建筑工程公司行政部工作及網絡管理制度.doc
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2023-11-15
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1、建筑工程公司行政部工作及網絡管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 1 公司資質升級及管理1.1 為加強公司總體實力,行政部的首要任務就是在總經理的指導下不斷提升公司各個專業的資質,使公司在市場競爭中越來越強大,始終立于不敗之地。1.2 公司行政部負責公司企業資質,安全生產許可證等各種證件的延期及年檢工作。2 合同管理 2.1 根據中華人民共和國合同法、建筑法及相關法規,結合我公司實際情況,制定并實行本管理制度。 2.2我公司對外簽訂的所有建設工程施工合同、勞務分包合同、專業分包合同、物資設備采購供應合同等,均適用2、本管理制度。 2.3 公司行政部是公司合同管理機構,在公司法定代表人領導下,負有以下職能: 1、負責完善公司合同管理制度,指導各部門制訂合同管理實施辦法; 2 、負責公司合同文本的歸檔工作。2.4、本公司對合同實行二級管理、專業歸口制度,法人委托書制度,基礎管理制度。 2.5、本公司合同管理具體是: 公司由總經理授權經理總負責,歸檔管理部門為行政辦公室,管理承包合同,責任合同,建設合同;各部門具體負責各自授權范圍內的合同談判、擬稿及履行工作。 2.6、公司所有合同均由辦公室統一登記編號、經辦人簽名后,按審批權限分別由總經理,經理或其他書面授權人簽署。 2.7、辦公室會同有關部門認真做好合同管理3、的基礎工作。具體如下: 1、建立合同檔案; 2、建立合同管理臺帳; 3、填寫“合同情況月報表”。 2.8、合同管理是企業管理的一項重要內容,搞好合同管理,對于公司經濟活動的開展和經濟利益的取得,都有積極的意義。各級領導干部、法人委托人以及其他有關人員,都必須嚴格遵守、切實執行本制度。各有關部門必須互相配合,共同努力,搞好公司以“重合同、守信譽”為核心的合同管理工作。3 檔案原件管理3.1歸檔范圍 公司的規劃、科學技術、企業資質,職稱證件,人事檔案、會議記錄、決議、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通告、通知、外來文件、技術資料等具有參考價值的材料。3.2檔案原件管理要指定專人負責,明確責任,4、保證原始資料及單據齊全完整,密級檔案必須保證安全。3.3 檔案原件管理的借閱和索取公司所有人員借閱或者外借原件或者檔案須通過行政辦公室辦理借閱手續。 行政辦公室經經理批準,才能并辦理借閱手續,并做好詳細的登記。 借閱檔案必須愛護、保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。如確屬需要摘錄和復制,必須由總經理批準方可摘錄和復制。4 印鑒管理4.1 總則 為加強公司印章管理,做好印章的使用,使印章管理程序化、合法化,特制定本制度。 印章是公司行使規定范圍內的權力,同時履行公司規定范圍內職責的象征物。 公司印章主要指:公司印章、法定代表人印章、合同專用章、預結算專用章、再次復5、印無效章。 印章的適用范圍1. 公司印章:適用于以公司名義上報國家機關、市區政府部門的重要公函和文件,以公司名義出具的證明、函件及下發的各類內部文件等。2. 法定代表人印章:適用于由公司法定代表人簽章的文件、法定代表人證書、法定代表人授權委托書、統計報表等。3.合同專用章:適用于以公司名義簽訂的除銷售協議以外的各類協議、合同等有法律約束力的文件。