土木工程公司物資計劃、采購管理制度.doc
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2023-11-15
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1、土木工程公司物資計劃采購管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 物 資 管 理 制 度 物資管理是企業管理的重要組成部分,也是項目施工前的重要而復雜的準備工作,物資消耗費用在施工過程中占很大的比例,物資儲備供應及時,是保障施工生產順利進行的必要工作。因此,搞好物資管理對施工生產經營活動和增產節約,促進技術進步等具有重要的意義??茖W而合理的組織好物資供應工作,是保證施工生產經營活動正常進行的前提條件,加強物資管理,是改善項目部各項技術經濟指標,取得良好經濟效果的重要環節,加強物資管理會增強項目部的經濟效益。物資部必須2、積極落實材料申請計劃,認真執行物資管理的各種規章制度,根據施工需要做好物資保障工作。根據項目實際情況,特制定以下管理制度。一、合格供貨商管理:1、根據公司要求大宗材料由公司集中采購,在推薦供貨商過程中,要認真詢價、多方了解,確定合格的供貨商,經指揮部及項目主管領導同意,上報領導批準,再報公司物資部進行招標。2、項目自主招標材料,由項目物資部進行招標詢價(三家以上),經指揮部及項目領導討論確定中標供貨商。3、對于不合格或供應不及時的供貨商及時采取更換、淘汰制,并作好記錄。二、物資計劃管理:1、項目物資計劃包括:項目物資需用總計劃和月計劃、分批采購計劃。項目經理部成立后一個月內應將物資需用總計劃及3、發包人提供的物資需用計劃提交公司物資設備部和公司采購中心。 2、項目經理部每月25日前提交次月物資需用計劃至公司物資設備部,計劃的內容應包括:項目名稱、結構部位、編制時間、物資名稱、規格型號、計量單位、數量、質量要求、預算價格、需用時間等,同時必須有編制人、審核人及項目經理簽名,確保計劃的準確性,并按順序進行編號、登記。如遇特殊情況,月計劃需增補的,原則上每月不超過2次,并要說明原因。 3、項目物資采購計劃審核流程:工長算量生產經理復核商務經理審核項目經理審批分公司采購中心主任審批分公司主管領。 4、因設計變更,致使需要量變化,因施工中發生質量事故(非材料原因)而返工,以及因施工技術部門提報需4、用量不及時、不準確而造成的物資浪費,應追究有關責任部門負責。三、物質采購的實施管理:1、采購權限的劃分:大宗物資由分公司組織招標、議標。同類物資合同額 800 萬元(含800 萬元)以上的應報公司進行評審(條件許可下由公司組織招標采購)。公司物資主管部門應組織相關部門對投標單位進行資格審查,根據合格物資供方名錄確定投標單位,編制招標文件及采購合同,制訂招標、評標、定標、開標程序和準則,并將電子版在采購招標前2周內報公司主管部門。 2、 物資采購執行“三比一算”、“四查一落實”的原則; “三比一算”:比質量、比價格、比運距、算成本; “四查一落實”:查計劃、查圖紙、查需要、查庫存、落實采購資金。5、 3、物資采購流程: (1)、大宗材料采購流程:物資采購計劃市場調查詢價招標選擇分供方談判簽訂采購合同。 (2)、零星物資采購流程:物資計劃市場詢價選擇分供方談判簽約定點采購。 (3)、合同評審內容:物資采購(或租賃)價格、質量、供貨能力、社會信譽、履約風險、付款條件等。合同由項目商務合約部負責組織,參與合同評審部門:指揮部領導和項目領導班子、物資部門、商務合約部、財務資金部、工程管理部。超過合同價款 800萬元的需傳公司評審。四、材料的驗收與檢測管理1、物資進場時,項目部應確定專人驗收(驗收人員由保管員、施工員、一名項目班子2-3人共同簽收,如果與勞務簽訂損耗的必須要勞務方簽收,并及時辦理調6、撥手續)。 2、物資驗收流程:物資采購計劃驗收人員合同約定要求實物驗收簽字確認物資數量不合格物資處理。 3、物資進場驗收時,應根據檢驗計劃的規定進行數量、質量、品種、規格、型號、等級的驗收,及可能產生的環境和安全影響,實物與質量證明書核對是否一致,若需進行檢驗和試驗的物資,應通知項目部物資檢驗、試驗人員進行取樣、試驗。