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1、地產公司檔案管理制度（鑒定銷毀、工作保密等）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、地產檔案保管制度一、檔案作為本公司各項工作活動的真實記錄和原始憑證，必須堅持集中、統一的管理原則，以維護檔案的完整與安全。二、公司檔案室要實行專人負責，專柜保管。三、檔案管理人員必須嚴守紀律，執行制度，忠于職守，做好檔案資料的進、出庫登記和統計工作；對檔案的數量、質量及保管情況，要定期檢查、清點，發現問題及時向有關領導報告。四、檔案庫房要有“八防”措施，即防盜、防火、防水、防光、防潮、防塵、防蟲和防霉。庫房周圍不得堆放易燃易爆物品及其它2、雜物，保持清潔、整齊、美觀，及時調節通風和登記溫濕度情況。庫房內嚴禁吸煙。非工作人員不得隨意進入檔案庫房。五、檔案管理人員必須愛護檔案，發現檔案破損、褪變、蟲蛀和霉變等情況要及時采取措施，進行修補、復制或做其它技術處理。六、檔案存放要系統、有條理，庫房、箱柜設有索引卡，以提高管理、利用及查閱的效率和質量。七、做好檔案清理鑒定工作，對確無保存價值的檔案與文件材料，要提出銷毀意見，經領導批準后按有關規定進行銷毀。八、檔案管理人員因工作需要調動時，要辦好移交手續，由公司的相關領導現場監交。二、地產檔案工作保密制度一、檔案室工作人員要認真學習、嚴格遵守國家保密法、保密法實施辦法及公司制定的各種保密規定3、制度和條例。嚴守檔案機密，確保檔案的安全。二、檔案利用人員只能查閱與本人工作有關的內容，其他檔案內容不得隨意翻閱摘抄。三、檔案室箱柜要加鎖，密件要有專柜保管，離開檔案室要隨手關門，確保檔案信息安全。四、不得將檔案材料帶出庫房，如有特殊情況須經公司領導批準后方可帶出，帶出的檔案任何情況下都不得轉交他人。五、不得在非保密的場所談論保密的檔案，個人使用的密級文件、材料、筆記本等，下班前必須鎖好，防止丟失、泄密。六、查閱復制有關機密檔案材料時，須經分管領導批準。借閱密級檔案資料必須在檔案閱覽室內閱讀。不得攜帶檔案材料外出游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。七、不得將密級檔案借給任何無關人員查閱。八4、各種秘密文件、資料要定期清查，按時歸檔、銷毀。如發現檔案失竊、泄密或其他事件，應及時報告有關部門和領導，及時組織查處。九、借閱檔案資料必須進行登記，收回時核對無誤后及時入庫。三、地產檔案庫房管理制度一、檔案庫房設專人管理。非檔案人員如需查閱檔案，必須由檔案管理人員找出，在借閱室內查閱。二、檔案庫房內應切實具備“八防”：防盜、防火、防水、防光、防潮、防塵、防蟲和防霉等安全措施。三、檔案庫房內嚴禁吸煙和使用明火，禁止在庫房內堆放與檔案無關的易燃物品，對電源、線路、開關燈頭等定期檢查，發現有火災隱情立即報告。四、檔案庫房內要保持適宜的溫、濕度，溫濕度標準為1424，45%60%相對濕度。堅持每天檢5、查、記錄溫、濕度情況，不適宜時應采取調節措施。五、防止有害光源照射檔案庫房或檔案。六、保持庫房整潔，檔案用具排列科學，做到整齊、清潔、通風、美觀，便于查找使用。七、對檔案資料每月進行一次全面檢查，如發現意外，必須向本公司領導報告并采取補救措施。八、庫房管理人員必須嚴格遵守本制度，盡職盡責做好管理工作。四、地產檔案利用制度一、凡借閱本部門檔案須經本部門領導批準。二、凡借閱非本部門的檔案須經本部門領導同意，檔案所屬部門領導批準后方可借閱。三、凡借閱涉密文件，須經部門領導同意簽字后呈總裁批準，方可借閱，并必須在當天退回。四、借閱檔案必須辦理登記手續及填寫檔案借閱利用效果登記表，做好檔案利用反饋工作。6、五、凡借閱檔案均須在檔案室或閱覽室閱覽，原件不得擅自帶出檔案室。確因工作需要借出或復印的檔案文件、資料，須按規定嚴格履行審批登記手續；借出的檔案材料一般不得超過一周時間，如需延長必須重新辦理借閱手續；復印涉密文件同時還須標明復印部門（人員姓名）、份數和日期，并視同原件一樣管理。六、本公司的檔案原則上不對外，如有外公司確需利用的，須公司介紹信，經檔案所屬部門領導和公司總裁同意，按批準范圍在檔案室查閱。