4. 預結算專用章:適用于預結算類文件。5. 再次復印無效章:適用于公司證件復印件等。4.2印章的刻制和啟用 公司印章的制發必須合法進行。需刻章的部門應填寫印章刻制申請單,經公司審批規定審批后由公司辦公室統一安排刻制。公司所有印章的刻制由公司辦公室統一6、歸口辦理。公司及子公司的其他任何部門和個人均不得私自刻制公司各類印章。 凡未經公司審批或未在公司備案的印章,公司一律不予認可,出現任何問題由私自刻制印章的負責人和經辦人承擔全部責任。 印章刻制的審批權限。印章的刻制,由公司辦公室提出申請,董事長批準;4.2.4 公司保衛科根據公司辦公室的通知及相關證明文件負責到公安部門指定的刻制部門進行印章的送交刻制和檢查驗收工作,并及時向公司辦公室移交。公司辦公室應留下印模,發布印章啟用通知;通知中應明確發布印章全稱、啟用日期、啟用印模,并做好印章領用登記臺帳。 公司原使用印章需作廢時,由印章管理人員填寫印章廢止申請單,按公司規定批準后,交公司辦公室處理。公7、司辦公室應及時將舊印章收回,并建立印章廢止登記臺帳,必要時要發布印章作廢公告。已廢止印章妥善保管至少三年后銷毀。4.3 印章的保管 公司各類印章必須有專人負責,專柜保管,以保證印章的絕對安全和正常使用。 公司印章專管人員應保證印章的保管安全,使用規范,建立印章使用臺帳,若不慎損毀、遺失、被盜,應迅速向公司辦公室報告。如遺失合同專用章、公司印章等必須登報聲明。 從各類印章啟用之時起,印章專管人員將對該印章使用的正確性負責,對因印章使用、保管不慎給公司權益造成損害的,須追究相關責任人的責任。 印章專管人員要堅持原則,遵守保密規定,嚴格照章用印,未按批準權限的用印申請或用印件內容有誤的,印章專管人員8、不予用印。 印章專管人員不得擅自用印,一經發現,嚴肅處理,由此產生的一切法律后果由其自行承擔。 印章專管人員離職,須辦理印章移交手續。 用印審批憑據或公司領導簽批件的復印件由印章專管員留存,保存五年或以上,公司級印章的入網、銷毀憑證及用章登記臺帳定期歸檔。4.4 印章的使用管理 公司印章的使用須按公司審批規定審批后方可用印。 對外簽署的合同或協議,按合同批準權限,審批后用印。 公司的公文,由董事長或其授權代表批準后用印,并應留下文件底稿以備存檔和查閱。 公司對外報送的各類業務報表及其他需用公司印章的文本等,由部門經理審核后用印,如涉及敏感信息等內容需經董事長核準后用印。 公司開具介紹信、授權委9、托書等,須經總經理簽字及財務會計簽字后方可用印。 公司各部門如需蓋公司法定代表人章,應附董事長已簽批報告或按公司有關文件規定授權的其他領導的有效簽批。 上述未規定事項的印章使用審批程序,重大或非常規事項,必須經董事長批準。 對公司員工因私人事宜需出具證明而使用公司印章的,常規證明(在職證明、福利分房情況、收入證明、招聘錄用證明、婚姻狀況證明等)由各職能部門負責人簽出意見并加蓋部門印章。非常規事項需提交報告或填寫用印申請表,征得公司主管領導(重要的報董事長)批準后方可用印。 已蓋章的文件若未使用,必須立即交回公司辦公室銷毀。 辦公室應建立用印登記臺帳,該臺帳應注明印章使用日期、用途、批準人等,蓋10、章依據及重要資料的蓋章原件須復印留底。4.5 印章使用方法公司印章應蓋在文件正面或公司全稱上,有日期的要騎年蓋月,印記要端正清晰,印章的名稱與用印件的落款一致(代用章除外)。 協議書、合同要有存根,并在落款和騎縫處一并蓋章。5 公文打印管理5.1 公司公方的打印工作由辦公室負責。5.2 公司打印的公文、文件必須一式二份,辦公室留底存檔。