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1、企業規范發展建設項目職工會議管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 會議管理制度細則 公司會議的規范化、制度化是公司建立正常工作秩序；強化管理要求的主要途徑。為了提高工作的實效，重視時間效應的管理，使經營活動過程中各種會議，通過合理的組織能夠高效率、高質量地保障每次會議均能產生預期的、較好的作用，特制定本細則。二、會議類別1、年度經營總結會（1）出席人員：總經理、總經理助理、副總經理、各部門負責人。（2）周期：每年一次，1月上旬召開。（3）會議內容：各部門負責人各自總結本部門年度工作情況，按照公司總體戰略和要求提出2、下一年度的工作計劃與行動方案。（4）主持人：總經理/總經理助理。2、半年度人事考核評審會（1）出席人員：總經理、總經理助理、副總經理、各部門負責人。（2）周期：每半年一次，1月10-20日之間召開年度評審會議，7月10日-20日之間召開半年度評審會議。（3）會議內容：各部門負責人各自總結本部門半年度人事考核的情況，完成各部門所有人員人事考核工作，評定半年度/年度獎金。（4）主持人：總經理/總經理助理。3、月度經營總結會（1）出席人員：總經理、總經理助理、副總經理、各部門負責人。（2）周期：每月一次，8號之前召開。（3）會議內容：各部門負責人各自總結本部門月度工作情況，按照公司總體戰略和要求提出3、下月的工作計劃與行動方案。（4）主持人：總經理/總經理助理。4、市場銷售月度例會（1）出席人員：總經理/總經理助理、銷售部經理級以上，資材部、技術部、制造部、品質部經理級以上管理人員。（2）周期：每月一次，每月25日至30日之間召開。（3）會議內容：銷售部總結本月銷售接單和交付情況，提出下月的銷售接單計劃和交付計劃，其它各部門做好生產和交付準備。（4）主持人：銷售部負責人。5、生產計劃月度例會（1）出席人員：總經理/總經理助理、資材部經理級以上，技術部、制造部、品質部經理級以上管理人員。（2）周期：每月一次，每月1日至5日之間召開。（3）會議內容：根據銷售部提供的本月銷售計劃，制定本月生產計劃4、，從物料采購、設備能力、技術能力、人員配置等方面做好準備以達成生產出貨計劃。（4）主持人：資材部負責人。6、品質月度例會（1）出席人員：總經理/總經理助理、品質部經理級以上，銷售部、技術部、制造部、資材部經理級以上管理人員。（2）周期：每月一次，每月1日至5日之間召開。（3）會議內容：總結上月品質目標達成情況，針對重點問題提出糾正措施和預防措施，確定本月品質目標及工作計劃。（4）主持人：品質部負責人。7、成本控制月度例會（1）出席人員：總經理/總經理助理、財務部經理級以上，技術部、制造部、資材部、品質部經理級以上管理人員。（2）周期：每月一次，每月10日至15日之間召開。（3）會議內容：總結上5、月成本控制情況，布置當月成本控制計劃，確定相應保障措施。（4）主持人：財務部負責人。8、部門會議（月會、周會、晨會）（1）出席人員：部門負責人及相關人員。（2）周期：定期或不定期。（3）會議內容：總結上一期的工作情況，制定下一期的工作計劃和實施方案。（4）主持人：部門負責人。9、工作匯報會（1）出席人員：上下級或有關責任人。（2）周期：定期或不定期。（3）會議內容：下級向上級匯報指定內容。（4）主持人：上級主管。10、專題會議（1）出席人員：有關人員。（2）周期：定期或不定期。（3）會議內容：某一問題討論和商定。（4）主持人：上級主管。11、全體員工大會（1）出席人員：全體員工。（2）周期：不6、定期。（3）會議內容：針對公司重大問題，涉及公司價值觀、戰略等事項。（4）主持人：總經理/總經理助理。三、會議安排原則：1、凡已列入計劃的公司各級會議，如需改期或遇特殊情況，應提前通知應參加會議的人員。2、堅持小會服從大會，局部服從整體的原則，科學統籌規劃好各項會議。