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1、公司采購貨物工程勞務合同付款及發票管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購及付款業務流程圖：采購貨物（工程勞務）合同、付款及發票管理制度目的：為規范公司各類采購貨物（工程勞務）合同、付款及采購（或勞務）發票的管理，結合公司實際情況，制定本制度。適用范圍：*公司內容：公司各類采購業務、工程勞務業務按實際情況不同分以下幾種情況處理：（1）、預付款業務，（2）、貨到付款業務，（3）、以貨易貨業務。第一條、財務對合同管理規定公司各類貨物采購及工程勞務業務均需簽訂合同（對于零星辦公用品的采購，價值在500元以下的，憑經部2、門經理核準的采購計劃單進行采購，不需訂合同），具體規定如下：（一）、合同的簽訂及審批1、采購業務合同：公司生產用各類材料物資及固定資產的采購合同的簽訂應由供應部采購業務經辦人經根據經批準的采購計劃單及采購合同價格申報單進行。采購計劃單、采購價格申報單及采購合同按采購物資屬性及價值不同由相應的領導審批：（1）、正常生產用直接原輔材料及機物料等低值易耗品采購由分管副總批準；（2）、技術改造、設備等固定資產采購，采購價值2萬元以下的由分管副總批準，超過2萬元的由董事事長（總經理）批準。（3）、對于設立最低庫存量的材料物資，由供應部提出采購計劃單經保管員核實庫存報分管副總批準后實施采購2、工程勞務業務3、合同：公司所有工程建設及設備安裝、保暖、維修等接受勞務業務，應提前簽訂工程勞務合同及工程預算表。合同額在2萬元以下的由分管副總批準，超過2萬元的工作勞務合同由總經理批準。（二）、合同內容填寫要求（1）、合同內容應按規范格式內容完整填寫，合同中要特別約定發票事項（采購業務需分增值稅專用發票與增值稅普通發票，接受勞務需取得本公司主管稅務機關許可的勞務發票，并注明出具時限為收貨后一個月內寄達）、詳細品名規格單價、結算方式、結算時限、費用承擔及供應商（服務商）帳號信息等內容。（三）、合同的報送及執行（1）、合同報送：各類采購及工程勞務合同由公司各分管業務責任人負責簽訂，報分管領導核準后由業務經辦人將生4、效的合同報送一份到財務部材料會計處存，同時實施采購。（2）、合同執行：所有采購合同業務均應由供應部實施采購，勞務合同由工程設備部執行實施，對于特殊情況下經總經理特批的采購（工程勞務）業務除外。財務部將按合同約定執行付款事宜，款項支付與否及支付方式原則上按合同規定正常辦理。在付款時，除支付財務帳面應付帳款外，在提交用款申請的同時還應附有合同，對一次簽定合同、同一價格多次進貨的，在第一次進貨時發票要附合同,在以后價格不變的業務發票后可不附合同，但要在價格發生變化時的第一筆業務發票后附有供貨方的調價函（各類包裝材料采購業務，供應部采購員應于每月5日前報一份經董事長批準的按不同供應商分材質、規格填列的5、各類包裝材料采購價格表交財務部，作審核采購價格之參考依據。月中如有變化應及時列表經董事長批準后報至財務部備案）。（3）、財務部不受理涂改及未經公司董事長（總經理）或有權簽字副總簽批的合同。第二條、付款管理規定采購（往來）付款業務流程：業務經手人持用款申請（含附件）1、財務部往來會計核實2、申請人分管領導簽字3、財務負責人簽字4、董事長（總經理）簽批5、財務出納員付款所有因采購貨物、接受勞務的付款業務均需憑經核準的“用款申請”付款。“用款申請”由業務經辦人出具，經財務部往來會計、部門負責人及分管領導審核，報財務及總經理審批后，按財務管理制度規定手續辦理付款事宜。