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1、地產(chǎn)集團項目工程設(shè)計檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的為加強檔案管理，保存好工程設(shè)計全過程的檔案資料，根據(jù)中華人民共和國檔案法和國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，特制訂本規(guī)定。2 適用范圍本規(guī)定適用于本公司的所有項目工程設(shè)計的文件和資料的歸檔。3 職責辦公室負責歸口管理檔案資料工作，具體由檔案資料管理人員實施。項目負責人負責將與本工程有關(guān)的需歸檔的資料歸檔。4 管理內(nèi)容與要求4.1 工程設(shè)計歸檔內(nèi)容與要求4.1.1 工程設(shè)計的文件、資料和記錄應及時按照規(guī)定收集、整理和歸檔。4.1.2 工程設(shè)計檔案2、按設(shè)計階段歸檔，設(shè)計階段一般可分為規(guī)劃、方案設(shè)計、初步設(shè)計和施工圖設(shè)計。4.1.3 工程設(shè)計在規(guī)劃、方案設(shè)計階段完成后，下述文件必須歸檔：a) 主管部門的批準文件；b) 設(shè)計任務書或招標書、中標通知書；c) 規(guī)劃部門批準的用地范圍（用地許可證）及紅線圖；d) 規(guī)劃/方案設(shè)計產(chǎn)品文件；e) 項目管理體系中有歸檔要求的項目記錄；f) 其他有關(guān)文件。4.1.4 工程設(shè)計在初步設(shè)計階段完成后，下述文件必須歸檔：a) 主管部門的方案批準文件；b) 公司對方案的修改意見；c) 初步設(shè)計審批意見書；d) 初步設(shè)計產(chǎn)品文件；e) 概算文件；f) 項目管理體系中有歸檔要求的項目記錄；g) 其他有關(guān)文件。4.1.3、5工程設(shè)計在施工圖設(shè)計階段完成后，下述文件必須歸檔：a) 主管部門的初步設(shè)計批準文件；b) 規(guī)劃、抗震、消防、環(huán)保、交通、衛(wèi)生、供電、環(huán)衛(wèi)、水、燃氣、電話、人防等部門的審核單；c) 地質(zhì)勘察報告；d) 施工圖設(shè)計產(chǎn)品文件；e) 預算文件（如合同中包含預算內(nèi)容時）；f) 項目管理體系中有歸檔要求的項目記錄；g) 其他有關(guān)文件。4.1.6 歸檔文件必須完整，字跡清晰；不得使用鉛筆、圓珠筆等字跡不牢固的書寫工具書寫，亦不得使用涂改液；各級責任者應簽署齊全。4.2 工程設(shè)計歸檔程序4.2.1 工程完成后二個月內(nèi)，設(shè)計項目負責人應將歸檔的文件資料及時收集齊全，圖形文件需分專業(yè)及子項刻成光盤，并填寫設(shè)計文4、件歸檔目錄單（格式見附錄A、B、C）后交檔案資料管理人員存檔。4.2.2 檔案資料管理人員接到檔案材料時，應清點檢查檔案材料的完整性，查證后在設(shè)計文件歸檔目錄單上簽字確認。如有不符合歸檔要求的歸檔文件，應要求有關(guān)人員限期改正，改正后才能歸檔。4.2.3 檔案資料管理人員在收到歸檔的文件后一個月內(nèi)，應對工程設(shè)計圖紙和文字材料進行分類整理編目，編制檔號，裝訂成冊，登錄入庫。4.2.4 不符合歸檔要求的工程項目，由檔案資料管理人員通知總師室和經(jīng)營管理科，該工程項目按未完成處理。4.2.5 設(shè)計文件歸檔后，在施工過程中發(fā)生設(shè)計更改時，所形成的有關(guān)文件均應及時補充歸檔。4.3 工程設(shè)計檔案保存期限 根據(jù)5、工程設(shè)計檔案文件保存的不同需要，工程設(shè)計檔案文件的保存期限分為永久保存、長期保存。其中長期保存期為1550年。4.3.2 工程設(shè)計檔案文件的保存期限按下表執(zhí)行：序歸 檔 文 件保存期限1項目批準文件長期2設(shè)計合同或設(shè)計任務委托書永久3規(guī)劃部門批準的用地范圍和紅線圖長期4方案設(shè)計審批意見長期5初步設(shè)計批復文件長期6消防、環(huán)保、交通、供電、供水、燃氣等部門審核單長期7工程地質(zhì)勘察報告永久8施工交底記錄長期9方案設(shè)計、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計圖紙和計算書（包括電算資料）永久10概/預算書長期11有關(guān)的測試資料長期12設(shè)計修改通知單永久13施工技術(shù)核定單永久14工程來往文件長期15質(zhì)量事故情況及處理報告長6、期16工程施工驗收材料永久17項目管理體系其他運行記錄長期18工程總結(jié)及優(yōu)秀項目申報材料（適用時）長期4.3.3 工程設(shè)計檔案的保存期限，應在檔案材料編制形成，且歸檔后的次年第一個月算起。分期分批歸檔的，以最后一批檔案材料的編制和歸檔時間為準。4.4 工程設(shè)計檔案的貯存、保護和處置 檔案管理人員要做好檔案的貯存和保護工作，包括檔案資料的防丟失、防火、防潮、防霉等工作。