四、職責1、會議召集人職責、確定會議主題；、確定會議主持人、參加人員；2、會議主持人職責、確定會議通知人、記錄人；、確定會議議程；、準時召開會議，控制會議節奏與時間，把握會議重點不偏離主題；、確保會議不受干擾，主動處理解決干擾會議行為，例如：竊竊私語故意刁難惡意攻擊、逃避責任等；、平衡發言，發揮群體力量，確保與會人員充分發表意見；7、善用群體專長，增加每位與會人員對會議結論的支持；、會議召開時間及議程變更的事前協調；、會議紀律的監督、違規行為的處理；、會議紀要的簽核；3、會議通知人職責、發出會議通知（注：公司固定召開的例會，除臨時變更外，不另行通知）；、要求采用書面形式通知的，會議通知人必須采用書面形式通知，被通知人或其授權代理人應在通知單上簽字確認；、異常狀況發生后10分鐘內知會會議主持人；、會議因故取消或延遲，須至少提前10分鐘通知相關人員。4、會議記錄人職責、提前十分鐘做好會場準備，會議結束后及時整理會場；、組織簽到（列席人員不需簽到），發放并收回會議簽到表，會議記錄人在會議正式開始前向會議主持人報告會議缺席情況；8、現場記錄會議內容；、會議結束時會議內容，并做好違規處罰記錄。5、參會人員職責、事前準備相關會議資料和發言準備；、準時參加會議，臨時突發事件導致不能準時參加或缺席，提前通知會議籌辦人同意；、緊急會議在會后2個工作日內向下屬及時傳達會議精神，非緊急會議通過部門例會或其它形式向下屬傳達會議精神； 、按會議決議規定，落實會議決議。五、會議要求1、各部門會議時間必須服從公司統一安排，各部門小會不應安排在公司例會同期召開（與會人員不發生時間上的沖突除外），應堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。2、每次會議必須明確主題，會議內容要嚴格按照會議既定的主題進行。會議發言應簡明扼要，避免發表與會議無關的話題，9、會議主持者有權提示發言人，其他人員無權打斷發言人講話。3、對于多個議題的會議，每段時間只集中充分地討論其中一個議題。主持人可在每一議題或每隔一段發言后做出小結，及時做出決定。4、對重大或有分歧的議題，在會議上爭執不下時，主持人應及時制止且擱置該問題，會后再議。5、參會人員準時參加會議并簽到，準備好與會議有關的資料，做好會議記錄，對要求傳達的會議內容要及時傳達。6、會議形成的決議應由牽頭部門及時書面通知有關執行部門，并負責監督落實情況。會議中所約定工作事項要在規定時間內給予回復，不及時回復者給予相應的處罰。六、會議程序一般而言，公司的會議組織過程包括以下幾個步驟： 1、確立會議議題。 2、安排會10、議議程：有明確的會議時間，方便參會人員安排工作。 3、發出會議通知：提前4小時用書面（郵件、手機通訊軟件等）、電話或者口頭的形式通知參會人員。 4、會務準備：會議場所布置座次布局、會議需用到設備的準備與調試、白板筆等。 5、做會議記錄或攝像、錄音。 6、整理會議紀要、決議。 7、相關領導閱改、簽批。 8、印發有關部門、人員，并歸檔。七、會議記錄1、會議記錄遵照會議主持人指定相關人員記錄，做好會議的簽到。 2、總經理主持的例會、臨時會議由專門人員負責會議的記錄工作。3、必須全面記錄會議的內容，要詳略得當，重點突出。4、會議記錄應于會議當日，最遲不遲于次日以郵件或書面形式發放到相關部門。六、會議紀律1、嚴格遵守會議的開始時間，提前3-5分鐘進場，不得缺席、遲到、早退。參會人員如不能按時出席，需提前向會議主持人請假，未請假者視同缺席。若無法參加會議，可指定代理人參加（提前經由會議主持人同意），必須本人參加者不可指定代理人。2、參會人員須自覺遵守會議紀律，與會期間應將手機調至振動或無聲狀態，原則上不允許接聽電話。確實因公司業務需要接聽的，須經會議主持人同意后，離開會場處理。3、會議期間，所有與會人員不得看報紙雜志、聽音樂、接聽手機等做與會議無關的動作。若中途離開需經會議主持人同意。附：流程圖 會議/培訓簽到表 會議記錄