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1、工程公司物資采購、資金及付款管理制度 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總 則第一條 為了確保工程進度正常進行，合理使用采購資金，努力降低采購成本，規范物資采購行為。決定實行物資集中采購管理，并制定本制度。第二條物資集中采購領導小組的組成以及小組及各組員的職能權限：物資集中采購領導小組是物資集中采購的領導機構，負責審核物資集中采購的有關管理制度；對物資集中采購的程序、采購物資的質量、價格進行監督；協調物資集中采購管理工作。一、領導小組組成：由總經理、綜合部、項目部、商務部和采購部組成。二、各組員職能權限：1、2、 總經理：做出最后決策；2、 綜合部：采購物資的入庫與價格的監督；3、 項目部：準確提供材料計劃及參與相關的驗收；4、 商務部：核對項目部提供需采購的數量及合同的簽訂；5、 采購部：及時供應質優價廉的滿足我方付款方式的物資。第三條 項目部和其他部門需要外購的物資均納入集中采購管理的范圍，包括固定資產與辦公用品。第二章 采購供應程序第四條 采購計劃一、由項目部提供進度計劃，包括總進度計劃、季度計劃、月計劃、周計劃；二、由項目部在進度計劃基礎上提供相應的材料計劃；三、采購部嚴格按照項目部提供的總體工程進度計劃及材料計劃制訂材料招投標采購計劃，制定整個工程的總采購計劃（依據總工程進度計劃，盡可能在項3、目開始前提供）、季采購計劃（依據項目部季工程進度計劃，每個季度的第三個月20日前提供下季度計劃）、月采購計劃（依據項目部月工程進度計劃，每月25日前提供下月計劃）。其中月采購計劃原則上提供一家以上供應商的價格及聯系電話，同時以天為單位報月采購計劃。上述計劃均應由項目部及時提供材料計劃（即采購項目的具體要求、數量和具體時間）。上述計劃須報經采購部經理、項目部經理、商務部經理、綜合部經理與總經理審批。第五條 請購。請購嚴格依已批準的月采購計劃按周編制（等同周采購計劃）；請購必須經過項目部、采購部、綜合部及總經理的審批。月采購計劃外的采購項目的請購必須經過項目部、商務部、采購部、綜合部及總經理的審批4、。月采購計劃內項目的請購權在綜合部的倉管員，月采購計劃外項目的請購權在項目部，但必須統一由倉管員將請購表交與采購部。一、月采購計劃內項目的請購程序：每周二上午九點前倉管員將下周的請購表交與項目部審核，項目部在當日中午前將審核過的請購表交與倉管員；每周二中午前倉管員將下周的請購表交與采購部；采購部在每周四中午前將下周（必須含三家以上供應商的詢價表）的請購表及供應商自制的詢價表交與綜合部審核；綜合部將總經理已審批過的下周請購表在每周六中午前交與采購部，并回傳一份給倉管員，倉管員收到后復印一份給項目部等相關部門。（審批原則：按照采購物質的詢價表對應的合理底價確定供應商）。二、月采購計劃外項目的請購程5、序：（原則上不允許有計劃外請購），項目部將已經過商務部與總經理審批過的計劃外采購項目用計劃外請購單表格的形式交與倉管員。倉管員依上述月采購計劃內項目的請購程序。三、緊急情況下采購只適用于請購計劃以外而影響工程進度不得不馬上采購的情形。由項目部有關部門申請（申請原因事先要說清，相關責任事后再定），經生產經理、項目經理及商務部批準后交采購部，采購部正式采購前將單價告知綜合部經理，綜合部審核后通知總經理進行審批。但事后付款或報銷時，要有合理的解釋理由并由項目部經理簽字確認。（很緊急情況下可以口頭批準，事后再補相關手續。）四、倉管員應在請購表上填寫物資的名稱、規格、型號、數量、產地、質量要求、需求日期6、等；采購部應在請購表的每個物資欄目上填寫相應的三家以上供應商的詢價信息及聯系電話等。采購員必須依已批準的請購單進行采購，不能盲目、超前采購或采購不及時，造成超儲積壓或者供應脫節的情況。第六條 采購供應。采購部接到經過審批的請購表后將項目部所需物資列入采購計劃，并按請購表要求實施采購供應。采購員應掌握市場變化規律，熟悉各類物資的基本信息，按時、按質、按量、按要求向項目部提供計劃采購的物資，提供優質服務，并做到價格及付款方式合理，努力降低經營成本。不得向項目部部供應質次價高和請購外物資。在請購表批準后正式采購前，采購部應向項目部提供不少于三家供應商的樣品及報價，經供需雙方驗質、核價后，選擇質優價廉7、的供應商，實施采購(如未選擇周請購表中價格最低的供應商，請說明原因并要求項目部經理簽名確認，再傳綜合部報告總經理書面同意后方才采購)。