各采購業務經辦人員應對所提交的用款6、申請中列示的收款人信息及帳號的真實性、準確性負責，如因提供收款人信息不真實造成財務誤付款，給公司帶來經濟損失的，由采購業務責任人承擔責任；因用款申請中收款人帳號信息錯誤造成退匯、退票的，該筆業務金融機構手續費由業務責任人個人承擔，由此造成的誤工誤產及一切后果由業務責任人承擔。所有付款業務的用款申請單，除第一次付款的新增供應商外，均需由業務經辦人到財務部往來會計處查詢并填寫與收款單位帳面往來余額情況后方可繼續下一流程環節。業務經辦人在申請正常業務付款時需持“用款申請”依上述簽批流程圖順序依次履行簽字手續，如因董事長出差不能及時簽批的，經財務負責人簽批后付款；如屬特殊業務付款，則由業務部門負責人、7、董事長簽批，最后交財務負責人審核后付款。出納員在接到業務經辦人交來的經財務負責人或董事長總經理批準付款的用款申請時，按實際批復的付款金額及付款方式付款，如果批復付款欄及批復付款方式欄為空的，按申請付款金額及付款方式辦理付款手續。1、預付款業務：無特殊情況，除采購生產急需材料業務外，其他預付款業務在未結算總貨款或工程款前，不得預付全部價款。預付款業務流程圖：業務經手人持用款申請（含合同采購計劃單等附件）財務部往來會計核填帳面往來余額分管領導簽字財務負責人簽字董事長（總經理簽字）財務出納員付款（1）、預付款業務付款手續：業務經辦人員出具經分管經理、財務經理及總經理、董事長批準的用款申請附合同書、采8、購計劃單，到財務辦理支付款項手續。（2）、對于預付貨款的經濟業務, 各物資采購及工程勞務部門必須慎重把關,確保與供應商業務關系良好，合同正常執行。對于財務帳面“應付賬款”中連續半年出現未發生變化負數金額的業務單位, 由各物資采購部門業務經辦人負責將款項追回, 以避免公司利益受到損失（預付工程款不在此內）。2、貨到付款業務：原則上必須先取得發票再付款，但在不超出財務規定的到票時間內付款的，按財務管理制度貨幣資金及承兌匯票管理制度中的付款規定辦理。具體如下：貨到付款流程：業務經手人持用款申請（含附件）財務部往來會計核填應付款余額分管領導簽字財務負責人簽字董事長（總經理簽字）財務出納員付款（1）、對9、貨到付款，發票未到的規定： 對于貨到入庫、發票未到，需按合同付款的，由業務經辦人出具用款申請，報材料會計在付款申請單上標示驗收入庫單號或臨時收料單號（注：入庫單必須在付款之前傳達材料會計處），及貨款金額，并附“采購合同”。材料會計簽名確認后報財務負責人審簽、董事長核準后付款。對于含量待檢的，原則上在未辦理入庫手續前（即入庫單未傳達財務前），財務部不受理該筆業務付款，特殊情況確需付款的需總經理特批（由財務認定）。 (2)、對貨到已驗收、發票已到要求付款的（即帳面應付款）：貨到驗收入庫，相關單據傳遞手續已完畢，并收到該筆業務發票的，要求該筆業務經手人對發票的內容（貨物數量、價格、金額）進行審核，參10、照該業務入庫單及合同等進行核對，確認無誤后在發票右下角簽章確認，將發票附入庫單等單據交財務部，并按規定出具用款申請，交財務部辦理付款手續：材料會計核填帳面應付該供應商款項金額、申請部門負責人簽字、財務負責人審簽、董事長核準后付款。（3）支付帳面應付款：對于支付帳面應付款的業務，由業務經辦人開具用款申請單，填明申請支付金額，到財務部往來會計處核填帳面應付金額，經財務負責人審核，總經理董事長簽字批準后方可交出納員辦理付款手續。