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1、地產公司檔案管理制度附借閱登記表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一條 本制度適用于控股集團、地產集團各部門及下屬企業。第二條 控股集團行政事務部是集團除財務檔案外的所有檔案的歸口管理部門，財務檔案由計劃財務部自行管理，集團各職能部門、子公司及項目部的行政辦公室是檔案的日常管理部門，負責本部門或本公司、項目部檔案的日常管理。第三條 集團及各子公司、項目部當設置檔案室，并設置檔案管理員崗位，專職負責該公司全部檔案的收集、整編、歸檔、保管等管理工作。第四條 歸檔立卷范圍凡集團以往、現在一切工作和活動中形成的與集團的管理2、經營、投資等方面有關的文字、圖表、照片和聲像（含磁帶記錄）等資料，均屬于歸檔立卷的范圍。第五條 檔案分類本辦法所稱的檔案包括管理檔案、業務檔案、聲像實物檔案、人力資源檔案、法務檔案。會計檔案根據本制度第八章第八節的具體規定執行。（一）管理檔案是指集團在日常管理工作中所形成的各種資料，包括：1、集團的各種通知、通報、請示、批復、函、審批匯簽單等；2、集團的各種工作計劃、報告、總結、統計報表等；3、集團頒布的各項規章制度；4、各種重要的會議材料，包括會議形成的會議總結紀要、領導講話、典型發言等；5、與有關單位的合同、協議的文件材料；6、上級機關下發的與本集團有關的決定、決議、指示、規定、條例等文3、件材料；7、集團與有關單位的往來文書（包括重要信函）；8、其他具有保存價值的文件材料和重要的工作經驗材料；9、各類財產證明文件，如房產契約、車輛證照和簽訂資料等。（二）業務檔案是指相關業務過程中所形成的反映業務過程或者成果的各種資料，包括：1、集團經營基本文件，包括注冊登記的各類文件、股東和董事會文件、股東名冊、證照、章程等；2、業務資料包括并不限于：項目分析、決策、定位、策劃、設計、營銷、工程建設、成本管理、客戶服務、物業管理等業務過程中形成的各類資料；3、各類業務目標、計劃及統計報表等。（三）聲像、實物檔案：指各種活動中直接形成的，具有保存價值的錄音、錄像、照片（含底片）、光盤、磁盤、剪報4、宣傳品（折頁、單頁、手冊等）、獎杯、錦旗等輔以文字說明（包括活動主題、時間、地點、人物等）的各種歷史記錄，包括：1、反映集團主要（重要）職能、業務活動工作成果的聲像、實物資料；2、集團組織或參加的重要會議、會見以及外事活動的聲像、實物資料；3、反映集團的歷史沿革、大事記等的聲像、實物資料。（四）人力資源檔案是指人事管理過程中所形成的各種資料，包括：1、員工名冊、員工個人檔案；2、人力資源管理統計報表；3、人員招聘文件：如招聘啟示、人員簡歷、面試情況記錄等；4、人事任免、獎勵、處罰等文件；5、企業文化相關資料。（五）法務檔案是指在涉及和處理各項法律事務過程中所形成的各種資料。包括訴訟法律事務和5、非訴訟法律事務的處理記錄、各類訴訟文書和訴訟卷宗以及合同（協議）的傳閱稿（包括傳閱單）等。（六）會計檔案的范圍參照本制度第八章第八節的具體規定。第六條 集團行政事務部作為集團的檔案管理部門，其職責為：1、全面負責集團檔案的管理；2、對集團各職能部門、子公司及項目部行政辦公室的檔案管理進行業務指導；3、負責制定集團檔案管理方面的規章制度和工作計劃；4、收集和歸檔管理集團本部、子公司及項目部各種（本辦法另有規定的除外）檔案資料的原件；5、其他應當由行政事務部處理的檔案事務。第七條 檔案保管部門1、人力資源部門負責收集、整理和保管集團的人事管理檔案。2、計劃財務部負責收集、整理和保管集團的財務會計檔6、案。3、除會計檔案、人事檔案以外，行政事務部檔案室負責收集、整理和保管涉及管理、業務、聲像實物、法律事務檔案的原件；其他各部門負責收集、整理和保管本部門當年的業務檔案資料的復印件；子公司及項目部行政辦公室負責收集、整理和保管本公司的業務檔案資料。除行政事務部外，集團禁止任何部門或者員工留存原件，更不得據為己有。第八條 檔案資料的收集（一）凡是以集團名義下發（或呈送）的公文、報表等資料，應當保留最終定稿及最后成文，此項工作在承辦文件的同時由各級行政事務部負責收集。（二）所有以集團高層管理人員的名義簽發的各種函電或者指令，行政事務部應當保留復印件，重要的應當保留原件。（三）集團對外的呈文，行政事務7、部必須存留原件。（四）所有由相關政府部門（機構）審核、下發的各類證照、批復、意見書等文件應在收件后三日內將原件送行政事務部歸檔或備案。（五）凡涉及集團注冊、變更的經營性文件應在文件正式形成后三日內將原件送行政事務部歸檔或備案。（六）集團各部門在各種過程中所形成或收到的其他各類文件資料，在集團領導閱示并執行完畢后，應當連同領導批示等一并由行政事務部歸檔或備案。在業務管理制度中已有明確相關檔案管理要求的，業務部門應按相關制度規定保存并歸檔。（七）機密檔案應單獨歸檔，與其他一般文件分開保管，有專人負責。