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1、工程公司技術資料歸檔管理制度附借閱卡編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 技術資料歸檔管理制度擬歸檔的技術資料指由公司完成或協助完成的工程項目，在承接、實施、成果完成整個過程中所形成的具有可追溯性、證明性的和有保存價值的文字、圖形、聲像等各種形式的歷史記錄。1 技術檔案管理依據及總體要求為加強工程文件收集整理及檔案移交工作，明確職責，規范工程文件收集整理及檔案管理行為，充分發揮工程文件及檔案在工程建設與管理中的作用，根據中華人民共和國檔案法、建設工程文件歸檔整理規范的有關要求，特制定本制度。1.1 歸檔文件總體質量要求12、.1.1 工程文件的內容必須符合管理方面的標準和要求。 工程文件的內容必須真實、準確、與工程實際相符合。 歸檔的工程文件原件應為手寫或打印件。簽名必須本人手簽，不得打印。工程文件的書寫一律采用黑色碳素墨水書寫，要求字跡端正，無缺、漏現象。不得使用紅色墨水、復寫紙、圓珠筆、鉛筆等，需要改錯的，將錯誤用單斜線劃掉，再在其右上方填寫正確的文字（或數字），禁止使用改正液、貼紙重寫、橡皮擦、刀片刮除或用墨水涂黑等方法。工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。1.1.5施工監理文件按單位工程組卷；招標代理文件、設計監理與咨詢、項目評估文件、施工圖審查文件、工程管理及其它項目按工程項目組卷3、。1.1.6 根據工程文件的多少，立卷時可分冊或不分冊組卷。1.1.7 工程檔案整裝方式、封面和裝盒以及填寫，按有關部門的歸檔要求進行。2 文件的分類立卷歸檔要求2.1各類型項目完成后，應將實施過程中形成的各種有關工程資料收集、整理成最終的項目文檔及時立卷，由公司相關部門指定專項責任人進行資料的分類、收集、整理并保證其完整性，統一向工程管理科技術資料室進行歸檔。2. 2 工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應為案卷級，須填寫工程檔案交接單。2. 3 工程檔案的歸檔時間要求施工監理項目按獨立的單位工程驗收之日算起， 個月內完成相應單位工程的資料歸檔； 招標代理項目按獨立的標段投標有效期4、到期之日算起，個月內完成資料歸檔； 公司投標的成果資料在項目中標公告發布之日算起， 個月內完成資料歸檔（未中標項目的成果資料本部門自行保存）； 設計評估或受委托審查、設計監理與咨詢、施工圖審查項目在標段審查完成（或較小項目整體完成）并提交建設單位之日算起， 個月內完成資料歸檔； 其它技術咨詢類項目應在成果提交建設方后 個月內完成資料歸檔。2.4 工程檔案的歸檔主要內容要求設計監理與咨詢、項目評估（審查）文件：（1）基礎文件，包括項目建議書、可行性研究報告、初步設計報告、發改、規劃等相關行政主管部門的審批文件、專家評審文件；（2）咨詢過程技術文件及最終報告，包括與參建單位的來往文件、考察調研資料5、產品技術樣本等過程及結論性文件；（3）校審記錄原件。 施工圖審查文件：（1）基礎文件，包括主管部門初步設計批復文件、報發改部門的初步設計報告、專家評審意見、工程地質勘察報告、環境影響報告書、項目選址意見書、規劃許可證書等 ；（2）過程技術文件及最終報告，包括咨詢或設計人員復核計算書、調查資料及有關的會議紀要、最終審查報告及其它審查中形成的有效材料；（3）校審記錄原件。 招標代理文件：凡是在規定招標范圍內的建設工程項目（包括直接發包項目）的招標投標文件材料及有保存價值的材料均應歸檔主要為（1）基礎文件，包括招標方案、標段劃分文件、與招標人或其它相關單位會議紀要、工程量計算或來源的依據、標底計算6、書。