凡以盈利為目的的社會中介機構或人員來查閱檔案的，檔案室一律不予接洽，并不得向其提供有關信息、資料。七、借閱人員應親自將檔案材料交還檔案室，經檔案管理人員檢查無誤后，辦理注銷登記。八、檔案人員出差或調7、動工作時應將所借閱的檔案資料及時歸還；如已調動工作，借閱手續未清，由原部門負責追還。九、任何人不得隨意增加或抽調已歸檔的檔案材料，必須保證借出的檔案完整、清潔。不得轉借、拆卸、調換、污損、涂改檔案；未經許可，嚴禁復印。十、借閱人不得而私自翻查檔案卷宗，應在檔案管理人員指引下調閱。附：檔案的密級分類及分類標準根據檔案的價值，將檔案分為絕密、機密、秘密、內部、公開五級；1、絕密級檔案：直接影響公司權益的重要決策文件資料；2、機密級檔案：屬于公司最重要的信息，如泄露會使公司的利益受到嚴重的損害，包括：財務部門文件、統計資料、資金動態、公司規劃、經營情況、重要合同協議、中高層領導人事檔案以及其他需保守8、機密的重大事項。3、秘密級檔案：公司重要的信息，泄露會使公司利益遭到嚴重損害，包括：公司中層以上員工人事檔案，部門經理辦公會議記錄，職能部門掌握的信息，及其他尚未進入市場的或尚未公開的各類信息和需保密的事項。4、內部級檔案：公司內部文件、資料，對外公開不會對公司利益造成損害，但此類文件未經公司主管領導批準不許對外查（借）閱。5、公開檔案：公司宣傳等文件和資料，對外公開有利于提升公司的形象和利益。五、地產檔案鑒定銷毀制度一、檔案鑒定是一項嚴密的、科學性很強的工作，因此必須嚴格按照制度，全面地、正確地判斷檔案的存毀。二、鑒定工作由公司領導、文件形成部門人員或專業技術鑒定人員和檔案管理人員組成鑒定小9、組，直接對檔案價值進行鑒定，并寫出鑒定報告或鑒定意見，由小組負責人簽名，注明鑒定時間。三、檔案管理部門應定期對庫存檔案進行鑒定，對已超過保管期限，確無保存價值的檔案，提出存、毀意見。四、鑒定中發現檔案不明確、不完整、鑒定小組應及時責成有關部門和人員負責修改、補充。五、鑒定工作必須在公司主管檔案工作負責人的主持下，由鑒定小組寫好銷毀工作報告并登記造冊，經公司領導批準后方可銷毀。六、銷毀檔案必須注意做好保密工作。銷毀時，應指定兩人負責監銷，監銷人要在檔案目錄上簽字。七、檔案鑒定銷毀報告和銷毀清單由檔案管理部門存檔備查。六、地產檔案管理人員崗位責任制一、貫徹執行黨和國家有關檔案工作的法律法規，負責制10、定本公司檔案工作的各項管理制度，遵守檔案管理的有關法規、制度、嚴守保密原則。二、熱愛檔案工作，熟悉檔案業務，了解本公司的歷史情況和現狀，做好各類檔案分類編號和上架排列工作，編制各類檔案目錄，認真做好登記、統計工作。三、不斷改進服務，努力提高工作效率和工作質量。定期向領導匯報檔案工作情況，及時提出改進意見和措施。四、負責公司全部歸檔檔案的鑒定、整理、保管、使用，并對公司其他部門和員工的檔案歸檔工作及檔案制度情況實行監督和指導。五、負責對本公司各類編研資料的整理、編寫工作。為各項工作提供查詢利用服務。六、保證檔案的安全，防止檔案丟失、泄密，做好檔案室的防火、防盜、防潮、防蟲、防光等工作。七、檔案管11、理人員因工作需要變動時，必須辦理交接手續，移交庫存檔案清單，交接手續由監交人、移交人和接收人共完成，并在移交清單上簽字，移交記錄長期保存。七、檔案管理相關表格（一）文件歸檔登記表文件名稱文件編號文件總頁數歸檔編號歸檔存放處保密等級保管期限說明：歸檔時間送交人接收人修改變更記錄修改日期更改單號送交人接收人存檔變更記錄（二）受控文件清單文件編號文件名稱發行日期最新版號發放部門舊版收回記錄（三）歸檔案卷目錄卷宗號： 目錄號： 部門：案卷順序號立卷類目號案卷標題起止日期卷內張數保管期限備注（四）檔案內容登記表類號： 件號/卷號內 容備 注（五）文件(機密)保管備查簿類別： No. 歸檔日期原文件編號內容摘要經辦部門檔號預定保存期限份數注副本影本（六）檔案催還單 同志：您所調閱的下列檔案還期已逾，為方便他人使用和管理，請依檔案調閱規則于 月 日前送還。地產公司檔案室年 月 日檔號文號名稱借期送還期數量備注宗冊（七）檔案調閱單檔案名稱或收發文號核批調閱人借出日期年 月 日檔號及件數還卷日期 年 月 日（經收人簽章）共 宗（件）注：本單一式二聯，第一聯于案卷退還后由檔案室退還調卷人，第二聯留存檔案室備查。