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1、建筑施工公司合同管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 施工企業合同管理制度 合同是公司與外界交往的依據和紐帶，是公司利益的載體，為規范合同管理，維護公司合法權益，根據中華人民共和國合同法等有關法律法規，結合公司的具體情況，制定本流程。1 內容與適用范圍1.1 本制度規定了公司合同管理的職責、審核簽訂權限、管理程序等內容。1.2 公司各部門應根據本制進行合同管理。2 管理職責2.1 公司人事行政部是公司合同管理的主管部門，負責合同的簽訂、履行、變更、終止等過程中的協調、指導及檢查，具體職責如下：2.1.1 制訂、執2、行公司合同管理制度及相關業務的標準流程，促進公司合同管理的標準化、制度化。2.1.2 審核部門合同管理細則，保障其規范性、嚴密性、可行性。2.1.3 通過培訓、咨詢等形式宣傳相關法律法規及合同簽訂技巧，提高公司整體法律運用水平及法律意識。2.1.4 建立合同履行信息反饋機制，定期或適時檢查業務部門簽訂、履行合同情況，提供總結意見和建議，預防糾紛或對可能的糾紛制定妥善應對方案，制止不符合法律、法規及違背公司利益的合同行為。2.1.5 擬定經常性合同范本條款，提供合同及相關補充協議標準文本，保障合同起草的規范性、合法性及效率。2.1.6 代表公司組織有關部門及人員參與對合同糾紛的協商、調解、仲裁、3、訴訟等活動。2.2 公司各合同使用部門部門作為合同管理實施單位，其具體職責如下：2.2.1 根據公司業務情況制訂合同管理細則。2.2.2 指定專人負責部門合同管理，明確其職責。2.2.3 合同應接受公司法律顧問業務指導，并經公司法律顧問審核合格，遵守其規章制度和業務規程。2.2.4 負責簽訂、變更合同，應在簽訂、變更前，必需報公司法律顧問審核，審核合格方能簽訂。2.2.5 在履行合同中，應每月填寫合同履行臺帳，據實記錄合同履行進展情況。2.2.6 按照合同歸檔范圍向財務部移交合同備份原件及履行過程中的相關文件資料。2.2.7 接受公司法律顧問對合同簽訂、履行、存檔等情況的檢查。2.2.8 配合4、公司法律顧問組織的仲裁、訴訟等活動，根據其要求收集、提供相關證據資料，以順利解決履行過程中的糾紛。2.3 其它部門2.3.1 公司所有業務都必須在開展前簽訂書面合同，公司財務部應根據已簽訂生效的合同進行款項收支，不得超前預支款項。2.3.2 印章主管人員在加蓋合同專用章前，應檢查是否通過合同審核流程，是否已經按照審定人意見完成修改。并按公章管理制度執行。3 工程合同文本的起草3.1 工程合同文本由主辦部門起草。3.2 對于主體工程總包合同必須具備以下附件：3.2.1 甲供、甲控材料清單及限價3.2.2 簽證變更管理規定3.2.3 現場文明施工管理規定3.2.4 招標文件及中標文件3.2.5 施5、工安全協議3.2.6 保修協議3.3 工程合同文本應規范化，對于非國家標準合同文本的合同，要根據經濟合同法，具備以下主要條款：3.3.1 標的(指工程項目、貨物、勞務)；3.3.2 數量和質量；3.3.3 結算方式；3.3.4 價款或酬金；3.3.5 付款方式；3.3.6 履行的期限、地點和方式；3.3.7 違約責任；3.3.8 根據法律規定的或按經濟合同性質必須具備的條款，以及當事人一方要求必須規定的條款等。3.3.9 材料、設備采購合同中必須載明：因供貨商供貨不及時或質量、數量等對工程進度、工程質量造成影響和損失的，供貨商必須承擔索賠責任。3.4 在簽訂合同前應按公司的有關規定進行招投標，6、并向競標單位出示本公司的承包商須知、工程保修協議書、施工安全協議、施工現場文明工地管理規定、作為合同附件雙方進行簽字確認。在進行設計招標時，應明確所設計項目的工程概算，一般情況下應做到限額設計。4 合同的審核4.1 合同審批流程實施人起草合同人事行政部主任審核招投標總監審核技術部總監審核公司財務總監審核法律顧問審核公司總經理審定。4.2 審核職責4.2.1 實施人起草合同：確定對方資信條件、草擬合同文本、保證合同內容符合業務流程需要。并填寫合同會簽審批表；4.2.2 人事行政部主任審核，按照公司合同的格式要求，對合同的格式上進行審核，并在合同會簽審批表上簽上意見和簽名；4.2.3 招投標總監審7、核：確定公司資質，成本預算、工程的可行性進行審核，并在合同會簽審批表上簽上意見和簽名4.2.3 技術部總監審核，技術標準、專業協調性等。并在合同會簽審批表上簽上意見和簽名4.2.3 財務總監審核：確認合同付款條款符合財務要求、時間符合業務部門預算及公司資金狀況。并在合同會簽審批表上簽上意見和簽名；4.2.4 法律顧問（人事行政部協調）審核：確定合同內容的合法性、嚴密性及法律可行性；4.2.5 總經理審定：綜合評價各審核部門意見，決定合同的執行與否。并在合同會簽審批表上簽上意見和簽名。4.2.6 經辦人將審核完畢并執行的合同進行統一，（在本部門和人事行政部各保留一份電子版）打印后，公司必需有兩份8、合同原件，填寫用章審批表和已經簽名的合同會簽審批表一起進行簽名和蓋章。