面及機械布置總平面布置、主要吊裝機械布置、主要機械設備配備、主要吊裝方案及交叉作業發電機定子運輸與吊裝、汽包運輸與吊裝、主變壓器運輸與就位、重大交叉作業、力能供應、新工藝、新技術、新設備、新材料應用;工程管理(質量保證及環境保護體系、質量管理、焊接管理、試驗管理、安全管理、機械管理、設備材料管理、文件資料管理、培訓管理);經營管理勞動力管理(按系統圖分列實耗工日、按年度分列安裝及建筑各工種實用勞動力統計、建筑實物工程量統計等);機組試運(主要試運考核12、指標匯總、試運發生的問題和采取措施)2.4、其它項目施工文件的編制項目竣工后，項目施工文件中應附有:本工程所有驗收項目總數及項目清單明細、優良率、合格率統計;混凝土強度匯總材料;受監焊口無損檢驗一次合格率統計及匯總材料。2.4.1、為了提高工程竣工技術檔案資料的使用價值和利用率適應長期保管、重復查看和使用的目的，在編制時必須符合業主檔案管理流程規定要求，做到表式規格統一，文字符號清楚，圖文整潔，數據準確、齊全，不得漏項。用紙規格和填寫要求如下：2.4.2、用紙尺寸為A4型297mm210mm(長x寬)。2.4.3、文字填寫及繪圖，不得使用鉛筆、圓珠筆、易褪色的墨水，也不得采用復寫的文件資料歸檔13、。2.4.4、印制或自制工程竣工技術檔案資料用表時，除應保證用紙幅面尺寸和紙幅面圖文尺寸外，在裝訂時應防止產生裝訂后內文被覆蓋或裝訂不牢等缺陷。2.4.5、工程竣工技術的檔案資料應按照有關規定采用統表式，在實際應用時可適當調整圖文區尺寸和線格間距。2.4.6、圖示畫法與加工符號的表示。火電建筑安裝工程竣工技術檔案資料中的圖示畫法及尺寸、加工符號的標注，應清晰規范，以保證工程竣工技術檔案資料的質量。2.4.7、抄件與復印件。為保證工程竣工技術檔案資料的真實性和準確性，對于抄件與復印件，必須將出廠的廠家名稱章及原經辦人，產品的名稱、規格、數量，原件編號，制造出廠的時間，規定的指標、性能等主要項目內14、容毫無遺漏地抄寫、復印清楚，并應有抄寫、復印人的簽字，以便于追蹤核查。3、技術檔案資料的組成主要由施工綜合資料、施工技術資料、工程竣工圖組成。3.1、資料編制的具體內容施工綜合資料主要有以下內容3.1.1、工程總結:含工程數量匯總表、材料用量匯總表。3.1.2、竣工建、構筑物相片(3.5寸9寸彩照3.1.3、工程合同名稱、編號(或復印工程合同封頁、蓋章。3.2、施工技術資料內容及要求3.2.1、工程質量檢驗評定資料a定位放線;b基礎工程;c主體工程;d裝飾工程;e門窗工程;樓地面工程;g屋面工程;h安裝工程;i通風采暖、衛生工程。3.2.2、工程質量保證資料必須與工程進度同步進行，嚴禁滯后，保15、證施工實體的質量。a鋼材出廠合格證、試驗報告;b焊接試驗報告、焊條(劑)合格證;c水泥出廠合格證及試驗報告;d磚(砌塊)出廠合格證或試驗報告;e防水材料合格證、試驗報告;f預制構件合格證;9混凝士試塊試驗報告;h砂漿試塊試驗報告;i土壤試驗汀j地基驗槽記錄，鋼筋隱蔽驗收記錄;k結構裝記錄;|鋼結構構件的合格證和出廠檢驗報告。3.2.3、工程質量管理資料a工程施工承包合同及開工報告、竣工報告;b圖紙會審記錄;c施工組織設計、作業指導書;d技術交底;e設計變更及技術核定單;f工作聯系通知單;g測量成果;h工程質量評定;i主要材料使用跟蹤記錄;j施工日記及各項施工記錄;k質量事故分析和處理;|工程施16、工總結資料。3.3、竣工圖3.3.1、項目竣工圖是項目建設最終情況的真實反映，是項目工程建成后維護、保養必不可少的憑證和依據。因此，竣工圖必須準確、清楚、完整，真實反映工程竣工驗收時的實際情況。竣工圖和施工圖數要相符。3.3.2、項目設計圖紙由設計單位編制，但施工單位要編制份與現場實際相符的竣工草圖供設計院編制竣工圖用;設備紙由施工單位編制。3.3.3、竣工圖必須使用經審查簽字的全新施工圖編制，不得使用未經審查簽字、褪色、有污點的施工圖編制。3.3.4、無設計變更的施工圖，竣工圖編制單位必須逐張審核確認與現場相符后方可在原圖標題欄正上方空白處或其它空白處加蓋、簽署“竣工圖”章，蓋印材料應用紅色17、印泥。3.3.5、編制竣工圖時，應編制竣工圖編制總說明敘述竣工圖編制原則并包括各專業的竣工圖卷冊目錄)。對每冊修改圖紙，應編制分冊說明(包括修改內容、修改原因、修改依據文件等)。3.3.5、凡有一般性圖紙變更，可在原圖(新圖)上進行修改并標注“修改依據”，加蓋“竣工圖”章。3.3.7、竣工圖的修改部分須用碳素墨水更改，改圖要工整清晰。若修改部位狹小，可引至空白處繪制，在修改部位旁加蓋“修改依據”章，標出“變更單”編號;凡結構形式、工藝平面布置等重大改變及圖面變更面積超過三分之一的，應重新繪制竣工圖。重繪圖按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標內注明“竣工階段。4、各項資料的填寫、簽字、格式18、及整理規定4.1、所有資料的表格，電力建設工程應采用電力部頒發的電力建設施工質量驗收及評定規程第1部分:電力建設土建工程主要技術記錄表式以及業主單位頒發的資料歸檔制度與流程制度。4.2、資料的整理，必須保證內容與工程實際情況相符;各項資料之間必須交圈對口。4.3、整理歸檔的工程竣工技術檔案資料，必須正確地反映工程施工全過程的工程結果，不得擅自修改、仿造或事后補做。