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1、建筑產品公司采購貨物付款發票制度及流程編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.目的：為規范公司各類采購貨物（包括工程勞務、租賃吊機、分包、費用）等支出性合同、付款及采購（或勞務、費用）發票的管理，結合公司實際情況，制定本制度。2. 適用范圍：*建筑產品（上海）有限公司/*建筑產品（天津）有限公司、上海xx建筑工程有限公司、上海xx防火建筑材料有限公司。3. 操作規定：第一條、合同管理規定公司各類貨物采購（金額含1萬元及以上的）及工程勞務業務均需簽訂合同。金額在500元-10000元的，至少需提供采購訂單（供應商或我司的2、報價單）。合同的簽訂及審批、合同內容填寫要求、合同的評審、報送及執行參照公司合同檔案管理制度及流程第二條、付款管理規定所有因采購貨物、接受勞務的付款業務均需憑經核準的付款申請單付款。*原材料、運費、加工費、機器設備等使用ERP系統生成的付款申請單，其他公司或其他項目使用公司印發的付款申請單。下面按幾種方式或類型說明付款時所附單據、內控審核、付款流程：*（上海）：1、全額預付款業務預付款業務授權審核流程：采購經辦人系統導出付款申請單，右上角加蓋“預付”章上海工廠的采購業務需要采購分管部門經理簽字各地工廠廠長簽字外地工廠的采購業務供應商開發核準單張采購訂單超過1W元，需要鄭總簽字（或鄭總授權人）應3、付帳款會計簽字財務負責人簽字銀行出納付款預付款后附單據：標明項目編號的物料采購申購單（固定資產采購需附經總經理審核的固定資產申購單）、采購合同(10000元以下附采購訂單）授權審批人審核要點：（1） 、采購分管部門經理審核上海工廠采購合同商務條款、供應商資質、賬期和采購價格（2） 、各工廠廠長確保采購單價在供應商開發提供的報價范圍（3） 、外地工廠的采購業務需要供應商開發核準（4） 、對超過1W的采購業務，鄭總進行批準（5） 、應付帳款會計審核要點：審核合同付款條款中金額和付款申請單金額是否一致，物料采購申購單和合同條款品名、數量是否一致，確認無誤后上查系統申購單，在系統里審核付款申請單，在紙4、質付款申請單上簽字，并注明截至申請日該供應商應付或預付余額，并在備查帳中進行登記，以備后續核銷。（6） 、財務負責人審核整個授權審批環節即內控的完整性對于全額預付貨款的經濟業務, 采購經辦部門必須慎重把關,確保與供應商業務關系良好，合同正常執行。對于預付貨款后，供應商沒有提供貨物或勞務的，采購經辦人應負責后續跟蹤直至解決；對于全額預付貨款的，發票必須隨貨同至。貨到發票到后審核流程比照下文后付款賬期付款業務。發票不能隨貨同至的，必須在供應商指定的允許名錄里。2、比例預付+分次付款業務首次預付，付款時所附單據、內控審核點、付款流程同上。分次付款中有“發貨前付款”，同首次預付，但需在付款申請單上注明5、首次付款金額。分次付款中留質保金的，發票須在除質保金外的最后一次付款時收到全額發票。上述1、2兩種情況，ERP系統里付款申請單來源于“采購訂單”。2、 后付款和賬期付款業務（貨到且發票到）： 后付款和帳期付款除承兌匯票轉讓外，按照發票金額付款。 后付款和賬期付款授權審核流程：發票錄入發票結算發票審核 貨到驗收入庫，倉庫已辦理采購入庫手續，并收到該筆業務發票的，材料采購經辦人員核對采購訂單、采購入庫單后并在ERP系統里錄入發票，發票里的“發票日期”、“立賬日”“收付款協議”為必填項，點“結算”。材料采購經辦人員將匹配好的采購入庫單、采購發票、采購申購單、采購合同交給應付會計審核。