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1、公司建設工程項目檔案資料管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 工程資料管理制度一、 總則 1.為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到建設工程文件歸檔整理規范（GBT/50328-2014）的要求，特制定本制度。 2.基本建設工程檔案資料是指在整個建設項目,從醞釀、決策到建成投產的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括項目的決策立項、批復、承發包合同、勘探、設計、施工、設備調試、試運行、竣工驗收、移交生產等過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。 2、3.基本建設工程檔案資料是國家、企業的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞動結晶。依據中華人民共和國檔案法，各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。二、工程檔案管理制度2.1工程檔案管理 1.工程資料管理工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監督、檢查，并負責工程技術檔案資料的接收和移交。 2.為了便于各個管理環節的銜接，檔案資料室配備專職3、檔案員，為更好地管理好檔案資料，應配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。 3.工程建設中，各種技術資料交由檔案資料室統一管理發放，各有關部門和單位指定專人辦進領用手續。 4.設備到貨后，由采購部匯同有關部門開箱驗收后，設備資料（歸檔的質保資料）統交檔案資料室統一管理，造冊登記并建立收發明細帳。各單項工程總體驗收由檔案資料室對其各種技術文件和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。 5.購置技術資料、圖書、標準由檔案部門統一申請，經批準后按計劃辦理，或委托有關部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報4、銷手續。22工程文件的歸檔范圍2.2.1 對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全、整理立卷后歸檔。2.2.2 工程文件的具體歸檔范圍應符合建設工程文件歸檔整理規范（GBT/50328-2014）附錄A的要求。2.3 歸檔文件的質量要求2.3.1 歸檔的工程文件應為原件。2.3.2 工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。2.3.3 工程文件的內容必須真實、準確，與工程實際相符合。2.3.4 工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨5、水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。2.3.5 工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。2.3.6 工程文件中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面（297mm210mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅。2.3.7 工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。2.3.8 所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。1）竣工圖章的基本內容包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監理單位、現場監理、總監。2）竣工圖章示例如下（圖2.3.8）：80竣 工 圖15施工單位7編制人審6、核人750技術負責人編制日期7監理單位7總 監現場監理720202020圖2.3.8 竣工圖章示例3）竣工圖章尺寸為：50mm80mm。4）竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥，應蓋在圖標欄上方空白處。2.3.9 利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖。2.3.10 不同幅面的工程圖紙應按技術制圖復制圖的折疊方法（GB/10609.3-89）統一折疊成A4幅面（297mm210mm），圖標欄露在外面。2.4歸檔文件立卷的原則和方法2.4.1 立卷應遵循工程文件的自然形成規律，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案7、的保管和利用。2.4.2 一個建設工程由多個單位工程組成時,工程文件應按單位工程組卷。