凡是文件資料在達不到要求的技術標準和對某些資料的準確性有懷疑時，必須經設計單位技術負責人和施工單位技術負責人審核，并簽署處理意見。處理后的結果要有技術負責人的簽字認可，否則其工程不算完工，也不能驗收和結算檔案資料不能歸檔。4.4、科學19、分類、規格統一、字跡清楚、圖形規整、無漏項所蓋公章清晰4.5、所有簽名必須齊全、真實、易于辯認，不能代簽和簡化。4.6、不準用鉛筆和其它易于褪色的墨水填表和繪圖，一律使用碳黑墨水。4.7、復印件、抄件應注明原件存放單位，抄件應有抄件人抄件單位的簽字和印章。4.8、匯總后的資料應有清晰的目錄、頁次。5、竣工技術資料的管理5.1、所有資料除施工日記外，均應在分發時預留竣工資料歸檔時的份數，施工技術資料應及時，不得寫“回憶錄”，更不得偽造。5.2、項目總工、項目技術負責人是資料管理的第一責任者負有領導、主持、檢查、督促資料工作的職責和權限。5.3、項目施工員、質安員、試驗員、測量員對各自分工的資料負20、有如實填寫、辦理簽證、分發并交檔的責任;生產技術組負責開工報告、竣工報告的辦理及交檔、工程承包合同的辦理及交檔;材料科負責各種原材料、成品、半成品、設備的出廠合格證必須隨貨(機)試驗、檢驗報告單的收集、歸檔。5.4、項目部資料員負責資料的收發、復制、收集、校核、送審、歸檔等工作。5.5、竣工資料的份數及移交事項、竣工資料的份數為一式四份，施工方存二份，接受方存二份。5.5.2、裝訂標準規格必須按工程監理或業主以及檔案館的有關要求執行。5.5.3、資料移交有關部門后必須索取收條備查。5.5.4、竣工技術資料屬企業的技術機密，必須按保密制度進行保管，嚴防泄密或遺失。6、技術檔案的鑒定和銷毀6.1、21、認真做好技術檔案的內容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質的檔案，復制后，原檔案保管期限為半年。因修改內容而更換的檔案，原檔案報廢，保管期限為一年。6.2、凡要銷毀的技術檔案，必須造具清冊，經主管領導審批后，在指定監銷人監督下進行銷毀，防止失密。有關鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。7、技術檔案的保管和借閱7.1、對接收來的技術檔案進行分類、編目、登記、統計和必要的加工管理，編制檔案查閱目錄，做到定位存放，妥善保管，方便利用。7.2、認真執行技術檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報告，交技術主管審查。技術主管根據檢查報告的結果，對出現的問題22、勒令檔案管理員進行整改，并對檢查報告的真實性進行復查。7.3、做好技術檔案的安全、保密工作，并履行批準和借閱手續。經常保持室內清潔通風，注意防塵、防火、防水、防潮防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質的檔案，管理人員要及時修補和提出復制。7.4、技術檔案的保密制度7.4.1、公司職工必須嚴守機密，維護技術檔案的安全。凡借閱重要的檔案(包括外來、外購的資料，隨儀器、設備回公司的文件資料，原始底圖等)，要由技術主管批準后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。7.4.2、技術檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應立即上報并采取措施作妥善處理。7.4.3、非工作人員未經允許，不得隨意翻23、閱技術檔案。7.5、技術檔案的借閱、凡本公司技術人員、工作人員，因生產需要都可借閱技術檔案。由管理人員填寫文件借閱登記表，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經管理人員檢查后方可辦理注銷手續。7.5.2、技術檔案和各種設備說明書等，均在公司內控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內查閱。若需借出室，應辦理手續，借出副本。如無副本時，需經技術主管批準方能借出。7.5.3、經同意借出之檔案，每次最長時間為三天。如工作需要，到期后需繼續使用的，應辦理續借手續。如遇假期必須將所借技術檔案退回。到期未歸還或未辦理續借手續者由檔案管理員負責催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還由檔案管理員根據所借資料的實際價值(各類書籍按標價資料按制作價格)報技術主管審查，總經理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據其時間的長短，可按處罰金額的1/2至全額返回。7.5.4、借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉借拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應共同清點份數、頁數，并檢查完整情況，做到認真負責。如發現問題或有損壞者，及時向主管領導匯報。并根據其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處罰，由檔案管理員報技術主管審查，總經理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。