（八）由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門負責收集歸檔。（九）聲像、實物檔案8、資料應在形成后十個工作日內整理完畢，并送行政事務部歸檔或備案。（十）由各部門分工負責收集、整理的檔案資料，一般僅保留最后批準的文稿及成文。第九條 檔案移交（一）所有檔案移交工作必須由原管理人員填寫詳細的檔案移交清冊（即按卷內目錄明細移交），在部門負責人、行政事務部負責人的監督下進行，最終經移交人、接收人、監交人簽字確認。（二）專（兼）職檔案管理人員工作變動或離職時，應及時通知行政事務部，待全部檔案妥善移交后，方可辦理調動或結算手續。（三）集團各部門原則上應每季度定期向行政事務部移交日常檔案管理目錄表，以便各級行政事務部對集團所有檔案進行系統的管理。（四）子公司、項目部行政辦公室應每季度定期向集9、團行政事務部移交日常檔案管理目錄表；項目結案后，應在一個月之內將涉及該項目的全部文件原件（會計文檔除外）移交集團行政事務部統一集中存檔管理，項目部行政辦公室可保留復印件備用。第十條 檔案的密級、保存期限劃分歸檔材料的密級鑒別劃分及保管期限劃分由集團行政事務部負責。密級按絕密、機密、一般三級劃分。保管期限按永久、長期（15年）和短期（5年）三種劃分。涉及保密的檔案資料原則上均為永久保存，具體參見本制度第四章第九節相關規定。對集團有長遠使用價值的文件檔案應當永久保存；對集團在一定時間內有使用價值的文件檔案分別定為長期保存和短期保存。第十一條 檔案立卷要求（一）集團檔案資料的歸檔工作由行政事務部檔案10、管理員負責，其他各部門檔案資料的歸檔工作由部門指定專人（兼職）負責。（二）各部門應根據本部門業務及管理范圍，編制日常文件材料歸卷使用的卷內目錄及案卷目錄。（三）歸檔的資料要求做到真實、完整、齊全，不可缺損、順序合理、疊放工整，并按照集團的組織架構順序或者集團的統一標準分門別類組成卷宗。（四）卷內文件應當按照自然、正常、合理的規律（如文件類別、形成時間、形成的機構等）排序，保持文件之間的有機聯系；同一事件內容的資料，如對某一問題的請示與批復及完成后的報告，其順序為：批復在前、審批件、底稿或請示文件在后；重要文件的一、二、三稿（特別是集團領導親自修改的原稿）均應當歸檔。（五）文件歸檔保存的年度要求11、：跨年度的檔案資料應當在辦理完畢的年度中歸存，長遠規劃歸存于開始執行年度，規章制度歸存于公布年度。（六）卷內檔案應按排列順序依次編寫頁號。裝訂后的檔案應當牢固、平整、不得有折角、掉面現象。（七）案卷備考表和檔案封面均應當采用碳素筆或藍墨水鋼筆填寫清楚，標題力求概括精確、簡明扼要。（八）如檔案資料中有圖紙資料等篇幅較大的資料時，在疊放時應當按照工程技術行業通用的疊放方法辦理。如歸檔的資料中有金屬物品或者照片資料時，應當以袋裝并附在檔案中。第十二條 檔案保管與借閱（一）檔案應當一律保存在檔案柜中，并做好防火、防潮、防盜等防范措施。對于磁性介質的檔案資料尤其應當注意防震動和防強磁場的工作并做好相應的12、備份。（二）檔案保管部門和人員應定期對檔案存放和保管情況進行檢查和統計。發現問題時應當及時向部門負責人和主管領導匯報。（三）行政事務部應當對自行及各部門所保管檔案資料的歸檔、立卷和保管情況進行監督和定期檢查，對所發現的問題及時提出意見。（四）各部門或者相關人員如由于工作原因需要查閱檔案的，須經本部門負責人和行政事務部負責人同意。查閱集團采取保密措施的檔案資料時，應當經過主管領導批準。（五）查閱檔案資料應當在行政事務部指定的地點就地閱覽相關的內容，未經批準不得摘抄或者復印。如由于工作原因確需摘抄或者復印的，應當經行政總監批準后，交由檔案管理人員復印。檔案管理人員應當對復印或者摘抄的情況如實做好登13、記檔案復印（摘抄）登記表。（六）檔案資料立卷歸檔后，一般情況下不對外借閱。由于工作原因需要將檔案資料借出的，應當填寫檔案借閱登記表，在經本部門負責人批準后報主管副總裁審批，借閱期限不得超過五個工作日。（七）借閱檔案資料的人員，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、翻印、抄錄、攝影、轉借及拆散原卷冊，更不得抽換檔案內容。第十三條 檔案銷毀（一）集團檔案保管期限屆滿并需要銷毀時，由行政事務部提出書面申請，合同檔案歸屬部門進行統一鑒定并編制檔案銷毀清冊，報經集團行政事務部、行政總監、集團總裁審批核準后由各級行政事務部統一銷毀。（二）各部門無權未經審批自行銷毀所保存的部門檔案。第十四條 本制度經集團集團董事局批準，由集團行政事務部負責解釋。地產集團有限公司案卷備考表單位名稱：立卷部門：案卷目錄序號：卷內文件總頁數：卷內需說明的情況：立卷人：檢查人：年月日年月日地產集團有限公司案卷目錄序號立卷類目號案卷標題起止時間卷內張數保存期限密級存放位置備注地產集團有限公司檔案復印（摘抄）登記表序號檔號文件屬性文件內容總頁數使用類別審批人使用人復印（摘抄）時間備注地產集團有限公司檔案借閱登記表序號檔號文件屬性文件內容總頁數審批人借閱人借閱時間歸還時間備注