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1、市政園林建設公司文件管理制度附收文登記簿編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 范圍本制度適用于公司各部門（項目部）。本制度主要包括行文格式、收發(fā)文流程、文件呈報、文件歸檔、保密等內(nèi)容。2 定義本制度中文件指公司與其他單位、公司對部門（項目部）、部門（項目部）對公司、部門（項目部）對部門（項目部）所發(fā)的各類公文，形式包括：決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等。3 職責3.1 總經(jīng)理辦公室3.1.1 負責以公司名義對內(nèi)文件的擬定，對外文件的編號、收發(fā)、登記、稽催和存檔；3.1.2 負責各部門（項目部）2、起草文件格式的審核及文件管理的監(jiān)督實施；3.1.3 負責本制度的修訂與完善。3.2 各部門（項目部）負責本部門（項目部）文件的擬稿、收發(fā)、登記和存檔。4 制度4.1 行文格式4.1.1 公司制度（辦法）行文格式具體規(guī)范詳見附件14.1.2 其他文件行文格式按照收發(fā)文單位的等級劃分，公文分為上行文、平行文和下行文三種格式。4.1.2.2 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送（報）機關、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。參照國家行政機關公文格式并結合公司實際，具體格式為：1）秘密等級和保密期限。3、涉及公司秘密的公文應按密級劃分規(guī)定，標明密級和保密期限。其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。涉密文件應在文件首頁右上角加蓋“絕密”或“機密”字樣印章。2）緊急程度。緊急公文應當根據(jù)緊急程度、時限要求，標明“特急”、“急件”。3）發(fā)文部門。公司發(fā)文一般為市政園林建設集團有限公司或市政園林建設集團有限公司總經(jīng)理辦公室，除人事任免、對外請示、報告等文件之外，一般采用后者。4）發(fā)文字號。發(fā)文字號應當包括部門代字、年份、序號。即：“青發(fā)”或“青辦發(fā)”，例如：青發(fā)201001號、青辦發(fā)201001號。5）簽發(fā)人。上行公文應當注明簽發(fā)人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式。4、6）標題。公文標題應準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標明公文種類。例如：“關于的通知”、“關于的請示”。7）主送部門。主送部門指公文的主要受理部門，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。8）附件。公文如有附件，應當標明附件順序和名稱。附件應與公文正文一起裝訂。凡屬批轉、轉發(fā)、印發(fā)性公文，其名稱及內(nèi)容作為正文部分附后。9）印章。公文除“會議紀要”外，應加蓋發(fā)文機關印章。印章與正文必須同處一面。網(wǎng)上傳輸?shù)奈募由w印章的頁面應掃描后傳輸。10）成文日期。公文的成文日期，以負責人簽發(fā)的日期為準。11）附注。公文如有附注（需說明的其他事項），應當加括號標注。12）主題詞。公文應當標主題詞，上報公文應按照上5、級部門的要求標注主題詞。13）抄送（報）部門。抄送（報）部門指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關。抄送（報）機關應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，依黨、政、軍、群次序排列。14）印發(fā)機關、印發(fā)日期。印發(fā)機關、印發(fā)日期列抄送機關之下，印發(fā)日期以公文付印日期為準。4.2 行文規(guī)則4.2.1 上行文范圍為政府相關部門；平行文為公司內(nèi)平級單位或其他業(yè)務相關單位；下行文范圍為部門、項目部。對外行文視具體情況而定。4.2.2 “請示”應當一文一事，不同事項分別行文；“報告”為呈報上級機關文件，上級機關不一定做出明確答復，其中不得夾帶請示事項。 文件內(nèi)容應確保情況確實，觀點明確，結構嚴謹，條理清楚，字6、詞規(guī)范，篇幅力求簡練。4.3 發(fā)文流程 擬稿人應根據(jù)事件的客觀事實，按照本制度相關行文格式規(guī)定擬定文件，并填寫制發(fā)文件審批單中相關內(nèi)容。4.3.2 如有需要，由與擬發(fā)文內(nèi)容相關的領導、部門進行聯(lián)簽。4.3.3 總經(jīng)理辦公室主任針對以下方面對文件進行審核，并簽署意見。4.3.3.1 行文。是否確需行文，以何種名義行文。4.3.3.2 內(nèi)容。審查文件是否觀點明確、符合實際、切實可行。4.3.3.3 政策法規(guī)。