2.4.3 立卷可采用如下方法：1） 工程文件可按建設程序劃分為工程準備階段的文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件4部分；2） 工程準備階段文件可按建設程序、專業、形成單位等組卷；3）施工文件可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷；4） 竣工圖可按單位工程、專業等組卷；5）竣工驗收文件按單位工程、專業等組卷。2.4.4 立卷過程中宜遵循下列要求：1）案卷不宜過厚，一般不超過40mm。2）案卷內不應有重份文件，不同載體的文件一般應分別組卷。 三、工程文件收發及管理規定 為加強工程文件收發管理，理順傳遞關系，并8、按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。3.1 工程文件接收 1.各單位提供給項目部的工程文件（工程技術文件、圖紙資料）由檔案資料室統一接收；行政主管部門所發的行政方面的文件由辦公室統一接收。 2.項目部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交檔案資料室。 3.設備文件，采購部匯同有關部門對設備開箱驗收后，及時將設備資料立卷歸檔；設備文件資料由檔案資料室統一歸口發放給有關部門。 4.檔案資料室對接收的工程文件資料，必須進行數量和外觀質量檢查，發現問題應及時整改。 5.檔案資料室對接工程文件應及時建立工程文件接收總登記帳和分類帳（簿式臺帳），并能利用計算機進行各類工9、程文件的查詢檢索。 6.登記完畢的工程文件，應及時予以處理，在保證歸檔份數后，應按項目部領導審定的工程文件分發表及時分發給有關單位和部門。 7.對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規定妥善收存，并認真執行密級文件資料的借閱規定。 8.檔案資料室僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業，并建立檔案登錄總登記帳和分類登記帳；對分發各部門的工程文件資料不進行整編作業。3.2 工程文件資料發放 1.分發外單位和部門的工程文件資料由檔案資料室統一歸口辦理。 2.呈送上級單位的工程文件由項目部領導確定發放單位和數量。 3.檔案資料室按項目部領導審定的施工圖分發表、工程文件資料（當工程施工圖有限），檔案資料室僅提供10、給管理人員、專業分包單位或施工班組一套文件，不足部分由專業分包單位或施工班組自費復制。 4.分發的圖紙資料應建立資料分發臺帳，資料分發臺帳應留存備查。 5.為避免工程文件資料分發過程中可能出現的錯發現象，圖紙、資料領取單位應指定領取人名單，并書面通知檔案資料室；檔案資料室按指定名單發放工程文件資料。3.3設計修改通知單、工程聯系單、傳遞及管理規定 1.設計修改通知單、工程聯系單統一由檔案資料室按設計修改通知單、工程聯系單中所指定的部門及時傳遞并建立簽收記錄。 2.設計修改通知單、工程聯系單原件一律及時交檔案資料室歸檔保存，工程結束后由檔案資料室向設計院提供全部設計修改通知單、工程聯系單的復印件11、供設計院編制竣工圖。 3.凡涉及設計修改、變更，檔案資料室應及時在歸檔圖紙的副本對應卷冊圖紙目錄上加蓋設計修改印章，并將變更單復印件及時放入卷冊內。四、單位職責及資料歸檔范圍4.1單位職責 項目實行總承包，總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監督、檢查與指導。并負責組織、協調分包單位的歸檔工作。按規定向建設單位提交全套完整、準確系統的符合檔案規范標準的項目檔案。4.1.1、總承包單位：收集、編制、整理項目各單位工程施工文件的形成、積累和歸檔工作并進行收集、匯總、立卷。4.1.2、各專業分包單位：負責收集、編制、整理合同承包范圍內的分部分項工程施工文件立卷歸檔。4.2各單位資12、料歸檔范圍4.2.1、施工總承包單位歸檔范圍 1）所有單位工程施工、安裝等全部工程資料； 2）工程建設期間的工程聯系單、設計變更單 ；3）收集各專業分包單位的全部工程資料（含設備調試、檢測及相關材料）； 4）提交歸檔范圍內的所有工程資料(含影像資料)；5）按時提交全套完整的竣工圖（一式三份），并切實執行竣工圖編制的有關規定。4.2.2各分包單位的資料歸檔范圍1） 合同范圍內的分部分項工程施工、安裝等全部工程資料（含設備調試、檢測及相關材料）；2）分包范圍內的竣工圖；3）分包范圍內的影像資料。對不符合歸檔要求的處理： 對各分包單位提供的工程資料不完整或不符合歸檔要求的，檔案資料室有權退回,各分包13、單位應按檔案管理的有關規定進行整改,直至提交符合規定要求的工程資料及案卷文件材料。凡因各分包單位提供的工程資料不完整或不符合歸檔要求的,不能進行工程決算,各分包單位竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對分部分項工程的竣工資料簽收合格后支付。4.3其它 工程檔案的分類、編目、按本工程檔案分類編號辦法及規定執行。 工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執行。 檔案庫房管理按本工程檔案庫房管理規定執行。 五、聲像及電子文件檔案管理辦法5.1歸檔的建設工程電子文件應采用下表所列開放式文件或通用格式進行存儲。