5 公司內合同存檔管理與簽訂要點5.1 合同編號，編號依次由公司、部門、簽訂日期、序號四個部分組成。5.1.1 公司為SH5.1.2 部門編號如下：編碼部 門A總經理辦公室B市場部C招投標部D工程部E技術部F財務部G人事行政部H其他5.1.3 簽訂日期：如：工程部在2017年8月18日簽訂的合同，前面編號應為“SHD20170818”。5.1.4 序號，以兩位數顯示： 如：工程部在2017年8月18日簽訂的第二份合同，編號應為“SH-D-20170818-02”。6 使用公司資質的合同管理流程6.1 合同編號，編號依次由我公9、司、項目所在省市、使用方名字、簽訂日期、序號五個部分組成。6.1.1 公司為SH6.1.2 項目所在省市： 如：廣東省汕頭市，編號為GDST6.1.3 使用方名字 如：劉文武，編號為LWW6.1.4 簽訂日期：如：在2017年8月18日簽訂的合同，前面編號應為20170818。6.1.5 序號，以兩位數顯示： 如：在2017年8月18日簽訂的第二份合同，編號應為“2017081802”。6.1.6 案例：廣東省汕頭市人劉文武，在在2017年8月18日使用公司資質簽訂的第二份合同編號為：SH-GDST-LWW-20170818-026.2 審核流程6.2.1 合同審批流程合作方起草人事行政部主任10、審核招投標總監審核技術部總監審核公司財務總監審核法律顧問審核公司總經理審定。6.2 2 審核職責6.2.2.1 合作方起草：確定對方資信條件、草擬合同文本、保證合同內容符合業務流程需要。并填寫合同會簽審批表；6.2.2.2 人事行政部主任，按照公司合同的格式要求，對合同的格式上進行審核，并在合同會簽審批表上簽上意見和簽名；6.2.2.3 招投標總監審核：確定公司資質，成本預算、工程的可行性進行審核，并在合同會簽審批表上簽上意見和簽名；6.2.2.4 技術部總監審核，技術標準、專業協調性等。并在合同會簽審批表上簽上意見和簽名6.2.2.5 財務總監審核：確認合同付款條款符合財務要求、時間符合業務11、部門預算及公司資金狀況。并在合同會簽審批表上簽上意見和簽名；6.2.2.6 法律顧問（人事行政部協調）審核：確定合同內容的合法性、嚴密性及法律可行性；6.2.2.7 總經理審定：綜合評價各審核部門意見，決定合同的執行與否。并在合同會簽審批表上簽上意見和簽名。6.2.2.8 經辦人將審核完畢并執行的合同進行統一（在本部門和人事行政部各保留一份電子版）打印后，填寫用章審批表和已經簽名的合同會簽審批表一起進行簽名和蓋章。公司財務保存原件。7 財務部存檔，原則上由具體執行付款的財務部留存原件。7.1 財務部要建立合同臺帳，及時做好存檔記錄，以便有關人員隨時查詢合同的簽訂與履行情況。7.2 合同歸檔范圍12、：7.2.1 合同原件；7.2.2 預算、結算報告；7.2.3 招投標文件；7.2.4 履行會議紀要及來往信函；7.2.5 合同履行過程中的重點事項記錄；7.2.6 合同成果報告；7.2.7 法定代表人證明書；7.2.8 承包商須知；7.2.9 工程保修協議書；7.2.10 施工安全協議；7.2.11施工現場文明工地管理規定；7.2.12 合同會簽審批表；7.2.13 用章審批表；7.2.14 法人授權委托證明書。7.2.15 合作協議書7.2.15 資質使用者的身份證復印件（簽名和右手食指印）8 合同履行情況的檢查8.1 公司人事行政部和法律顧問應該對合同履行情況進行隨時檢查，公司各部門應在13、每月5日前向公司人事行政部提交公司合同簽訂履行臺帳并附公司合同履行完畢情況總結表。8.2 公司相關部門有義務針對其它部門未能按規定進行合同管理的情況造成損失的情況報送公司人事行政部和法律顧問。8.3 公司人事行政部和法律顧問應建立合同簽訂情況臺帳，監控、總結合同履行情況，并提供相關建議和意見報總經理。9 合同糾紛的處理9.1 部門在履行合同過程中如發生糾紛，在協商階段即應書面報送公司公司人事行政部和法律顧問。9.2 公司法律顧問應根據糾紛具體情況在兩日內提出處理建議及注意事項；情節嚴重并可能影響相關部門業務進程的，公司法律顧問應通報相關部門，以采取預防措施。9.3 對經協商無法解決的糾紛，經公14、司總經理批準后，由公司法律顧問組織起訴或仲裁。9.4 合同糾紛涉及的相關部門應及時向公司法律顧問提供下列證據原件，并根據公司法律顧問的要求及時補充：9.4.1 合同文本原件（包括變更、解除合同的協議、電報、信函、圖表、視聽資料、廣告、授權委托書，介紹信及其他有關資料等）。9.4.2 送貨、提貨、托運、驗收、發票等有關票證票據。9.4.3 貨款的承付、托收憑證、有關財務賬目。9.4.4 產品的質量標準、封樣、樣品或鑒定報告。9.4.5 其它與處理糾紛有關的材料。9.5 對方當事人逾期不履行已發生法律效力的調解書、判決書，由公司法律顧問依法向人民法院申請強制執行。9.6 合同糾紛處理完畢，公司法律顧問應及時將有關材料匯總給人事行政部，歸檔查考。10 附 則10.1 本制度由公司公司人事行政部負責擬定和解釋。10.2 本制度由公司總經理簽發，自發布之日起執行。10.3 自本制度下發之日起，原合同管理制度廢止。