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1、地產(chǎn)集團(tuán)公司工程檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 工程檔案管理制度1. 總則1.1. 根據(jù)建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（gb/t 50328-2001）、建筑工程資料管理規(guī)程（jgj/t 185-2009）、科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（gb/t 11822-2008）等國家標(biāo)準(zhǔn)以及xx集團(tuán)檔案管理制度編寫制定本辦法。1. 2工程施工資料是指在項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種圖紙、表格、文字、音像材料等技術(shù)文件的總稱。它是工程建設(shè)及竣工交付使用的必備條件，也是對工程進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、管理、使用、維護(hù)的依2、據(jù)。2、工程檔案的整理工程資料的歸檔范圍參照xx集團(tuán)工程資料歸檔范圍與保管期限表執(zhí)行。2. 1工程文件的分類及代號如下：2.1.1 前期文件（a）：決策立項(xiàng)文件、建設(shè)用地文件、勘察設(shè)計(jì)文件、開工文件。2.1.2 竣工文件（b）：驗(yàn)收文件、交檔文件、總結(jié)文件。2.1.3 監(jiān)理文件（c）：監(jiān)理管理資料、進(jìn)度控制資料、質(zhì)量控制資料、造價控制資料、合同管理資料、竣工驗(yàn)收資料（過程驗(yàn)收）。如進(jìn)度、質(zhì)量、造價、合同管理等文件較少，可合并為監(jiān)理工作記錄。2.1.4 施工文件（d）：施工管理、技術(shù)及驗(yàn)收資料（過程驗(yàn)收），施工測量記錄，施工物資資料，施工記錄，施工試驗(yàn)記錄及檢測報告，施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄。2.1.53、 竣工圖（e）：建筑、結(jié)構(gòu)（鋼結(jié)構(gòu)）、外立面裝修（幕墻）、給排水及采暖、建筑電氣、智能化系統(tǒng)、通風(fēng)與空調(diào)、室外給排水、室外供熱供氣供電及照明線路、室外道路、綠化景觀、消防、節(jié)能環(huán)保等。2.1.6 成本文件（f）：招標(biāo)文件及附件、中標(biāo)文件及附件、中標(biāo)通知書；結(jié)算報告、結(jié)算審批文件、現(xiàn)場簽證；與建設(shè)工程相關(guān)的總包、分包、施工、勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、技術(shù)服務(wù)、委托、大件物料采購等雙方或三方協(xié)議等。2.2 檔號2.2.1 檔號由項(xiàng)目代碼、項(xiàng)目順序號、分類號、案卷號構(gòu)成，中間用“-”隔開。2.2.2 項(xiàng)目代碼由集團(tuán)統(tǒng)一發(fā)放。2.2.3 類別號填寫工程資料類別代碼。2.2.4 案卷號填寫工程資料案卷順序號。 4、案卷號類別號項(xiàng)目代碼+項(xiàng)目順序號2.3 組卷的原則及方法2.3.1 工程檔案中前期文件、竣工文件以“件”為單位進(jìn)行整理，監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖以“卷”為單位進(jìn)行整理，成本文件按照成本部業(yè)務(wù)分類進(jìn)行組卷。2.3.2 一個建設(shè)項(xiàng)目由多個單項(xiàng)工程組成時，工程文件應(yīng)按單項(xiàng)工程組卷。2.3.3 工程檔案的案卷厚度一般小于40mm。2.3.4 案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。2.3.5 前期文件、竣工文件、竣工圖的每份文件或圖紙?jiān)谟疑辖强瞻滋幖由w檔號章，檔號章內(nèi)容為檔號、序號。檔號章2.3.6 施工文件的整理步驟2.3.6.1 按單項(xiàng)工程劃分：商業(yè)、寫字樓、酒店、公寓、住宅樓等獨(dú)立5、發(fā)揮生產(chǎn)能力或效益的工程（建筑）。2.3.6.2 單項(xiàng)工程下按分部工程劃分：基礎(chǔ)工程、主體結(jié)構(gòu)工程、建筑屋面工程、建筑裝飾裝修工程、給排水與采暖工程、建筑電氣工程、智能建筑工程、通風(fēng)與空調(diào)工程、電梯工程、室外及景觀工程、幕墻工程、消防工程、節(jié)能環(huán)保工程等分部工程。2.3.6.3 每個分部工程下按照施工管理技術(shù)及驗(yàn)收資料、施工測量記錄、施工物資資料、施工記錄、施工試驗(yàn)記錄及檢測報告、施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄等分別組卷。2.3.7 室外工程應(yīng)按室外建筑環(huán)境、室外安裝工程單獨(dú)組卷。2.3.8 如一個建設(shè)項(xiàng)目共用施工組織設(shè)計(jì)、圖紙會審記錄、設(shè)計(jì)變更、產(chǎn)品質(zhì)量證明文件時，可按建設(shè)項(xiàng)目組卷。2.3.9 各單項(xiàng)建筑6、地下室為相互連通的，地下室工程可單獨(dú)組卷。