采購發票審核采購6、經辦人系統導出采購申請單，源單類型抓“采購發票”上海工廠的采購業務，采購分管部門經理簽字各地工廠廠長簽字外地工廠的采購業務供應商開發核準單張采購訂單超過1W元，需要鄭總簽字（或鄭總授權人）應付帳款會計簽字財務負責人簽字等待到期日銀行出納付款。賬期：以采購發票日期起算。付款期限30天，如發票日期為1月1日到31日的，財務部在1月31日前收到發票的，在2月25日付款。60天依次類推。采購部專人應付賬款會計維護供應商名稱、信用期限，對于未及時維護ERP系統賬期的，采購經辦人員在到期日處填寫已約定好的到期日。后付款及賬期付款后附單據：標明項目編號的物料采購申購單（固定資產采購需附總經理簽字的固定資產申7、購單）、采購合同(10000元以下附采購訂單）。采購入庫單、發票系統單據（運費及加工費發票后必須附分項目運輸、加工結算單）需要事先交給應付賬款會計入賬授權審批人審核要點：（1） 、采購分管部門經理審核上海工廠采購合同商務條款、供應商資質、賬期和采購價格（2） 、各工廠廠長確保采購單價在供應商開發提供的報價范圍（3） 、外地工廠的采購業務需要供應商開發核準（4） 、對超過1W的采購業務，鄭總進行批準（5） 、應付帳款會計審核要點：審核合同付款條款中金額和付款申請單金額是否一致，物料采購申購單和合同條款品名、數量是否一致，確認無誤后上查系統申購單，在系統里審核付款申請單，在紙質付款申請單上簽字，并8、注明截至申請日該供應商應付或預付余額，并在備查帳中進行登記，以備后續核銷。（6） 、財務負責人審核整個授權審批環節即內控的完整性*（上海）各分公司采購付款審核流程中，工廠廠長、供應商開發、總經理、應付賬款會計、財務負責人均為*（上海）相應責任人。發票審核由各地出納代為履行，各種方式下審核所附單據同上。預付款及比例預付的，付款申請單后所附單據以傳真件交給采購部。后付款及賬期付款的，各分公司采購在ERP系統中錄入發票的，各地出納依照上述原則代為審核發票并在系統里完成相應的轉帳憑證。各分公司采購經辦人在系統錄入付款申請單，并將付款申請單及采購合同、標明項目編號的申購單傳真給上海，上海采購部系統里打印9、采購發票、采購入庫單，走付款審批流程。付款單審核流程走完后，由上海應付賬款會計生成匯總表，等待采購負責人和財務負責人通知付款。*（天津）采購付款審核流程中，工廠廠長、供應商開發、總經理、應付賬款會計、財務負責人均為*（上海）相應責任人。發票審核由各地出納代為履行，各種方式下審核所附單據同上。預付款及比例預付的，付款申請單后所附單據以傳真件交給采購部；付款單審核流程走完后，由上海應付賬款會計將付款申請單回傳給天津出納。付款申請單原件月末一并寄給天津作為原始憑證依據。后付款及賬期付款的，天津采購在ERP系統中錄入發票的，天津出納依照上述原則代為審核發票并在系統里完成相應的轉帳憑證。天津采購經辦人在10、系統錄入付款申請單。天津采購將付款申請單及采購合同、標明項目編號的申購單傳真給上海，上海采購部系統里打印采購發票、采購入庫單，走付款審批流程。付款單審核流程走完后，由上海應付賬款會計生成匯總表，等待采購負責人和財務負責人通知天津出納付款。付款申請單原件月末一并寄給天津作為原始憑證依據。工程支出性合同1、 吊機費 吊機費只支持提供服務且收到發票后付款 授權審核流程：項目經理填寫付款申請單采購部該業務負責人簽字應付帳款會計簽字總經理簽字（20萬以上）財務負責人簽字采購部該業務負責人安排付款計劃銀行出納付款 吊機費后附單據：發票、吊機費清單（項目經理、管理人員、吊裝指揮、班長簽字） 授權審批人審核要11、點： （1）、采購部該業務負責人負責調配吊車，對還沒有覆蓋區域審核各區域價格 （2）、應付帳款會計審核要點：審核發票的真實性及合法性，審核發票金額、付款申請單金額、吊機費清單上金額是否一致。