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1、公司工程項目材料供應和領用管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄一、 本項目管理文件適用范圍二、 公司材料管理職責三、 材料供應和領用流程四、 材料管理工作標準及具體要求五、 附表一、 本項目管理文件適用范圍：適用平朔高速路基工程管理. 二 項目部內部涉及工程材料管理各部門的職責：A、工程部1、 研定有關材料管理的各項制度，組織編制項目部材料管理制度：2、 組織材料部實施材料管理制度；3、 對項目部制定的材料采購方案進行復核；并會同材料部與供應商簽訂材料供應合同；4、 對項目部的材料供應結算單進行審核；2、5、 對項目部及下包施工隊工程結算中的材料損耗進行審核；6、 對項目部的材料付款計劃進行審核；7、 編制材料采購方案報項目部備案復核；8、 對材料供應商材料供應的材料數量和質量進行跟蹤考核。9、 根據每月整體的材料供應計劃作出的相應的材料付款計劃報項目部財務部核撥工程項目資金。10、 負責對現場工程材料的管理進行監督和指導。11、 負責編制工程材料采購計劃。并對材料數量的準確性和對材料質量的合格性負責。12、 會同項目部材料保管員對材料供應商供應的材料的進場驗收工作。包括材料的數量和質量。并對材料供應驗收過程中發現的問題于當天以電話或書面形式發回公司。材料數量的準確性由工程項目部的材料保管員負3、責，材料質量的驗收意見由各專業工長負責提出。B、材料部：1、根據材料供應合同現場配合實施。并組織對入庫材料的驗收事項。2、負責材料的施工現場庫房管理。3、做好進場材料的驗收、保管和管理工作。4、對材料供應合同負責現場段的工作實施。如復查材料的供應合同是否與材料的采購計劃一致、供應商供應的材料是否與封樣一致、供應商提供的質量證明書等有關手續是否齊全等。外協件的供應商與現場施工隊的現場協調問題的處理。5、對材料供應合同實施監督。C、財務部：1、根據項目部每月資金使用計劃安排好材料的使用資金。2、做好材料供應合同的歸檔、管理工作。3、對材料供應合同進行監督。4、嚴格按照項目部的財務制度和材料費用入帳4、的單據要求做帳。5、對于材料款支付手續予以監督。6、定期組織工程部、庫房材料保管員等有關人員進行對帳。D、材料采購員一、 建立材料數據庫1、材料數據的來源：a、所采購或正在采購的材料，b、各種材料廠家的情況，c、主動性的市場調查。2、料數據庫的類別：a、資料，b、圖片c、樣品，d、文字數據。3、材料的分類：碎石，柴油，砂，水泥，鋼筋，枕木等。4、 料數據庫的建立的標準：a、對材料的資料、圖片、樣品須按其分類整理備份歸檔。b、文字數據的建立的內容：品名，商標，規格、型號，單位，采購價，市場價，生產廠家，聯系人，電話，建立時間。c、每種材料須建立三個以上不同品牌。二、提供目標材料信息1、施工前：a5、提供工程量清單中所有產品的品牌、規格型號、采購價、市場價（其中重要材料須提供23個品牌）。b、提供主材的樣品2、施工時：a、對未確定的材料須提供產品資料、樣品予以確認。b、對進場的材料須提供相關資料（如合格證、檢測報告、質保書、有關認證等）予以報驗。四、 材料采購程序（一），采購前的工作：1、 做好材料采購計劃：依據工程部出具的材料總清冊及工程進度計劃表編制材料采購計劃書（其內容主要包括品名、品牌、數量、單價、合價、總價、計劃采購時間、計劃到貨時間、供應商等）上報總經理室及財務部。2、 工程開工前先介入常規材料的洽談，給實際采購節省時間。3、 做好每月用款計劃并上報財務部。（二），采購階段的6、工作1、材料用款的申請：憑工程部經理、施工員、倉管員三方簽字的材料預購申請單及由經辦人、材料部經理、財務部經理三方簽字的用款申請表報財務部申請用款，其中用款申請表采購員須按實填寫。