2.3.10 竣工圖可按設(shè)計(jì)單位提供的施工圖專業(yè)序列組卷。竣工圖電子版按單項(xiàng)工程、專業(yè)刻制只讀光盤保存。2.3.11 膠裝成冊的文件可不拆卷，視作一件保存。2.4 排列2.4.1 文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)、時間順序排列。2.4.2 圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。2.4.3 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。2.5 編目2.5.1 頁號的編寫2.5.1.1案卷內(nèi)文件材料有圖文的頁面均應(yīng)編寫頁號。單面書寫的文件材料，在其右下角編寫。雙面書寫的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫。2.5.1.2 不拆卷的成套文件，有原始頁號7、的可不用重新編寫。如與其他文件材料組成一卷的，應(yīng)排列在最后，看成一份文件填寫卷內(nèi)文件目錄，并在備注中注明頁數(shù)。2.5.1.3 竣工圖應(yīng)在圖紙右下角或標(biāo)題欄下編寫頁號。2.5.1.4 案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編寫頁號。2.5.1.5 以“件”為單位整理的工程文件，按件編寫頁號；以“卷”為單位整理的工程文件，按卷編寫頁號。2.5.1.6 無特殊要求，頁號一般編寫在文件右下角空白處。如文件右下角有內(nèi)容，頁號位置可適當(dāng)左移。2.5.1.7 頁號應(yīng)采用耐久材料編寫，如油墨號碼機(jī)、碳素墨水、黑色簽字筆等。2.5.2 案卷封面的編制案卷封面應(yīng)與文件材料一起裝訂，裝入檔案盒。案卷封面應(yīng)包含案卷題名、編制單8、位、技術(shù)負(fù)責(zé)人、起止日期、保管期限、檔號等內(nèi)容。2.5.2.1 案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，主要包括項(xiàng)目名稱或代字、代號及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱等，案卷題名一般由立卷人擬寫。2.5.2.2 編制單位應(yīng)填寫負(fù)責(zé)文件材料組卷的單位。2.5.2.3 技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)填寫項(xiàng)目技術(shù)總工程師的姓名。2.5.2.4 起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)第一件與最后一件文件材料的形成日期。日期填寫8位阿拉伯?dāng)?shù)字，中間用“-”隔開，例如20110613-20130630。2.5.2.5 保管期限應(yīng)根據(jù)要求填寫永久或長期。2.5.3 案卷目錄的編制案卷目錄由序號、檔號、編制單位、案卷題名、起止日期、總頁數(shù)、備注組成，并9、按照案卷號順序排列的目錄。2.5.3.1 序號應(yīng)填寫案卷排列順序號。2.5.3.3 編制單位應(yīng)填寫負(fù)責(zé)文件材料組卷的單位。2.5.3.4 案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，主要包篇二：工程項(xiàng)目檔案管理制度工程項(xiàng)目檔案管理制度一、目的為規(guī)范公司的工程項(xiàng)目檔案管理，防范與控制合同風(fēng)險，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。二、工程項(xiàng)目檔案歸檔范圍本規(guī)定所指工程項(xiàng)目檔案是指過去和現(xiàn)在，公司在工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、實(shí)施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其主要包括：中標(biāo)通知書，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預(yù)（結(jié)）算10、書，工程設(shè)計(jì)圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報告，施工記錄驗(yàn)收報告，竣工報告等。三、資料員及其職責(zé)部門經(jīng)理指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員），資料員負(fù)責(zé)檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱、交接等工作。其主要職責(zé)包括：1、收集、整理、立卷和歸檔工程項(xiàng)目的檔案材料；2、檔案材料的保管；3、檔案材料的查借閱、催還；4、項(xiàng)目結(jié)束后與綜合部相關(guān)負(fù)責(zé)人完成檔案資料的交接。四、檔案的立卷、收集、整理1、以工程項(xiàng)目為單位，分別立卷，一項(xiàng)目一卷。2、在工程項(xiàng)目的招投標(biāo)階段開始立卷，收集該項(xiàng)目有關(guān)資料歸檔管理。3、各項(xiàng)目的職能人員應(yīng)將在工作11、過程中形成的文件資料進(jìn)行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交清單上進(jìn)行登記。