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1、建筑工程公司材料采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 總則項目材料采購貨比三家，以質優(yōu)價低為原則。項目部材料現場管理，以計劃為指導，材料供給及時不影響工程進度，工完料盡，做到材料不積壓。工程管理部嚴格執(zhí)行公司“五集中一加強”制度，對材料采購計劃、詢價、采購、供給、調配進行統(tǒng)一管理。加強項目部之間互通有無，降低工程成本，提高材料使用效率。材料計劃分為總計劃及分部計劃：1、總計劃：工程項目投標預算出來20天內(正常投標工程)或開工50天內（無投標情況下，分節(jié)點、分階段報），項目部須向工程管理部提交本工程所需材料的2、總計劃用量（依據為施工組織設計、預算等相關資料），此計劃需經現場項目預算員計算成本核算員審核材料員編制項目經理簽字認可后上報。計劃應及時準確，計劃表中標明計量單位、數量、規(guī)格、型號和材料計劃預期進場時間，有特殊要求的需做備注。2、分部計劃：在施工過程中，項目部根據工程進度，以總計劃數量為基礎，按月分批提出工程分項的材料采購計劃表。此計劃表需提前7天由項目預算員，按設計圖紙計算施工消耗量，交項目部材料員制定計劃表并報項目部成本核算員核定，交項目經理審批后報工程管理部并注明進場時間（上報時間為每月28日前）在施工過程中，如因投標工程量清單不準確或者設計變更等原因造成的材料計劃總用量變化，項目部應及3、時對原報計劃進行調整，并注明原因后報工程管理部備案。材料詢價：根據工地材料所需計劃，做好市場調查，了解價格信息，所有材料均需詢價（詢價表）后經評審組評審決定（詢價評審表）方可采購。工程管理部全體人員均負有對材料詢價及降低材料成本的責任（人人均可詢價，確實做到人人有責、人人有權。同品牌同質量的材料價低者優(yōu)先選用，如提供信息一經選用，將視降低成本多少給予提供材料詢價信息人相應獎勵）。詢價人提供信息必須真實可靠，不能道聽途說，如因詢價人主觀原因提供信息不真實，引起工程施工進度延誤，將取消他的詢價資格。材料詢價必須提交書面詢價報告表（普通材料詢價廠家或供貨商不得少于5家，特殊材料根據市場情況確定詢價家4、數）。主材（鋼材、水泥、商品砼）實行三級管理制度。為保證采購不被延期，按公司規(guī)定三級詢價需在2個工作日內完成（其中項目部、工程管理部詢價需在1個工作日完成，公司企管辦詢價在1個工作日內完成）。項目部、工程管理部、公司企業(yè)辦進行詢價后做好三級填報，交公司職能部門審批。其它材料實行二級管理，項目部（需詢價至少3家）、工程管理部材料部門分別組織詢價，同期由工程管理部領導隨機選取1-5名臨時詢價員進行詢價，經綜合比較后報工程管理部主管領導審批。如項目部沒有及時填報詢價表，則材料由工程管理部門材料組負責詢價報領導審批后采購，該材料單價視同最低價，項目部必須按有關程序辦理驗收及支付材料款手續(xù)。材料合同管理5、：由公司統(tǒng)一采購的材料經詢價后報送公司總經辦審批后簽訂合同，合同簽訂后，材料進入現場。由工程管理部采購的材料，合同由項目部先擬定初稿，工程管理部材料部門會同成本員與供貨商（生產廠家）協商擬定，經項目經理簽字后報工程管理部領導批示，并報送公司總經辦審批（審批時需附合同審查備案表、招標、議標相關資料或詢價表），審批合格后合同成立，材料才可以進入現場。所簽訂的供貨合同，材料部、財務部、項目經理部各執(zhí)一份。做好合同的收發(fā)和登記，以便公司的審查。