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1、園林工程有限公司辦公室規(guī)章管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 第一章 總則一、 為了加強辦公室管理，明確公司內(nèi)部管理職責(zé)，使辦公室管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實際情況，特制訂本制度。二、 本制度適用于公司辦公室所有成員并嚴(yán)格遵守各項規(guī)定。三、 切合公司實際，根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫相應(yīng)的規(guī)范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務(wù)有效開展。四、 辦公室人員應(yīng)明確各項工作職責(zé)，簡化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結(jié)的工作目標(biāo)。第二章 職責(zé)范圍一、 辦公室管理人員直接受公司總2、經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)，在直屬主管的領(lǐng)導(dǎo)下主持開展辦公室的各項工作。二、 負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。三、 負(fù)責(zé)公司文書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項事務(wù)有序開展。四、 協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系，為各部門工作開展提供相應(yīng)的服務(wù)。五、 負(fù)責(zé)公司對內(nèi)、對外公共關(guān)系的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。六、 收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。七、 協(xié)助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如：名片印制、收發(fā)傳真等。第三章 工作規(guī)范一、 辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)3、范、言語規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工守則細(xì)則執(zhí)行。二、 辦公室管理人員嚴(yán)格按照本制度中的要求規(guī)范開展工作。第四章 辦公室事務(wù)管理1. 文書管理制度文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)自己的職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件；而文書特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎(chǔ)上形成的，檔案是文書的延續(xù)。現(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理，并對文書管理制度做以下規(guī)定。1.1 文件管理制度 管理要點1、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用。2、 文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、4、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。3、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一寫明公司全稱及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范，表達無歧義。4、 根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。 制度規(guī)范1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。具體到各部門，辦公室行政口負(fù)責(zé)公司日常文件的歸檔；2、 公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在綜合辦公室，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。3、 公司對內(nèi)公開文件由綜合辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門需要5、向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，經(jīng)審核無誤后綜合辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。5、 機密文件由綜合辦公室保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理。6、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。文件管理流程設(shè)計1、 內(nèi)部文件管理流程：起草文件審查編號審批、簽發(fā)打印文件下發(fā)文件文件存檔2、 外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存檔清退文件存檔文件銷毀3、 借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)批準(zhǔn)借閱清退文件存檔文件銷毀1.2文書管理制度 管理要點1、 為確保文書制發(fā)、處6、理、管理工作順利進行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導(dǎo)作用。2、 文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀(jì)要、總結(jié)匯編）、行政人事部發(fā)文文書（學(xué)習(xí)資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項文書資料。3、 除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標(biāo)有頁眉頁腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進行調(diào)整。4、 根據(jù)文書性質(zhì)進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。制度規(guī)范1、 根據(jù)公司實際需要及上級安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。2、 按照文書管理范圍，綜合辦7、公室的發(fā)文根據(jù)需要填寫發(fā)文簿，所有文書原稿均由綜合辦公室分類存檔備查。3、 按時間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對照編號列出整理清單。4、 根據(jù)文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。5、 辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。7、 違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。