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1、酒店公司行政部員工崗位職責、檔案及文印管理制度匯編編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄 行政部組織機構圖 行政部經理崗位職責 行政部秘書崗位職責 行政后勤專員崗位職責 車隊駕駛員崗位職責 PA工作崗位職責 宿舍管理員崗位職責 餐廳管理員崗位職責 醫生崗位職責 行政部經理每日工作規程 行政部秘書每日工作規程 車隊駕駛員每日工作規程 文印工作程序 發文管理程序 收文程序 出車檢查工作程序 營運工作程序 接待工作規定 收、發文規定 文件傳閱規定 檔案管理制度 辦公會議制度 辦公室保密管理規定 印信管理規定 文印管理制度 2、車隊服務要求 車容標準 駕駛員組織紀律制度 車輛保養檢查制度 行政用車管理制度 駕駛員管理規定 目標管理制度 行政部組織機構圖行政部經理行政后勤專員醫務室車隊員工宿舍員工食堂行政部PAJob Description崗位責任制崗位名稱 行政部經理 級 別_編 輯 人 _ _直接上司 行政總監 管理對象_總經理秘書、車隊、員工宿舍、員工食堂、醫務室 崗位概述：負責總經辦和車隊的日常管理，協助總經理完成酒店日常的內部溝通及部門間的工作協調，做好行政總監的參謀和助手；崗位職責：1、負責酒店總經辦和車隊的日常管理工作，并制定本部門各項管理制度，組織完成本部門各項工作任務；2、認真貫徹執行酒店的各項決議，3、負責酒店日常行政性事務的處理工作； 3、負責總經理室對外公務聯絡，監督各種來往信件、電函的落實情況，負責 接待有關領導、來賓；5、負責有關業酒店中層管理人員社保辦理；6、傳達上司的決策、指令，并監督有關部門的貫徹、落實情況；7、負責確定酒店每周的中、高級管理人員行政總值排班表、中層管理排休表；8、協助總經理進行酒店各部門運轉手冊的收集、整理、修改等工作； 9、負責本部門員工的聘用、使用、調動工作，定期對本部門的員工進行工作 考核，并做出評估報告；10、負責制定本部門員工的培訓計劃，審批有關經費開支；11、負責公關禮品的選樣及管理工作；12、負責酒店年度業務報告、工作總結、計劃等重要文件的起草工4、作； 13、負責總經理室對內、對外行文的最后核定及外單位來文的處理意見；14、負責對酒店內外各種信息、資料的收集和匯總，為總經理的經營決策提供依據；15、負責行政用車的審批工作，搞好客務用車的經營管理工作，參加有關VIP接待會議，制訂有關接待方案，并及時向車隊布置接待任務，監督任務的完成情況；16、對客務用車的投訴做好調解工作，加強對車隊 員工進行教育，保證客務用車服務的質量。17、統籌負責后勤工作：員工宿舍、員工餐廳、醫務室Job Description崗位責任制崗位名稱 行政部秘書 級 別_ 編 輯 人 _直接上司 行政部經理 管理對象 工作內容所涉_ _崗位職責：1、根據總經理批示的要求5、，起草日常公文、函件，發文要做到文字通順，符合公文要求；2、負責對上報、抄報總經理的文件、資料的登記、傳遞，并在總經理閱后對文件、資料進行分類整理和保管；3、嚴格執行保密，及時做好行政和業務資料及文件材料的歸納、整理、立卷、登記、保管工作； 4、根據總經理的要求，安排好各類會議、活動日程、訪客預報、來訪約見及接待等有關工作；5、整理有關信函、電報、電話，并做好記錄，及時上傳或下達；6、負責對各項工作指令完成情況的跟辦；7、完成上司交辦的其它日常行政事務性工作。 