第三條、付款方式及收據的取得要求：付款方式主要有現金、銀行電匯、轉帳支票、銀行承兌匯票等，為了規范開支的管理，防止產生不必要的損失和糾紛，款項的支付主要以銀行付款或銀行承兌匯11、票付款為主，原則上超過1萬元的業務或經常性的供應商款項均以銀行電匯、轉帳支票或承兌匯票支付，無特殊情況的均不能支付現金。對于付出的款項原則上均應取得收款方的收款收據，具體付款方式及相關要求如下：1、現金付款：對于確需以現金支付的業務，在業務經辦人員交來的經相關人員審核及總經理批準的用款申請后，視其具體情況分別處理：（1）、收款人派人上門收款的，公司業務經辦人員（指采購員）對來人身份進行確認，財務部出納員驗證來人持有的對方業務單位開具并加蓋行政公章的介紹信或對方業務單位傳真加蓋行政公章或財務公章的委托收款證明（傳真件證明中需注明來人姓名、身份證號、委托事項，并注明“本傳真件與原件內容一致，具有法12、律效力”字樣），經確認無誤的，再辦理支付手續在收款人點驗貨款無誤后，直接開據收款收據后交出納員。收款人要在收款憑據上注明“收款人：XX”字樣，并由出納員填寫該收款人的身份證號，特殊情況下經批準后可不需填寫收款人身份證號。（2）、如果是要求公司將款項匯入收款人（指業務單位）指定卡號（或業務經辦人提供的收款人卡號）的業務，在匯款前由公司業務經辦人負責提供收款人出具的收款帳號、戶名并加蓋蓋有財務章（或公章）及收款方經辦人簽字蓋章的“收款信息確認函”傳真件（格式見后附件2），確認函要求注明“本傳真件與原件內容一致，具有法律效力”字樣。財務部收到符合要求的確認函傳真件并經公司業務經辦人簽字確認后，方可匯13、款。在辦理完匯款手續，收款人在確認款項收到后，由公司業務經辦人負責：當日內將收款人開具的此筆現金業務的收款據的傳真件交至公司財務部，并在匯款日起7日內（以銀行業務單時間為準計算起始時間），將收據原件交至公司財務部。對于沒有經過審批或有關人員越權審批的付款業務，出納員不予受理。為控制公司資金風險，財務部對手續不全或有疑問的現金打卡付款業務有權拒付。現金打卡手續費由收款方承擔，特殊情況經董事長批準的除外。（3）、公司派人帶現金外出采購業務：除零星辦公用品及低值易耗品外的現金，采購金額在10000元以上的材料采購業務，需由總經理批準。由采購業務經辦人提出用款申請，經核準后到財務辦理現金借款手續（借款14、人應為采購業務經辦人指定的公司員工），無特殊情況超10000元的采購業務不得以此種方式進行采購，（4）、對于正常采購（或勞務）業務付款，因相關申請部門計劃不到位、不及時，導致原可以電匯或承兌匯票支付的款項，而需要財務部以現金打卡方式加急支付的，財務部有權拒絕，對于董事長特批的此種情況下的付款，在保證手續完備，所支付款項安全的前提下，付款手續費由業務經辦人（即付款申請人）承擔，如果造成資金損失的，還要由業務經辦人承擔相應損失。2、銀行電匯付款：財務部憑業務經辦人出具的經核準無誤的用款申請中列示的收款人信息辦理電匯付款業務。銀行電匯付款可暫不要對方出具收據，但對同一供應商，既有現金付款、又有銀行付15、款業務的，原則上，只要對方收款,就要出具收款據。退匯重辦業務：是指銀行已辦理電匯付款手續，因收款人信息填寫有誤或其它原因，造成正常電匯付款業務退匯，需要重新辦理付款的。退匯重辦業務按以下幾種情況處理：（1）、收款單位提供收款信息有誤的，由業務經辦人負責重新出具用款申請辦理付款；（2）、公司采購（或勞務）業務經辦人工作失誤造成退匯的，由責任人在退匯單上簽名確認，并由經辦人提供準確信息，重新辦理匯款，同時該退匯業務的原付款手續費由責任人承擔。（3）、出納員個人工作失誤退匯的，由出納員據退匯單重新填制電匯單辦理匯款，同時，原匯款手續費由出納員個人承擔。