是否符合國家有關方針、政策、法律、法規(guī)，與上級政策、規(guī)定有無沖突。4.3.3.4 文字。語言、標點是否準確無誤，高度精煉。4.3.3.5 體例格式。審查擬定的文種、標題、主動單位、抄送單位、密7、級、緊急程度、主題詞等，是否符合規(guī)定。4.3.4 總經(jīng)理簽發(fā)。4.3.5 總經(jīng)理辦公室對文件進行編號、排版，印制，發(fā)放、存檔，資產(chǎn)管理部用印。發(fā)文時間以總經(jīng)理簽發(fā)日為準。4.3.6 函、會議紀要等文件根據(jù)實際情況發(fā)放。4.4 收文流程4.4.1 收到行業(yè)相關單位下發(fā)的、公司部門（項目部）上報的文件和公司級的會議紀要等文件，總經(jīng)理辦公室填寫收文登記簿登記，并由總經(jīng)理辦公室主任應根據(jù)文件內(nèi)容和緩急程度在接收文件審閱單中提出擬辦意見，送相關領導批示或交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。4.4.2 承辦部門收到交辦的公文后應及時辦理，不得延誤、推諉。4.5 文件呈報各部門（項目部）8、如有請示、匯報等文件需要呈報領導批示的，需填寫文件呈報單，后附需呈報的文件呈報，經(jīng)領導批示后，經(jīng)辦部門存檔，并按照領導批示辦理。4.5 文件歸檔以公司名義或以總經(jīng)理辦公室名義的發(fā)文，總經(jīng)理辦公室進行歸檔，部門（項目部）的發(fā)文，由各部門（項目部）自行存檔，總經(jīng)理辦公室不定期檢查。4.6 公文發(fā)布權限總經(jīng)理辦公室可發(fā)布公司名義及總經(jīng)理辦公室名義的公文，各部門可以本部門名義發(fā)布公文，發(fā)文字號見附件。4.7 保密依照保密管理制度執(zhí)行。5 相關文件序號名稱編號1保密管理制度146 記錄序號記錄名稱記錄編號收集部門保存部門保存期限1制發(fā)文件審批單01-001總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室長期2接收文件審閱單019、-002總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室長期3收文登記簿01-003總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室長期4文件呈報單01-004各部門（項目部）各部門（項目部）長期7 流程圖歸檔收文登記收到來文總經(jīng)辦主任提出擬辦意見領導批示承辦部門（人員）辦理收文流程擬稿人擬稿總經(jīng)理簽發(fā)總經(jīng)辦主任核文相關部門聯(lián)簽發(fā)文流程01-001市政園林建設集團有限公司發(fā)文單位文件標題擬文部門擬文人擬文時間核文人發(fā)文范圍文件編號聯(lián)簽意見簽發(fā)人備注制發(fā)文件審批單01-002市政園林建設集團有限公司接收文件審閱單來文單位文件標題文件編號收文時間閱辦意見領導簽批意見承辦結果備注01-003市政園林建設集團有限公司（ ）收文登記簿序號收文時間來文10、單位文件編號文件標題份數(shù)備注01-004市政園林建設集團有限公司文件呈報單呈報部門文件名稱文件內(nèi)容摘要經(jīng)辦人： 部門負責人： 年 月 日接收時間年 月 日 時報送時間年 月 日 時主管領導批示簽字： 年 月 日 總經(jīng)理審批簽字： 年 月 日承辦結果批復轉送時間年 月 日簽收人附件1市政園林建設集團有限公司公文字號標準發(fā)文單位發(fā)文字號市政園林建設集團有限公司總經(jīng)理辦公室財務部工程部經(jīng)營部成本管理部資產(chǎn)管理部投資管理部審計監(jiān)察部新成立的其他部門以新成立部門名稱的第一字作為發(fā)文字號簡稱，如與已有字號相同情況，則以名稱的第二個字作為發(fā)文字號簡稱題目格式：黑體（字體）、小三（字號）、居中（位置）附件2 11、制度（辦法）行文格式文件管理制度（辦法）一級標題1 范圍標題格式：黑體（字體）、小四（字號）、居左（位置）。標題以阿拉伯數(shù)字編號最低至第四級二級標題1.1 三級標題1.1.1 四級標題1.1.1.1 五級標題1）正文格式：宋體（字體）、五號（字號）、居左起空兩格（位置）。2）正文 。2 定義記錄為制度（辦法）相關表格的目錄，編號為（建設-行政文件-00）的英文縮寫3 職責4 制度5 相關文件序號名稱編號16 記錄序號記錄名稱記錄編號收集部門保存部門保存期限1BGJS-XZWJ-00總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室3年2BGJS-XZWJ-00總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室長期7 流程圖后附相關表格正文格式：仿宋（字體）、小三（字號）左右頁邊距：2.8CM上下頁邊距：3.7CM行距：1.5倍裝訂：左側頁高1/3、2/3處裝訂。各部門、項目部：根據(jù)XXX，經(jīng)研究，決定XXX。特此通知。 關于XXX的通知題目格式：宋體、加粗（字體）、小二（字號）、居中（位置）附件3 公文行文格式