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1、公司工程項目物資封樣規范管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 物資封樣管理制度第一章 總則第一條 為規范采購物資封樣管理，提高采購物資質量，特制訂本制度。第二條 本規定適用于集團公司所有建設工程項目，包括公司新建、擴建、改建等工程項目的整個采購系統。第二章 封樣管理的標準操作流程 第三條 封樣管理的具體流程見下圖：供應商資料收集進入招投標環節通知供應商提供樣品技術人員驗收樣品樣品入庫庫存更新及代碼登記樣品代碼分配保存樣品通知客戶退樣樣品出庫并登記工程項目結束退樣樣品出庫并登記是否中標是否庫存更新庫存更新是否合格是2、否第三章 樣品入庫的操作流程 第四條 通知供應商提供樣品流程見下圖：采購項目負責人通知供應商提供樣品滿足封樣條件明確的交樣時間明確的樣品驗收人明確的交樣地點當供應商滿足封樣條件，采購即將進入到招投標環節時，由各采購項目負責人向供應商說明我司對于封樣的要求，各采購項目負責人在通知供應商提供樣品時，必須告之明確的交樣時間、交樣地點以及樣品驗收人。第五條 樣品驗收流程見下圖：是供應商提交樣品相關技術人員驗收是否接受采購項目負責人協助開具樣品驗收單（一式二份）樣品驗收一份給供應商；一份由采購項目負責人交封樣庫入庫封樣庫入庫 否各采購項目負責人為相應樣品的驗收聯系人，當供應商把樣品在規定時間送到指定地點3、時，由各采購項目負責人協助相關技術人員負責樣品的驗收工作，并簽署樣品驗收單交與供應商。驗收樣品時，應注意：檢查樣品的新舊狀況，有無磨損，是否能正常演示，樣品的配件是否齊全、如有相關配件應將配件的明細一一列出，有無質量問題、樣品的數量、應有相應專業工程師的檢驗意見。樣品總體上可分為如下幾大類：土建安裝類、裝飾類、暖通類、給排水類、電氣類、消防類、電梯類、人防類，其中每個大類又可進一步進行細分。樣品驗收單范本（一式二份，一份交給供應商，另一份由采購項目負責人交封樣庫入庫）見下圖：樣品驗收單（范本）日期樣品名稱樣品類別供應商名稱樣品數量樣品新舊狀況，對外觀加以描述如需演示，演示的情況（不需演示則不填4、）如有配件，請列出配件明細（無配件則不填）專業工程師意見工程項目負責人意見采購項目負責人簽收第六條 樣品入庫見下圖：樣品驗收單采購項目負責人填寫樣品入庫明細單封樣庫保管員簽字樣品入庫明確的入庫時間、樣品名稱、樣品數量、供應商名稱必須有樣品驗收單明細單樣品三者必須一致各采購項目負責人在簽收樣品后，應及時將樣品入封樣庫。入庫時，由各采購項目負責人根據樣品驗收單填寫樣品入庫明細單并簽字，由封樣庫保管員清點實際樣品后簽字，并詳細登記樣品信息。樣品入庫明細單（范本）入庫時間樣品名稱數量供應商名稱采購項目負責人簽字庫管員審核簽字備注第七條 樣品編碼：按照封樣庫管理要求，應根據樣品類別為每個樣品分配相應的代5、碼，所有進入封樣庫的樣品均以代碼識別，自帶商標的樣品需將其商標和廠家名稱遮蔽上，要真正體現封樣庫中樣品代碼的作用。樣品代碼原則：物料編碼采取分段分類的編碼方式。