（4）、因銀行間業務劃轉不成功或其它非公司可控原16、因造成正常電匯付款退匯的，由出納員在第一時間內報分管領導核銷原電匯退匯單據并重新辦理付款。3、承兌匯票付款：（1）、對于付出的承兌匯票，原則由收款單位派人上門收取【來人身份確認程序同本制度第三條，1，（1）】，經財務部出納員確認無誤的，再辦理支付手續，在來人對所收承兌匯票驗查無誤后，開具加蓋收款單位財務專章的收據交出納員（其它簽字手續參照貨幣資金付款業務），且本公司業務經辦人要在相應的原始付款憑證上簽字確認。（2）、如收款單位派人上門收款，且來人未帶收款據的，經財務部出納員對來人身份確認無誤后，再辦理付款手續【來人身份確認程序同本制度第三條，1，（1）】，在來人對所收承兌匯票驗查無誤后，開具收17、條（可由收款人在收條上注明“收據原件到后此收條自動轉作附件”，并在收條上填寫EMS特快專遞單號，注明“以收款方實際收到此特快件為開具收據之依據”），簽字蓋手印，財務部經辦人當收款人面將匯票裝袋以EMS特快郵寄給收款單位。（3）、如收款人不能上門收款，需以郵寄方式付款的（此方法存在很大風險，無特殊情況，財務一律不受理該付款方式），由采購業務經辦人負責辦理郵寄承兌匯票的財務登記手續，即在承兌匯票備查簿上對所支付承兌票號及金額簽名確認，出納員將需郵寄承兌匯票，當付款申請人面封好快遞袋，并將EMS號填寫在用款申請單申請人下方，再由付款申請人按收款單位傳真的加蓋財務公章的詳細收件地址證明(證明內容含匯票18、金額、收件人姓名、收件地址、郵編、聯系電話，并注明“本傳真件與原件內容一致，具有法律效力”字樣)，填寫快遞單，交出納員辦理投郵（收款單位傳真的收件地址證明交財務作此筆付款業附件。公司業務經辦人應及時與收款人溝通，跟蹤收款人對該快件的查收情況，并負責在承兌匯票郵寄之日起15日內將收款人開具的收款據原件郵至財務部出納員處。4、票據的背書：所有需支付的承兌匯票，原則上均應由出納員據批準的用款申請單中列示的收款單位，在匯票“被背背書人”欄填寫收款單位全稱并加蓋我公司在銀行預留印鑒后方可對外支付或特快郵寄。但對于公司自行從銀行申請辦理的承兌匯票（即應付票據），在支付給匯票列示的收款人之外的第三方單位時，19、原則上不能再背書（即不能回頭背書），但出票銀行及該匯票實際接收人許可可以背書的，則需要背書后支付。5、對取得的原始收據的要求：對于現金、銀行、承兌匯票支付業務，外來原始憑證原則上一律不得更改、涂抹，錯開的原始憑證要重新開具。對于原始憑證內容或金額有誤的，如未按規定改錯的（即在錯誤處劃線后，填寫正確內容，并加蓋出票單位財務章及改錯人私章），或在同一處錯誤更改兩次（含）以上的，出納員一律不予受理；如出納員收受不合規定的單據，發現一次處罰出納員50元。對于確屬特殊情況的，不合財務規定業務單據經董事長特批處理的，應有董事長在該單據上的親筆簽批說明。對于一筆業務款項同時以不同方式支付的，應根據實際付款方20、式及金額由收款單位分別開具收款收據，不能合開一張收據。6、對單筆業務口徑一致性的要求：每一筆業務，收款人、簽定合同人及出票人、實際供貨人必需一致，如果有特殊情況，經董事長、總經理特批的業務，簽定合同人（即為公司提供勞務及貨物人），在結算款項時，出具的發票與合同不符時，在簽定合同時，應單獨有合同補充說明，收款據必須用出發票人的收據，以免給財務工作造成混亂，如果是先預付款后來發票的業務，在結算時，發票出具人（以發票專用章確認）與收款人不符的，對前面已支付的數額，收款人應補足與原收款時間金額一致的出發票單位收款據，在補齊手續之前，財務將不受理該發票，并停止付款。