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1、建筑設計公司行政接待管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的為做好接待工作，制訂本制度。2 適用范圍本制度適用于公司商務及經營管理活動中涉及用車、食宿、票務、洽談、接待、饋贈等公關工作。3 接待工作中的角色接待負責人是接待工作的主角，行政部配合接待負責人做好接待的支持工作。4 接待支持工作的內容安排車輛、安排住宿、車票機票、安排商務餐、置辦禮品、安排會務與場地、專人陪同服務。5 接待規格貴賓規格、商務規格、普通規格。6 規格標準6.1 貴賓規格：6.1.1 車輛全程服務；6.1.2 四星級以上酒店；6.1.2、3 商務艙機票；6.1.4 飯店清單內貴賓檔飯店或其他飯店；6.1.5 各類禮品。6.1.6 行政部專人陪同服務。6.2 商務規格：6.2.1 根據實際情況安排車輛和司機；6.2.2 不高于三星級或400元/間以下酒店；6.2.3 經濟艙機票或火車、輪船；6.2.4 飯店清單中商務檔飯店或不高于250元/人餐6.2.5 不高于1000元/人的禮品標準6.2.6 行政部專人陪同6.3 普通規格：6.3.1 建議使用出租車；6.3.2 經濟型或300元/間以下酒店6.3.3 經濟艙機票或火車、輪船；6.3.4 飯店清單中普通檔飯店或不高于150元/人餐；6.3.5 不高于500元/人的禮品標準。73、 接待工作辦理7.1 由經營副所長指派接待負責人，并確定接待規格。7.2 接待負責人制作接待計劃，行政部根據接待計劃安排接待工作。7.3 接待負責人至少提前1個工作日知會行政部負責人接待需求并填寫相關表單，如有特殊需要或大宗采辦的，應提前通知。7.4 接待負責人因出差等特殊原因無法及時填寫單據的，須以短信或郵件的形式告知行政部，事后補填相關表單。7.5 行政部確認接待工作的規格后落實采購、預訂、支付等協助工作，全程配合整個接待工作。7.6 行政部儲備性采辦部分禮品，包括茶葉、煙、酒等。8 超規格申請如實際工作中需要超規格接待的，須向所長報特別申請，行政部憑所長出據的書面批示落實接待工作。9 其4、他9.1 公司行政人事部對本辦法有最終解釋權。9.2 本辦法自公布后試行3個月。接待計劃訪客信息來訪賓客一行共 人 所屬項目： 前期接觸 聯絡人姓名： 先生 女士 手機： 貴賓 商務 普通需要接機到滬時間：月日 點 分 航班號：機場/車站：需要送機出發時間：月日 點 分待定 機場/車站： 訪客特點口味：偏辣 清淡接待注意點：接待計劃時間：年月日地點：淮海中路 其他: 參與接待人員: 接待日程日期/時間接待內容備注接待分項工作分項工作事項責任人配合人工作內容注意事項： 接待負責人： 日期： 年 月 日行政配合申請單酒店賓館店名： 房型：單人房 雙人房 大床房 套房 其他： 入住日期：月 日 入住5、時間： 點 分 客人自付離店日期：月 日 離店時間： 點 分 無法預測訂機票車票航班號： 出發日期：月日 出發時間： 點 分姓名： 身份證號： 姓名： 身份證號： 姓名： 身份證號： 姓名： 身份證號： 姓名： 身份證號： 已確定車次： 由行政部確定車次火車類型： 普通 動車 高鐵始發站： 終點站： 日期： 月 日 時間： 點 分本格內容行政部填，接待負責人簽字已訂車次： 目的地： 類型：普通動車高鐵日期： 月 日 時間： 點 分確認簽字： 日期： 月 日飯店食肆店名： 參宴人數：人用餐時間： 月 日 點指定陪同人： 會場指定會場： 會場要求：地點： 面積： 其他要求： 與會用品： 禮品票務品6、名：數量： 指定商家：到貨時間：品名：數量： 指定商家：到貨時間：其他要求： 行政簽字： 接待負責人確認： 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日派車單申請人： 部門： 分管副所長審閱： 具體隨車人： 出車情況： 出車時間： 出車事由： 訪客姓名： 先生 女士 一行共 人 訪客手機號： 接送地點： 出車司機簽字： 所長簽字： 注：申請派車人將此單交于行政部，由行政部指定出車司機后與申請人聯系具體出車時間等事宜酒店賓館店名： 房型：單人房 雙人房 大床房 套房 其他： 入住日期：月 日 入住時間： 點 分 客人自付離店日期：月 日 離店時間： 點 分 無法預測行政簽字： 接待負責人確認： 日期：7、 年 月 日 日期： 年 月 日訂機票車票航班號： 出發日期：月日 出發時間： 點 分姓名： 身份證號： 姓名： 身份證號： 姓名： 身份證號： 姓名： 身份證號： 姓名： 身份證號： 已確定車次： 由行政部確定車次火車類型： 普通 動車 高鐵始發站： 終點站： 日期： 月 日 時間： 點 分本格內容行政部填，確認人簽字已訂車次： 目的地： 類型：普通動車高鐵日期： 月 日 時間： 點 分確認簽字： 日期： 月 日飯店食肆店名： 參宴人數：人用餐時間： 月 日 點指定陪同人： 行政簽字： 接待負責人確認： 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日超規格接待批示行政部：同意此次按特殊情況辦理， 希8、遵照執行。所長簽字： 日期： 年 月 日實施辦法1 接待工作1.1 經營副所長指定接待負責人，并確定接待規格與檔次；1.2 由接待負責人填寫接待計劃，指定具體接待分項工作的責任人；1.3 各接待分項工作的責任人統一填制行政配合申請單及派車單，并安排落實接待事項；2 用車2.1 行政部收到副所長簽字的派車單后，將派車單分派給相關司機；2.2 司機接到派車單，根據派車單上聯系方式與訪客取得聯系，并及時跟客房確認出發到達時間、地點等詳細信息。2.3 司機協助訪客辦理酒店入住與退房事宜，3 賓館酒店3.1 預訂賓館參考公司協議酒店清單，如預訂清單以外酒店，須確定具體酒店名；3.2 訂酒店時應問清是否公9、司付費，如客人自付，則屬于代訂范疇；3.3 預訂酒店需填寫行政配合申請單；3.4 酒店預訂請按公司標準申請，如需超規格，需所長書面特批；3.5 非協議酒店，由行政部付款或委托他人付款。4 機票車票4.1 行政部根據申請單內容做好預訂工作，如無法預訂，應及時與接待負責人溝通；4.2 遇貴賓級接待訂機票，需注意航空公司服務及乘座的舒適度。5 飯店食肆5.1 行政部提供推薦飯店清單，供訂餐人選擇；5.2 清單以外的飯店，行政部應配合其確定店名，并落實訂餐；5.3 訂餐需提供行政配合申請單5.4 如無法及時填取單據，以短信或郵件為準；5.5 行政部事先指定陪同用餐人付款。6 禮品6.1 行政部儲備一定量的茶葉、煙、酒等禮品和礦水等接待用品，其他禮品從供應商處提取；6.2 禮品饋贈優選行政部儲備禮品；6.3 如需饋贈儲備以外禮品，需填寫請購單，由行政部臨時采辦。7 會場與會務7.1 接待過程中需要使用會場，需填寫行政配合申請單；7.2 行政部了解會務名稱，目的，參會人數，參會人員情況，所需會務用品，服務要求。及時準備或采辦物資，確保會議順利召開與結束；7.3 會議結束后，行政部負責清理會場并收回相關物資。