Job Description崗位責任制崗位名稱 行政后勤專員 級 別 編 輯 人 _直接上司 行政部經理 管理對象 員工食堂、員工餐6、廳、保潔崗位職責： 1、 制定后勤各項工作計劃并負責組織實施2、 負責員工宿舍、員工餐廳及員工浴室的管理工作3、 負責組織酒店后勤區域的保健工作4、 負責酒店員工的醫療保健工作5、 組織落實酒店各項行規章制度與工作計劃的執行6、 組織酒店行政接待、電話接聽、轉接工作7、 根據領導安排，組織編制酒店文書行進上傳下達8、 負責部門辦公物品的保管、發放和登記工作9、 負責酒店車輛證照的年檢、保險的購買和辦理工作10、 管理酒店各種證照，并負責證照年檢工作11、 督促行政PA做好總辦區域內衛生12、 完成領導交派的其他后勤工作 Job Description崗位責任制崗位名稱 駕駛員 級 別 _ _ 7、編 輯 人 _直接上司 行政部經理 管理對象 工作內容所涉_崗位職責：1、嚴格執行酒店車務管理的各項規章制度，完成行政用車或客務用車任務；2、接到車單后，應比預訂時間提前十分鐘到達指定地點，并及時通知用車人員（酒店各部門具體用車人或租車客人），絕不能鳴笛催人；3、與賓客見面時，面帶笑容，熱情問好，以禮相待，并視具體情況使用各種禮貌用語（詳見酒店禮貌服務用語）；4、客人下車時，要先主動下車，為客人打開車門，同時用手擋住車門上框， （具體動作嚴格按照酒店服務規程進行）避免碰傷客人的頭（泰國人除外）；5、客人若攜帶行李，應主動幫助提拿，搬裝；6、駕駛車輛時要平穩，如遇凹凸不平的路面，應提醒乘客坐好、8、扶穩；7、載客時，如遇塞車，應事先征得客人同意方可繞道行駛；8、載客時，如遇客人要求停車的禁停路段，駕駛員應委婉地向客人耐心解釋， 以求得客人的諒解；9、賓客要求駕駛員 停車等候時，應耐心等候，不得私自離車，更不能私自翻動客人遺留在車內的物品；10、客人包租時，應嚴格執行酒店的有關規定，不準以任何借口向客人索要額外費用；11、駕駛員 載客到達終點后，應禮貌地請客人在出車單上簽字，并主動下車為客人拉門，用手擋住車門上框，微笑地請客人下車；12、客人離開車前，應主動提醒客人帶齊隨身物品，并對客人乘坐本酒店的車輛表示感謝，歡迎客人再次乘坐；13、客人下車后應迅速檢查車內有無遺留物品，如發現應設法及時9、歸還客人，如找不到失主，應及時向酒店總服務臺匯報，以求妥善處理； 14、服用麻醉、興奮作用的藥物后，在藥力未過的情況下不準駕駛車輛；15、嚴禁酒后開車；16、使用過期的駕駛代理證，未辦理車輛駕照的年審或遺失了駕照尚在辦理中不得駕車營運；17、出車前必須按照香泉溫泉度假村車輛管理辦法，對車輛進行認真的安全檢查，發現安全隱患應及時排除，嚴禁病車駕駛。Job Description崗位責任制崗位名稱 PA 級 別 _ _ 編 輯 人 _直接上司 行政后勤專員 管理對象 _崗位職責：1、 負責行政部所屬區域內衛生的清潔工作；2、 及時報修所屬衛生區域內設備設施的保養、維護、報修工作；3、 隨時巡視行政10、部所屬區域內的衛生狀況，發現問題及時清理；4、 嚴格控制易耗保潔用品的使用量，節約成本；5、 做好員工淋浴間的供水設備的檢修，發現故障及時報修。Job Description崗位責任制崗位名稱 宿舍管理員 級 別 _ _ 編 輯 人 _直接上司 行政后勤專員 管理對象 _崗位職責：1、 協助行政后勤專員制定酒店員工宿舍作息、衛生等各項管理制度2、 制度住宿員工執行員工宿舍管理制度3、 分配和協調員工房間4、 清理離職員工宿舍衛生5、 負責員工宿舍用水、用電管理，督促員工節約用電、用水6、 負責員工宿舍區域內設備設施的保養、維護、報修工作7、 做好員工宿舍公共區域內衛生工作8、 負責員工宿舍安全11、保衛工作，嚴謹外來人口進出度假村員工宿舍Job Description崗位責任制崗位名稱 醫生 級 別 _ _ 編 輯 人 _直接上司 行政經理 管理對象 _崗位職責：1、 負責藥品的管理，合理定制醫療器械、藥品的購置計劃2、 負責醫務室進購藥品、器械的驗收、登記及領用工作3、 