如果預付款已全額支付后來發票的，由業務21、經辦人負責催收發票，結算發票報送財務時間定為經濟業務結束之日起30天之內。對一些業務頻繁、單筆業務金額不大，在一定期間內，價格不變以業務，可按月結算開票。7、超過規定時限未取得付款業務收據的處理：按單筆業務計算，每超期1天，給予采購業務經辦人5元罰款，從工資中扣除，超過一個月未能取得收據的，停發業務經辦人工資，直至財務部收到收據原件為止。如發現業務經辦人有弄虛作假的，由業務經辦人承擔相應的損失，后果嚴重的追究法律責任。第四條、財務部集中辦理付款業務時間及付款時限規定：財務部受理現金、承兌匯票付款業務時間：每日上午7：30至11：00,下午自上班起至15：00；銀行付款業務受理時間：每日上午8：22、30前受理需當日付款的“用款申請”，上午8：30至15：00前受理次日付款的“用款申請”。由于工廠地理位置的特殊性，車輛緊張，財務部每日上午派專人到銀行辦理付款業務，下午不辦。具體的付款時限及責任劃分如下：（1）、對于經核準可支付并已傳遞到財務部出納員處的“用款申請”及其它各類報銷及付款單據，如無問題的，出納員應按本制度規定的付款手續按受理用款申請時間的先后辦理付款：對于“用款申請”在當日規定時限內提交至財務部的，當日辦理付款手續，超時限提交的“用款申請”，次日辦理付款手續，無特殊情況，出納員不得私自壓單延遲付款。如果是以銀行電匯付款的“用款申請”，遇法定節假日、公休日的，付款時間順延。對因資23、金緊張，超過2日未付款的“用款申請單”金額，出納員應報分管領導確定付款時間，并及時通知提交用款申請人，此處主要是指電匯及現金打卡付款方式支付的款項，如果是收款方提交的相關證明手續不完備的，需待公司業務經辦人協調提交完整的手續后方可付款，補齊手續前財務部不受理該用款申請。 （2）、如屬對方收款單位派員到公司收取款項的，應由分管業務經辦人負責協調財務部備款及收款方到公司收款準確時間，確保付款工作有序進行；（3）、對于特殊情況下，需加急支付的款項，業務經辦人在提交“用款申請”的同時還應附有經核準的書面“加急付款申請”，否則造成因遲付款而延誤生產的，財務部不承擔責任。（4）、如屬出納員工作不負責任延遲24、付款、錯付款而給公司造成損失或故意刁難報銷人、收款人的，發現一次處罰責任出納員50元，給公司造成損失的還要按規定承擔相應以濟損失。（5）、如因業務經辦人提交用款申請及相關證明材料不及時、不正確而造成財務錯誤付款、延期付款誤工誤產的，由業務經辦人負責。（6）、正常情況下，如已批準付款的“用款申請”，以實際簽字核準日期計算，超過7日未交到財務部的，視同無效申請，財務部不再受理該“用款申請”，再次付款需重新提交“用款申請”，且原已簽批的“用款申請”要交至財務部由出納員加蓋“作廢”印章，作新辦用款申請的附件。（7）、對于已核準支付的“用款申請”，相關提交申請業務經辦人要負責與收款人及時溝通其收款情況，25、對出現異常情況要及時與財務部溝通處理，確保公司各項經濟業務正常進行。（8）、所有傳遞到財務部的“用款申請”，均應進行單據傳遞記錄登記。詳細記錄傳遞時間及所傳單據信息，以明確責任，該傳遞記錄不允許涂改。第五條、各種情況下采購（或勞務）業務發票的規定：（一）、采購（或勞務）發票標準要求及處理：1、所有材料物資（含固定資產）采購業務原則上均應由供應商出具增值稅專用發票（增值稅專用發票進項稅有效認證期為自發票開具之日起90天內），財務部不接收超過認證期的增值稅專用發票，特殊業務不能出具增值稅專用發票的經財務認可、總經理批準的可開具增值稅普通發票；所有勞務業務發票均應由提供勞務人按實際業務內容出具符合本26、公司主管稅務機關要求的發票。