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1、地產(chǎn)公司文件收發(fā)、立卷與歸檔管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司文件管理制度第一節(jié) 總則第一條 公司文件，是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。第二條 公司文件，實行統(tǒng)一管理。文件的管理，要做到規(guī)范、準確、及時、安全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。1. 各部門及各有關(guān)人員，對文件中涉及本公司應(yīng)保密的事項，必須嚴守機密，不可隨便向他人泄露。2. 文件保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格2、的人員傳閱，機密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。保密文件由閱文人妥善保管，詳見保密管理制度。第三條 文件機密等級，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。第四條 公司發(fā)文的程序為：擬搞、審核（部門領(lǐng)導(dǎo)）、簽發(fā)（公司領(lǐng)導(dǎo)）打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。第五條 公司收文的處理程序為：收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀。第六條 草擬文件應(yīng)注意以下事項1. 內(nèi)容要符合公司制度。2. 反映情況要客觀，實事求是。3. 文字要準確、精煉，條理清楚，層次分明，結(jié)構(gòu)緊密，用語規(guī)范。4. 人、地、名稱、引文及時間要具體、準確。第七條 各負責人閱、批文件應(yīng)仔細認真，閱完后須簽名并注明日期，不3、得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。第八條 公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿（經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字）審核稿件連同正本二份存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。第九條 收文由行政人事部統(tǒng)一負責。行政人事部收文后，應(yīng)先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示完畢后，由行政人事部收回歸檔。第十條 所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。第十一條 公司發(fā)文，一定要由行政人事部統(tǒng)一編號1. 以公司名義對外發(fā)文，一律字(年)號；2. 公司總經(jīng)辦文，用總經(jīng)辦字(年)號；3. 財務(wù)部發(fā)文，用財字(年)號；4. 工程部發(fā)文，用工字(年)號；5. 技術(shù)部發(fā)文，用技字(年)號；6. 營運部發(fā)文，4、用營字(年)號；7. 人事行政部發(fā)文，用人行字(年)號； 第十二條 紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任免等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。第二節(jié) 文件起草收發(fā)規(guī)定第十三條 公司的文件由行政人事部起草，總經(jīng)辦審核，總經(jīng)理審批簽發(fā)；公司各部門的文件由各部門負責起草，總經(jīng)辦審核，總經(jīng)理簽發(fā)。第十四條 文件簽發(fā)后，送行政人事部（簽發(fā)的原件和電子版本件）統(tǒng)一由其排版、編號、打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印、蓋章、上傳、下發(fā)、流轉(zhuǎn)。第十五條 文件和原稿，由行政人事部分類歸檔，保存?zhèn)洳?。第十六條 屬于保密的文件，核稿人應(yīng)該注明保密等級，并確定報送范圍。保密文件按保密規(guī)5、定，由專人印制、報送。第十七條 文件統(tǒng)一由行政人事部負責發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。保密文件由專人按核定的范圍報送。第十八條 外來的文件由行政人事部專人負責簽收，并分類登記。由行政人事總監(jiān)提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。第十九條 傳閱文件由行政人事部專人負責收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，行政人事部及時組織傳達和落實。第三節(jié) 收文的管理第二十條 文件的簽收1. 凡來公司公啟文件（除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由公司行政人事部登記簽收。在簽收和拆封時，行政人事部人員均需注意6、檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。2. 對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，并登記差錯文件的文號。第二十一條 文件的編號保管1. 行政人事部對上級來文拆封后應(yīng)及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交行政人事部辦理正常手續(xù)。2. 本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交行政人事部進行登記編號保管，不得個人保存。第二十二條 文件的閱批與分轉(zhuǎn)1. 凡正式文件均需由行政人事總監(jiān)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由行政人事部分送承辦部門閱辦，重要文件7、應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。2. 一般函、電、單據(jù)等，由行政人事部直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個部門會辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。3. 為加速文件運轉(zhuǎn)，行政人事部應(yīng)在當天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。第二十三條 文件的傳閱與催辦。1. 傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。2. 閱讀文件應(yīng)抓緊時間，應(yīng)盡量當天閱完，閱批文件一8、般不得超過一天，閱后應(yīng)簽名以示負責。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，發(fā)文部門應(yīng)責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3. 發(fā)文部門對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得發(fā)文部門同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。4. 行政人事部有權(quán)督促發(fā)文部門催辦文件要求和領(lǐng)導(dǎo)指示辦理的相關(guān)事宜，在經(jīng)發(fā)文部門催辦無效的情況下，行政人事部有權(quán)直接催促承辦部門完成相關(guān)文件要求、規(guī)定、指示、通知等第四節(jié) 發(fā)文的管理第二十四條 發(fā)文的規(guī)定1. 全公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中在行政人事部，其他部門一律不9、得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2. 各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向行政人事部提出發(fā)文申請，并將文件底稿交行政人事部審核。3. 對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍文件，須由總經(jīng)理批準簽發(fā)。第二十五條 發(fā)文的范圍1. 凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。2. 