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1、公司經(jīng)營建設(shè)材料采購樣品封樣管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 材料采購樣品封樣管理制度 為了進(jìn)一步規(guī)范公司各類材料采購樣品封樣管理工作，確保工程的進(jìn)度和質(zhì)量達(dá)到設(shè)計(jì)要求，明確各處室的管理職責(zé)，特制定本制度。 一、適用范圍 本制度適用于公司及下屬各項(xiàng)目所需的各類材料采購樣品封樣管理工作，實(shí)行材料采購樣品封樣的材料包括結(jié)構(gòu)材料、裝飾材料、專用材料、安裝材料等以及其他經(jīng)審批必須封樣的材料（具體封樣材料詳見附件1：建筑材料采購封樣明細(xì)表）。 二、管理職責(zé)（一）材料處職責(zé)1、依據(jù)預(yù)算處或房產(chǎn)工程處編制的各類材料采購清單2、及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，按材料采購管理制度進(jìn)行招標(biāo)采購，全面組織落實(shí)本制度的實(shí)施；如對材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不明確的，由材料處負(fù)責(zé)按流程報批材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，明確后實(shí)施招標(biāo)采購。2、組織土建公司或房產(chǎn)工程處、預(yù)算處、督查處、質(zhì)安資料處、財(cái)務(wù)處對送樣單位選定材料樣品進(jìn)行確認(rèn)。3、組織封樣確認(rèn)會簽，直至樣品封樣后移交給督查處、檔案室，并按本制度要求做好樣品移交書面手續(xù)，并建立移交樣品臺帳，臺帳上必須明確材料項(xiàng)目名稱、名稱、規(guī)格型號、品牌、廠家、產(chǎn)地及送樣單位、聯(lián)系人及聯(lián)系電話等信息。4、負(fù)責(zé)對各種進(jìn)場材料與封樣樣品的核對、確認(rèn)工作。（二）土建公司職責(zé)1、核對預(yù)算處或房產(chǎn)工程處編制的各類材料的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，是否符合設(shè)計(jì)要求和國家3、標(biāo)準(zhǔn)，如對材料的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有疑問或合理化建議的，上報公司總經(jīng)理進(jìn)行確定材料的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2、負(fù)責(zé)審核材料樣品廠家相關(guān)資質(zhì)、檢測報告、合格證書、服務(wù)承諾書等，對樣品實(shí)物與資料的統(tǒng)一性進(jìn)行審核，并對照已批準(zhǔn)備案的材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確認(rèn)是否符合要求。3、負(fù)責(zé)參與封樣確認(rèn)會簽，對材料樣品封樣進(jìn)行簽字確認(rèn)，直至樣品封樣后移交給督查處、檔案室。4、負(fù)責(zé)對樣品進(jìn)行檢查核對，參與各種進(jìn)場材料與封樣樣品的核對、確認(rèn)工作。5、負(fù)責(zé)做好樣品移交監(jiān)督工作。（三）預(yù)算處職責(zé)1、負(fù)責(zé)依據(jù)圖紙及所選定的預(yù)算定額編制各類材料清單，明確各類材料的規(guī)范、型號、數(shù)量等技術(shù)參數(shù)與標(biāo)準(zhǔn)。2、負(fù)責(zé)參與材料樣品的選樣確認(rèn)。3、負(fù)責(zé)審核材料樣品廠家4、相關(guān)資質(zhì)、檢測報告、合格證書、服務(wù)承諾書等，對樣品實(shí)物與資料的統(tǒng)一性進(jìn)行審核，并對照已批準(zhǔn)備案的材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確認(rèn)是否符合要求。（四）房產(chǎn)工程處職責(zé)1、負(fù)責(zé)確認(rèn)各類材料的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，是否符合設(shè)計(jì)要求和國家標(biāo)準(zhǔn)。