5.3 外來人員來公司打印復印文件實行收費制,打印1元每張,復印0.5元每張6 辦公用品的管理6.1 總則 為加強辦公用品管理,規范辦公用品領用,提高利用效率,降低辦公經費,特制定本制度。 辦公用品由辦公室集中管理,統一采購和發放,并設立專職管理員負責。 根據辦11、公用品的性質,將辦公用品分為消耗品和管理品。1.消耗品:鉛筆、信箋、信封、打印紙、復印紙、復寫紙、印刷品、刀片、墨水、膠水、膠帶、訂書針、大頭針、曲別針、夾子、圖釘、修正液、橡皮、名片、賬冊、卷宗、檔案袋(盒)、標簽、紙杯、電池等。2.管理品:文件夾、刀具盒、剪刀、訂書機、打孔機、打碼機、圓珠筆、鋼筆、日期章戳、印泥、直尺、計算器、算盤、驗鈔機、電話機、傳真機、復印機、飲水機、電風扇、電腦軟硬件及外設、掃描儀、投影儀、計算機網絡、辦公桌椅、文件櫥、檔案櫥、沙發、茶幾等。6.2 辦公用品計劃 各部門根據本部門辦公用品消耗和使用情況,每月25日前編制并提報下月辦公用品領用計劃后報管理員。第五條管理12、員查對辦公用品領用計劃和辦公用品臺賬和庫存,編制辦公用品購置計劃,經總經理審簽后購買。6.3 辦公用品購置 管理員根據當前的辦公用品購置計劃實施購買,并于月底完成。 管理員須經常調查辦公用品供應商及市場價格,保證最優性價比和質量。6.4 辦公用品領用 每月月底,各部門根據辦公用品領用計劃集中到辦公室領用。 外來人員打印、復印或傳真文件時,應登記并收費。管理品自第二次領用起須以舊換新,如有故障或損壞,應及時申請修理或以舊換新,如遺失應由領用人或領用部門照價賠償。 員工到崗時,所需辦公用品由部門報請辦公室審批后領用。 員工離職時,須根據有關規定與管理員交接辦公用品。6.5 辦公用品管理 管理員須建13、立和登記辦公用品臺賬,做好辦公用品的購置、發放和庫存管理。 管理員須定期或不定期盤點,查對臺賬與實物,保證賬實相符。 管理員須防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失,保證辦公用品的功用和性能。 管理員須根據辦公用品的消耗或領用情況,確定和保持合理的庫存種類和數量,以減少資金占用和保證正常使用。7人事管理7.1 總則 、公司行政部負責公司建造師,工程師及高級工程等高級人才招聘工作、公司執行國家在關勞動保護法規,在勞動人事部門規定的范圍內有權自行招收員工,全權實行勞動工資和人事管理制度。 、公司對員工實行合同化管理。所有員工都必須與公司簽訂聘(雇)用合同。員工與公司的關系為合同關系,雙方都必須遵守合同14、。 、公司行政部,負責公司的人事計劃、員工的培訓、獎懲工作的實施,并辦理員工的考試錄取、聘用、商調等各項手續。 7.2 一編制及定編 、公司各職能部門、下屬公司、企業,用人實行定員、定崗。 、公司職能及部門及下屬公司、企業的設置、編制、調整或撤銷,由總經理提出方案,報董事會批準后實施。 、下屬公司、企業屬下機構的設置、編制、調整或撤銷,由經理提出方案,報總經理批準后實施。 、因工作業務發展需要、各部門、下屬公司、企業需要增加用工的,一律報總經理審批。 7.3. 員工的聘(雇)用 、各部門、下屬公司、企業對聘(雇)用員工應本著精簡原則,可聘可不聘的堅決不聘,無才無德的堅決不聘,有才無德的堅決不聘15、,真正做到按需錄用,擇才錄用,任人唯賢。 、公司聘用的員工,一律與公司簽訂聘用合同,一年一簽。、公司聘用的員工,一律脫離原級職別,由公司按照需要和受聘人的實際才能予以聘任。 、各級員工的聘任程序如下: 1.總經理,由董事長提名董事會聘任; 2.副總經理、總理經助理、總會計師等高級職員,部門主任(部長)及下屬公司、企業經理,由總經理提請董事會聘任; 3.部門副主任(副部長)、下屬公司、企業副經理及會計人員,由總經理聘任; 4.