4、在檔案的首頁設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。5、在檔案的次頁設(shè)“合同概要”、“主要事件備要”，主要內(nèi)容包括：合同標(biāo)的價金，對方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應(yīng)收工程款記錄等，該項(xiàng)工作由資料員負(fù)責(zé)，項(xiàng)目職能人員配合。五、檔案的管理1、對工程項(xiàng)目檔案系統(tǒng)排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。2、每月對檔案進(jìn)行一次清理。3、清除不必要保存的材料。4、對破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。六、檔案要求1、文件必須為原件、正文，符合12、文件格式。2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當(dāng)管理。3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。七、檔案的保管1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。2、所有檔案應(yīng)專柜存放，加鎖。3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。八、檔案的查借閱1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫好查閱登記表方可查閱。2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。3、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告項(xiàng)目經(jīng)理及時處理。九、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀(jì)處分，13、若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。2、擅自向外界提供、抄摘檔案。3、涂改、偽造檔案。4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級借閱。附件一工程技術(shù)資料參考目錄1、開工報告、施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄2、圖紙會審紀(jì)要、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄3、施工組織設(shè)計(jì)(施工措施)4、技術(shù)交底、技術(shù)復(fù)核5、工程定位測量、放線記錄、復(fù)核記錄6、原材料出廠合格證及進(jìn)場檢(試)驗(yàn)報告（鋼筋、水泥、磚、防水材料等）7、施工試驗(yàn)報告及見證檢測報告8、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、基槽驗(yàn)收記錄9、施工記錄10、預(yù)制構(gòu)件、預(yù)拌混凝土合格證11、地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄及抽樣14、檢測資料12、檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄13、單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄14、施工日志、地質(zhì)勘察報告15、土壤(素土、灰土)干密度試驗(yàn)報告（回填土試驗(yàn)報告）16、砂漿配合比通知單17、砂漿(試塊)抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報告及評定18、混凝土配合比通知單19、混凝土(試塊) 抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報告及評定（同條件養(yǎng)護(hù)混凝土試塊強(qiáng)度報告匯總及測溫記錄）20、商品混凝土出廠合格證、復(fù)試報告21、鋼筋接頭(焊接)試驗(yàn)報告，焊條（劑）合格證22、水池滿水試驗(yàn)記錄23、建筑物沉降觀測記錄24、結(jié)構(gòu)吊裝記錄25、現(xiàn)場施工預(yù)應(yīng)力記錄26、工程質(zhì)量事故處理記錄27、管道、配件出廠合格證及進(jìn)場檢（試）驗(yàn)報告28、管15、道、設(shè)備強(qiáng)度試驗(yàn)、嚴(yán)密性試驗(yàn)記錄29、系統(tǒng)清洗、灌水、通水、通球試驗(yàn)記錄30、進(jìn)場電器材料、設(shè)備出廠合格證及試驗(yàn)報告）31、設(shè)備調(diào)試記錄、接地、絕緣、電阻測試記錄32、暖氣管道、散熱器壓力試驗(yàn)記錄33、單位(子單位)工程質(zhì)量控制資料核查記錄34、單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄35、單位(子單位)工程安全和功能檢驗(yàn)資料核查及功能抽查記錄36、單位(子單位)工程觀感抽查記錄37、竣工驗(yàn)收報告38、竣工驗(yàn)收證書上述資料目錄供各施工單位（項(xiàng)目部）參考使用附件二案卷封面式樣施工技術(shù)資料檔 案 號：共卷 第卷工程名稱： 編制單位： 編制日期：篇三：建設(shè)工程檔案管理制度建設(shè)工程檔案管理制度為規(guī)范公司工程16、檔案管理工作，根據(jù)國家、地方工程檔案管理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我司的特點(diǎn)，制定本制度。