流程設(shè)計起草文書填寫發(fā)文簿(需要時)張貼存檔更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)借閱清退審批銷毀1.3檔案管理制度管理要點1、 為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè)，及時分類、8、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。2、 檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。3、 根據(jù)文書整理和文件整理編號，對對應(yīng)資料進行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。 制度規(guī)范1、 應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。2、 所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。3、 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對照編目，列出清單。4、 各部門需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。5、 檔案管理人員必9、須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。6、 檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。流程設(shè)計根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案排序整理，編制編目存檔借閱清退2. 辦公用品管理制度2.1管理要點1、 為了加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項程序，節(jié)約辦公經(jīng)費，提高利用效率。2、 辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責(zé)一致嚴(yán)格要求，無私自挪用現(xiàn)象。3、 辦公用品保管實行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計”原則。4、 辦公用品的采購，應(yīng)進行多方比較，保證性價比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開支。2.2 制度規(guī)范1、 公司辦10、公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由行政辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。2、 辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序：各部門將所需辦公用品報至辦公室，辦公室根據(jù)各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后方可采購。對急用品的采購，可根據(jù)具體實際進行靈活處理，但必須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。3、 根據(jù)物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。4、 各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時補填。5、 任何人未經(jīng)允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。6、 辦公用品管11、理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。7、 辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進行一次匯總普查。8、 管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。3. 會議管理制度3.1 管理要點1、 為了提高會議質(zhì)量，促進有效溝通，提高行動能力，進而規(guī)范會議管理。2、建立例會制度，定時匯報工作完成情況。3、根據(jù)公司實際及具體的情況，確定會議召開的必要性。4、 清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。5、 按照制度規(guī)定，嚴(yán)格會議管理，參會人員準(zhǔn)時參加會議，并遵守會議紀(jì)律。6、 會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準(zhǔn)備工作。3.2 制度規(guī)范1、 例會制度的建立是每月工作計劃如期12、完成的基礎(chǔ)和保障。每月月底（具體時間為每月最后一個周五的下午3點）召開例會，匯報上個月的工作完成情況，并根據(jù)具體情況對下個月的工作計劃做出調(diào)整。2、其他主體性會議，根據(jù)選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。2、 會議主持人負(fù)責(zé)會議的召開并負(fù)責(zé)現(xiàn)場秩序的維護，行政專員負(fù)責(zé)做好相應(yīng)的會議記錄。3、 綜合辦公室根據(jù)參會人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項，及時整理好會議記要或者會議決議，打印并張貼。4、 按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。5、 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應(yīng)嚴(yán)格按照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。3.3 管理流程設(shè)計會前：13、確定議題、會上所需資料準(zhǔn)備、通知會中：積極參與，做好會議記錄會后：整理會議記錄張貼歸檔整理4. 清潔衛(wèi)生管理制度4.1管理要點1、 為了營造一個良好的工作環(huán)境，樹立公司形象，保證清潔衛(wèi)生管理工作順利進行。2、 按照規(guī)定，清潔人員完成所有規(guī)定項目，并達到相應(yīng)潔凈標(biāo)準(zhǔn)。3、 辦公室管理人員為第一責(zé)任人，管理所有清潔項目并不定時對衛(wèi)生進行保持與維護。4.2制度規(guī)范1、 清潔區(qū)域包括：辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、陽臺及其他納入在內(nèi)的區(qū)域。2、 值日生依據(jù)清潔衛(wèi)生值日表在規(guī)定時間內(nèi)做好所有清潔項目。5. 工作時間管理制度5.1 管理要點1、為了保證公司的正常運營，為整個公司營造一個良好的工作環(huán)境制定本條制度。2、14、該制度旨在通過公司的業(yè)務(wù)發(fā)展需要和當(dāng)?shù)卣ㄒ?guī)的規(guī)定來制定公司的工作時間制度。3、 辦公室管理人員為第一責(zé)任人，定期根據(jù)實際情況對工作時間進行調(diào)整。4、本制度適用范圍為公司辦公室辦公相關(guān)人員，工地工作人員按照工地需求自行安排時間。5、公司嚴(yán)格按照本制度進行執(zhí)行，有特殊情況的需董事長同意后方可進行調(diào)整。5.2制度規(guī)范5.2.1工作日公司作息時間如下：時節(jié)5月1日10月1日（夏季辦公時間）9月30日來年4月30日（冬季辦公時間）工作日星期一至星期五（如有變動另行通知）星期一至星期五（如有變動另行通知）上午8:00 - 12:008:00 - 12:00下午14:00 - 17:3014:30 - 15、18:00遲到早退公司將按照員工遲到/早退的時間作如下扣款：遲到/早退時間扣款大于30分鐘，但小于或等于4小時半天工資大于4小時一天工資5.2.3工作時間外出辦事員工因公務(wù)原因需要在上班時間外出辦事的人，在得到直接主管的批準(zhǔn)后在員工外出辦事表上簽注，方可外出辦事。