負責藥品的每月盤點工作4、 負責酒店醫療保健、預防宣傳、普及保健、防病及緊急救護知識5、 組織酒店員工定期體檢工作6、 為酒店患一般疾病的員工提供及時的醫療服務7、 為住店客人提供力所能及的醫療服務Job Description崗位責任制崗位名稱 員工餐廳管理員 級 別 _ _ 編 輯 人 _直接上司 行政后勤專員 管12、理對象 _崗位職責：1、 協助行政后勤專員擬定并落實員工餐廳管理制度2、 按照食品衛生安全辦法保證員工餐廳食品質量和安全3、 負責員工餐廳的成本核算、合理控制就餐成本4、 負責員工餐廳的衛生清潔工作、確保就餐安全5、 負責每日就餐員工數量的統計6、 及時提交員工餐廳采購計劃，保證餐廳食品供應準時7、 負責員工餐廳設備設施的維護、保養、采購計劃并報行政后勤專員審核8、 負責員工餐廳原料的采購計劃，報行政后勤專員審核9、 Policies Standards Procedures政策 標準 程序題 目行政部經理每日規程 部 門 行政部 程序：1、閱讀每天的營業日報、參加每日晨會并做記錄，了解酒店經13、營和管理的情況；2、閱讀上級部門或其他政府管理部門下發之文件，并根據酒店實際工作情況提出意見后轉給總經理或駐店總經理批閱； 3、審核、修改以酒店名義發出的所有報告、文件，并轉報總經理或駐店總經理處簽發；4、安排酒店行政總值工作；5、負責總經理室召集的中層以上干部會議或其它活動的組織與安排；6、審查、修改各部（室）給總經理的報告，提出處理意見后，轉送總經理或駐店總經理處；7、參加每周的工作指令會議，傳達、貫徹和落實會議的精神；8、起草有關重要文件；9、組織本部門人員定期進行業務學習；10、讀重點賓客報告，審查大堂日報，掌握公關客人在店的活動情況；11、訪問所有辦公室接待之住店客人，并根據需要安排14、總經理與客人見面的時間；12、接待總經理的來訪者并向總經理轉達來訪者的要求；13、審查接待客人通知單和接待計劃，確定接待檔次、飲食及住店標準，經總經理審批后執行。 Policies Standards Procedures政策 標準 程序題 目 行政部秘書每日規程 部 門 行政部 1、每天早晨應將當天有關活動內容及主要工作等通知總經理；2、將當天需處理的文件、資料分類送交總經理審閱；3、將當天的報紙雜志及有關剪報分類放好，并準備好總經理的日常辦公用品；4、按照預先安排的時間通知總經理參加有關活動；5、整理、處理及口復信件（私人及機密文件由總經理親自拆閱）；6、接聽當日電話，做好電話記錄；7、協15、助準備各種有關營業報表；8、起草各種有關文件、通知；9、記錄總經理口述的工作指示或資料；10、處理由行政部寄出的函件、包裹等；11、把文件進行分類歸檔以便查閱；12、將總經理所要求或感興趣的內容進行剪輯；13、處理有關投訴，與有關部門聯系解決，重大問題即向總經理報告以便及時進行解決；14、替總經理安排當日約見時間，做好訪客登記、電話記錄。 Policies Standards Procedures政策 標準 程序題 目 發文管理程序 部 門 行政部 適用職務總經辦秘書、各部門文員 保證文件的正確傳達、保密、留存。 程序： 1、各部門應將其以酒店名義外發的公文、信函文稿連同“文件簽發單”送至 行16、政部；2、經總經理審批簽發；3、獲準后由總經辦高級文員進行登記（填寫發文登記表）；4、發文部門憑批件對文稿進行打印并核對；5、打印后的文稿由行政部秘書加蓋公章、封貼；6、由部門內勤對正式公文進行郵寄、發送，并辦理相應的簽收手續；7、原文稿、“文件簽發單”及正式文本由行政部秘書進行整理存檔。 Policies Standards Procedures政策 標準 程序題 目 收文程序 部 門 行政部 適用職務總經辦秘書、各部門文員 標準：確保文件的準確傳達、保密及存檔。 