2、負(fù)責(zé)參與封樣確認(rèn)會簽，對材料樣品封樣進(jìn)行簽字確認(rèn)，直至樣品封樣后移交給督查處、檔案室。3、負(fù)責(zé)對樣品進(jìn)行檢查核對，參與各種進(jìn)場材料與封樣樣品的核對、確認(rèn)工作。（五）督查處職責(zé)1、負(fù)責(zé)參與材料樣品的選樣確認(rèn)。負(fù)責(zé)根據(jù)本制度的規(guī)定，接收材料處移交的各類封樣樣品。2、負(fù)責(zé)參與封樣確認(rèn)會簽，對材料樣品封樣進(jìn)行簽字確認(rèn)，并按本制度要求做好樣品移交書面手續(xù)。3、負(fù)責(zé)對各種進(jìn)場材料與封樣樣品的核對、5、確認(rèn)工作。4、負(fù)責(zé)建立樣品庫房，建立封樣樣品臺帳，包括材料使用部門、名稱、規(guī)格型號、品牌、廠家、產(chǎn)地及送樣單位聯(lián)系電話，并保存與封存樣品相對應(yīng)的等各種資料。5、負(fù)責(zé)樣品房庫的日常管理。（六）質(zhì)安資料處職責(zé)1、負(fù)責(zé)參與材料樣品的選樣確認(rèn)。2、負(fù)責(zé)審核材料樣品廠家提供的相關(guān)資質(zhì)、檢測報告、合格證書等，對樣品實(shí)物與資料的統(tǒng)一性進(jìn)行審核或檢測，并對照已批準(zhǔn)備案的材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確認(rèn)是否符合要求。3、負(fù)責(zé)參與封樣確認(rèn)會簽，對材料樣品封樣進(jìn)行簽字確認(rèn)，直至樣品封樣后移交給督查處、檔案室。（七）檔案室職責(zé)1、負(fù)責(zé)根據(jù)本制度的規(guī)定，接收材料處移交的各類封樣樣品，并按本制度要求做好樣品移交書面手續(xù)。2、負(fù)責(zé)建立樣6、品庫房，建立封樣樣品臺帳，包括材料項(xiàng)目名稱、名稱、規(guī)格型號、品牌、廠家、產(chǎn)地及送樣單位聯(lián)系電話，并保存與封存樣品相對應(yīng)的各種資料。3、負(fù)責(zé)樣品房庫的日常管理。（八）財(cái)務(wù)處職責(zé)1、負(fù)責(zé)參與材料樣品的選樣確認(rèn)。2、負(fù)責(zé)參與封樣確認(rèn)會簽，對材料樣品封樣進(jìn)行簽字確認(rèn)，直至樣品封樣后移交給督查處、檔案室，并按本制度要求做好樣品移交監(jiān)督等書面手續(xù)。3、負(fù)責(zé)監(jiān)督督查處、檔案室是否建立封樣樣品臺帳，包括材料項(xiàng)目名稱、名稱、規(guī)格型號、品牌、廠家、產(chǎn)地及送樣單位聯(lián)系電話，并保存與封存樣品相對應(yīng)的各種資料。4、負(fù)責(zé)對各種進(jìn)場材料與封樣樣品的核對、確認(rèn)工作。三、樣品封樣工作流程與具體操作內(nèi)容（一）工作流程（具體流程詳7、見附件2：材料樣品封樣操作流程） （二）具體操作內(nèi)容1、材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)確定材料采購前，對所需采購的材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不明確的，由材料處經(jīng)辦人負(fù)責(zé)編制材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)審批表（附件3）提出材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)建議，并經(jīng)材料處采購主管、材料處負(fù)責(zé)人、土建公司、預(yù)算處或房產(chǎn)公司工程處審核上報公司總經(jīng)理審批后，發(fā)至材料處、督查處、財(cái)務(wù)處、質(zhì)安資料處、土建公司及房產(chǎn)公司進(jìn)行備案。2、材料采購招投標(biāo)由材料處根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)審批確定的材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)審批表，依據(jù)材料招投標(biāo)采購管理制度編制招標(biāo)文件、發(fā)布招標(biāo)信息、開發(fā)供應(yīng)商等材料采購活動，并負(fù)責(zé)要求供應(yīng)商提供樣品、相應(yīng)的技術(shù)資料、檢測報告、合格證書等文件。