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1、發電有限公司工程技術資料及檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 工程技術資料及檔案管理制度1 范圍本制度規定了*發電有限公司所有部門工程技術資料管理標準、管理內容、要求與方法、檢查與考核。本制度適用于*發電有限公司一期工程從項目立項前準備階段到項目竣工投產驗收期間所有工程項目技術資料的收集、整理、移交等管理。2 規范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用2、這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。建設項目(工程)檔案驗收辦法（國檔發19928號）火力發電廠工程竣工圖文件編制規定（電力部電建1996666號）火電企業檔案分類表（6-9大類）（2002）火電機組達標投產考核辦法（試行）（國電集工2004125號）DA/T22-2000 歸檔文件整理規則GB/T113222000 科學技術檔案案卷構成的一般要求DAT282002 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范3 公司技術檔案管理層次3.1 公司工程技術檔案管理層次示意圖見圖1。職責3.2 綜合部 公司檔案室的直接管理部門，負責建立規范的公司檔案室，設立專職工程技3、術檔案管理人員。 負責根據國家和行業的檔案法規，制定公司工程技術檔案管理制度，報公司批準后，印發各部門執行。 及時向公司檔案室移交本部門構成檔案元素的工程項目資料。3.3 公司檔案室 負責公司工程技術資料及檔案的日常管理工作，負責圖紙、設備資料、合同文件、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、發放、借閱及其登記、微機錄入及編碼歸檔。 負責歸檔數據庫的數據備份。 負責指導公司各部門收集、整理相關工程技術資料。 負責檔案設施、設備的維護管理，負責庫存工程技術檔案的安全及保密工作。 負責達標投產的資料整理工作。3.4 工程部 建立規范的工程技術資料室，設立專職工程技術檔案管理人員。 督促參建各單位（包括監4、理單位、施工單位、調試單位）嚴格遵守公司工程技術檔案資料管理辦法，并納入合同條款中進行管理。 協調參建各單位工程技術資料管理的重大問題。 審定經過監理單位審查的各類技術資料，并及時移交資料室。3.5 工程部資料室 負責圖紙、設備資料、技術協議、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、傳遞及移交公司檔案室前的保管。 負責各種工地會議紀要、施工措施、監理月報、質檢報驗單等的接收整理、登記、發放和借閱。 負責工作聯系單、變更單的接收、發放和登記。 負責進口設備有關外文資料的翻譯。 參加設備開箱驗收，收取設備開箱資料。 及時向公司檔案室移交上述各類需永久或長期保存的資料檔案。 協助公司檔案室做好達標投產要求的5、資料整理工作。3.6 計劃部 負責提交本部門構成檔案元素的工程項目資料，包括工程項目的融資、貸款合同、協議，工程項目開工報告和批復文件；工程開工前的審計文件；工程項目的設計合同及其執行文件、紀要、備忘錄；工程的設備合同及其執行文件、紀要、備忘錄；設備招標投標文件；工程項目的施工（含安裝）合同及其執行文件、紀要、備忘錄；工程調試合同及其執行文件、紀要、備忘錄等，工程監理合同及其執行文件、紀要、備忘錄；工程項目招標投標文件；本部門發出的有關工程前期的依據性文件、報告、紀要、備忘錄等。 負責3.5.1所述資料的收集、積累以及移交公司檔案室之前的保存及管理。 負責借閱檔案資料的妥善保管及時歸還。 負責6、經手保密檔案和資料的保密工作。 負責與設備供貨方在技術資料方面的聯系。 負責在新到設備領出開箱時通知工程部收取開箱資料。3.7 生產準備部 負責提交考核期的運行材料，包括本企業的技術標準，系統圖等必備圖紙，操作票、工作票、運行日志等運行臺帳，培訓教材，考核期的生產記錄，考核期的事故分析、處理記錄及結論等。 負責3.6.1所述資料收集、積累以及移交公司工程技術檔案室之前的保存及管理。 