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1、商業物業管理有限公司行政物資采購流程制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 行政采購制度1.總則1.1目的：為規范優化公司本部及各項目行政物資采購流程，特制定本規章。1.2適用范圍：商管公司本部及各項目管理處1.4意義：采購的意義首先在于保障物資供應，維護運營秩序；其次在于控制成本，節省的成本相當于為公司直接增加了利潤。1.5原則：采購實行5R管理，即合適的供應商、合適的品質、合適的時間、合適的價格、合適的數量，執行成本效益原則、質量原則、進度配合原則、公平競爭原則。2.采購的職責和分類：采購分為兩大職能，即“開發采購2、”(sourcing)和“日常采購”(buyer),具體角色和職能為:2.1由人力行政部承擔“開發采購”的職能，負責制定并優化采購的制度、標準，完善采購流程，建立合格供應商名錄，進行供應商開發、維護、監督、評估、資源整合，以及督導公司行政采購行為的合規性。具體如下：2.1.1進行市場調研，做好新產品、新材料供應商的尋找、資料收集及開發工作；2.1.2對新供應商品質體系狀況（產能、設備、交期、技術、品質等）的評估及認證，保證供應商的優良性；2.1.3與供應商的比價、議價談判工作，確保報價的真實性；2.1.4采購合同的談判，對交貨、付款、質保、合同終止等條件的認定，如發現供應商以次充好等，可解除合3、同等；2.1.5建立合格供應商名錄,并不斷對供應商名錄進行篩查更新；2.1.6對現有供應商名錄中的價格、產能、品質、交貨期的審核工作，以確定原供應商的產品品質及供貨能力；2.1.7審核請購單，及時掌握公司采購需求，跟蹤掌握市場行情變化及品質情況，以期提升產品品質、降低采購成本；2.1.8不定期進行供應商供貨的抽查和項目倉庫的抽查，進行采購流程的合規性管理，檢驗采購合同的執行情況，為公司采購5R提供強有力的保障；2.1.9在與原有供應商合作的同時，積極儲備新供應商體系，并綜合考慮替代用品的可行性，在保證質量的前提下，以更好的降低采購成本，滿足企業在成本、質量、時間、技術等方面的綜合指標。2.2各4、項目承擔項目“日常采購”職能，負責各自日常采購的執行，并根據項目成本預算指標對項目行政采購予以成本管控。由各項目行政專員擔任本項目的“日常采購”，根據業務實際需求，合理安排請購，從現有合格供應商名錄中向相應供應商發出采購訂單，并安排和跟蹤整個物流過程，確保物資按時到達，驗收入庫，處理到貨物資的異常，收貨后合理安排付款。及時聯系供應商或廠商，對日常使用過程中物資予以維修保養。2.3由人力行政部承擔管理本部日常采購，及項目部分未在合格供應商供貨明細中的相關采購。2.4項目日常采購注意事項：2.4.1做好物資采購計劃，根據項目業務需要及合理采購周期，提前申購；2.4.2提升對大型活動物資需求的敏感性5、。項目各條線得知有新客戶入駐、舉行大型活動或外判交接等事宜，應及時通告項目其他條線，便于各條線根據需求提前制定采購計劃，盡量避免緊急采購。同時，項目各條線也需要提升對已知信息的工作敏感度，及時考慮上述活動對自己條線運轉的物資需求，及時申購。3.標準采購流程-SOP(standard operation process)3.1各部門/項目于每月20日前提出申購需求，人力行政部“開發采購”及負責人審核申購部門采購請求，一萬元以下的日常采購由分管領導審批，之前各項目要有全年的日常采購計劃及預算。申購金額在一萬元以上的需最終報公司總經理審批后執行；3.2項目“日常采購”接收采購需求；3.3項目“日常采6、購”從現有合格供應商名錄中選擇對應供應商發出采購單；3.4項目“日常采購”跟催并驗收相關物資，驗貨入庫環節由項目請購部門經辦人、行政專員共同在送貨驗收單上簽字確認。如為項目行政部門申購的物資，則由項目人事或項目負責人指定的專人與行政專員共同在送貨驗收單上簽字確認；3.5項目“日常采購”驗收無誤安排付款，用款申請單必須同時附上a.請購單b.請購人、項目行政專員兩人同時簽字的送貨單c.入庫單，方可請款；3.6項目“日常采購”聯系供應商解決日常使用中的維修保養問題；3.7未在合格供應商供貨名錄中的產品，由“開發采購”詢價；新產品或設備無合格供應商的，由“開發采購”導入新的供應商；3.8人力行政部對項7、目“日常采購”中的供應商供貨進行監督抽查和項目倉庫的抽查，進行采購流程的合規性管理，檢驗采購合同的執行情況；3.9人力行政部牽頭對現有供應商的評估，不定期進行供應商供貨的抽查，清理投訴多、表現差的供應商，并導入新的合格供應商。4.緊急采購管理本部各部門及項目管理處緊急物資采購需使用緊急采購申請單，申購金額500元以下，經部門（項目）經理、人力行政部審批同意后可先行購買，再補辦手續；500元以上2000元以下的應急物資應事先征得人力行政部、分管領導同意后方可購買，并補辦手續；2000元以上的應急物資應事先征得公司總經理同意后方可購買，并補辦手續。緊急采購僅限緊急搶修、臨時增補而無備品備件的物資，8、采購到貨后必須按規定辦理出入庫手續。緊急采購應首先選擇公司現有合格供應商名錄中的相應供應商，超出公司合格供應商名錄的，應選擇大型超市作為供應商。如大型超市亦無此類產品的，“日常采購”應報送人力行政部，由人力行政部應擇優選擇供應商。5.供應商體系管理：5.1由人力行政部負責保安耗材類、保潔耗材類、行政辦公類（含辦公家具、辦公用品、辦公設施、辦公耗材、名片/表單文印、員工制服、綠化租擺及采買等）供應商的考核管理，各品類每半年至一年評估一次，每種品類擇優挑選23家進入合格供應商庫，簽訂相應的采購合同。5.2由人力行政部完善合格供應商名錄，明確供貨明細，避免名錄產品與送貨產品的偏差。具體地，人力行政部將在供貨明細中明確產品品牌、型號、圖片、索樣。對可以進行留樣的物資，由人力行政部統一將樣品配送至項目，對因客觀原因無法留樣的物資，在供貨明細中標明圖片、品牌型號規格等。5.3供方產品/服務出現質量問題，相關部門以“報告”形式向人力行政部報告，人力行政部核定后發出整改要求，若第二次發生而質量未改進的可取消合格供方資格，情況嚴重的應立即停止采購，取消合格供方資格，索賠并直至追究法律責任。6附則6.1本制度自下發之日起執行。6.2本制度由人力行政部負責解釋、變更及修訂。6.3本辦法批準之前實行制度中，有與本制度條款沖突的，以本制度為準。xx工業園區xx商業物業管理有限公司年四月六日