2、采購（或勞務）發票所開具的內容必需與實際業務內容（合同內容、入庫單、數量、金額及與合同單價、勞務內容）相符，即貨、款、票、合同相一致，否則，財務不接受該業務的結算發票。特殊情況經財務確認總經理批準的除外。3、對于特殊情況下發票與實際業務內容不符的業務發票經財務確認、總經理特批可以接收的，需對方業務單位出具加蓋財務公章的情況說明書，說明發票與實際業務內容的業務實質，經公司財務部確認合格后方可接收對方的業務發票。為規避公司財務風險，財務部有權拒收任何情況下不合格的采購（或勞務）業務發票。4、發票處理：對經常性的供應商業務，不論當次開具發票金額多少，均做轉帳處理，對同27、一業務單位非經常性的業務（年度內業務不超過2萬元的）單筆業務金額不超過5000元的，可以憑發票付款，除此以外的所有采購及工程業務發票均做轉帳處理，在付款時，由收款人（收款人必須是出票人）提供收款收據，避免同一業務單位的業務既有現金業務，又有轉帳業務，不利于財務管理工作，也容易形成工作隱患。特殊情況下經財務確認，董事長批準的業務不受此限。5、采購（工程勞務）發票后附件順序依次為：采購入庫單（或直轉單）、臨時收料單（此單實際業務未開具的不附）、質檢單、稱重單、采購計劃單、對方送（發）貨單隨貨同行聯或購貨方備存聯、采購合同及其它必需附件按比價采購、定點采購、招標采購等性質不同，附詢價單（即價格申報單28、）、招標合同等。如發現有不符合規定的發票及附件傳遞到財務部，對當事保管員及采購經辦人各處罰5元。注：（1）、如制劑材料采購為多品種集中下達采購計劃的，發票后可不附采購計劃單，但采購人員應對已執行的采購計劃單做核銷并妥善保管，以作備查用； （2）、對于設備及工程勞務發票后應附有設備及工程勞務驗收報告單，并應注明使用部門，以方便財務核算。（3）、如果所采購貨物由物流公司托運的，還要有托運單，但托運單不能代替供貨單位的發貨單。（二）、發票的取得時限管理規定：1、所有采購結算發票（含運費結算發票）應由該筆業務經辦人員簽字確認后，報送財務部。各類采購業務發票應由相關業務經辦人負責向供應商催收，并自所采購29、物資驗收合格入庫之日起30日內取得，交財務部辦理結算手續，且發票信息需與合同及實際相符；工程、勞務發票的取得時限為單項工程、勞務合同約定的勞務內容結束之日起60日內由相關分管責任人負責經與決算合同內容金額相符的發票交至財務部。結合公司目前制劑產品包裝材料貨款結算可以延期支付的特點，對于未付款的包裝材料結算發票，取得時限可延長至自貨物采購入庫之日起90日內，此種情況需取得財務部的書面許可證明。2、如因結算價款發生異議而導致業務不能正常辦理結算手續，不能在規定時限取得發票時，采購（或勞務）業務經辦人應及時填報“（財務）問題業務報告單”，說明原因及處理方案，報財務部往來會計處經財務負責人核準后備案，30、并由業務經辦人負責在自發生異議之日起30日內處理完畢。如無正當理由，又無財務書面說明可延期取得結算發票的業務，均以正常業務規定的到票期限為準。特殊情況下，財務部因實際核算的需要，對某一部分業務到票時間要求提前的或延遲的以財務部書面下達的發票到票時間調整說明書為準。3、對于特殊業務發票的取得時限，如經董事長特批處理的，可按特批時限為準，需由財務部處理的由業務經辦人將業務移交財務部處理。4、對于超過規定時限未將發票交到財務部的，每超期一天給予采購業務經辦人5元罰款，從工資中扣除，對于無客觀原因超過兩個月發票未到的，停發當事采購業務經辦人工資，直至取得發票止。