報批后，領取現金憑經辦人、會計、出納、分管領導簽字的借款單領取，銀行付款若為預付款憑收款單位的收據或發票，其余憑發票領取支票或匯票。2、產品內業資料的收集：所有采購的產品都必須附有內業所須的有效文件，如合格證、質保書、檢測報告、環保認證、三C認證等。3、采購的策略和技巧（1）、根據目標材料，選擇好產品供應商。A、產品質量穩定的，有一定供應能力的。B、付款條件好的。C、可退換貨的。D、售后服務好的。（2）、減少中間采購7、環節：不論新、老產品都要往一級采購靠攏。（3）、建立良好的采購網絡：采用類似總代理的作法，穩定數個采購廠家以保證良好的產品質量、價格、供貨時間及付款條件。（5）、簽訂合同的注意事項：除了零星采購外，都必須簽訂產品購銷合同，簽訂合同時須注意：a、寫明品名、商標、規格型號、數量、單價、總價，（其中單價須注明是否含稅、哪里交貨價。）b、寫明質量標準，驗收標準，交貨時間、地點，付款條件，違約責任（其中預付款不得超過30%）c、寫明質保條件（如質保日期）。d、注明所有附件與合同同具法律效力。（6）、材料的驗收：分現場采購驗收和入庫前驗收；后者必須有倉管員、分管施工員、采購員三方驗收簽字。驗收的內容：a、8、品質（材料特性、等級、含量、外觀等）；b、規格、型號（長度、寬度、厚度、角度、平整度；特別要注意管材的壁厚及線條的寬、高）。c、數量。在驗收時發現其內容任何一項與規定的不符，須及時提出異議，退貨、換貨或索賠。（三）、采購后的工作1、產品質量的跟蹤：在產品使用過程中若出現質量問題，我方須立即出具正式文件向賣方提出異議，在規定時間內要求賣方維修或換貨；質量出現嚴重問題并給我方造成損失的，我方應按合同規定立即提出索賠。2、庫存產品的處理：對設計更改、施工員出單有誤等原因造成成品庫存的，應及時退貨；對未能退貨的應及時處理，盡量做到零庫存。3、材料報銷入帳：采購員的備用金年應規定一定的限額，在采購結束時9、應立 即報銷。（5）、報銷憑證須具備：A、有會計、出納、經辦人、項目經理簽字 的報銷封面，須注明現金還是銀行付款。B、正式的發票及有蓋章的銷售清單。C、有采購員、倉管員、施工員簽字的入庫單。D、有施工員、項目經理簽字的工程量決算單限保安裝項目。E、有經辦人、驗收人、會計、出納、經理簽字的五管印章。E、倉庫管理員1、材料的入庫：做好材料數量的清點，并通知專業施工員對入庫材料的質量一同進行檢查驗收；辦理有效的材料入庫單；對于在材料入庫過程中發現的材料數量和質量問題以最快的方式通知材料供應商進行處理。入庫單要根據公司合同材料采購合同或送貨單中的內容進行填寫，對于不同的材料供應合同的不同的材料送貨單要10、分別填寫。入庫時對材料的數量規格型號品牌入庫時間包裝情況材料合同號或材料送貨單號作好記錄。特別是數量要以材料合同或材料送貨單的規范數量進行登記。對于材料的退貨也要辦理材料的出庫手續，但用紅筆填寫。2、材料的出庫：根據公司現場施工員審批的材料領用計劃辦理材料的出庫手續。同時核查工程公司領用的材料是否在施工合同中規定的提供材料范圍內。出庫時對材料出庫的數量規格型號品牌出庫時間領料人施工隊合同號作好記錄。對于施工隊的退貨也辦理出庫手續，但用紅筆填寫。每月將材料的出入庫報表報及復印件一套報公司備查。3、材料的保管：做好入庫材料的分類保管工作；對于貴重材料要入箱裝鎖。4、材料的月報：每月三日前將上月的材11、料的出入庫情況，庫存情況書面報物流公司、項目管理公司、建設單位財務部。 5、材料倉管員閑時要巡視施工現場，檢查材料的使用執行情況，發現有浪費材料的現象及時上報給項目部經理。對一些廢料及時回收進庫。