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1、企業工程建設項目材料設備采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 材料設備采購管理制度1、材料及采購的定義：11材料的定義：本辦法中的材料是指工程建設所需的材料設備（含定額中的未計價材料）。12采購的定義：按采購主體不同分為自行采購和委托采購（認質認價）。2、采購的前期準備2.1 供應商名錄的建立成本控制部對收集到的供應商資料進行必要的整理和篩選，以直接生產廠商或生產廠商的辦事處、省級總代理作為主要供應商，一般不與中間商進行業務往來,以利在采購過程中降低成本，并按招投標管理制度中規定建立供應商庫。2.2 供應商的2、資格審查：參照招投標管理制度第5.2、5.3條執行。3、供應商確定的方式供應商的確定參照公司招投標管理制度執行。在招標公告或投標邀請書中，應統一注明投標價格為貨到工地（CIF）價。4、甲方供應材料設備采購合同的執行根據公司招投標管理制度確定供應商后，成本控制部負責甲方供應材料設備采購合同的執行。具體執行程序如下：4.1 供應計劃的管理措施：4.1.1、工程部根據工程進度提出材料設備供應計劃，或轉發施工單位上報并經工程部審查的材料設備供應計劃，先交成本控制部對計劃量進行初步審查后報公司分管領導與總經理審批。4.1.2 成本控制部將公司分管領導、總經理審批后的材料設備供應計劃作為采購控制計劃，并將3、該計劃轉發工程部備案。4.1.3 成本控制部的供應嚴格按照該控制計劃執行。具體分部供應計劃，由工程部根據需要，提前5-10個工作日，將分批次供應計劃交成本控制部執行。如果在實際供應過程中發生量的增加，由工程部辦理補充計劃，按以上第4.1.1及第4.1.2條規定報審后，成本控制部按補充計劃執行。4.1.4、若因控制計劃有誤，造成甲方供應材料設備未完全使用完，成本控制部有義務在未污染損壞包裝及材料設備本身的情況下，協助施工單位將多余的甲方供應材料按照合同約定的內容退貨，并督促供應商應退貨款及時退還公司。如因污染損壞包裝及材料設備本身無法退貨造成損失的，由施工單位承擔。4.2、材料設備現場驗收管理措4、施：4.2.1、工程部應要求施工單位向接收材料的責任人員出具委托書，并將委托書原件交成本控制部。甲方供應的所有材料均應由施工單位委托人員簽收。供應商的送貨單必須由委托人員簽字方可作為結算依據的附件。供應商應填寫甲方專用的材料設備驗收調撥單，該單據應由供應商送貨經辦人員、施工單位委托人員、甲方工程部專業工程師、成本控制部材料主管簽字后生效。如夜晚進貨或其它特殊情況，該單據可在次日請相關人員補簽。4.2.2、材料設備驗收調撥單一式肆份，分別由施工單位留存一聯，成本控制部留存一聯、供應商結賬用一聯、工程部留存一聯。4.3合同執行及結算：4.3.1、供應商根據合同約定提交工程款支付申請，需附稅務發票、5、簽字完整的材料設備驗收調撥單或由施工單位簽字的送貨單作為附件。成本控制部按照合同約定以及公司工程款支付審批表的流程給供應商辦理進度款撥付手續。成本控制部建立材料設備供應臺帳，對合作單位、合同內容、執行結果進行管理。4.3.2、合同的結算：在材料設備采購合同執行完畢后，由供應單位按合同要求報送結算清單，成本控制部依據每次的材料設備驗收調撥單對所供應的材料設備進行匯總統計，并與供應商辦理材料設備結算清單，該清單需供應商簽字確認。并起草結算報告，上報公司工程總監與總經理審批同意后，與供應商辦理結算手續。結算款支付時應根據合同約定扣除應留置的質量保證金。5、委托采購的材料設備的管理成本控制部負責委托采6、購的材料設備認質認價的管理，工程部協助要求被委托方配合執行本管理辦法的相關規定。工程部負責委托采購的材料設備的現場檢驗驗收和堆放等現場管理，成本控制部協助對現場材料使用情況進行抽查。5.1 委托采購的材料設備，施工單位必須提前一個月提出工程材料設備價格報審的詳細資料，上報甲方工程部，該單據必須編號。該單據應對材料品牌、型號規格、數量、使用部位、價格、供應商基本情況等內容進行必要說明。工程部應根據項目要求對工程材料價格報審的資料進行審核，并就所列產品的質量、品質、定位是否符合項目要求，簽署審核意見。5.2 工程部3日內將簽署意見的工程材料價格報審資料交成本控制部，成本控制部對報審單中的數量、規格7、使用部位等進行必要的核對，同時結合項目定位情況進行必要的市場調查，確認同質量檔次的材料設備的最新市場價格。5.3 成本控制部根據了解到的材料設備最新市場價格，結合工程材料價格報審的資料14日內辦理材料設備認質認價審批表、材料設備認質認價通知上報公司分管領導、總經理審批。5.4 經總經理審批確定后，成本控制部辦理一式肆份，經加蓋成本控制部專用章后送工程部，并由工程部轉發施工單位。工程部應留原件1份并轉發監理公司復印件1份。5.5 施工單位必須按照材料設備認質認價通知所定的材料設備進貨。材料設備進場時由甲方工程部、監理公司依據材料設備認質認價通知進行驗收并辦理材料設備會簽單。