5、業務經辦人對收到的供應商發票（不得預31、開票），要在收到發票的當日將發票及相應業務附件單據報送至財務部，并在財務部做單據傳遞記錄登記，對收到的不合要求，財務不能接收的發票，由業務經辦人填寫快遞單，財務部負責將發票寄回供應商（需作備查記錄），并由業務經辦人與供應商協調及時補票，時限為30天。凡因發票不合格，財務不接收而退票的，每筆業務處罰采購（或勞務）業務經辦人10元。如因業務經辦人個人原因造成已收到的供應商發票過認證期或丟失的，每筆業務發票金額在50000元以下的，對業務經辦人處以100元罰款，金額在50000元以上的處以200元罰款，并由業務經辦人負責在退票日或發現日起30日內補換票及提供財務部所需的其它相關手續。對于發票丟失或過32、期的情況同時對財務部往來會計進行考核，如發現屬不按規定對帳造成的，每筆丟失或過期發票對往來會計處以20元罰款。如業務經辦人故意對不規范業務發票隱瞞不報或私自壓票、退票等處理的，每發現一筆，處罰當事業務經辦人200元。6、會計年度終了前（每年12月31日）,各業務經辦人應將自己經辦、屬于當年度已完成的采購(勞務)業務發票全部催收，并交至財務部。第六條、定期對帳制度：為確保各類業務單據按時取得及保證與供應商帳目相符，財務部將實行定期對帳制度：與公司業務經辦人備查帳核對時間周期為兩個月一次，時間為次月5-15日；與供應商對帳每半年一次，核對范圍為半年內與公司發生經濟業務往來的單位，由業務經辦人負責與33、相應的供應商協調取得對方業務往來帳單（需經手人簽名并加蓋賬務或業務公章），并最遲于次月10日前交財務部往來會計處，由往來會計負責核對并作核對情況備查記錄。凡業務經辦人未設立業務備查帳或帳目不清的，每次處罰20元，并在10日內規范備查帳；對未按規定時間取得供應商對帳單的，按單個供應商計算，每個次處罰業務經辦人10元，并限定在規定時間（10天內）完成對帳手續，過期仍未完成的，每日處罰5元，直至對帳業務手續完成，所處罰款項從當事業務經辦人工資中扣除。特殊情況經當事業務經辦人提出申請，財務部確認的除外。第七條、補充規定（1）、每一筆采購業務合同、供貨人、開票人、收款人必需是同一業務對象。與新供應商第一34、次合作時，業務經辦人應及時以書面形式向對方業務單位提供我方的開票資料。（2）、對于業務單位到公司直接收取往來帳款的業務，公司采購業務或接受勞務業務經辦人應對業務單位來人身份進行確認，經財務部驗證來人出具的加蓋對方業務單位公章的介紹信，確認無誤的，財務部方受理付款業務，按正常財務手續辦理付款事宜，且在相關付款原始憑證上，本公司業務經辦人要簽字確認。（3）、如果外購同一種貨物不同供應商有多種名稱稱呼的，在簽訂采購合同時，各當事業務責任人應統一以公司已有的標準規范名稱、規格等填寫，即與用友檔案中信息一致，并及時與供應商溝通以免發錯貨。（4）、凡外地業務單位派人到公司收款的業務，應由公司業務經辦人員確35、認來人身份，并由來人出示對方業務單位出具的加蓋行政公章的證明信后，財務部經辦人對來人身份及證明信確認無誤的，方可受理來人經辦業務，且公司經辦人員應在相應的業務單據及證明材料上上簽名，以示負責(對方上門收款的業務,必需在付款同時取得對方的收款收據)。對于本地業務單位派人到公司收款的業務，如彼此熟知情況并對來人確認的，可不需證明信，按正常付款手續辦理。反之則需按財務要求出具相應的證明材料方可辦理付款手續。（5、各相關采購業務經辦人，應按月份（以每月20日價格為準）對自己分管的采購物資進行歸類按不同供應商分別列示供應價格，出具物資采購報價明細單，于每月25日前報財務部材料會計處。