建筑公司工程招標代理資料存檔質量控制流程制度.doc
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編號:809832
2023-11-15
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1、建筑公司工程招標代理資料存檔質量控制流程制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 第一條、 歸檔的招投標文件資料,其內容必須準確、齊全完整、真實反映招標投標活動的過程。第二條、項目經辦人應在代理過程中及時收集、整理、保存依照有關法定程序備案招標投標過程中產生的各種文件資料,并應當在接受施工合同備案之日起五日內,將有關收集齊全的歸檔招投標文件材料交檔案管理人員。第三條、檔案管理人員在收到歸檔的招標投標文件材料后,應及時登記,并認真做好檔案資料的立卷、裝訂、歸檔和集中管理工作。歸檔整理應符合建設部頒布的建設工程文件歸檔整理規2、范(GB/T50328-2001)的要求。第四條、 招標投標監管機構收集、整理、歸檔的文件資料應當包括以下內容,并按下列順序裝訂成冊:(一)工程建設項目發包初步方案及其附件;附件包括:1、工程建設項目審批及規劃許可證的復印件;2、邀請招標或直接發包的證明材料;3、滿足招標條件的其他材料的復印件。(二)招標人自行辦理招標事宜備案表及附件資料;(三)工程招標代理委托合同、授權委托書及工程招標代理項目組組成人員情況表、備案表;(四)招標公告或者投標邀請書;(五)投標申請人投標報名一覽表;(六)資格預審文件,中標人資格預(后)審申請材料的復印件,資格審查情況報告;(七)招標文件以及對招標文件的澄清或者3、修改文件;(八)招標控制價、控制價備案表、通知書;(九)中標單位投標文件;(十)評標報告;(十一)中標結果公示表;(十二)中標通知書;(十三)招標投標情況的書面報告(其中在前面程序中已提交過的內容,可以不重復提交。);(十四)合同備案表;(十五)施工合同副本(十六)工程招標代理評價意見表;(十七)工程建設項目招標投標備案流程表(十八)投標文件的電子光盤(十九)需要存檔的其他材料。中標人的投標文件副本,應當自施工合同接受備案之日起,保存六個月后方可處理。 第五條、 工程招標代理機構收集、整理、歸檔的招投標文件材料應當包括以下內容,并按下列順序裝訂成冊:(一)工程建設項目發包初步方案及其附件;附件4、包括:1、工程建設項目審批及規劃許可證的復印件;2、邀請招標或直接發包的證明材料。3、滿足招標條件的其他材料的復印件。(二)工程招標代理委托合同、授權委托書和工程招標代理項目組組成人員情況表、備案表;(三)招標公告或投標邀請書;(四)投標申請人投標報名一覽表;(五)資格預(后)審文件,中標人資格預審申請材料;(六)資格預審合格通知書與資格預審結果通知書及其發放、確認的記錄;(七)資格預審情況報告;(八)招標文件以及對招標文件澄清或者修改文件;(九)招標控制價、控制價備案表、通知書(十)中標單位投標文件;(十一)評標報告;(十二)中標結果公示表;(十三)中標通知書;(十四)招標投標情況的書面報告5、;(十五)工程招標代理評價意見表;(十六)工程建設項目招標投標備案流程表(十七)需要存檔的其他材料;未中標單位的資格預審申請材料、投標文件應當自施工合同簽訂之日起,保存六個月后方可處理。 第六條、 歸檔的招投標文件材料應字跡清楚、圖表整潔,需要單位或個人簽章的,其簽章手續應完備,并應采用碳素墨水、藍黑墨水耐久性強的材料書寫,不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的材料書寫。所有存檔的文件材料應統一使用A4或A3紙(圖紙除外)。第七條、 招標投標文件材料的立卷與歸檔,應遵循文件材料的形成規律。同一項目分階段招標的,每一階段應分別組卷,內容相同的材料,可不必重復存檔,但應在檔案備考表中注明相關材料的存檔信息6、;卷與卷之間應保持系統聯系,便于檔案的利用、查詢和保管。第八條、 歸檔裝訂的文件材料應有案卷封面和卷內目錄;并在歸檔文件材料尾頁之后附卷內備考表。案卷封面、卷內目錄及卷內備考表(格式)見附件。附:案卷封面(式樣)、卷內目錄(式樣)、卷內備考表(式樣) 附件:案卷封面式樣案卷編號:(項目編號)案卷標題:招標項目名稱(要求寫明項目全稱并具體到招標內容)建設單位名稱:招標代理機構名稱:招標時間: 年 月至 年 月 歸檔時間: 共 卷 第 卷卷內目錄式樣(招標投標監管機構)卷內目錄序號文件編號責任者文件題目日期頁次備注1工程建設項目發包初步方案,及其附件2招標人自行辦理招標事宜備案表及附件資料3工程招7、標代理委托合同、授權委托書及工程招標代理項目組組成人員情況表、備案表4招標公告或者投標邀請書5投標申請人投標報名一覽表6資格預(后)審文件7中標人資格預(后)審申請材料的復印件8資格預審查情況報告9招標文件以及對招標文件的澄清或者修改文件10招標控制價、備案表11中標人投標文件12評標報告13中標結果公示表14中標通知書15招標投標情況的書面報告16合同副本17工程招標代理評價意見表18工程建設項目招標投標備案流程表19投標文件的電子光盤20卷內目錄式樣(招標投標監管機構)卷內目錄序號文件編號責任者文件題目日期頁次備注1工程建設項目發包初步方案,及其附件2工程招標代理委托合同、授權委托書和工程8、招標代理項目組組成人員情況表3招標公告或投標邀請書4投標申請人投標報名一覽表5資格預(后)審文件6中標人資格預(后)審申請材料7資格預審合格通知書與資格預審結果通知書及其發放、確認的記錄8資格預審情況報告9招標文件以及對招標文件澄清或者修改文件10招標文件以及對招標文件澄清或者修改文件的發放、簽收記錄11招標控制價、備案表12中標人的投標文件13評標報告14中標結果公示表15中標通知書16招標投標情況的書面報告17工程招標代理評價意見表18工程建設項目招標投標備案流程表19附件:卷內備考表式樣卷內備考表本案卷共有文件材料 頁,其中:文字材料 頁,圖樣材料 頁,光盤 張,照片 張。說明:立卷人:年 月 日審核人:年 月 日