(一) 代碼基本形式 大分類碼小分類碼進庫日期碼順序碼(二) 代碼內容解釋大分類碼：指樣品在建筑材料中所屬的大的分類，具體的代碼分配如下：土建安裝裝飾暖通給排水電氣消防電梯人防TJAZZSNTGPSDQXFDTRF 小分類碼：指樣品在大分類中的具體類別，代碼分配格式：用該樣品中文名稱的前4個字的漢語拼音的第一個字母（小寫）組成，中文名稱不足4位的按實際位數組成，如：“防火門”的小分類代碼為：fhm，“進戶門鎖”的小分類代碼為：jhms。6、進庫日期碼：用樣品的進庫日期來表示，格式為：“年月日”，以8位代碼來表示，如某樣品的進庫日為2005年11月13日，則該樣品的進庫日期碼為：“20051113”。 順序碼：指樣品在某日進庫時的當日排列順序數，以2位代碼表示。如某樣品在2006年1月3日進庫，在1月3日這天是第3個進庫的樣品，則該樣品的順序碼為03。(三) 樣品代碼分配舉例 如2006年3月21日第1個進庫的玻璃樣品的代碼為：ZSbl2006032101。第八條 庫存更新及代碼登記：封樣庫保管員每日應根據當日樣品入庫明細單及時更新庫存情況，更新的結果以樣品庫存明細單的形式記錄下來。樣品在分配相應代碼后，封樣庫保管員應及時將樣品代7、碼輸入到封樣庫的保管帳中去，做到每個樣品代碼與相應的樣品實物一一對應。樣品庫存明細單（范本，以截至時間為準）截至日期樣品名稱數量樣品代碼供應商名稱采購項目負責人名稱備注第九條 落標供應商樣品保存：當每個項目確定中標供應商后，各采購項目負責人要按照招標文件中規定的時間，及時通知落標供應商到指定地點領回樣品。領取樣品的同時，在封樣庫的日記賬上做好相應的登記，保管員負責保證相應庫存記錄的變化與封樣庫中實際情況一致。第十條 中標供應商樣品保存：對于中標供應商的樣品，應繼續在封樣庫中保存直至整個工程項目結束。封樣庫保管員應嚴格按照封樣庫日常管理的要求對樣品進行管理，保證樣品在退還之前完好無損。第四章 樣8、品退還的操作流程 第十一條 樣品退還的前提條件：樣品在兩種情況下需退還，一種情況是落標供應商的退樣；另一種情況是中標后，工程項目結束的退樣。(一) 落標供應商的樣品退還在招投標過程中，當確定了中標供應商后，在通知供應商其落標的同時應告之及時來領回樣品。(二) 中標后工程項目結束的樣品退還供應商中標后，其提供的樣品一定要繼續保存在封樣庫，直至該工程項目完工結束后，樣品方可退還。目的在于對于供應商整個供貨過程起到有效地監督和約束。第十二條 樣品退還的具體程序：(一) 當樣品符合退還條件時，由采購項目負責人通知供應商前來領回樣品；(二) 通知供應商領回樣品，要注意提醒供應商提前備好采購管理中心開具的9、樣品驗收單；(三) 由采購項目負責人帶領供應商到封樣庫領回樣品，由封樣庫保管員根據供應商提交的樣品驗收單填寫樣品出庫明細單，采購項目負責人簽字。保管員根據每日的樣品出庫明細單及時更新封樣庫庫存；(四) 樣品出庫時由封樣庫保管員做好相關帳目工作，應有樣品出庫明細單以及最新的樣品庫存明細單；樣品出庫明細單（范本）出庫日期樣品名稱數量樣品代碼供應商名稱出庫原因采購項目負責人簽字備注如供應商有我司給其開具的樣品驗收單，在退還樣品時保管員應將該驗收單收回；如供應商無法提交樣品驗收單，則在退還樣品時要求其開具給我司的收條，收條格式如下：收 條今收到江蘇*實業集團有限公司退還的xxx項目xxx樣品（品名xx10、x，數量xxx），樣品完好，相關配件齊全。 