一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求 （一）工程檔案的歸檔范圍對于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動，記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀，具有保存價值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。（詳附件一）（二）歸檔文件的要求1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。 4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用a4規(guī)格歸檔。 二、工程檔案的管理機(jī)構(gòu) 各工程部設(shè)資料員，主要負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗(yàn)收過程中工程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝17、訂、檔案預(yù)驗(yàn)收及移交。三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計(jì)（一）工程檔案的收集文件形成后，文件形成責(zé)任人（經(jīng)手人）必須于當(dāng)天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當(dāng)天登記入盒。（二）工程檔案的整理 按照單位工程分部、分項(xiàng)工程及文件形成的時間先后順序進(jìn)行分類排列。（三）工程檔案的立卷1、工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件五部分。2、工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。 3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。 4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。 5、竣工圖按專業(yè)組卷。6、竣工驗(yàn)收文件按單位工程組卷。 （四）工程檔案的編目118、每卷單獨(dú)編號，頁號從“1”開始，案卷不宜超過30mm;頁號編寫在單頁右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。2、卷內(nèi)目錄：“序號”以一份文件為單位，“責(zé)任者”填文件的直接形成單位和個人，有多個責(zé)任者的，選擇兩個主要責(zé)任者，其余用“等”代替。“文件編號”填寫工程文件原有的文號或圖號;“文件題名”填寫文件標(biāo)題的名稱。“日期”填寫文件形成的日期。未按要求編目的，每項(xiàng)扣罰部門資料員5元。 （五）工程檔案的裝訂（六）工程檔案的歸檔1、單位工程竣工驗(yàn)收完成后30日內(nèi)，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時歸檔的扣罰部門資料員5元。（七）工程竣工檔案移交工程竣工驗(yàn)收19、完成后60日內(nèi)，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時辦理移交的，扣罰部門資料員5元。（八）工程檔案的索引工程代號由集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)定，檔號由工程檔案中心根據(jù)工程代號填寫。工程代號 如金碧花園首期為1.1樓盤代號 如金碧花園代號為1（九）工程檔案的保管工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng)，保證工程檔案不被腐蝕。（十）工程檔案的統(tǒng)計(jì)工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時催促借閱到期文件的歸還。四、工程檔案保管期限保管期限分為永久、長期、短期（具體詳附件一） 1、永久：是指工程檔案需永久保存。2、長期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。 3、短期：是指工程檔案保存20年以下。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長。 五、工程檔案密級密級分為機(jī)密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件，應(yīng)以高密級為本卷密級。工程準(zhǔn)備階段文件為機(jī)密級，監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件為秘密級。六、工程檔案的借閱及銷毀按照集團(tuán)公司檔案管理制度執(zhí)行。本制度由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)考核部門資料員，工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。