需要送外檢驗的物資由項目試驗人員負責按照有關規定取樣送檢,由專業試驗室出具試驗單據。對于需見證取樣的試驗,取樣時還應邀請業主或監理進行見證,并履行相應手續。 4、物資進場驗收必須以實物驗收,嚴禁憑單據驗收。大宗型物資驗收必須根據采購合同約定的驗收方式進行驗收。對于沙、碎石、水泥、7、混凝土等驗收最好采用過磅的方式確定物資數量,實行抽查方式的必須經常進行抽查,控制材料數量在進貨時少量。 5、凡是在物資檢驗和試驗過程中出現下列情況之一者,視為不合格物資: (1)、物資質量證明文件與實物不相符; (2)、規格、品種、型號、花色、數量等與采購合同或采購計劃嚴重不符; (3)、物資外觀不合格(如包裝破損嚴重,物資損壞嚴重,外型尺寸超標,被水浸泡等); (4)、有使用期要求的產品,其有效期已過期或即將到期; (5)、經復試,物資性能指標不滿足規范要求;(6)、存在其他經檢驗和試驗不合格的情況。6、現不合格物資后,項目倉庫管理人員負責對不合格物資進行隔離,清點數量,做好標識,防止不合格8、物資被使用。物資采購部門負責按照以下要求對不合格物資進行評審和處臵: (1)、質量證明文件缺少或不符的,由物資供應商補齊后重新驗證; (2)、實物存在不合格的,根據數量情況進行調換或退貨; (3)、當因工期等原因需要讓步接收時,項目總工負責對技術和質量指標進行審批。五、物資的標識與可追溯性管理物資的標識包括產品的標識和物資狀態標識兩種。 1、標識 物資進場后應分類碼放,保管員負責掛標牌或貼標簽標識,標明物資的名稱、規格、型號、數量、廠家等內容。 露天堆放的物資應按照類別、品種、規格分別堆放,保管員負責用標牌標注物資名稱、規格、型號、產地等。金屬物資的標牌應標出鋼號或牌號、規格、生產廠家等。 對9、時效性較強的水泥、附加劑、摻合料等物資,還應按照不同品種、標號、出廠進場的時間按區域分類堆放碼齊,標牌明顯,防止混用、錯用。 現場加工好的鋼筋半成品,由鋼筋加工人員按照不同的結構編號配套分別堆放,并將標牌綁扎在鋼筋半成品上,標牌應標明名稱、鋼筋簡圖、直徑、下料尺寸、應用部位等。 現場預制的混凝土構件,應按不同型號規格分別堆放碼齊,由加工預制人員在構件的顯著部位直接書寫代號、規格、型號等。 2、物資狀態標識 (一)未檢或待檢; (二)已檢驗待判定; (三)檢驗合格; (四)檢驗不合格。 物資狀態標識與產品標識同步進行,在進行物資標識的同時,應明確物資的檢驗/試驗,當檢驗/試驗發生變化時,應及時對10、物資狀態標識進行變更,以保證只有經檢驗/試驗合格的物資才能投入使用。 項目應在庫房內或露天堆料場設備(或劃出)待驗區或不合格區,并注明“待檢區” 或“不合格區”,防止未經驗證的物資或不合格物資投入使用。3、物資從驗證入庫到發放使用應具有唯一性標識,且標牌應清晰,牢固耐久。在多處存放、加工使用、分批發放及有退庫物資等情況發生時,應做好標識的移臵并作記錄更新,確保物資在需要追回或進行檢驗時能夠進行識別。六、的搬運、貯存、保管與防護管理物資在運、儲存、保管與保護的過程中要做到以下要求:1、資搬運應根據物資的特點和使用說明書的要求,采用適宜的搬運設備、工具及方法,防止物資的損壞、腐蝕、污染和人員安全等11、。搬運前,物資的接收或發放人員必須對所搬運物資的品種、型號、數量及狀態進行確認后方可搬運。 2、特殊物資,如:易燃易爆、有毒有害的危險品以及超限(長、寬、高)的物資,大型工程設備、大型構件、精密儀器等物資的搬運,必須編制搬運方案,必要時按有關規定到地方主管部門辦理相關手續。 3、需委外搬運,應簽訂搬運合同或協議,并明確搬運的物資規格、數量、質量和時間等要求。 4、資搬運到指定地點后要對搬運物資的質量進行確認并辦理交接手續。如發現丟失、損壞、變質等情況,搬運人員應填寫“物資搬運丟失、損壞、變質報告單”,由搬運和接收雙方責任人簽字后交業務主管部門處理。 5、物資貯存時,倉儲設施及其檢驗、保管裝卸設12、備必須符合所管物資的技術要求,倉庫要具有防銹、防潮、防火、防腐、防洪、防盜等措施。 6、資的貯存場所應有平面布臵圖,料場劃分區域,危險品庫房要有明顯的安全、防火警示標志。