并于首次付款前交財務部門原件一份，否則，財務部按公司規(guī)定不予付款。材料采購：項目部無采購權，只有詢價權。未經工程管理部審核同意的私自采購行為，財務部將不予付款，6、原則是誰采購誰負責。根據項目部所提交的材料計劃，凡屬公司集中采購的主要材料，嚴格按公司的具體實施辦法執(zhí)行，其它材料則由工程管理部組織詢價采購（采購金額為10000元以上的采購計劃需提前7天 上報，采購金額為10000以下的須提前在5天上報）。一切材料均需工程管理部審核批準后方可采購，特殊情況下，臨時增加的采購材料或在工程施工中急等用的零星采購材料（金額為1000元以下），由項目部向財務部門匯報并請示工程管理部領導批準后方可采購，同期需補齊手續(xù)（臨時采購計劃、零星采購材料放行報批表、采購材料詢價報批表）報工程管理部核實備案后，財務部給予付款。備注：凡是未提出或是未經批準的材料采購計劃，如項目部擅7、自采購（包括施工機具設備、辦公用品、食堂用具、項目部需用物品等）財務部一律不給予付款或是報銷，誰采購誰承擔。材料驗收：大宗材料，由項目部及工程管理部，實行二級驗收，其它材料由項目部自行驗收須有材料員（必須正式在冊職工）會同項目經理或書面委托人、成本員三人共同驗收并簽字認可），工程管理部成員將進行不定期抽檢。材料付款：根據材料采購合同中的具體付款方法執(zhí)行。材料供應商提供收料單、發(fā)票到項目部經對單合格后由材料員、成本員、項目經理、工程管理部材料負責人、工程管理部經理逐級簽字后交財務部支付材料款。同一供應商前期后期名稱應當統(tǒng)一，便于財務掛賬及結賬。材料計劃用量與實際用量的對比分析：項目部及材料部門必8、須分別對材料計劃用量與實際耗用量每月進行對比分析，如發(fā)現計劃用量超出實際用量，則雙方均需與書面形式進行超計劃用量分析，找出原因，如屬項目部管理原因，則將對項目經理進行處罰。材料人員職業(yè)操守：現場材料員應嚴格執(zhí)行本規(guī)章制度，端正工作態(tài)度，遵紀守法。本著對工作負責、對自己負責的原則，對材料管理工作嚴格把關，實事求是，以降低材料成本為目標，提高經濟效益，確實管好用好自己的職責。嚴禁弄虛作假，不虛開收、領料單、簽空白單據等，如發(fā)生上述情況，一經查實，則視情結嚴重情況給予相應處罰（調離崗位移交公司并在全公司通報），如涉及金額巨大的將移交司法機關處理，同時解除勞動合同，并賠償同等經濟損失。材料采購流程圖：9、項目部預算員協同材料員制定物資采購計劃項目部成本核算員對采購計劃進行核算后交項目經理審核后上報工程管理部項目部詢價（3家）項目經理評價主管領導詢價材料部門詢價綜合比較提出1-3家備選成本員評價工程管理部評審組評審原則是質優(yōu)價低者入選領導終審價格并批示采購事宜項目部擬定合同材料主管會同成本員合同初審公司企業(yè)管理辦及法律辦合同審定實施采購業(yè)務、項目部組織驗收工程管理部對供應商進行后評價工程管理部對項目材料成本進行后評價各項目材料員管理操作細則項目材料員負責做好工程項目各種材料的供應、使用、保管及驗收工作。協助施工員搞好現場文明施工；嚴格控制進場材料的質量，積極配合相關各方（質量部門、安全部門、試驗10、部門等）提供各種材料的檢驗、試驗和出廠合格證明、質保書、出廠吊牌等相關資料。每進一批材料均應及時通知驗收部門對其進行檢查，復檢合格后方能使用，并做好各種進場材料復檢報告等書面資料收集保管工作，以備工程管理部及公司的檢查。負責登記清楚進出場材料的流水賬，并做好消耗臺賬。積極收集整理材料的供貨渠道，并填報臨時供方備案資料，以便準確把握市場信息，為項目部詢價工作打好基礎。