5.2.4請假制度第一、請銷假的審批及手續(xù)請假應(yīng)當(dāng)根據(jù)請假手續(xù)及核準(zhǔn)權(quán)限進行申請： 請假不超過一天的，本人事先填寫請假條，由本部門負(fù)責(zé)人審批。 請假一天以上三天以內(nèi)的，本人事先填寫請假條，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審查后，報總經(jīng)理審批。請假三天以上的，本人事先填寫請假單，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審查和總經(jīng)理審核后，報董事長審批。經(jīng)審批的請假單應(yīng)當(dāng)交綜合辦公16、室備案。特殊情況的另行規(guī)定。員工休假結(jié)束后應(yīng)及時到綜合辦公室銷假，每逾期銷假一天處以一百元罰款。所有請假事由必須真實，如發(fā)現(xiàn)以虛假事由請假的，一經(jīng)查實，即作曠工處理。第二、 法定節(jié)假日休假根據(jù)勞動法的規(guī)定，公司在下列法定節(jié)日，安排員工休假：元旦、春節(jié)、清明節(jié)、國際勞動節(jié)、端午節(jié)、中秋節(jié)、國慶節(jié)，公司依據(jù)國家法定節(jié)假日規(guī)定進行放假。特殊情況另行規(guī)定。根據(jù)國家政策，對法定節(jié)假日前后的周末可以實行調(diào)休。 法定節(jié)假日休假期間，員工薪酬、福利待遇不受影響。第三、帶薪假事假員工因私事必須本人處理可申請事假，每人每月可請帶薪事假不超過三天。請事假應(yīng)從嚴(yán)掌握，并按照請假審批權(quán)限報批。超過三天的部分，不享受公司17、的任何薪資、福利待遇。病假員工本人因病、傷診查，住院治療和病休不能上班而請假為病假，每人每月可請帶薪病假不超過三天（包括事假在內(nèi)合計每月度不超過3天），公傷治療休息的除外。 請病假的審批及手續(xù)：請病假的需填寫請假單，并按照請假批準(zhǔn)權(quán)限報批，事后向綜合辦公室提交鎮(zhèn)以上醫(yī)院的診斷書、病休建議書、住院手續(xù)等證明方有效。員工因患急病，需在醫(yī)院急診治療的，事后需憑診斷書、住院手續(xù)等憑證補填請假單報批，經(jīng)批準(zhǔn)的方為有效。婚假 員工本人的婚事，可請婚假三天，符合晚婚條件婚假為十天。婚假必須提前十天通知部門負(fù)責(zé)人和綜合辦公室。婚假期間薪酬福利待遇不變。產(chǎn)假、護理假和哺乳假女員工產(chǎn)假為九十天，其中產(chǎn)前休息假為十18、五天。難產(chǎn)增加假期三十天。多胞胎生育的，每多生育一個嬰兒增加假期十五天。產(chǎn)假必須提前三十天通知部門負(fù)責(zé)人和人力資源部。男員工在妻子生育期間可享受護理假7天，在外地的可適當(dāng)給予在途時間。女員工產(chǎn)假期滿身體經(jīng)醫(yī)院診斷仍未恢復(fù)健康，可請哺乳假至嬰兒一周歲止，哺乳假期不計發(fā)薪資。產(chǎn)假和護理假期間薪資福利待遇不變。喪假父母、配偶喪亡可給假五天。祖父母、兄弟姊妹及子女、岳父母喪亡可給假三天。其他直系親屬喪亡可請假二天。在外地的可適當(dāng)給予在途時間。喪假期間薪酬福利待遇不變。第四、 其 他本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)實施、解釋。本規(guī)定自發(fā)布之日起試行。紀(jì)律處分員工有責(zé)任在規(guī)定的工作時間內(nèi)準(zhǔn)時到崗。如果員工不能在規(guī)定19、的工作時間來公司上班，其有責(zé)任在上班時間后半小時之內(nèi)通知其主管（經(jīng)理級及以上）并說明不能來上班的理由。符合下列情形的員工可被認(rèn)為是在沒有通知的情況下主動辭職，并且在他們的最后工作日解除和公司的勞動用工關(guān)系，具體如下：（1）未經(jīng)授權(quán)或事先通知的連續(xù)三天或一個考勤周期內(nèi)累計五天工作日的缺勤。 （2）超過4小時（含）以上的遲到或早退到達連續(xù)三次或者一個考勤周期內(nèi)累計達五次。 6、 日常事務(wù)管理6.1接待管理第一條來客接待是綜合辦公室的重要組成部分，為使接待工作規(guī)范有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。第二條以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應(yīng)落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴(yán)格自己要求20、，做到言行、禮儀規(guī)范。第三條接待人員問清來者意圖，引領(lǐng)其見所需見的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續(xù)工作。第四條 流程設(shè)計：接待來訪人員詢問來意，需要找的人通知被訪者引領(lǐng)會見奉上茶水送客整理客人走后清潔（二）報刊收發(fā)整理第一條辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，做出計劃預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理訂閱的有關(guān)手續(xù)。第二條辦公室管理人員負(fù)責(zé)每日收取報紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報紙、內(nèi)部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。第三條任何人不得隨意將公司內(nèi)部刊物挪為他用。第四條報紙每周更換一次，所有報紙每季度處理一次。第五條流程設(shè)計：收發(fā)報刊整理放置資料架定期清理（三）后勤管理第一條為了21、認(rèn)真貫徹公司的各種制度，充分發(fā)揮和調(diào)動員工的積極性和主動性，根據(jù)實際嚴(yán)格制度。第二條后勤管理分為日常清潔衛(wèi)生管理和考勤登記匯總管理工作。第三條辦公室人員負(fù)責(zé)每日的清潔衛(wèi)生監(jiān)督和維護，及時提醒值日生和監(jiān)督者做好相應(yīng)工作。第四條根據(jù)外出工作人員情況，及時督促其按時填寫外出工作時間登記，如實填寫時間及外出事由。第五條辦公室人員每周進行一次外出工作時間統(tǒng)計，每兩周進行一次考勤匯總統(tǒng)計，月末根據(jù)外出工作時間登記進行總的考勤匯總。6.2 其他事物 文化宣傳管理第一條負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文化活動的宣傳和落實工作，同時負(fù)責(zé)公司外部的宣傳維護工作。第二條根據(jù)需要，及時收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。第三條 關(guān)注國家政策法規(guī)，及時記錄政策動向，制作簡報以供學(xué)習(xí)。第四條收集與工作有關(guān)的學(xué)習(xí)資料，豐富大家的知識面，附上簽閱單進行進度跟蹤。第五條流程設(shè)計：獲取信息來源編輯整理張貼學(xué)習(xí)存檔其他事務(wù)第一條名片制作、收發(fā)傳真等其他事務(wù)。第二條負(fù)責(zé)公司文書的打印復(fù)印工作。第三條負(fù)責(zé)樹木花卉的養(yǎng)護工作。第四條協(xié)助其他部門工作，完成上級交代的其他任務(wù)。附則第一條本制度由綜合公室制定，解釋權(quán)歸辦公室。第二條本辦法由總經(jīng)理核準(zhǔn)后實施，修改時亦同。