要每天觀察和記錄庫房的溫度、濕度情況，并對不適宜的溫濕度采取措施予以調(diào)整。4.4.2 本公司工作人員需要查閱檔案資料，應辦理調(diào)閱手續(xù)，需經(jīng)總師室同意并簽字。4.4.3 已過保存期限或作廢的檔案，應按照項目記錄管理制度中第4.5節(jié)的7、規(guī)定進行鑒定，并造具清冊，即檔案文件銷毀記錄（格式見附錄E），經(jīng)董事長批準后，由檔案管理人員會同監(jiān)銷人予以銷毀，并共同在銷毀記錄上簽署。5 記錄咨詢報告/規(guī)劃/方案設(shè)計文件歸檔目錄單初步設(shè)計文件歸檔目錄單施工圖設(shè)計文件第一次歸檔目錄單施工圖設(shè)計文件第一次歸檔目錄單（續(xù)頁）施工圖設(shè)計文件第二次歸檔目錄單檔案文件銷毀記錄附錄A和融集團HE RONG咨詢報告/規(guī)劃/方案設(shè)計文件歸檔目錄單工程編號： 歸檔日期：頁 次： /工程名稱序設(shè) 計 文 件 名 稱數(shù) 量備 注1主管部門的任務批準文件2設(shè)計任務書或招標書3規(guī)劃部門批準的用地范圍及紅線圖4規(guī)劃設(shè)計要求通知單5規(guī)劃/方案設(shè)計文本6設(shè)計文件/圖紙內(nèi)審記8、錄7其他項目管理體系運行記錄8其他有關(guān)文件9咨詢報告文件10111213141516光盤存檔：光盤刻錄人/日期總師審核意見：總工程師/日期歸檔情況：項目負責人/日期檔案驗收人/日期附錄B和融集團HE RONG初步設(shè)計文件歸檔目錄單工程編號： 歸檔日期：頁 次： /工程名稱序設(shè) 計 文 件 名 稱數(shù) 量備 注1主管部門的方案批準文件2公司對方案的修改意見3交通、環(huán)保、綠化、抗震等審批意見、4初步設(shè)計文本5初步設(shè)計圖紙A0A1A2A3A4建筑專業(yè)結(jié)構(gòu)專業(yè)給排水專業(yè)電氣專業(yè)暖通專業(yè)6概算文件7設(shè)計文件/圖紙內(nèi)審記錄8其他項目管理體系運行記錄9其他有關(guān)文件10光盤存檔：光盤刻錄人/日期總師審核意見：總9、工程師/日期歸檔情況：項目負責人/日期檔案驗收人/日期附錄C和融集團HE RONG施工圖設(shè)計文件第一次歸檔目錄單（首頁）工程編號： 歸檔日期：頁 次： /工程名稱設(shè) 計 文 件 名 稱數(shù) 量備 注立項批文1. 主管部門的任務批準文件2.選址意見書3.規(guī)劃部門批準的用地范圍（用地許可證）4.撥地位址的紅線圖5.設(shè)計任務書（委托書）設(shè)計文件6.中標通知書7.周圍地下管線圖8.建筑物座標圖初步設(shè)計批文9.主管部門批準的初步設(shè)計文件有關(guān)部門規(guī) 劃消 防環(huán) 衛(wèi)抗 震供 電環(huán) 保交 通上 水衛(wèi) 生電 話煤 氣人 防園 林工 務街 道資料10.地質(zhì)詳勘報告11.必要專業(yè)技術(shù)性審批或協(xié)議文件12.有關(guān)的測試資10、料光盤存檔：光盤刻錄人/日期總師審核意見：總工程師/日期歸檔情況：項目負責人/日期檔案驗收人/日期附錄C和融集團HE RONG施工圖設(shè)計文件第一次歸檔目錄單（續(xù)頁）工程編號： 歸檔日期：頁 次： /工程名稱設(shè) 計 文 件 名 稱數(shù) 量備 注全套施工圖A0A1A2A3A4自然張數(shù)折A1建 筑結(jié) 構(gòu)給排水電 氣暖 通設(shè)計文件圖紙內(nèi)審記錄單專 業(yè)建 筑結(jié) 構(gòu)給排水燃 氣電 氣弱 電暖 通概 算預 算張 數(shù)審圖公司蓋章藍圖附錄D和融集團HE RONG施工圖設(shè)計文件第二次歸檔目錄單工程編號： 歸檔日期：頁 次： /工程名稱設(shè) 計 文 件 名 稱數(shù) 量備 注設(shè)計修改圖張數(shù)A0A1A2A3A4自然張數(shù)折A111、建 筑結(jié) 構(gòu)給排水電 氣暖 通質(zhì)量跟蹤表單1.施工交底會紀要2.工作聯(lián)系單3.主要技術(shù)核定單4.施工現(xiàn)場匯報單5.消防審核通過單6.沉降觀察記錄7.驗槽與樁基證明8.有關(guān)的測試資料9.分項驗收證明10.驗收報告（合格證明書）項目技術(shù)參數(shù)建筑面積層數(shù)基礎(chǔ)形式建筑性質(zhì)沉降值結(jié)構(gòu)類型工程總造價傾斜率單方造價單體建筑物長度每平方米樁基混凝土用量單體建筑物高度抗震是否超限光盤存檔： 光盤刻錄人/日期總師審核意見： 總工程師/日期歸檔情況：項目負責人/日期檔案驗收日/日期附錄E和融集團HE RONG檔 案 文 件 銷 毀 記 錄編 號： 日 期：頁 次： /序檔 案 文 件 名 稱數(shù)量備 注1234567891011121314151617審批意見： 董事長/日期：以上文件均已于 年 月 日銷毀。 監(jiān)銷人/日期： 檔案管理人員/日期：