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1、地產發展公司檔案管理制度附借閱記錄表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.目的為加強公司檔案的管理、收集和整理工作，有效保護和利用檔案，為公司的各項工作服務，特制訂本制度。2.權責2.1檔案是公司工作活動的真實記錄，每位員工都有幫助檔案形成和保護檔案的義務。2.2公司檔案工作實行領導負責，行政人事部經理分管，行政人事部具體辦理的組織形式。2.3行政人事部應建立健全各類材料的歸檔制度。凡部門工作活動中涉及到的具有保存價值的檔案資料，交行政人事部歸檔。對應當歸檔的文件材料，任何個人不得據為己有。3.原則檔案實行集中統一管2、理的原則，以維護檔案的完整與安全，便于各方面利用。4.管理內容4.1資料管理分類：4.1.1在分類管理當中，把資料按照不同的類別歸檔。公司各部門在工作中形成的具有保存價值的文件、報表、會議記錄、合同契約、出版原件、名冊、圖紙、重要錄音錄像資料、照片原件、計算機軟盤、光盤以及反映公司或本部門工作、活動的各種文書材料都屬于應歸檔的文件，歸檔保存。4.1.2具體分類：人事資料：包括員工檔案和員工勞動合同；行政資料：包括公司證件、會議記錄、閉路的影像資料等；總經理專屬資料，總經理簽字歸檔的文件資料；設計部資料：主要是圖紙，分為報建圖紙、報審圖紙、報規圖紙；工程部資料：簽證單、技術變更單等，項目完成后將3、總報告交公司檔案室存檔；開發部資料：項目的規劃許可證、驗收合格證、意見書等。公司各部門在工作中簽訂的商務合同、商務協議，以及其他需要存檔的文件資料。4.2存取流程4.2.1歸檔基本原則：是按照文件材料的自然形成規律和特點，保持它們之間的有機聯系，區分不同價值（期限）分類歸檔，使保存的檔案正確地反映本公司的各項活動，便于保管和利用。分類后的資料歸入文件柜內，在每一個文件柜內再建立索引目錄，注明文件柜內存放的資料內容，歸檔時間，數量，資料編號等，做到一目了然。4.2.2歸檔資料的裝訂格式：書類資料要求以A4紙大小的規格裝訂成冊，如歸檔內容的紙張大于A4紙的一律要求裁減或者將紙張折疊成A4紙規格后裝4、訂；其他如報表、憑證類的資料同樣要求歸檔時規格統一，確保同一類的報表、憑證裝訂大小規格相同。憑證、報表資料歸檔時如有單據編號的按單據編號排列，如沒有單據編號的歸檔部門要自行編號后裝訂。4.2.3存檔時間：人事檔案、工程資料、商務合同、商務協議、開發部不資料隨時歸檔；設計部圖紙資料每周存檔一次；閉路的影像資料每個月存檔一次。各部門資料存檔時，相關人員做好歸檔目錄清單。4.2.4存檔簽收：部門資料存檔時，只能由部門內業與檔案室管理人員交接簽收事宜，并填寫存檔案登記表，無內業的指定固定人員完成。4.3檔案借閱：根據檔案的機密程度，確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續。填寫檔案借閱記錄表，借閱人簽字5、分管主管審核、部門經理審批，通過后方可借出檔案室。借閱人用完資料應立即歸還，同時所借閱資料必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損等，更不能隨意亂放，以免遺失或資料機密泄漏。公司重要文件需總經理批準的，必須有總經理簽字才可借出檔案室。4.4復印：需要復印的，填寫檔案復印記錄表，復印人簽字、分管主管審核、部門領導審批、總經理簽字，同意的才能復印，并加蓋“再次復印無效”公章。4.5資料的保管：檔案室應堅固耐用，有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防光等設施，檔案工作人員應定期檢查檔案保管狀況，并作好記錄。4.6銷毀管理：4.6.1銷毀原則：應遵照檔案保管期限表，對超過保管期限的每個案卷、文6、件進行認真審查，從檔案文件的效能、內容、成分、來源、產生的時間、名稱、可靠程度、有效性等方面進行衡量，視其價值程度進行取舍。對仍具有保存價值的檔案，重新立卷歸檔保存，劃定保管期限。銷毀的檔案資料，應寫出鑒定銷毀報告及銷毀清單，報主管領導批準，并經公司領導審批后，方可銷毀。4.6.2銷毀細則：介于公司的時間情況，公司前期的資料全部保存五年，以五年為一個期限。時間節點為當年的12月31日，在第六年的元月銷毀第一年12月31日之前的資料。國家規定的相關資料保存期限以法律法規為準。 5. 本規定由行政人事部負責解釋，即日起實施。地產發展有限公司附件：檔案借閱記錄表時 間文 件 名 稱借閱人部門領導歸還時間檔案復印記錄表時 間文 件 名 稱復印份數借閱人部門領導總經理歸還時間存檔案登記表序號名 稱部 門存檔時間簽 字備 注