（6）、設立采購備查36、帳：相關業務經辦人應自采購（或勞務）合同生效之日起開始分供應商進行業務備查帳記錄（注明供應商名稱、電話、聯系人），按業務發生時間先后順序、詳細記錄每一筆經濟業務的采購計劃單號、合同號、品名、規格、含量、合同數量、合同金額，到貨時間、規格、含量、來料數量、入庫數量、金額，付款時間、付款方式、付款金額、欠款金額及開票情況等，屬工程勞務業務的，經辦人要登記工程勞務名稱、合同金額、付款金額及開具發票情況，以便與財務核對帳目之用。在供應商開票時,要求業務經手人與供應商核對無誤（金額、數量、品名）才能開票，以免取得的發票與實際業務內容不附。（7）、公司采購貨物或接受勞務業務經辦人以私人名義或未經公司分管領37、導簽批許可，私自以公司各類公章與外部業務單位產生的負債業務（即個人行為后果），由行為個人自負，如因此給公司造成經濟糾紛的，公司將追究當事人經濟或刑事責任。以職務之便侵吞公司資金的，以貪污論處。（8）、采購業務經辦人應對所提交財務部的原始業務憑證的合法性、真實性、完整性、規范性負責,并對傳遞至財務部的用款申請與發票做好單據傳遞記錄。（9）、涉及采購業務，應由需求部門提出需求計劃單(采購計劃單)，經倉庫保管員確認庫存、部門負責人及分管領導核準后，報采購部后進入實際采購流程。（10）、公司財務及審計小組對所有采購（工程勞務）業務從需求計劃到采購計劃、合同、價格、質量、數量及采購（工程勞務）業務完成時38、限、財務結算等全過程進行跟蹤監督與審計。采購人員要自覺接受財務和審計部門對采購活動的監督和質詢。對采購人員在采購過程發生的違犯廉潔制度的行為，審計部門將有權對有關人員提出降級、處罰、開除的處理建議，直至追究法律責任。（11）、對經董事長批準的特殊業務，在規避公司風險的前提下，按董事長批復處理。第八條、本制度經董事長簽字批準之日起執行第九條、本制度由財務部負責解釋及修訂2008年1月第一版，2009年1月第二次修訂（ 附件：附件 1、“用款申請單”使用方法，附件2、 收款信息確認函。） *藥業有限公司 財務部2009-01-01附件1、“用款申請單”使用方法：1、公司對外支付各種業務款項時使用本39、單。本單由公司相關部門業務經辦人在提出款項支付申請時開具。2、本單的開具：（1）、本單 “收款單位”的相關信息及申請付款金額、付款依據由公司相關業務用款申請人填寫，（2）、本單中“帳面應付款”相關信息由財務部往來會計填寫。對本單涉及到的業務收款單位，在業務經辦人申請支付該單位款項時，均應將用款申請交往來會計核實與該單位業務往來的余額情況，并簽名確認，如是新業務單位的要在帳面應付款中注明“無”。（3）、經辦人在本單“申請付款依據”欄填寫時，按所附申請依據所屬類型，在相對應的編號前方格內標示明確，對于申請付款依據選擇為：“1、采購（或勞務）合同”或“3、“其它”的，要在橫線內詳細注明使用部門、品名、數量及單價或勞務內容等業務內容信息。3、本單簽批及傳遞流程：申請付款人持內容填寫完整的用款申請（1）、財務往來會計核實往來余額（2）、部門負責人、分管領導審簽（3）、財務負責人審核（4）、董事長或總經理簽批（5）、交出納員辦理付款手續。附件2、收款信息確認函格式收款信息確認函*藥業有限公司：請將款額元，大寫：匯入我公司下列帳戶：戶 名： 開戶行：帳 號：貴公司將款項匯入上述帳戶后，我公司將及時為貴公司出具收款收據。本傳真件與原件內容一致，具有法律效力！現金打卡手續費由收款方承擔。 謝謝合作！經辦人： 收款方:公司（公章）年月日