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1、建筑施工公司技術資料檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的1.1 對各項工作中形成的記錄、科技資料、往來文件(書)檔案進行控制，為質量體系有效運行和檢測工作符合要求提供證據，為工作改進提供依據。2 范圍2.1 適用于質量控制和檢測活動中的各種質量記錄和技術記錄、各部門間的往來文件、科技資料的歸檔管理等。3 職責3.l 質控部辦公室人員負責往來文件收集、立卷及各科室立卷的保管；負責在崗人員的人事、業績考核資料的立卷、歸檔管理。3.2 各科室負責與其相關的往來文件、儀器設備等資料的收集、立卷。3.3 財務2、人員負責會計帳冊、報表的立卷、歸檔管理。3.4 宣傳人員負責影像資料的收集歸檔管理。3.5 質量管理人員負責會同有關科室設計和統一質量記錄、技術記錄的格式及健康相關產品的檢驗報告，做好質量體系活動與技術運作中形成的各類記錄的收集、整理、立卷與歸檔保管。3.6 辦公室主任負責審批檔案室保存檔案的借閱。3.7質量主管組織評審質量記錄和技術記錄的格式并批準實施。3.8 各科室在質量活動和技術運作時，按要求填寫質量記錄和技術記錄，做好各類記錄的收集。3.9 各科室兼職檔案員負責本科室記錄的預立檔和移交。3.10 技術主管批準到期記錄(檔案)的銷毀處理。4 程序4.1 記錄格式的確定4.1.1 技術記錄3、的格式可由各科室設計，各科室負責人審核。4.1.2 質量記錄的格式由質量管理人員組織設計，經質量主管審核。4.1.3 質量主管組織評審質量記錄和技術記錄的格式，并批準實施。4.1.4 所有經批準受控的記錄格式由質量管理科統一編碼標識，編制記錄清單，并發布使用，非受控表格經科室負責人審核同意后直接投入使用。4.1.5 在評審和使用過程中發現記錄格式不適用時，由使用部門修改或修訂，經相應審批后發布使用。質量管理人員負責通知有關部門和人員，發放新的格式表。4.1.6 上級部門規定的記錄格式直接采用，并將其編碼列入記錄清單。4.2 記錄的內容要求與改進4.2.1 格式欄目中所要求填寫的內容必須滿足信息4、足夠的原則，并經科室負責人審核批準；科室負責人應定期組織有關技術骨干對記錄格式的必要性、充分性和可追溯性進行評定，并隨著實踐不斷改進完善。各科室應有記錄格式的控制清單，在批準起用新格式時，原有的格式應予以廢除停用。4.2.2 原始記錄要包含有足夠的信息以保證檢驗工作的可復現性。檢驗原始記錄的內容應包括：樣品受理編號、收檢日期、樣品名稱、樣品批號、檢驗項目、檢測依據、器材記錄、環境條件記錄、檢驗起止日期、檢驗結果及導出數據、檢驗人員和校(復)核人員簽字等。4.3 記錄的填寫4.3.1 各科室負責人應根據以上職責和“記錄的管理流程”(附后)要求認真做好本科室各項工作記錄填寫的組織、管理工作。4.35、.2 記錄填寫應及時、正確、真實、齊全、清晰、明了，不得用鉛筆填寫。4.3.3 記錄上必須有記錄人的簽名，有審核、批準要求的，相應的簽字人應按文件規定要求進行審核、批準、簽字。4.3.4 檢測的技術記錄要記錄技術操作的過程及結果再現所需的足夠信息，注意詳細記錄每次測定條件和環境條件，不得遺漏。檢測的原始記錄中有檢測人、校核人的簽名。4.4 記錄的更改4.4.1 當記錄中出現差錯時，應遵循記錄的更改原則：被更改的原始記錄仍必須清楚可見，不允許消失或不清楚(采用“杠改法”)，更改后的值(或文字)應在被更改值(或文字)的右上方，并由檢測人在改正的內容旁簽名或蓋章。4.4.2 如需改正的數據或文字篇幅6、較大時，可將其劃框線，中間劃一橫線，在方框的右上方標識“作廢”兩字，由改正者在改正的內容旁簽名或蓋章。4.4.3 電子存儲記錄更改也必須遵循上述更改原則，以免原始數據丟失或改動。4.5 記錄(檔案)的收集與歸檔4.5.1 本單位的記錄、檔案實行分級管理，即由檔案室和各科室分別存檔。4.5.2 記錄要定期收集、歸檔。原始記錄隨存檔檢驗報告歸檔。年度辦理完畢的文件、記錄資料由科室兼職檔案員收集、立卷，科室負責人審定簽字；記錄檔案卷宗上應有該記錄的標識、記錄的名稱及代碼、歸檔日期、保存期限等內容。質量管理主管負責質量體系文件、檢驗過程資料的收集編目和歸檔。4.5.3 各科室的質量記錄由本科室人員收集7、，本科室兼職檔案員每季度收集匯總一次，按記錄內容分類編目，年末進行預立卷后，凡重要的質量控制或涉及質量控制的法規文件填寫檔案移交清單，于規定時間交檔案室歸檔。4.6 記錄的保存和管理4.6.1 檔案管理員注意對各類記錄進行分類編目、裝訂保存，按“年度-科室-保存期限分類法”進行排列和編制全引目錄、案卷目錄和收發文本。由辦公室主任、檔案員及有關科室負責人根據檔案內容確定保管期限。記錄、檔案的保存期一般為五年，特殊情況需長期保存的另立冊存檔(如儀器檔案、人事檔案、圖紙等)；超過保存期限的記錄、檔案，由保管人造冊，列出銷毀清單，科室負責人審核，報技術管理層批準后銷毀。4.6.2 檔案保存室的環境要適8、宜，能防盜(鐵柜、鐵門、鐵窗)、防火、防蟲、防鼠、防光、防潮、防霉。對損失或變質的檔案資料應及時修復或復制；設置記錄檔案框架。4.6.3 記錄檔案應存放有序，便于存取、檢索和借閱。嚴格遵守保密紀律和制度，執行相應的保密和保護所有權的程序4.6.4 電子媒體的記錄應確保軟盤、硬盤、光盤不受損壞，確保記錄完整。4.6.5 檔案員要及時對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和利用情況進行統計，填寫檔案統計登記表報上級部門。4.7 記錄(檔案)的借閱4.7.1 對一般檔案，人員對記錄(檔案)的檢索和借閱需經相應檔案管理科室負責人同意，填寫借閱檔案登記表，和借閱本專業范圍的業務檔案，受控文件資料借閱按9、文件控制程序執行。4.7.2 外部人員查閱或拷貝記錄(檔案)，質量檔案須經質量管理科負責人批準，其他檔案經相關管理部門批準。所有記錄(檔案)只可就地查閱，不予外借。4.7.3 工作人員借閱檔案資料應先提出申請，經相關科室負責人批準后借閱與本人目前從事專業有關的資料。借閱人必須妥善保管好檔案資料，發現有損、撕、涂改或泄露檔案內容者，檔案管理者必須及時向有關領導匯報，采取適當的糾正措施。4.8 記錄的清理、處置和銷毀4.8.1 辦公室主任(或科室負責人)會同檔案員對保存期滿的檔案(記錄)進行審閱，有價值的檔案繼續保存，確認無需保存而又不能外泄的檔案填寫檔案銷毀清理冊報技術管理層審批同意后，由規定機構監督銷毀。