（3）、財務負責人審核整個授權審批環節即內控的完整性。財務負責人簽字完后，交給應付賬款會計。應付賬款會計將付款申請單后的附件抽離后作為轉賬憑證的附件，并將相應的轉賬憑證號登記在付款申請單右上角。付款申請單作為日后付款的附件。應付賬款會計據此更新共享文件夾里的吊機費明細表，每周二發郵件給采購相關業務負責人，由財務經理安排本周付款額度。2、 合同分包款（包工包料）合同分包費只支持收到貨物或提供服務且收到發票后付12、款 授權審核流程：采購經理填寫付款申請單應付帳款會計簽字財務負責人簽字銀行出納付款 . 分包費后附單據：首次附合同、發票、項目經理確認工程節點的郵件 授權審批人審核要點： （1）、不論分包合同是哪個部門負責對外接洽，都需報備采購部經理，報總經理審核，并由其統一安排付款事項，采購部經理審核本公司是否能自行承接該項目，評估自行承接和外包的性價比，審核價格是否合理。 （2）、應付帳款會計審核要點：審核發票的真實性及合法性，審核分包合同對應的付款節點是否與項目經理書面確認的工程節點一致，審核付款金額與發票、合同對應的條款是否一致，并在相應的分包合同臺帳中進行登記。（3）、財務負責人審核整個授權審批環節13、即內控的完整性。財務負責人簽字完后，交給應付賬款會計。分包合同由應付帳款會計保管。應付賬款會計將付款申請單后的附件抽離后作為轉賬憑證的附件，并將相應的轉賬憑證號登記在付款申請單右上角。付款申請單作為付款的附件。應付賬款會計據此更新共享文件夾里的分包合同明細表。3、 純勞務分包款 授權審核流程：項目經理填寫付款申請單工程部區域經理簽字工資組相關人員簽字財務負責人簽字銀行出納付款 分包費后附單據：首次附合同、項目經理確認工程節點的郵件 授權審批人審核要點：（1）、項目經理必須在項目預算定額內支付該筆款項，填寫付款申請單前必須在人工費ERP系統里錄入接受預算管控（2）、區域經理確認項目外包事項的真實14、性，是否確屬公司工人資源短缺（3）、工資組相關人員確保清包費已錄入ERP系統，手續完備，并在預算定額之內（4）、財務負責人審核整個授權審批環節即內控的完整性。未上ERP公司 比照*，有區別的是：付款申請單手工填寫，采購入庫單提供一式四聯中的財務記帳聯。第三條、付款方式：付款方式主要有現金、網銀、轉帳支票、銀行承兌匯票等，為了規范開支的管理，防止產生不必要的損失和糾紛，提倡款項的支付以網銀或銀行承兌匯票付款為主，原則上超過2000元的業務或經常性的供應商款項均以網銀或承兌匯票支付，無特殊情況的均不能支付現金。付款方式必須在付款申請單上注明，財務部按照要求的方式支付。具體付款方式及相關要求如下：115、現金付款：對于確需以現金支付的業務，在業務經辦人員交來的經相關授權人員審核的用款申請后，視其具體情況分別處理：（1）、收款人派人上門收款的，公司業務經辦人員（指采購員）對來人身份進行確認并全程陪同領取現金，來人需出示對方業務單位的加蓋行政公章或財務公章并注明來人身份證號的委托收款證明，經確認無誤的，來人附上身份證復印件，并在報銷憑證領款人處簽名。（2）、本公司員工帶現金外出采購業務：單筆（含）超過5000元以上的現金報銷需經總經理批準。 2、網銀付款：財務部憑業務經辦人出具的經核準無誤的用款申請中列示的收款人信息辦理網銀業務。退匯重辦業務：是指出納已辦理網銀付款手續，因收款人信息填寫有誤或其16、它原因，造成正常網銀付款業務退匯，需要重新辦理付款的。退匯重辦業務按以下幾種情況處理：（1）、收款單位提供收款信息有誤的或公司采購（或勞務）業務經辦人在填寫付款申請單、維護ERP供應商信息工作失誤的，由應付賬款會計負責重新維護ERP供應商信息且出具付款申請單后辦理付款。 （2）、銀行出納員個人工作失誤退匯的，由出納員據退匯單重新辦理網銀匯款。（3）、因銀行間業務劃轉不成功或其它非公司可控原因造成正常電匯付款退匯的，由出納員在第一時間內報分管領導核銷原網銀退匯單據并重新辦理付款。3、承兌匯票付款：（1）、對于付出的承兌匯票，原則由收款單位派人上門收取（來人身份確認程序及提供單據同收款人上門收取現17、金），另需提供加蓋對方公司財務專用章的收據，經財務部出納員確認無誤的，再辦理支付手續，且本公司業務經辦人要在相應的原始付款憑證上簽字確認。（2）、如收款人不能上門收款，需以EMS付款的（此方法存在很大風險，無特殊情況，財務一律不受理該付款方式），采購業務經辦人需事先取得對方公司加蓋財務專用章的收據交給出納，出納在“被背書人”欄內必須填寫收款單位全稱并加蓋我公司在銀行預留印鑒，采購業務經辦人負責辦理郵寄承兌匯票的財務登記手續，即在承兌匯票備查簿上對所支付承兌票號及金額簽名確認，由采購業務經辦人辦理后續EMS手續。4、轉帳支票付款：（1）、對于采購經辦人需帶支票提貨業務，銀行出納在開具支票時必須填18、寫收款人抬頭全稱，并在支票正面加蓋“不得背書轉讓”章。原則上金額必須填寫，如不知道準確金額，讓采購經辦人估算大致金額，如金額區間在幾千元的，銀行出納必須在數字萬字頭里寫上“￥”，其他依次類推，票頭由采購經辦人簽字。（2）、對購貨單位經辦人領取支票，必須由本單位采購經辦人陪同，其他操作同上，票頭由購貨單位經辦人簽字。第四條、各種情況下采購（或分包、勞務）業務發票的規定：（一）、采購（或分包、勞務）發票標準要求及處理：1、原則上單次采購金額在500元以上的材料物資（含辦公用品、固定資產、汽車加油、維修、上海部分營改增試點的咨詢服務等）均應由供應商出具增值稅專用發票（增值稅專用發票進項稅有效認證期為19、自發票開具之日起180天內），財務部不接收超過認證期的增值稅專用發票，特殊業務不能出具增值稅專用發票的經財務認可、總經理批準的可開具普通發票；所有建安工程吊機費、建安分包業務發票均應由提供勞務人按實際業務內容出具符合本公司主管稅務機關要求的發票。不允許與合同不符的代開發票，稅務局代開的除外。對單筆業務口徑一致性的要求：每一筆業務，收款人、簽定合同人及發票抬頭必需一致。如合同及發票抬頭單位指定收款人的，需提供發票抬頭單位出具的加蓋公章的委托收款協議，并注明理由和金額，并注明“相關法律風險由發票抬頭單位承擔”語句。大金額業務的供應商不允許使用萬元版發票，原則上要求供應商開具的發票能對應相應的采購訂20、單和入庫單，避免入庫單分拆。采購業務經辦人應對所提交財務部的原始業務憑證的真實性、完整性、規范性負責,并對傳遞至財務部的用款申請與發票做好單據傳遞記錄，應付賬款會計和財務負責人對發票的合法性負責。2、采購（或勞務）發票所開具的內容必需與實際業務內容（合同內容、入庫單、數量、金額及與合同單價、勞務內容）相符，即貨、款、票、合同相一致，否則，財務不接受該業務的結算發票。為規避公司財務風險，財務部有權拒收任何情況下不合格的采購（或勞務）業務發票。3、財務發票處理：對材料采購、工程吊機費、工程分包費的供應商業務，不論當次開具發票金額多少，均做轉帳處理。（二）、發票的取得時限管理規定：1、所有采購結算發21、票（含運費結算發票）各類采購業務發票應由相關業務經辦人負責向供應商催收，并自所采購物資驗收合格入庫之日起30日內取得并在ERP系統里辦理發票登記，交財務部辦理結算手續。工程性支出如吊機、分包發票的取得時限為付款前。對于預付貨款，采購發票必須隨貨同至。對于貨到當月發票不到或發票到而未錄入系統的，由應付帳款會計匯總。25日以后貨到的，發票最遲可在下月底前取得并錄入系統。