其他員工,經總經理批準后,由人事部及下屬公司、企業經理聘任。 上述程序也適用于各級員工的解聘及續聘。 、各部門、下屬公司、企業確需增加員工的,按如下原則辦理。 1.先在本部16、門、本公司、企業內部調整; 2.內部無法調整的,在公司系統內調配。 3.本系統內無法調配的,由用人單位提出計劃,報總經理批準后,由行政部進行招聘。 、新聘(雇)員工,用人單位和受聘人必須填寫“雇用員工審批表”和“員工登記表”,由用人單位簽署意見,擬定工作崗位,經勞動人事部審查考核,符合聘雇條件者,先簽試用合同,經培訓后試用半年至1年。 、新員工正式上崗前,必須先接受培訓。 培訓內容包括學習公司章程及規章制度,了解公司情況,學習崗位業務知識等 培訓由勞動人事部和用人單位共同負責。 員工試用期間,用人單位考察其現實表現和工作能力。 、員工試用期滿15天前,由用人單位作出鑒定,提出是否錄用的意見,經17、行政部審核后,報總經理審批。批準錄用者與公司簽訂聘訂聘(雇)用合同。 、臨時工由各下屬公司、企業在上級核準的指標內雇用。報行政部備案。 8環境衛生管理8.1總則 為了加強本公司辦公環境的衛生管理,創建文明、整潔、優美的工作和生活環境,制定本制度。 本制度適用于本公司辦公環境的衛生設施的設置、建設、管理、維護和環境衛生的清掃保潔、廢棄物處理以及食堂的衛生管理。凡在本公司工作的員工,均應遵守本制度。 8.2 衛生區域的劃分及管理 行政部為公司環境衛生管理的職能部門,負責全公司的環境衛生管理工作;公司的其他部門都應當按照各自的職責,協同做好環境衛生的管理工作。 環境衛生設施的開支經費由行政部提出計劃18、,經總經理審批后使用。 行政部應當加強有關環境衛生科學知識的宣傳,提高公司員工的環境衛生意識,養成良好的環境衛生習慣。 室內(公司統一使用的除外)的清掃保潔工作,由使用者承擔。 衛生區域的劃分1.行政部負責董事長、總經理、副經理以及自己辦公室的衛生。2. 財務部負責進門右邊第一間辦公室以及自己辦公室的衛生。3. 經營部負責會議室以及自己辦公室的衛生。4.質安部負責質安部經理辦公室以及自己辦公室的衛生。5. 廚師負責廚房、餐廳的衛生。公司公共區域(包括走廊、樓梯間、衛生間、大廳等)的清掃與保潔,由專人負責。 公司各部門應當按照行政部劃分的衛生責任區,負責清掃與保潔,并實行“門前三包”的責任制管理19、,由行政部監督,檢查。 禁止在公司內部公共場地傾倒、堆放垃圾,禁止隨地吐痰和亂扔果皮、紙屑、煙頭及各種廢棄物。 8.3室內衛生的管理 各部室都要建立每日輪流清掃衛生的制度。 室內應保持整潔,做到地面無污垢、痰跡、煙蒂、紙屑;桌面、柜上、窗臺上無灰塵、污跡,清潔、整齊,窗明幾凈。室內無蜘蛛網、無雜物。 室內不準許隨便存放垃圾,應及時把垃圾倒入垃圾筐內。 辦公室內辦公用品、報紙等擺放整齊有序,不得存放與工作無關的物品,個人生活用品應放在固定的抽屜和柜內。8.4 廢棄物收運與管理 廢棄的報紙、文件、紙盒等存放倉庫,月底大掃除時,收集廢品賣掉。 8.5環境衛生設施的設置與管理 任何部門和個人不得擅自在20、走廊上放置各類垃圾容器。 設置在各部門、辦公室的垃圾箱等,部門和個人有責任和義務協助做好保潔工作,不丟失、不人為損壞。 8.6食堂的衛生管理 食堂的環境衛生、個人衛生,由行政部督導,廚師包干負責,明確責任。 廚房及其環境必須干凈、整潔,每餐清掃,保持整潔,每月徹底大掃除一次。 食堂門窗、沙窗無灰塵、油垢,玻璃明亮;墻壁、屋頂經常打掃,保持無蜘蛛網、無黑垢油污。 食堂的灶臺、抽油煙機、工作臺、放物架等應潔凈,無油垢和污垢、異味。室內的燈具、電扇見本色。 各種飲具、用具要放在固定位置,擺放整齊,清潔衛生,呈現本色。