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1、地產(chǎn)集團(tuán)及子公司工程檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 1. 目的統(tǒng)一集團(tuán)及項(xiàng)目子公司項(xiàng)目工程的文件歸檔, 便于文件檢索及工作交接，明確項(xiàng)目完工后移交資料內(nèi)容，完善文件責(zé)任制度。2. 范圍適用于集團(tuán)公司工程管理及子公司工程管理。3. 職責(zé)3.1 本部門集團(tuán)公司對口部門負(fù)責(zé)編制、修訂和解釋，子公司工程部負(fù)責(zé)實(shí)施。3.2 相關(guān)部門 集團(tuán)公司對口相關(guān)部門負(fù)責(zé)補(bǔ)充，子公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)配合實(shí)施。4. 內(nèi)容要點(diǎn)一4.1 文件的歸檔分類:A冊：公司管理規(guī)范：蘇州市XX公司工程管理控制文件（A1） 工程部職責(zé)及人員架構(gòu)表（2、A2）B冊：合同文件：施工合同文件（B1） 監(jiān)理合同文件（B2） 材料采購合同文件（B3） 合同登記匯總表（B4） 施工合同臺帳（B5）C冊：公司內(nèi)部來往文件: 發(fā)文：（C1） 收文：（C2）D冊：監(jiān)理公司往來文件 監(jiān)理人員登記表及證明資料（D1） 監(jiān)理規(guī)劃（D2） 監(jiān)理細(xì)則（D3） 監(jiān)理例會(huì)紀(jì)要（D4） 監(jiān)理備忘錄及專題報(bào)告（D5） 監(jiān)理月報(bào)及審核意見（D6） 發(fā)監(jiān)理單位文件（D7）E冊：與施工單位來往文件 施工組織設(shè)計(jì)（E1） 施工方案（E2） 工程聯(lián)系單（E3）F冊：設(shè)計(jì)變更和工程簽證 設(shè)計(jì)變更（F1） 技術(shù)核定單（F2） 工程簽證（F3）G冊：計(jì)劃管理 總進(jìn)度控制計(jì)劃（G1） 施工圖紙3、交付計(jì)劃（G2） 甲供材料進(jìn)場計(jì)劃（G3） 總進(jìn)度計(jì)劃（施工單位）（G4） 月計(jì)劃（施工單位）（G5） 周計(jì)劃（施工單位）（G6）H冊：作業(yè)指導(dǎo)書 工程管理指導(dǎo)書（H1） 成本管理指導(dǎo)書（H2）冊：材料設(shè)備管理 封樣登記一覽表（I1） 收（調(diào)）料單（I2） 設(shè)備調(diào)試驗(yàn)收記錄（I3）J冊：進(jìn)度款支付 工程付款臺帳（J1） 扣款通知單（J2） 獎(jiǎng)/罰款通知單（J3）K冊：會(huì)議紀(jì)要 公司每月工程例會(huì)紀(jì)要（K1） 公司現(xiàn)場工作協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要（K2） 甲方召集專題會(huì)議紀(jì)要（K3）L冊：后勤管理 考勤表（L1） 工程部固定資產(chǎn)登記表（L2） 其他文件（L3）4.2 目錄、標(biāo)簽管理1) 文件索引目錄：工程部文件4、按上述方法進(jìn)行分類，每個(gè)文件夾須有文件卷目總索引、文件卷索引表、文件目錄表此三級索引表，以便對歸檔文件進(jìn)行檢索。文件卷目總索引表列明歸檔文件各卷目編號及名稱，貼于文件夾外，以便于檢索；文件卷索引表列明本卷歸檔文件的分類及名目；文件目錄表作為質(zhì)量記錄、文件的最終目錄，在文件歸檔時(shí)進(jìn)行登錄，須列明文件的編號、主題及歸檔時(shí)間。2) 文件夾標(biāo)簽：文件須以文件夾分類存放，文件夾側(cè)面以標(biāo)簽進(jìn)行標(biāo)識。標(biāo)簽上須標(biāo)明項(xiàng)目名稱、卷目名稱及卷目編號。各文件夾按卷目編號進(jìn)行排放。3) 移交公司文件：工程完工后在工程部撤消時(shí)，工程部需將上述十二冊內(nèi)容移交工程部。一5. 內(nèi)容要點(diǎn)二5.1 檔案系統(tǒng)管理檔案管理主要功能是完5、成檔案管理部門的各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)，主要包括檔案賬目管理、檔案整編、檔案降解密、檔案鑒定、檔案移交、信息發(fā)布、檔案維護(hù)。