三 材料供應和領用（材料在企業中的整個運動過程）流程：A、材料的采購流程：1、 編制材料的采購計劃2、材料采購計劃的復查3、材料采購計劃的修訂4、編制材料的采購方案5、材料采購方案的審核6、簽訂材料供應合同7、材料的跟蹤收貨。B、材料的入庫流程：1、材料入庫檢驗（數量、質量）2、填寫入庫單3、材料入庫分類管理。C、材料的領用流程：1、裝飾公司申報材料領用計劃2、材料領用計劃審批3、填寫材料的出庫單4、12、材料出庫。D、廢料的處理流程：1、現場需處理的施工過程中產生中廢料由現場施工項目部自行處理2、 現場施工員負責將廢料處理3、廢料收入入現場施工項目部帳，用與獎勵先進員工等現場開支。E、材料款的支付程序：1、材料預付款的支付：由現場施工項目部按合同條款填寫支票申領單2、工程部審查3、公司總經理復查4、財務審核出票做賬。1、實結材料款的支付：由現場施工項目部按合同條款填寫支票申領單2、工程部經理審查3、公司總經理復查4、財務主管審核出票做賬。實結材料款付款時，要求附有有效的材料入庫單。供應商必須提供的有效的全額稅務發票（除合同說明不需提供發票外）。在每張發票的背書都必須由經辦人審批人的簽字。四 材13、料管理中各項工作的工作標準和具體要求：A、 材料采購計劃：1、 裝飾材料：材料采購計劃要列明材料規格型號，質量要求，材料的使用部位，材料的到貨時間要求。對于地毯，軟包布的數量計劃要附有材料的開栽圖。對于墻紙布料地毯的材料計劃要考慮門幅和拼花裁邊的要求。對于五金，燈具，潔具等件要附有設計要求（如圖紙，文字，圖片）。2、 裝飾用外加工件：除了第1項裝飾材料的要求外，還必須附有設計師出具的詳細的明確的加工技術要求和質量要求圖紙和文字。對于窗簾，布藝，盆景，畫，雕塑品，門牌標志，金屬加工件的采購計劃要附有設計說明（圖紙、文字、圖片、技術要求等）3、 材料計劃表格式詳見附表。B、 材料的采購方案：1、 14、材料的采購方案包括材料的貨比五家；即比質量，比價格，比交貨期，比服務，比付款條件。在此表中要求列出材料供應商的單位全稱，聯系人，聯系電話，以便日后公司監事會和審計部門備查。材料的采購方案只適用于主體材料 。2、 材料的采購方案格式詳見附表。C、 材料訂購合同：1、 材料的訂貨合同一式五份。正本一份送財務部。副本一式兩份：工程部自留一份；公司存檔一份2、 材料的訂購合同格式詳見附表D、 入庫單：1、 入庫單在材料質量驗收合格后填寫；分別由材料保管員和公司現場施工員及送貨經手人簽字。2、 材料的入庫單要根據不同的材料訂購合同和不同材料送貨單分列填寫；3、 材料入庫單中要反映材料的數量規格型號價格到15、貨日期材料訂購合同號或送貨單號；其填寫內容要與材料訂購合同或材料的送貨單要一致。4、 材料入庫單的編號要反映該項工程第幾本第幾號。5、 材料的入庫單的格式詳見附表。6、 材料的入庫單一式四聯：一聯結帳聯（供應商憑此聯及材料的發票與公司結帳）；二聯庫房存根；三聯為送貨人留存聯；四聯為公司核對聯。E、 出庫單：1、 出庫單在材料出庫時填寫；分別由現場材料保管員和現場施工員（對于重要材料）及領貨經手人簽字。2、 材料出庫單中要反映材料的數量規格型號價格出貨日期施工隊合同號施工隊工程承包人；其填寫內容要與材料入庫單的內容一致。3、 材料出庫單要反映該材料在本項工程的使用部位及在圖紙上的編號。4、 出庫16、單的單位一定要填寫清楚，如平方米，米，對于論個桶捆扎/箱的材料一定要標明其規格，以便項目管理公司進行考查。5、 材料的出庫單的格式詳見附表。6、 材料的出庫單一式四聯：一聯為財務部成本考核聯；二聯工程部考核聯；三聯庫房存根；四聯為領料人留存聯。 附注：1 出入庫單所填項目必須填寫齊全；2 出入庫單要及時交給財務部門（每周一次）；3 月底財務與材料保管員核對帳目，填寫清單，材料保管員必須做到帳目清楚；4 公司財務部工程部對庫房材料要進行不定期的抽查盤點。