1、負責協助項目部編制工程現場材料計劃并上報，組織材料分批分期有秩序地進入施工現場，保證生產需要，但需防止大批材料積壓。2、加強材料進場的檢查和驗收管理，材料進場時，材料員必須對材料進行驗質過磅，檢尺、點數驗收，做到保質保量（在驗收11、中發(fā)現質量不符合要求或者其它問題時，應及時與材料部門聯系）。同期每進一批材料均需配齊質保書等相關資料，杜絕后補資料。3、合理存放。嚴格按現場施工平面布置圖堆放材料，做到現場材料分類、分規(guī)格堆碼整齊，決不允許卸貨時亂堆亂放，合理使用場地，減少二次搬運費。標識、標牌齊全，確保文明施工，規(guī)范管理。并針對各種材料特性做好材料防潮防火工作。易燃易爆物資必須嚴格按規(guī)定隔離存放，做好標識及防火工作。對安全防護用品應加強管理，確保質量合格，達不到標準的安全防護的用品堅決不進場。備注：所有進場的鋼材必須嚴格執(zhí)行現場過磅驗收，并做鋼材進場過磅登記表（備查）。4、現場材料員要做好節(jié)超數據統(tǒng)計和分析，并需注明節(jié)超原因12、，超用材料時須有書面情況說明及報告，經施工員及項目經理審批后方可供料。做好限額領料工作，根據工程施工預算量控制發(fā)料，原則上不得突破施工預算量，如發(fā)現超量應及時上報項目經理及材料部門。每月未及工程竣工后，編制主要材料節(jié)超對比分析表（同預、決算進行對比）并上報材料部門。并做到余料退回，避免損失。5、監(jiān)督使用。現場材料員應每日對工地進行二次巡檢，并做好巡檢登記表，以便及時發(fā)現問題，及時處理。一旦發(fā)現民工班組在材料使用過程中浪費應馬上制止，并上報項目部及工程管理部給予浪費材料人相應處罰（罰款金額將做為獎金發(fā)放給舉報人）。以保證班組合理使用。6、各項目材料員填報收領料單時必須載明供貨單位名稱（要與發(fā)票章13、上載明名稱一致，收料單品名規(guī)格不得簡寫，數量、單價為必填項目且單據不能涂改（如供貨商供貨時送貨單上不注明單價可以拒收，特殊情況必須備注），做到材料有量有價，以便為成本核算提供依據。7、材料領用嚴禁采取“整進、整出的財務處理方式（如發(fā)現采用此種處理方式，將對材料員進行經濟處罰，誰簽字誰負連帶責任）。必須按實際耗用量開具領料單。領料單填寫品名規(guī)格、單價必須與收料單一致，數量根據實際領用情況填寫。領料單上須注明被領用材料的使用部位。收領料單須由項目經理審核簽字，不得代簽。材料內部移轉單品名規(guī)格、數量、出料庫、收料庫、轉移單價必須明確，若無單價則視為無價轉移，收料方無償使用。8、為保證材料進場的可追溯14、性，現場材料員必須建立現場材料進場日臺帳，根據臺帳格式要求，每天對進入現場的每批材料的名稱、規(guī)格、數量、運輸車號等相關信息進行記錄，收、領料單及內部移轉單等均須當日發(fā)生當日填寫并做臺賬登記表。填寫完畢后電子檔于當日下午五點前通過網絡上報當日材料發(fā)生的流水賬，如屬五點后收到或是發(fā)出的材料，需第二天早晨九點前上報。紙質的資料按月整理裝訂成冊報直管部備案。9、各項目部材料員填報報表時必須按收料單領料單當月發(fā)生當月填報。杜絕出現無收料領用情況。因未上報當月收料單導致不能付款將由項目部相關人員自行承擔責任。10、每月24日對工地材料進行盤點，并做好物資收發(fā)存臺賬。根據結存材料，做好下月的物資采購計劃。115、1、每月25日至28日現場材料員必須將材料收、領料單及移轉單報送材料部門，紅色聯不得擅自交給供應商，統(tǒng)一到材料部門對單辦理手續(xù)。