材料設備會簽單應作為8、施工單位上報工程進度款的附件。5.6 對材料設備認質認價通知中材料設備價格有爭議時的處理：當施工單位對通知中材料設備價格有爭議時，成本控制部會同工程部與相關的供應商進行協商。當成本控制部要求供應商出具價格證明后，施工單位不得以任何理由拒絕執行該通知，否則甲方有權將該批材料設備改為甲方供應，并按該批材料設備總價值的5%對施工單位進行經濟處罰。5.7 為減少委托采購過程中對價格的爭議，應在施工總包合同中對委托采購進行必要的約定，甲方應有權以市場中現款現貨方式采購材料設備的價格對委托施工單位購買的材料設備價格進行認定并約定購買時限，超出時限造成采購價格上漲的責任應由施工單位自行負責。6、現場材料堆放9、及標識、檢驗管理措施6.1、工程部專業工程師應對施工單位采購材料的檢驗、標識、驗收情況、材料設備會簽單的辦理等進行不定期的抽查，確保施工單位按照材料設備認質認價通知的要求與約定的質量與品牌進行采購，保證施工質量。6.2、成本控制部材料主管應不定期會同工程部、監理公司檢查施工單位的材料設備庫房，對現場材料設備使用情況進行必要的檢查，并形成材料設備現場抽檢記錄表，如發現材料代用行為，將會同工程部與監理公司對施工單位進行處罰。7、分包工程中材料設備的管理為有效降低分包工程的成本，對分包工程中的材料設備，應根據工程需要先行考察市場，確定材料設備的品牌、價格，并由成本控制部利用確定的未計價材料設備的價格10、編制分包工程的標底，再根據招標投標管理制度進行分包工程的招標。8、工程建設中材料代用的管理在實際工程建設中，由甲方供應的材料設備如出現個別型號的材料設備，一個供應商不能滿足供應時，由該供應商向工程部提出材料代用申請，經工程部審核并報公司分管領導審批同意后，由成本控制部根據公司與供應商簽訂的合同執行材料設備的代用，保證價格不會因代用而增加。確因價格懸殊過大，供應商無法承受時要求增加價款時，成本控制部應再進行市場調查核實。如代用材料總價款差距低于1000元時，上報公司分管領導審核，報總經理備案。當代用材料總價款差距超過1000元時，上報公司分管領導及總經理審批同意后方可執行。9、不合格產品的處理甲11、方供應的材料設備以及委托施工單位購買的材料設備，在現場驗收時如發現有不合格產品，按以下方法處理：9.1 屬于甲方供應的材料設備，參加驗收的所有人員一致認為該批材料設備不合格時，由成本控制部牽頭會同工程部按如下步驟共同處理：9.1.1 先行在現場劃定區域專門堆放并明確標識為“檢驗不合格產品”，由成本控制部立即通知供應商人員到現場處理。達成一致的，換貨處理；如無法換貨，則先行退場，由成本控制部根據合同條款對供應商進行處理，并立即上報公司分管領導、總經理。9.1.2 如原供應商無法按照工程工期提供合同約定的合格產品，成本控制部按合同違約責任的相關處罰條款對供應商進行必要的處罰，同時由成本控制部提出更12、改供應商的申請上報公司分管領導、總經理，由公司領導在原備選供應商名單中另行確定供應商。9.1.3 如因工程進度急迫，而供應商供應的材料設備經工程部和現場監理人員認為可以降級使用的，則由成本控制部與供應商進行協商，達成一致后，對不合格產品進行降級降價使用；按合同約定的罰則對供應商進行必要的處罰；并在供應商評價中予以登記備案。對于拒不合作或者合作態度惡劣的供應商，通過法律手段解決并直接計入黑名單。9.2 如供應商對驗收結果有異議，則由成本控制部、工程部、監理公司專業工程師和供應商協商對到場材料進行隨機抽樣，并依據合同約定的驗收標準送權威單位進行委托檢驗，如檢驗合格，按合格產品予以入庫，并由甲方承擔13、檢驗費用；如檢驗不合格則按合同約定進行處理。9.3 屬于委托施工單位采購的不合格材料設備的處理9.3.1 甲方工程部與監理公司專業工程師認定到場材料設備為不合格，施工單位無異議時，由工程部責成施工單位將不合格材料設備做退場處理，并更換合格材料設備。如臨時無法退場的，必須單獨劃定堆放區域，并明確標識、約定退場時間。不合格材料設備退場時，施工單位必須通知甲方工程部、監理公司人員到場共同監督。9.3.2 甲方工程部與監理公司專業工程師認定到場材料設備為不合格，施工單位有異議時，由工程部、監理公司與施工單位共同將材料設備進行隨機取樣并送對應權威單位檢驗。9.3.3 凡定性為不合格材料設備的，施工單位必須在規定時間內更換，如無法更換，則由甲方另行指定供應商。施工單位重新采購，已到場的不合格材料設備由施工單位自行承擔損失。9.3.4、施工單位私自購買不合格產品或未按甲方認價通知購買的，一經發現，先按第9.3.1條規定進行退場或現場隔離措施，同時由工程部按施工合同中的違約責任處罰條款對施工單位進行處罰。9.4 屬于甲方供應的材料設備發生不合格產品事件時，成本控制部應在處理完畢后3日內將處理結果書面通知工程部并上報公司分管領導、總經理備案；屬于委托施工單位采購的材料設備，工程部應在處理完畢后3日內將處理結果書面通知成本控制部并上報公司分管領導、總經理備案。10、記錄（略）