程序：1、部門秘書（或文員）每日分兩次（上、下午各一次）到總經辦文件交換柜 進行來文簽收，并做好收文登記；2、部門文員將收文轉至17、部門經理處；3、部門經理根據來文的指示著手進行辦理；4、按規定日期將辦理意見或結果反饋至發文部門；5、部門文員將文件及辦理結果按類別分別存放。 Policies Standards Procedures政策 標準 程序題 目 辦公會議制度 部 門 行政部 適用職務行政部經理 程序： 辦公會議是酒店總經理對酒店進行管理，推行其有效經營管理的手段之一，也是管理層相溝通信息，研究、布置、檢查和落實管理工作的一種重要形式。 1、每周召開一次周例會，由總經理主持，就酒店的重大問題進行研究、決策； 2、每周召開一次總經理主持的周工作指令會，各部門經理參加檢查上周工作落實情況，布置安排一周的工作任務，協調各18、部門之間的工作；3、 每天上午8：30召開總經理主持的晨會，各部門經理參加，進行信息溝通分析運轉中出現的問題，并提出處理辦法；4、 每季度召開一次培訓交流研討會，總經理主持，各部門經理參加；5、根據實際工作需要，總經理可臨時召集專題會議；6、每兩周一次銷售會議，由總經理主持，由營銷中心負責匯報，要求各營業部門經理、總監參加；財務及有關后勤部門負責人到席，討論營營銷工作及各部門配合情況，宣傳推廣計劃等事項； 7、每月初一次財務分析會議，由總經理主持，由財務中心負責匯報上月財務狀況，有關部門經理參加； 8、每月一次人力資源分析會，由總經理主持，人力資源部經理負責匯報上月人力資源異動狀況。 上述各類19、辦公會議，由匯報部門負責通知、準備，行政部負責記錄、整理，必要時形成工作指令或會議紀要發文至各部門，使會議精神能及時下達，工作能得以貫徹落實，以便對工作的完成情況進行督促與檢查；有關會議文件必要時可報送上級主管部門。 Policies Standards Procedures政策 標準 程序題 目 收、發文規定 部 門 行政部 適用職務秘書 程序： 1、公文是傳達、貫徹上級單位的方針、決策，發布酒店法規、請示和答復 問題、指示和商洽工作、報告情況、交流經驗的一種重要工具，各部門必須要迅速而準確地處理公文，使公文及時到上傳下達的作用；2、公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、20、印刷、 油印、傳送、歸檔、公布， 銷毀等程序；3、公文處理必須做到及時、準確、安全；凡是上級發來之文件，都要交行政部統一簽收登記，并附文件傳閱單，交至行政部經理處批意見，然后呈送有關人員分級閱處；4、酒店各部門上需要以酒店名義發文時，須經行政部經理簽發；重要的涉及面廣的文件，應由總經理簽發，其發文部門必須嚴格執行審批簽字制度，經統一編號、登記、打印后，由擬稿部門將印發文一份、原稿連同文件簽發單等一并移交總經辦存檔；5、酒店部門間行文，可由部門經理簽發，嚴格執行收、發文手續，如有需要送行政部一份存檔；6、酒店各部門發文應以統一的格式（詳見“香泉溫泉度假村行文說明”），各種表格如文件傳閱單，收發文21、登記單、文件簽收單、文件簽發單等，定期到行政部領用；7、各部門或個人對承辦的公文，必須認真負責，按規定期限迅速辦理，不得拖延、積壓；8、各部門均應實行公文催辦制度；負責辦理公文的人員，對自已經手處理的 公文，應件件有落實，事事有下文，轉辦要及時，催辦要有結果，防止因積壓而誤事；9、公文辦完后，應根據文書立卷、歸檔的有關規定，及時將公文原稿，打印 稿和有關材料整理立卷，當年的文件應于第二年第二季度移交完畢； 10、各級人員調動時，應將保密記錄本清理移交； 11、凡參加會議帶回的文件，應及時送交總經辦資料員處進行登記、保管。 