各工程項目材料收料單（一聯、二聯、三聯）、紅色、綠色領料單及藍色移轉單及主要材料消耗月度報表（如有結存則含物資收發(fā)結存報表）上報工程部材料部門截止日期每月28日。現場材料員根據收領料單、移轉單填寫建筑工程管理有限公司*項目建筑材料收發(fā)結存表，并在備注欄里填寫每項單據份數，各項目上報材料報表必須報表和單據一致，嚴禁出現有單不報或無單亂報。12、如進入現場的材料，其供應商不屬于公司質量體系合格供方名冊范圍內的，現場材料員必須按照公司ISO 9001：2000質量管理體系文16、件4.1.1.6之規(guī)定對其進行臨時評定，并收集臨時供方的相關資質證書，以證明其產品的質量、商業(yè)信譽、經營能力等，收集內容包括：有效的供應商營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、產品檢驗報告、企業(yè)資質證書后，初評為合格商后方可進行材料采購。13、收、領料單的遺失處理。不得隨意以遺失為借口開任何單據。如供貨商提出則首先到財務部會計處落實是否已結過賬，如確屬未結帳的，應找原材料員落實具體情況，確認無誤的，應將原交各部門的該收料單各聯收到材料部門統(tǒng)一蓋作廢章后存檔管理，新開的收料單應注明原單據編號，并注明原單據作廢及原單據號碼。重開的收料單上，應有參與查核此事項的會計、收料員、重開單據人員、項目經理、材料主管的簽字認17、可。14、現場材料員須監(jiān)督好值班人員對各種出場的材料嚴格盤查，決不允許在無材料出門條的情況下放任何車輛拉材料出項目部，材料出門條須有材料員、項目經理、值班人員共同簽字生效方可放行。如無出門條私自放行，一經發(fā)現將扣除值班人員全月工資以示處罰，情節(jié)嚴重者將移交公司。手續(xù)不全時放行，簽字者及值班人員承擔連帶責任，損失共擔。每月30日將所有出門記錄及出門條報工程管理部。15、成本核算節(jié)點和工程竣工驗收之日起5天內，現場材料員須及時將工程上所有材料單據報送材料管理部，如因未及時上交的材料單據而引起的一切賬目，誰延誤誰負責。確有特殊情況可請示工程管理部材料負責人并上報工程管理部領導指示。16、成本核算節(jié)點18、或工程竣工5天，現場材料員必須統(tǒng)計出材料預算總量、材料收入總量、材料耗用總量臺賬，并報現場成本核算員及直管工程部管理人員三方進行對賬，以便進行項目成本后評價。周轉材料管理流程圖：項目部提供周轉料需求計劃（此計劃應由勞務班組提出，經成本核算員、技術負責人、項目經理審核同意） 工程部周轉材料管理人員辦理租賃合同等手續(xù) 工程管理部材料組審核工程管理部成本員審核工程管理部經理批示 工程管理部周轉料材料員及基地地材員對周轉料數量的清點、質量的確認 項目材料員記錄、登帳項目周轉材料保管、使用材料員發(fā)料組織裝車退賠 項目材料員及基地材料員對退料數量的清點 現場材料員記錄、下帳周轉材料員管理操作細則嚴格按公司19、下達的對周轉材料管理的文件執(zhí)行。根據工程進度，填報計劃到公司輔料中心，再根據工地需要調配周轉材料，收進發(fā)出的材料，要及時辦理手續(xù)，發(fā)現帳物不符，認真查對清楚，搞好租憑的核算，促進效益的提高。（1）建立自有周轉材料電子文檔臺帳，并每日及時上報工程管理部材料部門，做到對每日發(fā)生的周轉材料租金有帳可查。于每月28日報送租賃費用單給財務部，并辦理簽字移交手續(xù)。（2）外租周轉材料，租賃費用單須由項目經理和現場材料員簽字后，由材料部門核實，并于每月28日報送租賃費用單給財務部。