簽收單位：xxx公司 簽收人：xxx 日期：xxx樣品退還的具體程序圖如下：樣品符合退還條件采購項目負責人通知供應商領回樣品封樣庫保管員填寫樣品出庫明細單封樣庫庫存更新供應商提交樣品驗收單樣品退還1、落標供應商的樣品退還。2、中標后工程項目結束的樣品退還提醒供應商備好樣品驗收單 據樣品驗收單填寫樣品出庫明細單，采購項目負責人簽字封樣庫保管員根據樣品出庫明細單填寫樣品庫存明細單收 條今收到江蘇*實業集團有限公司退還的xxx項目xxx樣品（品名。，數量。），樣品完好，相關配件齊全。 簽收單位：xxx公司 簽收人：xxx 日期：xxx第五章 封樣庫的日常管11、理 第十三條 樣品的存放：（一）入庫樣品必須根據分配的代碼貼好相應的代碼標簽；（二）對于出現樣品中自帶商標的情況，封樣庫保管員在給其分配完代碼后，必須將其商標完全遮蔽；（三）所有樣品不可以直接放置在地面上，必須存放在該類樣品指定的庫位；（四）樣品擺放必須整齊有序，對于上貨架的貨物要保證其安全性。第十四條 樣品盤點（一）樣品盤點分定期盤點與不定期盤點。定期盤點即指每月月底進行一次全面的盤點；不定期盤點指對樣品庫進行不定期的抽查；（二）樣品盤點的主要內容：檢查樣品的帳面數量與實存數量是否相符；檢查樣品的出入庫情況；檢查樣品的堆放及維護情況；檢查各種樣品有無超儲積壓及損壞；（三）每月樣品盤點前由封樣12、庫保管員對封樣庫的庫存帳目做一次全面的統計；（四）封樣庫每個月必須做一次全面盤點，該盤點由采購管理中心派人負責，盤點完后必須簽字確認盤點結果；（五）負責盤點封樣庫的人員在盤點完封樣庫后，將實物盤點結果與庫存帳目進行核對；（六）如發生帳物不一致的情況，盤點人員必須查明不一致的原因，并提出相應的整改措施；（七）樣品盤點完后，由盤點負責人總結盤點報告，并報綜合管理處負責人審閱。第十五條 對人員出入封樣庫的管理（一）采購項目負責人進入封樣庫必須有封樣庫保管員陪同；（二）采購項目負責人進入封樣庫必須做好相應的登記手續，人員出入封樣庫必須有相應的記錄，以加強對封樣庫的管理；（三）除工作人員外，其它人員一律13、不得擅入封樣庫。如因工作需要進入封樣庫，必須有采購項目負責人和庫管員同時在場，并由庫管員記錄進庫原因。第十六條 封樣庫的安全管理（一）庫房鑰匙僅限于封樣庫保管員保管；（二）做好消防工作，提高對消防安全工作的認識，落實各項消防措施；（三）封樣庫中應配備相應數量的滅火器等消防設備；（四）做到每月防火檢查，消除安全隱患；（五）嚴禁用紙、布或其它可燃物遮擋燈具；（六）庫房內嚴禁吸煙、使用明火；（七）封樣庫內不得存放任何易燃、易爆物品和無關的化學物品；（八）封樣庫內不得使用任何電熱器具，不準私拉亂接電線；（九）封樣庫保管員離開庫房時，必須關閉所有電源，鎖好所有門窗；（十）每日檢查樣品庫內照明設備是否完好、安全。第十七條 封樣庫的衛生工作（一）封樣庫內配備常規潔具，每日進行清掃；（二）每周進行一次大掃除；（三）空置的包裝箱、袋、紙應及時處理，嚴禁堆放在樣品庫內。第六章 附則第十八條 各分（子）公司及項目工程部在執行本規定過程中，如與實際情況確有不適應之處，可根據實際情況作修改之請示，報集團總經辦核實，經集團相關領導批準后方可實施。第十九條 本規定解釋權歸集團公司采購管理中心、監督執行權歸集團總經辦。第二十條 本規定自頒布之日起正式執行，未盡事宜可參照國家相關規范執行，前期相關規定自行廢止。