五 附表：A、 材料欲購申請表材料計劃表要求需附有下列附件：附1：材料樣板；附2：加工要求；附3：有關圖片資料。材料欲購申請表工程項目： 編號：17、 序號材料名稱規格型號品牌數量單位預計單價要求貨到現場時間用于部位專業工長：（簽名）提出申請時間： 年 月 日現場施工員：（簽名）審核意見：項目經理：（簽名）同意采購時間： 年 月 日注：此單一式5份，專業工長一份，材料員一份，倉庫管理員一份，工程部一份，財務部一份B、材料庫存月報表材料庫存月報表工程項目： 編號： 序號材料名稱規格型號品牌數量單位用于部位材料使用執行情況以及倉庫管理員意見： 倉庫管理員（簽名） 年 月 日C、材料訂購合同：材 料 訂 購 合 同合 同 編 號： 簽訂合同時間： 簽訂合同地點： 甲方： （需方）乙方： （供方）經雙方協商一致，簽訂材料訂購合同，條款如下：一、 產18、品的名稱、規格、數量、金額。序號產品名稱規格/型號數量單位單價總價（元）備注12345合計合計人民幣金額（大寫）：二、 質量技術要求及驗收方法：1、 要求供應商提供產品合格證、質量保證書、質量檢驗報告及經設計師確認的材料封樣樣板；2、 特殊材料還要提供該項材料當地政府部門允許使用的文件。3、 驗收標準及驗收方法：按產品質量標準或封樣樣板。三、供貨方式： 交貨時間： 交貨地點： 送貨人： 電話： 傳真： 收貨人： 電話： 傳真： 運輸方式及費用：貨到工地后由甲方組織人員卸貨。包裝要求及費用： 。四、付款方式及時間：合同編號：五、供貨商要為甲方提供最優惠價格，不得對甲方有關人員給予回扣或變相回 扣19、，如違背本條，甲方將取消合同或不支付材料余款。六、 供貨方必須取得收貨方數量、質量雙簽字的有效單據（入庫單）。七、 雙方責任：（一） 甲方應負責任：1、 甲方按規定時間及方式向乙方付款；2、 甲方按合同規定接受材料，組織卸貨。（二） 乙方應付責任：1、 產品花色、品種、規格不符合本合同規定時，乙方應負責保退、保換，由于上述原因致延誤交貨時間，每逾期一日，乙方應按逾期交貨部分貨款總值的千分之五向甲方償付違約金。2、 產品包裝不符合合同規定時，乙方應負責返修或重新包裝，并承擔返修或重新包裝費用。3、 如果乙方不能按合同規定的產品數量交貨，則乙方付給甲方不能交貨分貨款總值的5%的違約金。4、 乙方不20、能按合同規定時間交貨時，每延期一天，乙方應按延期交貨部分貨款總值的千分之五向甲方償付違約金。八、糾紛解決方法：交當地仲裁部門仲裁。九、本合同一式二份，經雙方法定代表人或法定代表人授權的委托代理人簽章后生效。（若此合同為法定代表人授權的委托代理人，必須將授權書附后，方可簽訂合同。）甲方： 乙方：法定代表人： 法定代表人：委托代理人： 委托代理人：地址： 地址：電話： 電話：傳真： 傳真： 附1：雙方簽認的材料樣板；附2：加工要求；附3：有關圖片要求附4：供應商營業執照復印件、法人委托書、供應商代理人身份證復印件.D、 材料入庫單材料入庫單項目名稱： 編號 序號材料名稱規格型號品牌數量單位單 價總21、 價用于部位及圖紙編號材料供應商：（名稱）送貨經手人：（簽名）現場施工員：（簽名）倉庫管理員：（簽名）材料員：（簽名）入庫日期 年 月 日現場施工項目部綜合意見以及對該材料供應商的評價： 項目經理（簽名） 年 月 日注：此單一式4份，材料供應商一份，庫房一份，財務部一份，材料部留底一份E、 出庫單材料出庫單項目名稱： 編號序號材料名稱規格型號品牌數量單位用于部位及圖紙編號工種：（名稱）領料經手人：（簽名）專業工長：（簽名）現場施工員：（簽名）倉庫管理員：（簽名）出庫日期 年 月 日材料使用執行情況以及倉庫管理員意見： 倉庫管理員（簽名） 年 月 日注：此單一式4份，材料領料人一份，庫房一份，財務部一份，材料部留底一份