Policies Standards Procedures政策 標準 程22、序題 目 文件傳閱規定 部 門 行政部 適用職務 程序：1、所有傳閱之文件由秘書填寫文件傳閱單，交行政部簽置擬辦意見，分發有關部閱處；2、各部門需送總經理審閱之文件，由部門經理簽批后送行政部轉呈總經理審閱；3、經總經理批閱文件，由總經理秘書根據批示精神下達有關部門；部門應及時閱處，傳閱結束后，將文件連同文件傳閱單返回行政部歸檔；4、復印下發至部門的文件，由部門經理閱辦后，交由部門秘書或文員歸檔保存；5、文件應及時呈傳簽閱，閱畢及時歸還、存檔；6、文件傳閱由文員直接傳遞，一律在工作場所進行，嚴禁個人、部門之間進行橫傳，不得任意擴大傳閱范圍。 Policies Standards Procedur23、es政策 標準 程序題 目 檔案管理制度 部 門 行政部 適用職務 程序： 1、行政部負責酒店各種文件、資料的存檔工作，部門需將有關文件、資料及時抄送存檔；2、查閱、借閱文件需填寫申請單，視文件密級，經總經理或行政部經理批準 （秘密級以上的檔案文件須總經理批準）方可借出；3、未經許可，不得查閱、復印、借閱存檔的文件或資料；4、需要短期借閱文件、資料時，填寫“文件資料借閱申請單”，均需經辦人與審批人簽字后，方可為其辦理借閱；5、凡借閱之文件或資料，必須遵照保密要求，不得外借、外傳，并妥善保管，及時退還，不得遺失；6、酒店各部門要指定一名兼職檔案員（一般為部門秘書或文員），負責本部門的文件處理工作24、，在業務上受行政部經理的指導、檢查與監督；檔案員工作調動時要在行政部經理的主持下辦理好文檔移交手續；7、各部門的兼職檔案員應妥善保管部門各種文件資料，并定期備份抄總經辦 存檔，沒有存檔價值的文件經過總經辦鑒別和行政部經理批準后，可以集中銷毀；8、案卷不能借出，只供在行政部閱讀；未立卷的文件及資料，經批準可借出；9、借閱檔案、文件的人員必須愛護檔案，保證檔案的安全與保密，不得擅自 涂改、勾畫、剪裁、抽取、折散、摘抄、翻印、復印、轉借或損壞；10、借閱酒店資料期限不得超過兩星期，到期必須歸還，如需再借，應辦理續借手續；11、借閱的資料歸還時必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告領導 12、25、外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，并經總經理批準后方能借閱，但不能帶離行政部； 13、外單位摘抄卷內檔案，應經總經理同意；對摘抄的材料要進行審查、簽章。 Policies Standards Procedures政策 標準 程序題 目 辦公室保密管理規定 部 門 行政部 適用職務各部門文員 程序： 1、認真貫徹中華人民共和國檔案法及上級關于檔案工作的方針、制度，做好酒店檔案工作；2、凡酒店建店以來的各項工作和活動中形成的、已辦理完畢、有保存價值的 檔案材料，都是酒店工作的起初記錄，是今后工作考查的重要根據，當由行政部統一管理，任何人不得據為已有；3、凡涉及國家利益、酒店利益，尚未公開或不準公開26、的內容，均須保密；4、凡接觸檔案文件者應做到“保守機密，慎之又慎”；5、公文自理中均須打上保密等級，嚴格執行保密法，按照國家機關公文自理辦法辦理公文；6、部門檔案機要人員在領送文件時，須持專用文件袋，并且不得在路途中逗留；7、傳達、傳閱文件須嚴格按照文件規定的范圍執行；各種文件不得帶出辦公室文件閱后須及時退還；8、銷毀文件要進行登記并由總經辦派專人監督執行；9、在接待工作中，應嚴格遵守酒店的保密制度，不得擅自外傳酒店經營運轉資料。 