檔案整編：可完成輸入檔案帳目的藍(lán)圖部分；帳目管理：可完成檔案帳目的查詢、編輯、導(dǎo)入、導(dǎo)出；檔案鑒定：可完成發(fā)鑒定申請單、鑒定登記：檔案降解密：可完成發(fā)降解密申請單、降解密登記；檔案移交：可完成發(fā)移交申請單、移交登記：公告欄：可完成制作和瀏覽信息公告欄；檔案維護(hù)：檔案管理人員可在此編輯已存檔的檔案5.2 檔案過程管理1) 保證庫存檔案完整、準(zhǔn)確、有序并方便、有效地提供利用是檔案管理過程的主要管理作用。檔案管理員可以利用它對庫存檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，如檔案的整理編輯、組卷、檔案賬目、檢索工6、具、報(bào)表定制、報(bào)表數(shù)據(jù)生成、檔案日常管理統(tǒng)計(jì)、檔案鑒定、保密檔案的降解密、檔案移交、檔案信息的組織與發(fā)布等。本過程應(yīng)包括檔案管理過程中所涉及到的全部管理工具。檔案管理過程要完成以下六項(xiàng)工作：1)對庫存檔案進(jìn)行整理編排、組卷；2)檔案目錄及檢索工具的維護(hù)管理；3)定制報(bào)表、生成報(bào)表數(shù)據(jù)；4)檔案日常管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)；5)檔案鑒定、保密檔案降解密、檔案移交等；6)檔案信息的組編與發(fā)布。2) 檔案利用過程:檔案利用是檔案管理的主要目的之一，系統(tǒng)應(yīng)向用戶提供能安全、有效、方便、靈活使用檔案的工具，如電子檔案的查詢、瀏覽、在線檔案的下載、實(shí)物檔案借閱，催還、歸還管理、利用檔案目錄進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)、檔案的修改與復(fù)7、制、對外發(fā)圖管理等。用戶可以在權(quán)限允許的情況下按自己的需求使用系統(tǒng)提供的工具進(jìn)行利用檔案的操作。檔案利用過程要完成以下六項(xiàng)工作：1)電子檔案的查詢、瀏覽；2)在線檔案的下載管理；3)實(shí)物檔案的借閱、催還、歸還；4)利用檔案帳目進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)；5)檔案的修改與復(fù)制；6)對外發(fā)圖管理。6. 時(shí)間節(jié)點(diǎn)1) 鑒定就是運(yùn)用科學(xué)手段，對房地產(chǎn)檔案資料的真?zhèn)魏屠脙r(jià)值進(jìn)行鑒別，而后確定其保存期限和保管方式。比如，對有價(jià)值的檔案資料應(yīng)長期保存，對價(jià)值重大的檔案資料需永久性保存，而對短時(shí)間內(nèi)有利用價(jià)值的2) 檔案資料可列為短期保存，對沒有保存價(jià)值的檔案資料則可以銷毀。所以，鑒定工作是房地產(chǎn)檔案管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)8、，對檔案資料合理保存極為重要。只有定性定準(zhǔn)了，才便于檔案資源的保存和利用，并采取相應(yīng)的措施來延長其壽命。3) 開發(fā)和利用，開發(fā)房地產(chǎn)檔案資源的目的在于利用，最大限度發(fā)揮檔案資源的功效，既是檔案管理的出發(fā)點(diǎn)，也是其落腳點(diǎn)。檔案資源的利用率越高，說明其保存的價(jià)值就越大。為便于檔案資料的查找和利用，需要對庫存的檔案信息資源加以科學(xué)編排，把檔案中具有檢索意義的特征標(biāo)識出來，使其形成檢索工具，為政府管理部門和社會(huì)各界提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。7. 獎(jiǎng)懲房地產(chǎn)工程檔案資源所涉及的主要內(nèi)容房地產(chǎn)檔案建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，它涉及檔案管理的方方面面，整理則是對收集上來的第一手資料進(jìn)行歸類處理，使其由龐雜化變?yōu)槌绦蚧瑥拇仲|(zhì)狀態(tài)轉(zhuǎn)為優(yōu)質(zhì)狀態(tài)。對檔案的重要性要有一定的認(rèn)識，確保公司檔案的機(jī)密性。