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1、園林工程公司辦公室工作規章管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 辦公室規章管理制度第一章 總則一、 為了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使辦公室管理工作更加標準化、制度化和規范化，結合實際情況，特制訂本制度。二、 本制度適用于公司辦公室所有成員并嚴格遵守各項規定。三、 切合公司實際，根據不同的制度內容編寫相應的規范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務有效開展。四、 辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結的工作目標。第二章 職責范圍一、 辦公室管2、理人員直接受公司總經理領導，在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。二、 負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。三、 負責公司文書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項事務有序開展。四、 協調各部門之間的行政關系，為各部門工作開展提供相應的服務。五、 負責公司對內、對外公共關系的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。六、 收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參謀。七、 協助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如：名片印制、收發傳真等。第三章 工作規范一、 辦公室工作規范包括儀3、容儀表規范、禮儀規范、言語規范、行為規范，相關規定按照員工守則細則執行。二、 辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規范開展工作。第四章 辦公室事務管理1. 文書管理制度文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據自己的職責范圍所制發的具有執行效力的并設有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內外部發文文件；而文書特指內部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎上形成的，檔案是文書的延續。現把文件、文書、檔案統歸于文書管理，并對文書管理制度做以下規定。1.1 文件管理制度1.1.1 管理要點1、 為使文件管理工作制度化、規范化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。2、 文件管4、理的范圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。3、 制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一寫明公司全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息；措辭規范，表達無歧義。4、 根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。1.1.2 制度規范1、 文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。具體到各部門，辦公室行政口負責公司日常文件的歸檔；2、 公司上報下發正式文件的權利主要集中在綜合辦公室，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。3、 公司對內公開文件由綜合辦公室5、負責起草和審核，總經理簽發；各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，經審核無誤后綜合辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。5、 機密文件由綜合辦公室保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理。6、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。文件管理流程設計1、 內部文件管理流程：起草文件審查編號審批、簽發打印文件下發文件文件存檔2、 外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存檔清退文件存檔文件銷毀3、 借閱流程：提出申請，辦理手續批準借閱清退文件存檔文件銷毀1.2文書管理6、制度1.2.1 管理要點1、 為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。2、 文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編）、行政人事部發文文書（學習資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。3、 除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本內容可根據文書具體內容進行調整。4、 根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。制度規范1、 根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文7、書，張貼公示學習。2、 按照文書管理范圍，綜合辦公室的發文根據需要填寫發文簿，所有文書原稿均由綜合辦公室分類存檔備查。3、 按時間、內容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。4、 根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。