所有物資的存放場所應配足專用器具,按防火的要求配臵消防器材。 7、進場物資驗收合格的物資應按物資的品種、規格、型號、等級、批次等分開合理貯存。 8、能相互影響或滅火方式不同的物資不能存放在一起;易燃、易爆、有毒物資要存放在專門倉庫,并有有效的防護措施和應急措施;受自然條件影響較小或使用較快的物資,如鋼筋、砂、石等可以庫外貯存;受自然條件影響較大的物資,如水泥、焊接材料等應在庫內貯存,若受現場條件限制需庫外存放時,應作好防護措施13、,保證物資在貯存過程中不受損壞及二次污染。 9、應定期(每月)對貯存物資的質量,保管方法和環境及應急實施進行檢查。對檢查中發現的問題應及時改正,如有變質、過期、失效和損壞的物資應立即組織清理,設立明顯標識,并上報主管領導,過期物資或對質量有懷疑的物資應通知試驗人員取樣送檢。變質、損壞物資由項目經理部按不合格品進行降級使用或報廢處理。七、發放及調撥管理1、資的發放和使用應實行限額領料。 2、資發放的流程:勞務分包方計劃施工員開具領料單保管員核實發放辦理出庫手續。 3、額領料管理的要求: (1)、材料領用必須實行限額領料,杜絕物資的隨意發放與使用。 (2)、材料不允許實行零庫存管理,材料的發放必須14、依據工程進度與實際消耗。 (3)、要實行核實管理。鋼材、混凝土、水泥等大宗物資要根據工程實際需要進行核算、節超分析,掌握物資的實際消耗數量,查找超額的原因。 4、材料調撥管理的要求: (1)、甲供材料調撥流程:工長算量生產經理、商務經理審核業主審批供應商供貨項目收料驗收。 (2)、分包方物資調撥流程:分包方報計劃項目生產經理審核項目商務經理復核項目物資部辦理調撥手續(屬于分包方承包范圍內的物資,在結算時必須依據調撥單辦理扣款)。 a、工程分包方領用物資應以單項工程物資預算用量為上限做為總量控制,不得超用; b、工程分包方領用物資時,應有分包方負責人或授權委托人簽字,管理人員應及時將有關資料匯總15、到項目合約部門,以便及時作好結算工作。 (3)、項目之間物資調撥流程:項目部需求計劃指揮部領導審核公司采購中心確定價格物資調撥辦理調撥手續賬務處理(公司采購中心根據調撥物資的實際價值確定調撥價格,尤其是舊物資的調撥一定要先估價,公司可以制定廢舊物資的調撥規定)。 (4)、甲供物資調撥必須及時與業主、供應商辦理物資調撥收貨手續。(5)、項目部采購的材料發放時必須先辦理調撥手續。 (6)、項目部必須嚴格審核分包方的需用計劃,禁止無計劃無審核調撥。 5、物資發放時,保管員應根據施工負責人開具的領料單,核對無誤后辦理出庫手續,領料單應注明發放物資的名稱、規格、型號、批號、數量、發放時間等,同時應有發放16、人與接收人的簽字,辦理物資出庫手續。 6、需要產品說明書或質量證明書等技術資料的物資,保管員發放時應將技術資料交使用人或項目資料員,應根據規定及時簽發鋼材、水泥等物資的材質證明資料,并做好移交記錄。八、物資賬務處理1、物資賬務處理流程:物資實物驗收依據物資進料單據及發票料帳員辦理物資入庫匯總手續采購員負責辦理簽字程序財務記賬月底辦理出庫手續。 2、應建立真實、準確的物資明細帳,物資明細帳應記錄項目所有物資的收、支、存詳細動態情況,保管員應對當月領用的物資按類別進行匯總,填寫材料耗用出庫表; 3、物資部依此對當月材料收、支、結存的金額進行統計分析并盤點實物,確保帳物相符。同時將各種物資報表及時報17、土木公司。 4、物資部建立各物資分供商往來帳,并每月與財務核對支付情況,確保物資帳與財務帳吻合。 5、每月25日對消耗物資及分包方領用材料進行統計盤點,會同項目商務人員根據材料數量、單價、金額進行對比分析、核算,找出節超原因,為后續施工提供依據和經驗。 6、項目在半年、年終或節點或有特殊要求的時間對項目各類物資進行盤點,確保物資帳物相符。年終盤點由公司統一組織安排,盤點參與人員除倉庫保管員外還應有其他人員參與,如:相應的材料主管、成本會計或項目其他部門人員參與盤點或監盤。實物盤點后項目物資管理部門編制物資收、發、結存盤存報表,參與盤點人員、采購部主管和項目經理審核簽字,并對本次盤點進行總結分析18、;盤存報表交成本會計審核簽字后報指揮長審批并簽字,最后報公司工程部。 