并辦理簽字移交手續(xù)。（3）周轉材料損失部分由項目部寫書面報告，經公司批準后于每月28日交財務部財務，并辦理簽字移交手續(xù)。（4）周轉20、材料進出場時，必須由現場材料人員親自到場清點數量，確認質量，押運并辦理退賠手續(xù)。做好日進出流水賬和臺帳。貫徹和落實周轉材料月報表，要求各工地于每月25日報送周轉料月報表給材料部門。周轉材料具體實施辦法1、項目部周轉材料需求計劃。（1）、周轉材料需求量由項目施工員提供，現場材料員填寫周轉材料需用計劃表，項目經理（第一責任人）審核簽字，提前五個工作日報送直管部材料部門。（專縣工程可傳真）（2）、工程管理部材料部門在三個工作日內完成工程管理部及公司相關領導的批示。（3）、計劃審批完畢后，工程管理部材料部門在一個工作日內報送輔料中心組織發(fā)貨。（4）、特殊情況，由公司領導協調。2、周轉材料的發(fā)料、運輸與21、驗收。（1）、在公司周轉材料庫發(fā)料時，必須由現場周轉料材料員和輔料中心周轉料管理員共同清點數量，確認質量。現場周轉料材料員簽字認可。（2）、周轉材料在運輸過程中，由項目經理部派人全程押運，負責材料安全到達目的地。（3）、周轉材料在到達現場時，項目部應核對實物是否與租用單據相符。3、周轉材料的退賠。（1）、在裝車時，現場周轉料材料員必須清點數量，并做詳細的流水帳備查。（2）、押運同2、（2）。（3）、退賠時，現場周轉料材料員和輔料中心周轉料管理員共同清點數量，核對流水帳記錄，確認無誤。現場周轉料材料員簽字認可。4、為了減少損失，條件允許及經濟合理的情況下，項目部應對周轉料進行加工、處理再退賠。（22、1）、項目部把非標管切割成定尺管進行退賠，所剩余的鋼管頭應盡量利用。如不能利用的(須0.5米以上)工程管理部按市場價的45%收購，進入直管部周轉庫。工程管理部材料專管員根據各項目需求進行調配。（2）、由于施工方案及技術等原因需對鋼模吹洞的應盡可能租用補洞鋼模。使用后進行修復再退賠。（3）、壞的架子扣件應修配再退賠。（4）、不能使用、修復的周轉料應做好記錄。材料專管員報告公司處理。（5）、項目部如果未能對非標鋼管進行加工的，現場周轉料材料員在退賠時應做好記錄，在退賠單據上注明并得到輔料中心管理員的認可，以便報告公司處理。5、周轉料的臺帳管理。（1）、做好當日進、出場材料的流水帳及臺帳并用電子文檔23、上傳至工程管理部材料部門。（2）、項目部應隨機檢查是否及時做帳。材料部門月底對其進行檢查。（3）、現場周轉料材料員應每月與材料部門對帳，發(fā)現問題，解決問題。6、工程管理部對項目部配備專管周轉料材料員。7、項目部在施工過程中，每日需求、退賠量大時工程管理部材料部門人員應積極到現場辦公，協調材料的供應及退賠。搞好現場服務。8、交給勞務班組使用的周轉材料必須有項目經理、班組負責人、材料員簽字的書面交接單據，在工程完工后5日結清。工程施工過程中應注重對勞務班組的動態(tài)控制，現場周轉料材料員必須對周轉料的具體使用部位及用量實時控制（周轉料也需由勞務班組開具領料單，并注明此批材料的使用部位，每一層為一個時間24、段，一層完后，立即清理賬物，如發(fā)現不符，應及時查對，找出原因。9、周轉材料不用時，材料員應主動退還并結清賬目。若項目部不及時清退積壓的周轉料，由項目經理及現場材料員承擔50%的租金。10、現場日常管理中要及時發(fā)現問題及時處理，做好周轉材料的護養(yǎng)和維修工作。（1）鋼管、扣件、U型卡等周轉材料要按規(guī)格、型號擺放整齊，在每一次使用后均要及時進行除銹、上油等維護工作，扣件還要檢查上面的螺絲是否還能使用，不能使用的要及時更換螺絲以不影響下次的使用。