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1、建筑公司工程文件資料處理管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 1.0目的加強(qiáng)工程文件資料管理，保證工程文件資料處理工作安全、高效。2.0適用范圍本規(guī)定適用于公司工程項(xiàng)目開發(fā)過(guò)程中產(chǎn)生的所有工程類文件、資料的處理工作。3.0定義3.1工程文件資料：指項(xiàng)目在立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工活動(dòng)中形成的具有歸檔保存價(jià)值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統(tǒng)稱，包括文字資料、電子文件、圖片、圖像資料等。3.2工程文件資料處理工作：指工程文件資料的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。4.0管理職責(zé)4.12、工程文件資料處理實(shí)行統(tǒng)一管理。公司行政人事部是公司工程文件資料處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本公司的工程文件資料處理工作并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)工程部門的文件資料處理工作。4.2工程文件資料處理實(shí)行主辦部門負(fù)責(zé)制。主辦部門負(fù)責(zé)工程文件資料的辦理等具體工作。公司工程部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的處理工作。5.0工程文件資料的處理5.1文件資料的產(chǎn)生。工程文件資料應(yīng)以工程合同、設(shè)計(jì)文件、工程質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、施工及驗(yàn)收規(guī)范等為依據(jù)，根據(jù)工程進(jìn)度情況及工作需要，按照工程項(xiàng)目管理制度及流程要求，由主辦部門主辦人員及時(shí)編制、填寫、制作。文件資料內(nèi)容要求準(zhǔn)確真實(shí)，編寫清楚規(guī)范。5.2審核把關(guān)。根據(jù)工作需要而產(chǎn)生的工程文件資料，由工3、程部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)做好審核把關(guān)工作，主要審核文件資料內(nèi)容是否客觀真實(shí)、文字運(yùn)用是否準(zhǔn)確、體式是否規(guī)范等，并提出處理意見。5.3會(huì)商。當(dāng)工程文件資料內(nèi)容涉及到多個(gè)專業(yè)和部門時(shí)，主辦部門應(yīng)與相關(guān)部門或人員進(jìn)行會(huì)商。會(huì)商分為面會(huì)及函會(huì)（即書面會(huì)簽）。在函會(huì)時(shí)，工程部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在審核文件資料的同時(shí)，明確文件資料會(huì)商范圍，包括會(huì)商人員或部門，保證會(huì)商對(duì)象明確并無(wú)遺漏。相關(guān)專業(yè)人員或協(xié)辦部門應(yīng)及時(shí)提出書面會(huì)商意見，并將文件資料及時(shí)返回主辦部門。5.4審批。經(jīng)審核會(huì)商意見一致的文件，按照公司相關(guān)工程管理制度規(guī)定的審批權(quán)限報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批后的文件退回主辦部門。5.5轉(zhuǎn)交辦與分送。主辦部門負(fù)責(zé)人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批要求，4、轉(zhuǎn)相關(guān)專業(yè)主辦人員具體辦理。如待辦事宜涉及到其他協(xié)辦部門、單位或人員的，由主辦部門明確分送范圍，并將文件資料復(fù)印分送至相關(guān)協(xié)辦部門、單位及人員并做好分送記錄。如需相關(guān)專業(yè)或人員傳閱的，要做好傳閱記錄，傳閱完畢后，及時(shí)返回主辦部門。要保證分送與傳閱對(duì)象無(wú)遺漏。5.6承辦與催辦。主辦部門主辦人員接到轉(zhuǎn)交辦的文件后，應(yīng)會(huì)同協(xié)辦部門及人員，按照規(guī)定時(shí)限及工作要求及時(shí)承辦，并將承辦結(jié)果反饋給主辦部門及相關(guān)協(xié)辦部門。5.7結(jié)辦。主辦部門主辦人員在事項(xiàng)辦理完畢后，應(yīng)向主辦部門負(fù)責(zé)人及時(shí)匯報(bào)工作完成情況，并在文件資料原件上書面注明承辦結(jié)果，交主辦部門資料員集中匯總保管。經(jīng)辦人不得個(gè)人保存應(yīng)當(dāng)歸檔的文件資料。55、.9匯編文件。文件資料由產(chǎn)生至辦理完畢，主辦部門資料管理員應(yīng)填寫工程文件資料傳遞登記表（見質(zhì)量記錄1），全程記錄文件傳遞過(guò)程。文件資料辦理完畢后，資料員應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定中要求歸檔的文件資料范圍及時(shí)收集、整理辦理完畢的文件資料，并分類匯編成冊(cè)。5.10文件的存放保管。匯總到部門資料員處的文件資料，應(yīng)按辦畢與未辦畢分類有條理的存放，同時(shí)資料文員要對(duì)所管理文件資料勤理、勤翻，存放有序。5.11借閱。已處理完畢的文件資料如需查用時(shí)，須到資料員處辦理借閱登記手續(xù)，填寫工程文件資料借閱登記表（見質(zhì)量記錄2），明確借閱時(shí)間、文件標(biāo)題、編號(hào)、頁(yè)數(shù)、借閱人、歸還時(shí)間，機(jī)要文件還須主辦部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可后，6、方可借閱。借閱人員須確保文件資料安全，不得丟失、抽頁(yè)、剪裁、涂改或轉(zhuǎn)借他人。5.12翻印。借閱的文件如屬機(jī)要文件，借閱人不得自行翻印，須經(jīng)主辦部門負(fù)責(zé)人審批后方可。翻印后，資料員要登記編號(hào)，視同正式文件管理。5.13歸檔。工程部門應(yīng)歸檔的文件資料，應(yīng)當(dāng)按照公司檔案管理控制程序及時(shí)匯編、整理（立卷），按時(shí)按要求向公司綜合檔案室移交。6.0工程文件資料管理6.1工程文件資料必須真實(shí)地反映工程實(shí)際情況，具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，責(zé)任者的簽章手續(xù)必須齊全。 6.2工程文件資料管理應(yīng)保證文件資料不遺失，不泄密，便于查找與調(diào)閱、方便工作。工程部門文件資料應(yīng)集中到資料員處統(tǒng)一管理7、，個(gè)人不得保管應(yīng)歸檔的文件資料。6.3工程部門文件資料應(yīng)做好平時(shí)歸類工作，隨時(shí)辦完，隨時(shí)集中保管。6.4對(duì)已歸類的文件資料，要能隨時(shí)調(diào)出，以方便部門或人員工作利用。7.0工程文件編號(hào)工程文件原則上應(yīng)按照公司檔案管理控制程序中分類文件及公司其它相關(guān)文件規(guī)定按照時(shí)間前后順序自001起開始編號(hào)。8.0相關(guān)文件8.1公文處理辦法8.2檔案管理控制程序9.0質(zhì)量記錄9.1工程文件資料傳遞登記表9.2工程文件資料借閱登記表記錄1、工程文件資料傳遞登記表序號(hào)緩急程度文種文件名稱相關(guān)單位金額會(huì)簽及時(shí)間領(lǐng)導(dǎo)批示主辦人員分送記錄催辦記錄歸檔時(shí)間記錄2、工程文件資料借閱登記表序號(hào)借閱時(shí)間文件標(biāo)題編號(hào)頁(yè)數(shù)借閱人計(jì)劃歸還時(shí)間審批人實(shí)際歸還時(shí)間1234567891011121314