5、 辦公室負責人為第一責任人，若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。7、 違反以上規定者按照相關規定予以懲處。流程設計起草文書填寫發文簿(需要時)張貼存檔更新目錄(紙質檔與電子檔)借閱清退審批銷毀1.3檔案管理制度管理要點1、 為了維護檔案的真實性8、和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。2、 檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。3、 根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。1.3.2 制度規范1、 應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批復、定稿等。2、 所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。3、 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。4、 各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核9、通過后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。5、 檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。6、 檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。流程設計根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案排序整理，編制編目存檔借閱清退2. 辦公用品管理制度2.1管理要點1、 為了加強辦公用品管理，規范辦公用品管理各項程序，節約辦公經費，提高利用效率。2、 辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。3、 辦公用品保管實行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。4、 辦公用品的采購，應進行多方比較，保證性價10、比和質量，擇優選用，合理開支。2.2 制度規范1、 公司辦公用品的采購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。2、 辦公用品購置應遵循以下程序：各部門將所需辦公用品報至辦公室，辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經部門主管批準后方可采購。對急用品的采購，可根據具體實際進行靈活處理，但必須經部門主管批準。3、 根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，注明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。4、 各部門申領的辦公用品需及時發放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領用未填表登記，事后須及時補填。5、 任何人未經允許不得11、進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。6、 辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。7、 辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次匯總普查。8、 管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。3. 會議管理制度3.1 管理要點1、 為了提高會議質量，促進有效溝通，提高行動能力，進而規范會議管理。2、建立例會制度，定時匯報工作完成情況。3、根據公司實際及具體的情況，確定會議召開的必要性。4、 清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。5、 按照制度規定，嚴格會議管理，參會人員準時參加會議，并遵守會議紀律。6、 會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準備工12、作。3.2 制度規范1、 例會制度的建立是每月工作計劃如期完成的基礎和保障。每月月底（具體時間為每月最后一個周五的下午3點）召開例會，匯報上個月的工作完成情況，并根據具體情況對下個月的工作計劃做出調整。2、其他主體性會議，根據選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。2、 會議主持人負責會議的召開并負責現場秩序的維護，行政專員負責做好相應的會議記錄。3、 綜合辦公室根據參會人員的發言狀況及相關事項，及時整理好會議記要或者會議決議，打印并張貼。4、 按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。5、 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱13、應嚴格按照文書管理制度規定執行。3.3 管理流程設計會前：確定議題、會上所需資料準備、通知會中：積極參與，做好會議記錄會后：整理會議記錄張貼歸檔整理4. 清潔衛生管理制度4.1管理要點1、 為了營造一個良好的工作環境，樹立公司形象，保證清潔衛生管理工作順利進行。2、 按照規定，清潔人員完成所有規定項目，并達到相應潔凈標準。3、 辦公室管理人員為第一責任人，管理所有清潔項目并不定時對衛生進行保持與維護。4.2制度規范1、 清潔區域包括：辦公區域、衛生間、陽臺及其他納入在內的區域。2、 值日生依據清潔衛生值日表在規定時間內做好所有清潔項目。5. 工作時間管理制度5.1 管理要點1、為了保證公司的正14、常運營，為整個公司營造一個良好的工作環境制定本條制度。2、該制度旨在通過公司的業務發展需要和當地政府法規的規定來制定公司的工作時間制度。3、 辦公室管理人員為第一責任人，定期根據實際情況對工作時間進行調整。