（2）過程文件及最終文件，包括招標公告、備案、報名資料、資格預審資料、招標文件、標底原件、修改、答疑資料，投標、開標、評標、定標資料等與招標相關的其它資料。（3）招標文件、標底校審記錄原件。 施工監理文件：監理工程師在項目完成后，應將監理過程中形成的各種和工程項目有關的工程文件整理成最終的工程監理文檔，及時立卷，并向公司技術資料室進行歸檔。最終的工程監理文檔包括： （1）工程建設前提文件，包括工程建設的政府批準文件等、合同文件，包括監理委托合同、監理部組成名單、施工合同、設備材料供貨合同； （2）工程勘察設計文件，包括勘察報告、設計技術說明、設計變更或通知、圖紙會審記錄等； （3）施工組織7、設計和施工方案； （4）監理工程師與有關方面之間的往來函件、通知、備忘錄、協議、申請、批復、聯系單、工程會議紀要、監理工作日記與工程氣象記錄、監理規劃和實施細則、文件收發登記與記錄等； （5）工程質量評定、驗收，包括隱蔽工程驗收記錄、中間驗收記錄、現場檢查、放線或觀測記錄、設備檢驗、調試驗收記錄、工程缺陷、事故處理文件； （6）工程支付證明、付款記錄、索賠或變更處理文件，包括現場工程量的計量、價格確認等； （7）其它需歸檔的文件。其它監測過程產生有效的材料。工程管理文件：管理考核咨詢項目：合同、管理考核過程資料。其它技術咨詢：參照同類項目執行。3檔案的管理和借閱 3.1 借閱人有對所借檔案內容8、對外保密的責任。借閱公司一般性的技術檔案須經部門主管以上人員批準，借閱公司投標文件、標底文件、重要咨詢成果類文件須經公司分管及以上領導批準。案卷一般只能在技術資料室查閱，如因特殊情況，經公司分管及以上領導同意，辦理借閱手續后方可借出。 3.2 外單位借閱檔案時，必須持單位介紹信，經公司主管領導批準后方予借閱。3.3查閱時必須愛護案卷，不準折疊，不準拆卷，不準在文件上涂寫或修改，不得抽走卷內任何材料。3.4 借閱技術檔案應按時歸還，預計到期不能歸還者，應提前辦理續借手續。4檔案的鑒定和銷毀 4.1檔案的保管期限應遵照國家及深圳相關法規的規定。原則上工程檔案保管年限與工程設計使用年限相同，如認為確9、無保存價值的文件，相關人員提出銷毀的建議，經主管領導審批銷毀。 4.2 凡是決定銷毀的檔案，必須認真登記造冊，并必須履行簽字手續，銷毀時應有專人監銷，銷毀后監銷人應簽字確認。5技術資料歸檔的督促、檢查與通報5.1工程技術資料的收集、保護與歸檔作為項目負責人和相關技術人員崗位責任制的一項重要內容，工程資料必須與工程進展同步。5.2 各部門應督促項目部及時進行資料歸檔，相關人員調離時部門應指定專項責任人負責項目資料的歸檔工作。總工辦組織相關人員對項目歸檔情況進行檢查，向全公司公開通報相關情況。5.3 對項目完成后在本制度規定時限內未歸檔的項目負責人及有關責任人予以通報并限期歸檔，被通報的人員當期考10、核不得評為優良。5.4 對通報后在限期內仍未按要求提交歸檔資料或歸檔資料不合格的有關責任人，給予通報批評，被通報批評的人員，年度考核不得評為優良并按照每一個項目扣罰 人民幣的辦法進行處理。6相關記錄6.1 卷內目錄參考形式6.2 工程檔案交接單6.3 技術檔案借閱卡 卷內目錄項目負責人（總監）： 案卷號:序 號文 件 編 號責任者文件材料題名日 期頁 號備 注123456789101112131415第1頁/共 頁移交人:日期:接收人:日期: 工程類型： （XXX）工程檔 案 交 接 單 本單附有目錄 張，包含工程檔案資料 卷。電子盤 片，電子盤內容 。歸檔或移交部門：項目負責人/總監理工程師（簽字）： 部門管理員（簽字）： 年 月 日技術資料室經辦人（簽字）： 年 月 日技術檔案借閱卡檔 案 信 息 欄借 閱 信 息 欄檔 號調卷部門檔案名稱內容摘要及調閱用途調卷人（簽字）借出日期 年 月 日實際使用人擬還日期 年 月 日簽 字 確 認 欄部門領導簽字： 年 月 日公司領導簽字： 年 月 日實際歸還日期 年 月 日接收人檢查、簽字 年 月 日歸還人（簽字）