負責借閱檔案資料的妥善保管及時歸還。 負責經手保密檔案和資料的保密工作。4 管理內容與方法4.1 工程技術資料歸檔范圍 建設項目工程技術資料歸檔范圍，見國家電力公司電源建設部火電機組達標投產考核標準（2001年版）7、及其條文解釋考核項目五“工程檔案”第3部分“歸檔范圍”的規定。 公司凡持有上條所述標準規定之范圍中所列資料的，無論是由部門或者個人保管，均應按本制度要求進行整理，由檔案工作人員驗收后歸檔。 對與工程建設有關的主要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理后歸檔。有電子文檔資料的，應同時收集齊全。 所有歸檔的工程文件應為原件。4.2 工程技術資料管理 接收：技術檔案室在接收資料時應仔細核對資料名稱、份數、資料狀況（正、副本、原件、復印件、完好、齊全、破損）。 登記：充分利用基建MIS中的資料管理軟件，分類登記，登記后對照電力工業企業檔案分類規則火電企業檔案8、分類表（2002）（6-9大類）中的分類，確保軟件自動生成的檔案編號與分類表一致。 填寫卷盒封面、脊背。 排架。資料按類別分類排架：依照從上到下，從左到右的原則，卷盒（袋）正面向左。 資料的分發及借閱：.1 資料分發要填寫“文件和資料發放登記表”，借閱要填寫“資料借閱登記表”，簽字備查。.2 公司工程技術檔案資料原則上僅供公司內部人員使用，外單位調閱檔案要經公司領導批準，見有效證件才可接待。.3 資料外借一般不超過1個月，最長不超過3月。超過規定時間應辦理續借手續。檔案室保存的資料數量任何時候不應少于二套，只剩二套時，原則上不再外借，特殊情況下急需借閱，必須經過綜合部主任簽字批準。.4 借閱資9、料要及時歸還。.5 對借出歸還的資料要認真核對清點。.6 收到歸還的資料要及時放回原處，并在借閱登記表上注銷。.7 檔案室對借出資料每月匯總一次，對到期未還的資料發出催還通知。4.3 工程技術檔案管理 收集.1 凡*發電有限公司2600MW建設工程從項目立項前準備階段到項目竣工投產驗收期間，辦理完畢并能反應與生產、建設、科研、技術等有關重要職能活動，對今后各項工作和延續本企業、本單位歷史發展具有查考和憑證價值的科技文件材料（紙質及其它載體）均需進行收集。而事務性、臨時性、重復性且無查考利用價值則不需進行收集。.2 具體歸檔范圍見國家電力公司電源建設部火電機組達標投產考核標準（2001年版）及其10、條文解釋考核項目五“工程檔案”第3部分“歸檔范圍”的規定，并參照國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范（DAT282002）執行。.3 檔案管理人員應堅持“五參加”（參加科研成果和科研項目鑒定；參加設備招、評標，參加設備開箱；參加工程項目驗收；參加重要的生產事故分析會），了解工程進度及有關資料情況，以保證各類檔案資料及時、齊全、準確的歸檔。 分類、組卷.1 分類、組卷要遵循檔案文件的自然形成規律和成套性的特點，保持卷內文件的有機聯系，做到分類科學。組卷合理，層次分明，檢索便利。.2 本公司工程技術檔案分類按火電企業檔案分類表（69）大類（2002）分類方法進行分類，分類號由四位阿拉伯數構成11、四級類目，各級類目均用0-9標識。.3 在做好分類的基礎上，按各大類下的屬類進行組卷、裝盒。 編號.1 對已組成的案卷編寫檔案號。.2 檔案號由目錄號（代號）、分類號、案卷順序號構成，表示方法如下：1） 6大類代號用年代標識。2） 7大類的代號采用7001標識，首位數代表類別號，后三位數代表課題順序號。3） 8-9大類（從基本建設工程立項前準備到工程竣工投產為止的文件材料），目錄號的前兩位數代表工期號，后兩位數代表機組號（公用部分目錄號的后兩位用“00”標識）。4） 舉例：“*發電有限公司#1機組汽輪機安裝質量驗評記錄”檔案號為：“0101-8055-001”。 案卷的整理.1 卷內文件排列112、） 管理性文件材料按問題、時間或重要程度排列。2） 設備資料要求文字材料在前，圖樣在后。3） 施工記錄要求單位工程在前，分部在后。.2 裝訂1） 文字材料以件為單位裝訂，裝訂前要取下金屬裝訂物，采取三孔線裝形式裝訂，裝訂線在左邊。不同尺寸的文字材料要折疊或裁切成統一尺寸。不得大于A4幅面（外文已裝訂資料除外）。且要求裝訂邊及底邊對齊。