文件類別格式文本（表格）文件PDF、XML、TXT圖像文件JPEG、TIFF圖形文件DWG14、PDF、SVG影像文件MPEG2、MPEG4、AVI聲音文件MP3、WAV5.2歸檔的建設工程電子文件的內容必須與其紙質版一致。5.3照片檔案應符合以下要求：（1）主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；（2）能體現工程竣工后的外觀、設計特色、地理位置；（3）使用數碼相機拍攝，其影像不能進行后期加工,光學分辨率不得小于400萬有效像素。5.4錄像檔案應符合以下要求：（1）主題明確、內容連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩；（2）聲像資料因按工程各階段立卷，聲像資料與紙質檔案應建立相應的標識關系（文字說明）；文字說明包括：工程名稱、建設單位名稱、設計單位、施工單位、地點、開工日期、竣工日期、占地面15、積、建筑面積、結構、層數、攝影日期等。六、設計修改通知單、工程聯系單管理規定6.1設計變更制度 1.應盡量減少施工中的設計變更與簽證，如若不可避免，按本制度執行。 2.各現場專業工程師要有強烈的責任心，嚴格履行自己的職責，把好工程質量關，并努力降低工程造價。在工程開工前，仔細研究圖紙，并組織圖紙會審，將施工圖中出現的問題提前解決，對工程圖紙不齊全的部分，需及時督促設計單位補充、修改圖紙。 3.工程設計變更的具體經辦人是項目部技術負責人，具體負責與公司總工及使用單位、設計單位、施工承包單位聯系，并負責分發設計變更通知單。 4.所有設計變更必須有文字記載，禁止口頭承諾。特殊情況下，可以先口頭承諾，16、事后必須在7日內補辦完設計變更通知單。 5.設計院以郵寄、傳真等方式的設計變更資料，由項目經理負責簽收并報送項目部備確認案后，技術負責人轉發專業工程師組織實施。 6.各專業工程師在接到設計變更資料后應當天分發到施工承包單位、監理單位并監督實施。 7.設計變更的內容完成后三天內由分管的專業工程師填寫執行結果，并報送項目經理審核。 8.經審核的執行結果備案登記，作為今后結算的依據。6.2簽證管理制度 1 .簽證涉及到投資、工期等工程內容。為了做到有效控制工程造價和工期，所有現場管理人員在開工前須熟悉合同書、招投標文件，需審核施工單位提交的施工組織設計，嚴格控制現場簽證。 2.發生合同中約定可以變更17、的情況或非施工單位原因造成的工程內容及工程量的增減經批準后，且在確保工程技術標準和質量標準保持不變的前提下，方能實施簽證。工程施工現場簽證由施工單位、工程監理和項目部現場管理人員共同簽證，嚴禁事后補簽。 3.現場簽證單由施工單位報送，經現場監理工程師審核簽字蓋章后，由現場專業工程師和項目經理復核后，共同簽字并蓋章，簽證有效。 4.工程使用材料的質量、價格如有特殊情況需簽證時，由工程監理、項目部有關人員共同簽證。 5.已審核同意的簽證，分包單位必須按期執行，否則，造成的損失由分包單位承擔。由于分包單位對施工圖閱讀不仔細等原因造成的返工不予認可，因此延誤工期由分包單位負責。 七、工程竣工圖編制管理18、規定7.1編制竣工圖的形式和深度 1.凡按圖施工沒有變動的，則由施工單位（包括總包和分包施工單位，下同）在原施工圖上加蓋“竣工圖”標志后，即作為竣工圖。 2.凡在施工中雖有一般性設計變更，但能將原施工圖加以修改補充作為竣工圖的，可不重新繪制，由施工單位負責在原施工圖（必須是新藍圖）上注明修改的部分，并附以設計變更通知單和施工說明。加蓋“竣工圖”標志后，即作為竣工圖。 3.凡結構形式改變、工藝改變、平面布置改變以及有其他重大改變，不宜再在原施工圖上修改、補充者，應重新繪制改變后的竣工圖。由于設計原因造成的，由設計單位負責重新繪圖；由于施工原因造成的，由施工單位負責重新繪圖；由于其他原因造成的，由19、建設單位自行繪圖或委托設計單位繪圖。施工單位負責在新圖上加蓋“竣工圖”標志并附以有關記錄說明，作為竣工圖。重大的改建、擴建工程涉及原有工程項目變更時，應將相關項目的竣工圖資料統一整理歸檔，并在原圖案卷內增補必要的說明。 4.竣工圖一定要與實際情況相符，要保證圖紙質量，做到規格統一，圖面整潔、字跡清楚。不得用圓珠筆或其他易于褪色的墨水繪制。竣工圖要經承擔施工的技術負責人審核簽認。7.2編制竣工圖的分工 1.建設項目實行總包制的各分包單位應負責編制分包范圍內的竣工圖，總包單位除應編制自行施工的竣工圖外，還應負責匯總整理各分包單位編制的竣工圖。總包單位在交工時應向建設單位提交總包范圍內的各項完整、準20、確的竣工圖。 2.建設項目由建設單位分別包給幾個施工單位承擔的，各施工單位應負責編制所承包工程的竣工圖，建設單位負責匯總整理。 3.建設項目在簽訂承發包合同時，應明確規定竣工圖的編制、檢驗和交接等問題。 4.建設單位應組織、督促和協助各設計、施工單位檢驗各自負責的竣工圖編制工作，發現有不準確或短缺時，要及時采取措施修改和補齊。7.3竣工圖編制的套數 大中型項目、重要公用工程和其它特殊性項目的竣工圖至少應編制三套，一套送城建檔案部門歸檔，二套由生產或使用單位保存。一般小型項目至少編制二套，一套送城建檔案部門歸檔，一套由生產或使用單位保存，作為維護、改造、擴建的依據。項目竣工圖套數應該在簽訂施工合同時明確規定。7.4竣工圖編制費用 竣工圖編制費用以第二條的分工及第三條規定的套數為基準，增加部分的費用由籌建單位負責。竣工驗收后需要復制的，復制費用由使用單位負責.