Policies Standards Procedures政策 標準 程序題 目 車隊服務要求 部 門 行政部 適用職務駕駛員 程序： 1、因為車隊是為酒店及客人提27、供服務的部門，因此，無論是對待客人，還是對待申請出車的部門都應該一視同仁，嚴格按照服務規程工作，決不能厚此薄彼；2、對待客人要面帶微笑，使和禮貌敬語；3、微笑服務，給客人以親切、愉快、輕松和安全的感覺；4、急客人之所急，熱情為賓客排憂解難，提供優質服務；5、樹立良好的駕駛作用，不爭先，不搶道，不開斗氣車，堅持文明駕駛；6、樹立良好的職業道德，注意對客人要采取忍讓克制的態度，決不允許與乘車客人發生爭吵；7、在客人用車與酒店內部用車發生沖突時，原則上應以客人為主。 Policies Standards Procedures政策 標準 程序題 目 車容標準 部 門 行政部 適用職務駕駛員 程序： 128、全車外殼完整無損，車身漆皮光亮，無浮塵、無油污，前后擋風玻璃無破損裂痕，下班明亮，電鍍光亮完整，輪胎及裝飾框清潔完整；2、車箱內無塵雜物，腳墊齊全無腳印，頭墊椅套平整清潔，不缺不破，每三日需更換一次；3、車內不準擺放其它無用之雜物，不得張貼任何宣傳廣告品（禁止吸煙標志及酒店宣傳廣告品除外)； 4、引擎無浮塵、無油污，行李箱內整齊，無雜物，駕駛人員自用之清潔物品按照標準放置。 Policies Standards Procedures政策 標準 程序題 目 駕駛員組織紀律制度 部 門 行政部 適用職務駕駛員 程序： 1、駕駛員要嚴格遵守酒店制定之各種制度，遵紀守法，不允許在工作時間打撲克玩麻將29、，更不允許賭博，一經發現，按員工手冊有關規定處理；2、服從領導分配，有任務及時出車；不準借出車機會中途辦私事，對未經請示批準而私自出車者，按員工手冊有關規定處理；出私車肇事者一切后果自負并追究個人責任；3、認真學習保密守則和酒店有關保密規定，嚴守企業機密，不得泄漏密；4、養成講究衛生、愛清潔的習慣，輪流打掃車庫、辦公室和休息室，車隊主管要經常督促檢查車隊休息室的衛生；5、文明行車，杜絕酒后駕車，嚴禁病車駕駛；6、堅持每天實事求是地填寫當天的行車里程記錄；7、嚴格遵守有關車輛管理制度，按照規定標準進行操作；8、遵守工作時間，按時提車，按時入庫，如果發現沒有按規定將車送回車庫， 酒店將根據員工手冊30、中有關規定處理；如果因此而造成車輛的意外損壞，則除了要按照員工手冊進行處罰外，還要負責賠償酒店的經濟損失。 Policies Standards Procedures政策 標準 程序題 目 車輛保養檢查制度 部 門 行政部 適用職務駕駛員 程序： 1、駕駛員必須認真保養車輛，合理使用，杜絕車輛帶病工作，使車輛經常保持良好的技術狀態，保證行車安全，保持車容車貌的整潔；2、樹立良好的駕駛作風，愛護車輛，經常擦洗車輛，保持車容車貌的整潔；3、按時進行車輛的例行保養；4、嚴格執行“三檢”制度，認真遵守安全行車文明公約，對不合格的車輛有權拒絕出車；5、按季節氣候的變化，隨時做好車輛安全防范工作，由車隊主31、管負責經常對 車輛的安全狀況進行檢查和抽查，對不安全因素及時進行處理；6、車輛需進行修理時，駕駛人員應向車隊主管匯報，經批準后方可進行檢修，對未經批準即外修或購買配件者，所發生的一切費用酒店不予報銷（車輛出長途時例外，但必須將所換配件的舊件拿回，方可報銷）。 Policies Standards Procedures政策 標準 程序題 目 目標管理制度 部 門 行政部 適用職務各部門經理 程序： 1、酒店實行目標管理制，酒店根據試業期間之營情況結合本地市場實際情況由財務部制定年度財務預算，預算方案經酒店董事會審批后交總經理執行； 2、總經理根據各部分工對預算方案內各項指標分解到各有關部門，分段、分月份為完成本年各指標制定具體工作計劃，并把部門指標進一步分解、落實到崗位，落實到人；3、總經理定時檢查各部目標完成情況，對有偏差之部門或工作及時進行修改及完善不足之處；同時按目標完成情況對有關人員進行評估加大獎罰力度，調動員工積極性。