2） 圖紙一律不裝訂，但案卷內大于A4幅面的圖紙要全部折疊成A4幅面，折疊方式采用反折式手風琴折疊法（反面在外），圖標欄在圖紙縱向右下角。 案卷的編目，用微機、檔案管理軟件進行編目。.1 編寫案卷頁號。1）案卷內科技文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。2）頁號用13、自動號碼機編寫，單面書寫的文件材料在右下角編寫頁號。雙面書寫的文件材料，正面在右下角，背面在左下角編寫頁號。3） 案卷封面、卷內目錄（原有圖樣目錄除外），卷內備考表不編頁號。.2 案卷封面的編制1）案卷采用內封面，內封面與檔案一并裝入卷盒內，放在卷首。2）擬寫案卷題名，要求簡明、準確揭示卷內科技文件材料的內容。案卷題名的主要內容包括項目名稱、代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱等。3） 編制單位：填寫案卷內文件材料的形成單位或主要責任者。4） 編制日期：填寫案卷內文件材料形成的起止日期。5） 保管期限，填寫其劃定的保管期限，按照國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范執行。6） 密級依14、據保密規定填寫。7） 填寫檔案號。.3 案卷脊背的編制。1） 案卷脊背用150白色書寫紙或g120g牛皮紙（與卷盒同色），書寫（或打印脊背）。2） 案卷脊背內容包括檔案號和案卷題名。.4 卷內目錄的編制1） 順序號：用阿拉伯數字從1起依次標注，裝訂文件以件為單位編順序號，散裝文件（圖紙）以頁為單位編序號。2） 文件材料名稱即文件標題全稱。3） 文件編號：填寫文件的文號或圖樣的圖號。4） 責任者，填寫科技文件直接編制部門或主要責任者。5） 日期、填寫編制科技文件材料的年、月、日。6） 頁次：填寫每份文件材料首頁上標注的頁號。卷內最后一份文件要標注起止頁號。7） 卷內目錄排在案卷內封面之后，科技文15、件材料首頁之前。.5 卷內備考表的編制。1） 卷內備考表要標明卷內科技文件材料的件數、頁數以及立卷人、立卷日期。2） 卷內備考表排列在科技文件尾頁之后。 檔案的排架與保管.1 檔案柜（架）依次從上到下，從左到右的原則進行編號，檔案排架也依據從上到下，從左到右的方法。.2 本室檔案采用分類排架法，不同類別的檔案分別排架，同一類別的檔案按分類號及案卷順序號依次排列。.3 檔案保管應做到“四不”即：不使檔案分散；不使檔案互相混亂；不使檔案丟失與泄密；不使檔案遭到損壞。 檔案的統計.1 檔案的統計工作包括：收進、移出、整理、鑒定、保管和利用情況的統計。.2 根據檔案變動情況，不定期對庫存檔案進案卷數量16、統計。.3 每年進行一次檔案利用率和檔案利用效果統計。 檔案的鑒定.1 對已過保管期限的檔案進行統計、編目。.2 將編制的被鑒定檔案目錄及被鑒定檔案交檔案鑒定小組鑒定。.3 對已鑒定需銷毀的檔案另造“銷毀清冊”，經分管領導批準后進行銷毀。銷毀檔案時，必須注意保密并由檔案室和有關業務部門派人共同監督。 檔案的檢索.1 利用計算機檢索.2 編制檔案案卷目錄（分類目錄）.3 編制檔案“案卷文件級目錄”。.4 根據檔案利用情況編制方便、實用的檔案檢索索引。5 報告與記錄5.1 報告 公司以外的其它人員借閱檔案時，應經主管部門領導同意后方可借閱。 發現借閱人員損壞檔案的現象時，應及時向主管部門領導匯報，17、并進行相應的處理。5.2 記錄 接收檔案材料必須有交接記錄。 調、借、閱檔案材料必須有登記記錄。 安全檢查要有記錄。 年度檔案管理總結應存檔備查。6 檢查與考核6.1 公司不定期組織有關人員對參建單位工程技術資料管理情況進行抽查。6.2 對本辦法中規定的檔案材料不自覺上交且長期占為私有者，每件次扣罰責任部門200元。6.3 不按規定收集整理檔案材料并移交檔案室的，或經催收仍不移交完整資料的，考核責任部門100200元。6.4 重要設備開箱驗收不通知檔案人員收取資料的，考核責任部門100元。6.5 借閱檔案資料超過規定時間，收到催還通知仍不歸還或辦理續借手續的，考核責任部門100元。6.6 檔案資料遺失，每件次考核責任部門200元。6.7 機密檔案材料不按規定收集、整理、利用，違背程序而泄密者，考核責任部門200元，重者依法追究責任人行政和刑事責任。