對于未按照指定時間點催收發票并將發票錄入系統的，由財務部報采購部名單，作為考核采購人員的依據。供應商發票直接對接人為公司相應采購經辦人。采購部建立供應商發票登記制度，并與財務應付帳款會計辦理簽收登記。如因業務經辦人個人原因造成已收到22、的供應商發票過認證期或丟失的，并由業務經辦人負責發現日起30日內補換票及提供財務部所需的其它相關手續。尤其對預付款的后取得發票業務，上述凡是對公司造成稅額損失的，報人事行政部差錯備案，參照公司獎懲制度給予處罰。2、如因結算價款發生異議而導致業務不能正常辦理結算手續，不能在規定時限取得發票時，采購（或勞務）業務經辦人應及時書面郵件給應付帳款會計，說明原因及處理方案，報財務部應付帳款會計處經財務負責人核準后備案，并由業務經辦人負責在自發生異議之日起30日內處理完畢。如無正當理由，又無財務書面說明可延期取得結算發票的業務，均以正常業務規定的到票期限為準。特殊情況下，財務部因實際核算的需要，對某一部分23、業務到票時間要求提前的或延遲的以財務部書面下達的發票到票時間調整說明書為準。3、會計年度終了前（每年12月31日）,各業務經辦人應將自己經辦、屬于當年度已完成的采購(勞務)業務發票全部催收，并交至財務部。第五條、財務部集中辦理付款業務時間及付款時限規定：財務部受理現金、銀行付款、承兌匯票付款業務時間：每周五（緊急付款除外）。銀行付款的，采購業務經辦人應將授權審批手續齊備的單據于周四下班前交給財務負責人，財務負責人于每周五安排出納付款。具體的付款時限及責任劃分如下：（1）、對于經財務負責人核準可支付并已傳遞到財務部出納員處的付款申請單，如無問題的，出納員應按本制度規定的付款手續按受理用款申請時間24、的先后辦理付款。無特殊情況，出納員不得私自壓單延遲付款。對因資金緊張確實無法支付的，由財務負責人應及時和相關用款部門溝通協調，待資金充裕時及時安排付款。（2）、對于特殊情況下，需加急支付的款項，違背付款流程審核制度或超出財務部業務受理時間的或其他原因，業務經辦人在提交付款申請單時，必須在財務部和相關領導逐一電話確認，先付款，由出納在單據上貼報事帖，后補手續，否則造成因遲付款而延誤生產的，由相關當事人承擔責任。（3）、如因業務經辦人提交用款申請及相關證明材料不及時、不正確而造成財務錯誤付款、延期付款誤工誤產的，由業務經辦人負責。第六條、定期對帳制度：采購業務經辦人設立采購備查帳：相關業務經辦人應25、自采購（或勞務）合同生效之日起開始分供應商進行業務備查帳記錄（注明供應商名稱、電話、聯系人），按業務發生時間先后順序、詳細記錄每一筆經濟業務的采購計劃單號、合同號、品名、規格、含量、合同數量、合同金額，到貨時間、規格、含量、來料數量、入庫數量、金額，付款時間、付款方式、付款金額、欠款金額及開票情況等，屬工程勞務業務的，經辦人要登記工程勞務名稱、合同金額、付款金額及開具發票情況，以便與財務核對帳目之用。在供應商開票時,要求業務經手人與供應商核對無誤（金額、數量、品名）才能開票，以免取得的發票與實際業務內容不符。該備查帳必須與財務部在網上開放共享。為確保各類業務單據按時取得及保證與供應商帳目相符，財務部將實行定期對帳制度：與公司業務經辦人備查帳核對時間周期為每年一次，時間為每年7-8月；在核對過程中有疑問的，由業務經辦人負責與相應的供應商協調取得對方業務往來帳單（需經手人簽名并加蓋賬務或業務公章），并最遲于核查當月月底前交財務部應付帳款會計處，由后者核對。凡業務經辦人未設立業務備查帳或帳目不清的，財務部不安排相應供應商的付款。第七條、本制度經總經理簽字批準之日起執行第八條、本制度由財務部負責解釋及修訂（ 附件：1、固定資產申購單2、開票資料電子檔） 編制： 日期：審核： 日期：批準： 日期：