3、收取樣品并進(jìn)行檢測、封樣由材料8、處負(fù)責(zé)接收材料供應(yīng)商提供的材料樣品及產(chǎn)品介紹資料，并負(fù)責(zé)組織土建公司、房產(chǎn)工程處、督查處、質(zhì)安資料處、財(cái)務(wù)處、檔案室進(jìn)行封樣，樣品一式兩份，都必須進(jìn)行封樣。如需要對樣品檢測的，則由材料處、質(zhì)安資料處負(fù)責(zé)委托第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測后并進(jìn)行封樣。封樣操作步聚：（1） 由供應(yīng)商經(jīng)辦人員在樣品上進(jìn)行簽字確認(rèn)，對于無法在樣品上簽字的，由供應(yīng)商經(jīng)辦人員在樣品上貼上簽字標(biāo)簽。（2） 由材料處經(jīng)辦人員填寫材料樣品封樣確認(rèn)會簽單（附件4），明確樣品的產(chǎn)地、品牌、生產(chǎn)廠家以及各項(xiàng)技術(shù)參數(shù)，并由供應(yīng)商經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)在封樣確認(rèn)會簽單進(jìn)行簽字確認(rèn)，后由各處室現(xiàn)場封樣人員簽字確認(rèn)。（3） 由材料處經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)對樣品進(jìn)行拍照9、。（4） 樣品如果是比較小的，能夠裝入專用的封樣袋的，則將樣品以及經(jīng)供應(yīng)商經(jīng)辦人員和各處室現(xiàn)場參與封樣人員簽字確認(rèn)的材料樣品封樣確認(rèn)會簽單裝袋進(jìn)行封樣，并在封口處貼上經(jīng)各處室封樣現(xiàn)場人員簽字的樣品封條（附件5）。如果樣品是大樣的，無法裝入指定封樣袋的，則直接在樣品上貼上經(jīng)各處室封樣現(xiàn)場人員簽字的封條和材料樣品封樣確認(rèn)會簽單。（5）材料樣品封樣確認(rèn)會簽單與樣品封條上的編號必須一致。4、供應(yīng)商選擇并確定中標(biāo)材料供應(yīng)商根據(jù)各供應(yīng)商的送樣及報價情況，由材料處、督查處、財(cái)務(wù)處、土建公司等（如由房產(chǎn)提出的材料采購，詢價必須經(jīng)房產(chǎn)工程處、房產(chǎn)公司共同參與；如是安裝材料，安裝公司必須參與詢價）進(jìn)行再次詢價議價10、，然后由材料處依據(jù)材料招標(biāo)采購管理制度編制材料招標(biāo)采購詢價審批表，經(jīng)各處室匯簽后，由材料處負(fù)責(zé)人上報公司總經(jīng)理進(jìn)行審批并確定中標(biāo)供應(yīng)商，材料處負(fù)責(zé)人上報中標(biāo)價格和中標(biāo)供應(yīng)商時，必須將已封樣的樣品或真實(shí)照片一并上報總經(jīng)理審核。 公司與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同時，必須明確供應(yīng)商所提供的實(shí)物必須與樣品一致；如不一致的，按合同中約定條款追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。5、移交封樣樣品并辦理入庫手續(xù)由材料處負(fù)責(zé)現(xiàn)場將中標(biāo)單位提供的封好樣的樣品（其中一份）、相關(guān)資料文件（如果有的話） 移交給檔案室，由移交方（材料處）、接收方（檔案室）和監(jiān)督方（土建公司和財(cái)務(wù)處）在書面封樣樣品移交表（附件6）上進(jìn)行簽字確認(rèn)，詳細(xì)注明樣11、品規(guī)格、技術(shù)參數(shù)等信息。封樣樣品移交表原件由材料處保存，接收方和監(jiān)督方各留存復(fù)印件。封樣樣品移交表、材料樣品封樣確認(rèn)會簽單與樣品封條上的編號必須一致。另一份封樣樣品由材料處移交給督查處，由移交方（材料處）、接收方（督查處）和監(jiān)督方（土建公司和財(cái)務(wù)處）在書面封樣樣品移交表上進(jìn)行簽字確認(rèn)。封樣樣品移交表原件材料處保存，督查處、財(cái)務(wù)處和土建公司各留存復(fù)印件。對于個別計(jì)入材料供應(yīng)商送貨數(shù)量內(nèi)的封樣樣品，必須在移交表上寫明。