項目部及其它部門因較熟悉本行業務，也可以向采購部提供有關供應商的信息（產品、價格、聯系電話等），供其參考比較。第七條 采購方式小批量物資采購經采購部經理批準后，由采購員直接采購；一次性采購量較大或市場上質量與價格差異較大且涉及范圍較廣的物資采購可采取公開招標的形式進行采購；一次性采購數量雖然較大，但不適合進行公開招標或招標成本與采購項目的價值不相稱的可采用競爭性談判、詢價等采購方式。詳見公司“供應商招標管理辦法”。第八條 簽訂合同。原則上所有材料采購都建立合同制8、，便于公司成本核對及控制，如金額在5000元以下也應有采購單形式存檔。但是凡實行招標采購的采購項目、整體價值0.5萬元以上或采購項目涉及較多售后服務的，以及有長期供應關系的，商務部應與供應商簽訂購銷合同，報綜合部備案。另應盡量減少報銷形式，以付款申請書形式付款。第九條 驗收與入庫。物資驗收人員由綜合部倉管員、項目部有關人員、采購員和供應商組成，倉管員負責數量的驗收、項目部有關人員負責質量的驗收。倉管員應檢驗送貨單及貨物是否與請購表上的內容完全一致等。項目部有關人員當場檢驗質量并填寫采購物資驗收報告，多方認同后將物資入倉庫，倉管員驗收貨物后如無法進庫（如鋼筋、水泥等）只能放在工地，由保衛人員負責9、看管，項目部使用時同在倉庫領料一樣，按次及時辦理領料手續。第十條 其他。如采購在規定的時間內無法實現，應及時通知倉儲部門并說明理由；采購部門購回的各種材料都應及時送交倉庫驗收；采購員在得知貨物存在數量、質量上的問題時，應及時告知供應商，尋求解決途徑（數量上的問題通常要求供應商補足數量，質量上存在問題考慮是否退貨或要求供應商給予適當的價格折讓能用的情況下），必要時由采購部與項目部共同解決。第三章 采購資金管理與付款程序第十一條 采購資金是指企業為了滿足生產經營的需要，通過購買生產經營過程中所需物資而支付貨幣資金，采購資金由財務部統一管理，采購部使用。財務部應加強采購資金運營管理，按提高資金使用效10、率的原則制定有關規定。第十二條 付款程序：采購員憑所采購物資的發票或有效憑據、付款申請書、物資入倉單等辦理相關手續后到財務部請款(復核：采購部經理商務部經理項目經理綜合部經理總經理最后確認)，但復核不便時可采取掃描電郵或者手機短信的方式，其中手機短信的方式事后一定要及時原件確認或將原件掃描電郵。第十三條 采購部做好采購計劃的同時應做好對應的資金計劃（月資金計劃與周資金計劃，不允許無計劃的用資）。第十四條原則上不允許有預付款的發生；付款期限宜采用月結、季結等以盡量推遲應付款的支付等；采購貨物2000元以上須采用轉賬支票結算。付款時應對采購發票、各種結算憑證的真實性、完整性、合法性進行嚴格審核。第11、十五條 現金只適用于采購貨物2000元以下的零星支出且不能月結的情況下。第十六條 采購物資時，供應商提供正式發票與提供收據，其價格應有所差異，原則上差異應為稅額（根據實際情況，綜合部提供一個額度）。綜合部在采購前應明確是否需要發票。另外，在確實不影響采購價格的情況下，應盡量拿到發票，大材原則上都需要發票。第四章 監督機制第十七條 實行物資集中采購的同時，要建立有效的監督體系。主要包括三部分：一是采購部內部監控機制；二是項目部監督機制；三是上級監督機制。 1、采購部內部監控機制：采購部通過建立健全內部管理制度和科學的采購程序，不斷規范采購行為，提高采購效率和效益；通過建立采購責任制、采購員過失賠12、償制，嚴格經濟考核，杜絕采購中的各種弊端，調動采購員的工作積極性，實現廉潔采購。 2、項目部監督機制：項目部有權對采購部所供應物資的價格和質量進行質詢和調查，并向物資集中采購領導小組進行投訴。3、上級監督機制：物資集中采購領導小組對采購部的采購程序、管理狀況、物資質量、服務態度等問題采取定期檢查與臨時抽查相結合的辦法進行考核，并建立科學的比價系統，對采購部的采購價進行監控，具體工作由綜合部進行價格等的監控。物資集中采購領導小組隨時接受公司員工及供應商的投訴，核實后提出處理和處罰意見（如經核實后物質采購價高于市場價，視情節輕重對當事人處以采購價高于市場價差額部分5倍以上的罰款或辭退等；對檢舉人予以差額部分2倍以上的獎勵）并責令其限期整改。第十八條 各部門所需物資實行集中采購后，未經許可，任何部門或個人不得違反本規定。對于違反本規定，自行采購的物資，綜合部將不予報銷，并對部門負責人及自行采購人進行批評教育，嚴重者給予經濟處罰。