9網絡管理9.1、總則:、目的:一個公司的網絡管理我們不但要做到“攘外”防止外部黑客21、以及病毒的侵襲,還要做到“安內”管理好公司內部人員的越權操作,所謂是“無規矩不成方圓”。為加強公司內部網絡的管理工作,確保公司內部網絡安全高效運行,特制定本制度。、適用范圍:本公司內部計算機網絡事宜均適用本制度。、網絡管理員職責 公司網絡管理設網絡管理員和網絡主管(由工程部經理兼任)。網絡主管的職責是:考核網絡管理員,做好網絡建設和網絡更新的組織工作和技術支持,制定和修訂網絡管理規章制度并監督執行。 網絡管理員的職責如下: A、協助網絡主管制定網絡建設及網絡發展規劃,確定網絡安全及資源共享策略。 B、負責公用網絡實體,如服務器、交換機、集線器、防火墻、網關、配線架、網線、接插件等的維護和管理。22、 C、負責服務器和系統軟件的安裝、維護、調整及更新。 D、負責網絡賬號管理、資源分配、數據安全和系統安全。 E、監視網絡運行,調整網絡參數,調度網絡資源,保持網絡安全、穩定、暢通。 F、負責系統備份和網絡數據備份;負責各部門電子數據資料的整理和歸檔。 G、保管網絡拓撲圖、網絡接線表、設備規格及配置單、網絡管理記錄、網絡運行記錄、網絡檢修記錄等網絡資料。 H、每年對本公司網絡的效能和各電腦性能進行評價,提出網絡結構、網絡技術和網絡管理的改進措施。9.2、網絡管理制度、安全管理制度A、未經網管批準,任何人不得改變網絡拓撲結構,網絡設備布置,服務器、路由器配置和網絡參數。B、任何人不得進入未經許可的23、計算機系統更改系統信息和用戶數據。C、公司局域網上任何人不得利用計算機技術侵占用戶合法利益,不得制作、復制和傳播妨害公司穩定的有關信息。D、各部門定期對本部門計算機系統和相關業務數據進行備份以防發生故障時進行恢復。、帳號管理制度A、網絡賬號采用分組管理。并詳細登記:用戶姓名、部門名稱、相應軟件賬號名及口令、存取權限、開通時間、網絡資源分配情況等。申請表要經部門領導簽字后交網絡管理員辦理,注銷帳號時要通知管理員。B、網絡管理員為用戶設置明碼口令,用戶可以根據自己的保密情況進行修改口令,用戶應對工作站設置開機密碼和屏保密碼。C、用戶帳號下的數據屬于用戶私有數據,當事人具有全部存取權限,管理員具有管24、理理和備份存取權限。D、網絡管理員根據公司制度的帳號管理規則對用戶帳號執行管理,并對用戶帳號及數據的安全和保密負責。E、網絡管理員必須嚴守職業道德和職業紀律,不得將任何用戶的密碼、帳號等保密信息、個人隱私等資料泄露出去。、公司電腦操作人員培訓制度A、公司中所有操作電腦的人員,都要經過電腦的上崗培訓,只有培訓合格證的人員,才可以有操作電腦的權限,并且自己的機器都設有屏保密碼,避免別人的不合理侵入; B、公司購買新的軟件產品或自己開發的軟件產品,安裝使用前一定要生產廠家的專家技術人員來廠進行培訓,只有經過培訓合格者,方能取得此軟件的操作權限。、病毒的防治管理制度A、任何人不得在公司的局域網上制造傳25、播任何計算機病毒,不得故意引入病毒。B、網絡使用者發現病毒應立即向網絡管理員報告以便獲得及時處理。C、網絡服務器的病毒防治由網絡管理員負責,各部門的電腦病毒的防治由各部門指定專人負責,網絡管理員可以進行指導和協助。D、各部門應定期查毒,(周期為一周或者10天)管理員應及時升級病毒庫,并提示各部門對殺毒軟件進行在線升級。10其他管理7.1 公司綠化植物的養護工作:即使監督綠化公司做好公司的每周一次的綠化植物養護及更換工作。7.2公司食堂管理:由行政部建立和登記食堂采購臺賬,檢查食材購置的質量及數量,并定期或不定期盤點,查對臺賬與實物,保證賬實相符。7.3 接待工作:由行政部牽頭,做好公司日常及上級部門檢查等的接待工作。