封樣確認(rèn)會簽單原件一式三份，其中兩份原件分別裝入封樣袋中一并移交給督查處、檔案室，另一份原件由材料處保存，其他處室留存復(fù)印件。6、材料進(jìn)場與封樣樣品核對驗(yàn)收對于材料進(jìn)場，由督查處驗(yàn)收12、人員負(fù)責(zé)帶上封樣樣品，由土建公司、材料處、督查處、財(cái)務(wù)處以及項(xiàng)目部依據(jù)材料驗(yàn)收管理制度的規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收（部分涉及房產(chǎn)工程處或安裝部的材料，則房產(chǎn)工程處或安裝部相關(guān)人員必須參與驗(yàn)收），并對照封樣樣品和實(shí)物以及相應(yīng)的技術(shù)資料、檢測報告、合格證書、服務(wù)承諾書等文件，進(jìn)行符合性驗(yàn)證驗(yàn)收。（1）對進(jìn)場材料與樣品實(shí)物及配件的外觀品質(zhì)、規(guī)格型號、顏色等進(jìn)行驗(yàn)收；（2）對進(jìn)場材料的報驗(yàn)資料與樣品備案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行符合性對比驗(yàn)收。（3）對進(jìn)場材料與封樣樣品的技術(shù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不一致的材料，驗(yàn)收人員有權(quán)拒絕驗(yàn)收，該批材料拒絕使用。（4）對進(jìn)場材料與樣品及報驗(yàn)資料核驗(yàn)后，實(shí)物與樣品的技術(shù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)一致的予以驗(yàn)收，并辦理驗(yàn)13、收確認(rèn)手續(xù)。7、封樣樣品的處理依據(jù)材料采購合同，供應(yīng)商已履行完畢且保質(zhì)期滿后一個月內(nèi)，由材料處提出封樣樣品處理申請，填寫封樣樣品處理申請單（附件7）經(jīng)土建公司、督查處、財(cái)務(wù)處審核，上報公司總經(jīng)理審批后，由材料處向督查處、檔案室辦理封樣樣品移交手續(xù)后，由材料處負(fù)責(zé)退還給供應(yīng)商。對于未中標(biāo)供應(yīng)商提供的樣品原則上不予退還，如供應(yīng)商需要退還的，則由材料員填寫封樣樣品退還申請單經(jīng)土建公司、督查處、財(cái)務(wù)處審核后上報公司總經(jīng)理審批后，可以退還給供應(yīng)商。對于失去封存價值，生銹、變質(zhì)或無法正常使用的且供應(yīng)商也不申請退還的封樣樣品，按材料報廢管理制度進(jìn)行報廢處理。（三）材料樣品封樣庫房管理1、由檔案室、督查處分別14、設(shè)立材料樣品封樣庫房或?qū)Ｓ帽９芄瘢⑦M(jìn)行上鎖管理，由指定兩名人員掌管庫房或保管柜鑰匙。2、由檔案室指定專人負(fù)責(zé)樣品封樣庫房管理，負(fù)責(zé)建立封樣樣品出入庫臺帳（附件8），并負(fù)責(zé)不定期對庫房或保管柜內(nèi)的樣品進(jìn)行檢查，并做好相應(yīng)檢查記錄，并由指定人員簽訂封樣樣品管理責(zé)任狀（附件9）。3、材料處負(fù)責(zé)對已移交檔案室的封樣樣品建立臺帳。4、由財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)不定期對檔案室的封樣樣品實(shí)物與臺帳進(jìn)行盤點(diǎn)，督查處與檔案室每月進(jìn)行賬賬核對，財(cái)務(wù)處、材料處定期不定期進(jìn)行賬實(shí)核對。5、檔案室必須嚴(yán)格做好庫房封樣樣品的管理，如發(fā)生樣品缺少或被調(diào)換等，樣品庫房管理責(zé)任人將直接開除。四、如遇特殊材料采購無法提供樣品或樣品無法按本制15、度規(guī)定的內(nèi)容進(jìn)行封樣的，按特殊情況上報公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行特殊審批。五、本制度由材料處負(fù)責(zé)解釋，經(jīng)公司制度調(diào)研與建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小級審核董事長審批后實(shí)施，修改亦同。原浙中實(shí)材制字008號廢止，以本制度為準(zhǔn)。