方木、模板等周轉材料要在使用后要按其大小、長短堆放整齊成型，從而便于統(tǒng)計數量。 2)、在使用時，相應的負責人員要認真盤點數量，現場材料員辦理相應的出庫手續(xù)，并25、由勞務班組負責人員在出庫手續(xù)上簽字確認。保管責任隨之轉移至勞務班級，項目部人員起指導監(jiān)督責任。當工程結算后，應要求勞務把周轉材料堆放整齊便于統(tǒng)計數量。用勞務班組領取數量減去合理損耗后（具體損耗標準由公司管理者根據具體施工內容參照定額及以往施工經驗制定）與其歸還數量相比較，如果歸還數量小于應歸還數量，則相應損失均由勞務班組賠償。11、現場周轉材料員須監(jiān)督好值班人員對各種出場的材料嚴格盤查，決不允許在無材料出門條的情況下放任何車輛拉材料出項目部，材料出門條須有材料員、項目經理、值班人員、勞務班組(周轉材料使用班組)負責人共同簽字生效方可放行。如無出門條私自放行，一經發(fā)現將扣除值班人員全月工資以示處26、罰，情節(jié)嚴重者將移交公司。手續(xù)不全時放行，簽字者及值班人員承擔連帶責任，損失共擔。每月30日將所有出門記錄及出門條報工程管理部。財務與材料往來資料管理1 、每月二十八日以前材料內業(yè)人員將各工地材料員承報的手續(xù)齊全的綠色收料單、紅色領料單及藍色移轉單整理匯總交于財務部財務，并辦理簽字移交手續(xù)。2 、收、領料單及移轉單均要注明材料單價且單據不能涂改，涂改拒收。材料款結算及掛賬程序1、材料供應商持工地材料人員簽字完善的送料單到材料內業(yè)人員處對帳，以送料單回單換取等量的收料單紅單，并辦理簽字移交手續(xù)備查。同時供應商將收料單紅聯帶齊，到財務部門辦理掛賬手續(xù)。2 、對于先付款后提貨的材料供應業(yè)務，先由材料27、內業(yè)人員持領導簽字的支票領用單到財務領取支票并以材料內業(yè)人員名義掛賬，待材料入庫后由材料內業(yè)人員收齊紅色聯收料單及發(fā)票到財務部門沖賬。材料內業(yè)人員應經常與財務部門對帳，并對未沖賬部分采取積極主動地措施。若超過十天未沖賬，財務將暫停付款，若有特殊原因超過期限未沖賬，應有直管部領導批示，否則一切后果自負。3、對于甲供料視為自購材料處理，在收料單客戶名稱上注明為甲供料。4、對于專縣工程先付款后提貨的材料供應業(yè)務由項目經理領取支票并沖賬，其余處理同上。5、材料部門應設置材料款供應商往來帳。每季末或付材料款前與財務部門材料會計核對，有問題時兩部門應積極配合查清。材料款付款程序 供應商先到財務部門核對其往28、來賬，再由材料部門簽發(fā)支票領用單，經工程管理部領導審核簽字后到財務部門辦理付款手續(xù)。每次付款時，由材料供應商開具相應金額發(fā)票。材料成本分析 1、為便于對工程進行成本分析，匯總工程材料使用情況，由材料部門制作材料結算。此材料結算為內部使用，用于歸集工程材料分類明細使用情況。2、每一工程節(jié)點完成和竣工驗收10日內，財務部門由會計提供該工程上已付款但未到財務銷賬的材料供應商的明細清單至材料部門，由材料部門在20日內責成工地材料員對此部分材料辦理結算(未能及時辦理的，應有領導批示)，提交財務部門，以便及時準確地反映出工程成本，為領導決策提供依據。3、材料部門于每一工程竣工驗收后30日內，對本工程所涉及材料供應商在此工程上的材料供應情況分供應單位編制結算書(含上述第2點)，會同財務部門、預算部門、勞資部門、機務部門作工程成本人機料分析(其余部門也應制作相關的內部使用的決算)，并上報公司領導，各方存檔。