4、本制度適用范圍為公司辦公室辦公相關人員，工地工作人員按照工地需求自行安排時間。5、公司嚴格按照本制度進行執行，有特殊情況的需董事長同意后方可進行調整。5.2制度規范工作日公司作息時間如下：時節5月1日10月1日（夏季辦公時間）9月30日來年4月30日（冬季辦公時間）工作日星期一至星期五（如有變動另行通知）星期一至星期五（如有變動另行通知）上午8:00 - 12:008:00 - 12:015、0下午14:00 - 17:3014:30 - 18:00遲到早退公司將按照員工遲到/早退的時間作如下扣款：遲到/早退時間扣款大于30分鐘，但小于或等于4小時半天工資大于4小時一天工資工作時間外出辦事員工因公務原因需要在上班時間外出辦事的人，在得到直接主管的批準后在員工外出辦事表上簽注，方可外出辦事。請假制度第一、請銷假的審批及手續請假應當根據請假手續及核準權限進行申請： 請假不超過一天的，本人事先填寫請假條，由本部門負責人審批。 請假一天以上三天以內的，本人事先填寫請假條，經本部門負責人審查后，報總經理審批。請假三天以上的，本人事先填寫請假單，經本部門負責人審查和總經理審核后，報董事長審批。16、經審批的請假單應當交綜合辦公室備案。特殊情況的另行規定。員工休假結束后應及時到綜合辦公室銷假，每逾期銷假一天處以一百元罰款。所有請假事由必須真實，如發現以虛假事由請假的，一經查實，即作曠工處理。第二、 法定節假日休假根據勞動法的規定，公司在下列法定節日，安排員工休假：元旦、春節、清明節、國際勞動節、端午節、中秋節、國慶節，公司依據國家法定節假日規定進行放假。特殊情況另行規定。根據國家政策，對法定節假日前后的周末可以實行調休。 法定節假日休假期間，員工薪酬、福利待遇不受影響。第三、帶薪假事假員工因私事必須本人處理可申請事假，每人每月可請帶薪事假不超過三天。請事假應從嚴掌握，并按照請假審批權限報批17、。超過三天的部分，不享受公司的任何薪資、福利待遇。病假員工本人因病、傷診查，住院治療和病休不能上班而請假為病假，每人每月可請帶薪病假不超過三天（包括事假在內合計每月度不超過3天），公傷治療休息的除外。 請病假的審批及手續：請病假的需填寫請假單，并按照請假批準權限報批，事后向綜合辦公室提交鎮以上醫院的診斷書、病休建議書、住院手續等證明方有效。員工因患急病，需在醫院急診治療的，事后需憑診斷書、住院手續等憑證補填請假單報批，經批準的方為有效。婚假 員工本人的婚事，可請婚假三天，符合晚婚條件婚假為十天。婚假必須提前十天通知部門負責人和綜合辦公室。婚假期間薪酬福利待遇不變。產假、護理假和哺乳假女員工產假18、為九十天，其中產前休息假為十五天。難產增加假期三十天。多胞胎生育的，每多生育一個嬰兒增加假期十五天。產假必須提前三十天通知部門負責人和人力資源部。男員工在妻子生育期間可享受護理假7天，在外地的可適當給予在途時間。女員工產假期滿身體經醫院診斷仍未恢復健康，可請哺乳假至嬰兒一周歲止，哺乳假期不計發薪資。產假和護理假期間薪資福利待遇不變。喪假父母、配偶喪亡可給假五天。祖父母、兄弟姊妹及子女、岳父母喪亡可給假三天。其他直系親屬喪亡可請假二天。在外地的可適當給予在途時間。喪假期間薪酬福利待遇不變。第四、 其 他本制度由綜合辦公室負責實施、解釋。本規定自發布之日起試行。紀律處分員工有責任在規定的工作時間內19、準時到崗。如果員工不能在規定的工作時間來公司上班，其有責任在上班時間后半小時之內通知其主管（經理級及以上）并說明不能來上班的理由。符合下列情形的員工可被認為是在沒有通知的情況下主動辭職，并且在他們的最后工作日解除和公司的勞動用工關系，具體如下：（1）未經授權或事先通知的連續三天或一個考勤周期內累計五天工作日的缺勤。 （2）超過4小時（含）以上的遲到或早退到達連續三次或者一個考勤周期內累計達五次。 6、 日常事務管理6.1接待管理第一條來客接待是綜合辦公室的重要組成部分，為使接待工作規范有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。第二條以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待20、。按照接待要求，嚴格自己要求，做到言行、禮儀規范。第三條接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續工作。第四條 流程設計：接待來訪人員詢問來意，需要找的人通知被訪者引領會見奉上茶水送客整理客人走后清潔（二）報刊收發整理第一條辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，做出計劃預算，負責辦理訂閱的有關手續。第二條辦公室管理人員負責每日收取報紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報紙、內部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。第三條任何人不得隨意將公司內部刊物挪為他用。第四條報紙每周更換一次，所有報紙每季度處理一次。第五條流程設計：收發報刊整理放置資料架定期21、清理（三）后勤管理第一條為了認真貫徹公司的各種制度，充分發揮和調動員工的積極性和主動性，根據實際嚴格制度。第二條后勤管理分為日常清潔衛生管理和考勤登記匯總管理工作。第三條辦公室人員負責每日的清潔衛生監督和維護，及時提醒值日生和監督者做好相應工作。第四條根據外出工作人員情況，及時督促其按時填寫外出工作時間登記，如實填寫時間及外出事由。第五條辦公室人員每周進行一次外出工作時間統計，每兩周進行一次考勤匯總統計，月末根據外出工作時間登記進行總的考勤匯總。6.2 其他事物6.2.1 文化宣傳管理第一條負責公司內部文化活動的宣傳和落實工作，同時負責公司外部的宣傳維護工作。第二條根據需要，及時收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。第三條 關注國家政策法規，及時記錄政策動向，制作簡報以供學習。第四條收集與工作有關的學習資料，豐富大家的知識面，附上簽閱單進行進度跟蹤。第五條流程設計：獲取信息來源編輯整理張貼學習存檔6.2.2其他事務第一條名片制作、收發傳真等其他事務。第二條負責公司文書的打印復印工作。第三條負責樹木花卉的養護工作。第四條協助其他部門工作，完成上級交代的其他任務。附則第一條本制度由綜合公室制定，解釋權歸辦公室。第二條本辦法由總經理核準后實施，修改時亦同。