公司下發(fā)文件主要用于：（1） 公布公司規(guī)章制度；（2） 轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件；（3） 公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項；（4） 公布全公司性的重大技術(shù)、經(jīng)營管理、會議紀要、生活福利等工作的決定；（5） 發(fā)布有關(guān)獎10、懲決定和通報；（6） 其他有關(guān)公司的重大事項。3. 公司上行文、外發(fā)文主要用于：（1） 對上級部門呈報工作計劃、請示報告、處理決定；（2） 同關(guān)聯(lián)企業(yè)聯(lián)系有關(guān)公司重大技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、經(jīng)營管理等事宜。4. 在公司日常技術(shù)、經(jīng)營管理工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由主管業(yè)務(wù)部門書面（工作聯(lián)系函）或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。5. 凡各業(yè)務(wù)部門，如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以部門名義用工作簡訊發(fā)會議紀要。6. 各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應(yīng)各11、自編號備查，同時交由行政人事部做項目資料備檔）不用公司名義發(fā)文。第五節(jié) 文件種類與分類及特性第二十六條 文件種類及作用：1. 請示：請上級部門指示和批準，用“請示”。2. 報告：向上級部門匯報工作，反映情況，用“報告”。3. 指示：對下級部門布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則，用“指示”。4. 布告、公告、通告：對全公司公布應(yīng)當遵守或周知的事項，用“布告”；向公司外宣布重大事件，用“公告”；在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或周知的事件，用“通告”。5. 批復(fù)：答復(fù)請示事項，用“批復(fù)”。6. 通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的文件或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的文件，用“通知12、”。7. 通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用“通報”。8. 決定、決議：對某些問題或者重大行動作出安排，用“決定”。經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。9. 函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請示批準等詢問和答復(fù)問題，用“函”。10. 會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用“會議紀要”第二十七條 文件的分類：1、 文件分類及特性：（1）文件按傳遞對象分類，可分為：部門內(nèi)部文件、公司內(nèi)部文件及公司對外往來文件；（2）文件按性質(zhì)分類，可分為：協(xié)調(diào)性文件、指令性文件、回復(fù)性文件及通知性文件；（13、3）文件按閱讀權(quán)限分類，可分為：全體員工閱讀文件、部門內(nèi)部員工閱讀文件、經(jīng)理級閱讀文件及總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理級閱讀文件；（4）文件按回復(fù)時效分類，可分為：緊急、急件及普通件；2、文件回復(fù)時效：對于緊急文件，收件人應(yīng)于12小時內(nèi)給予回復(fù)，未見回復(fù)每次處罰100元；急件，收件人應(yīng)于24小時內(nèi)給予回復(fù)，未見回復(fù)每次處罰50元；普通件，收件人應(yīng) 于48小時內(nèi)給予回復(fù)，未見回復(fù)每次處罰30元；且答復(fù)時應(yīng)明確提供事務(wù)解決方法及完成時間；3、文件傳遞機制：指令性文件，全體收件人應(yīng)簽字確認，并認真學習，貫徹落實，所有下發(fā)的文件，部門要以最快的時間（12小時內(nèi)）組織進行有效學習（特殊情況除外），并且要求參與人14、在下發(fā)學習文件上簽字確認已經(jīng)學習；如經(jīng)行政人事部檢查沒有組織學習的部門負責人每次處罰100元；4、文件存檔辦法：所有文件原件應(yīng)統(tǒng)一交由行政人事部保管，對于收發(fā)文件當事人可留復(fù)印件隨時翻閱；5、文件保密制度：所有涉及公司利益的文件，如合同、供應(yīng)商名單、財務(wù)報表、材料采購價格、預(yù)算報價等相關(guān)文件，全部列為公司保密文件，可蓋加密章，嚴格設(shè)定閱讀權(quán)限，落實公司保密文件的相應(yīng)存檔制度。第六節(jié) 文件的借閱和清退第二十八條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件，需填寫文件查閱申請單，并經(jīng)部門負責人簽字確認，經(jīng)行政人事總監(jiān)同意后方可借閱。第二十九條 借閱文件應(yīng)嚴格15、履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。第三十條 行政人事部部對承辦的文件應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。第三十一條 部門應(yīng)指定責任心強的員工負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。第七節(jié) 文件的立卷與歸檔第三十二條 文件的歸檔范圍1. 凡下列文件統(tǒng)一由行政人事部負責歸檔：（1） 上級部門來文，包括上級對公司報告、申請的批復(fù)；（2） 公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、16、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營管理工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；（3） 公司經(jīng)理辦公會、中層干部會以及各種專題例會記錄；（4） 有保存價值的來信、來訪記錄及處理結(jié)果；（5） 參加上級召開的各種會議帶回文件、資料及本公司在會上匯報表言材料等；（6） 上級部門領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本公司向上級進行匯報的提綱和材料；（7） 反映本公司經(jīng)營管理活動、先進人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等音、像攝制品；（8） 公司日志和大事記；（9） 公司項目商務(wù)、工程合同、施工資料等；（10） 公司人事、行政檔案；（11） 公司向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。2. 業(yè)務(wù)部門日常工作中形成17、的活動資料，由各業(yè)務(wù)部門負責立卷歸檔。第三十三條 立卷要求1. 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。2. 立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3. 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。4. 上年度形成的文件材料，要求在下年度1月份以前整理完。在公司經(jīng)營管理的發(fā)展歷程中，沉淀下來的知識、經(jīng)驗進行篩選、分析、整理匯編，指導(dǎo)下期工作。第八節(jié) 文件的銷毀第三十四條 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，行政人事部應(yīng)定期清理造冊，并按公司有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。第三十五條 經(jīng)總經(jīng)辦審核同意銷毀的文件，應(yīng)派由行政人事總監(jiān)統(tǒng)一銷毀。第九節(jié) 附則1、 本制度由行政人事部起草；2、 本制度解釋權(quán)修訂權(quán)歸行政人事部；3、 本制度經(jīng)總經(jīng)理審批下發(fā)后執(zhí)行；4、 若本制度與以往制度存在異議，以本制度為準；5、 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行；第十節(jié) 附件1、工作簡訊2、文件處理傳閱單3、保密管理制度