7、各單位應按照規定的報表制度真實、及時、準確地填報物資統計報表。 8、物資賬務處理要求: (1)、公司統一使用用友存貨管理軟件實行電腦記賬,保證軟件物資分類編號一致,確保整個公司物資賬務的統一。 (2)、按月與財務對賬; (3)、項目部根據實際進料登帳。按月結算物資的必須及時按月辦理結算,沒有按月結算的必須先根據進料做賬,發票到后進行調整處理。 (4)、項目部必須做好物資帳本和電腦同步實物帳,分公司采購中心每月組織與項目核對實物與消耗賬務。九、物資統計報表制度和時間節點要求:序號報 表 名 稱報告期別要求上報時間1材料進庫19、消耗及庫存明細情況表月報次月30日前2月份材料收、支、存情況月報次月30日前3主要材料消耗情況季報年報季末次年1月31日前4主要能源消費情況基層表季報年報季末次年1月31日前5材料盤點表季報年報季末次年1月31日前6周轉材料租賃情況統計月報月報年報月末次年1月31日前10、物資的原始資料、憑證帳冊是經營和管理的重要證據材料,物資部門將固定人員及時收集、整理物資原始資料和質量記錄;經手人變動時要辦妥交接手續,保證資料不丟失和毀損。工程完工時,物資管理人員應將驗收單(收料單)、發料單、臺帳、產品出廠質量文件以及檢驗/復試記錄和報告等質量記錄整理歸檔,移交公司統一保管。九、廢舊物資處理、余料回收的20、管理辦法1、廢舊物資處理流程:廢料處理報告采購中心核實指揮部主管領導審批項目調查廢舊物資價格發布處理信息選擇回收方明確廢舊物資處理計量方式項目部共同處理資金上交指揮部財務賬務處理物資節余消耗分析。 (1)、廢舊物資處理必須上報指揮部主管領導,經批示同意后才能處理。 (2)、杜絕項目部私自處理廢舊物資,一經發現按照處理價值5倍以上的罰款對項目部進行處理,并追究項目經理責任。 (3)、廢舊物資處理的資金必須全額上交指揮部財務,杜絕項目部私自設立截留設立小金庫。 (4)、廢舊物資的處理資金沖減項目成本; (5)、項目部必須依據處理的數量對工程材料消耗進行分析,與勞務方簽訂材料消耗比例的必須在結算時進21、行獎罰兌現。 2、施工過程中產生的各種余料和廢舊物資應集中存放,由專人管理。項目完工后的剩余和廢舊物資應報公司物資設備主管部門,并優先在公司范圍內項目之間調撥,調入調出項目之間相互協商調撥價格,如有爭議,由公司仲裁。十、周轉材料的管理1、項目所需的架管、扣件、專用鋼模、臺車等周轉材料由分公司集中管理,建立臺帳,大體量周轉材料實行租賃的。 2、周轉材料在使用過程中架管嚴禁長料短用、隨意施鋸;現場上不應有扣件散落,未用完的要及時收進庫房;項目經理、生產經理、施工員等管理人員有責任對周轉材料的使用進行管理;項目部對所有租賃材料的進場、退場進行實際數量和質量驗收,并做好紀錄,建立臺賬,保管員把好進場、22、退場質量和數量關。 3、外租周轉材料必須每月辦理租金結算對帳手續,對帳單上應有供租方有關人員的簽字確認。 4、自有周轉材料(架管、扣件、專用鋼模、臺車等)的處理必須報指揮部統一辦理,報公司審批,否則將追究項目經理及相關責任人的責任。 5、自有周轉材料的攤銷:非金屬周轉物資和小型機具設備,領用時采用“五五攤銷法”(購入時攤銷50%,使用過程中再攤銷50%。即料完成本攤銷完);金屬周轉物資三年內平均逐月逐年進行攤銷。 6、項目竣工后,電纜、配電箱、木方、模板等周轉材料應有償轉移到下一個項目,殘值的估值由指揮部統一協調。 7、周轉材料管理的要求: (1)、金屬性周轉材料的采購必須報指揮部批準; (2)、項目部根據工程實際情況確定購買模板、木方等非金屬性周轉材料;通過核算,確保項目效益不流失的原則,該部分周轉材料可以分包給勞務方。 (3)、外租的鋼管、扣件等金屬性周轉材料按照支付租金的方式租賃的,項目部必須加強周轉材料的的保管,減少丟失和損耗。出現大量丟失現象必須上報給指揮部領導,禁止項目部與租賃方擅自處理。一經發現追究項目經理責任。 (4)、外租的金屬性周轉材料可以整體分包,分包時必須審核分包方資質,分包單價必須報指揮部領導及商務合約部審核。十一、物資信息化管理物資成本和賬務處理按照局項目綜合管理系統NC的要求進行操作。