六、附件附件1 建筑材料采購封樣明細(xì)表附件2 材料樣品封樣操作流程附件3 材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)審批表附件4 材料樣品封樣確認(rèn)會簽單附件5 樣品封條附件6 封樣樣品移交表附件7 封樣樣品處理申請單附件8 封樣樣品出入庫臺帳附件9 封樣樣品管理責(zé)任狀 附件3：材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)審批表工程名稱材料名稱主要技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)說明是否需要樣品審批意見材料處經(jīng)辦人材料處采購主管材料處負(fù)責(zé)人土建公司技術(shù)負(fù)責(zé)人房產(chǎn)工程處負(fù)責(zé)人房產(chǎn)公司總經(jīng)理預(yù)算處16、總經(jīng)理注：本表由材料處經(jīng)辦人負(fù)責(zé)填寫并提出建議材料的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，然后分別由、預(yù)算處、土建公司或房產(chǎn)公司進(jìn)行審核后上報公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批后作為材料處材料招投標(biāo)采購的依據(jù)。附件4：材料樣品封樣確認(rèn)會簽單編號： 填寫日期： 年 月 日工程名稱使用單位樣品編號樣品名稱規(guī)格型號等技術(shù)參數(shù)廠家名稱品牌產(chǎn)地送樣單位聯(lián)系人聯(lián)系電話封樣驗(yàn)收項(xiàng)目及內(nèi)容實(shí)物是否完好 是 否有無合格證書 有 無有無檢測報告 有 無其他說明主要技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)說明封樣會簽供應(yīng)商簽字材料處經(jīng)辦人材料處采購主管材料處負(fù)責(zé)人督查處財(cái)務(wù)處質(zhì)安資料處房產(chǎn)工程處土建公司注：封樣確認(rèn)會簽單原件一式三份，其中一份原件由材料處負(fù)責(zé)保存，另兩份原件分別裝入樣品17、封樣袋或貼在樣品上，其他處室留存復(fù)印件。附件5：樣品封條樣品名稱供應(yīng)商名稱規(guī)格型號聯(lián)系人及電話材料處督查處財(cái)務(wù)處土建公司質(zhì)安處其他處室編號： 用于項(xiàng)目名稱： 填寫日期： 年 月 日 附件6：封樣樣品移交表編號： 填寫日期： 年 月 日 序號名稱主要技術(shù)參數(shù)單位數(shù)量備注樣品照片：移交部門移交人接收部門接收人土建公司財(cái)務(wù)處注：移交表原件由材料處保存，接收方和監(jiān)督方各留存復(fù)印件。附件7：封樣樣品處理申請單編號： 填寫日期： 年 月 日 序號樣品名稱主要技術(shù)參數(shù)單位數(shù)量備注材料處財(cái)務(wù)處督查處土建公司房產(chǎn)工程處公司領(lǐng)導(dǎo)注：退還申請表由材料處負(fù)責(zé)填寫，經(jīng)財(cái)務(wù)處、督查處、土建公司審核后上報公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，18、審批后原件在領(lǐng)取封樣樣品時交給檔案室及督查處，材料處留存復(fù)印件。附件8：封樣樣品出入庫臺帳月日入/出樣品名稱主要技術(shù)參數(shù)數(shù)量封樣確認(rèn)會簽單編號封樣樣品移交表編號備注附件9：封樣樣品管理責(zé)任狀本人 擔(dān)任 （填寫處室名稱）封樣樣品管理人，本人將嚴(yán)格按照材料采購樣品封樣管理制度的規(guī)定，認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極做好以下工作：1、認(rèn)真保管樣品庫房或保管柜的鑰匙，未經(jīng)審批，不得隨意交庫房鑰匙交與其他人員進(jìn)入庫房或開啟保管柜。2、每次樣品入庫或出庫時，及時登記好臺帳。3、由本人負(fù)責(zé)不定期檢查在庫封存樣品，確保樣品不出庫或發(fā)生滅失。4、負(fù)責(zé)保存好與各類封樣樣品配套的相應(yīng)的資質(zhì)、檢測報告、合格證書等文件資料。5、負(fù)責(zé)保存好各類封樣確認(rèn)會簽單、封樣樣品移交表原件。6、負(fù)責(zé)參與財(cái)務(wù)處對庫存樣品進(jìn)行不定期盤點(diǎn)檢查。7、負(fù)責(zé)做好有關(guān)封樣樣品的其他日常管理工作。如本人未履行上述工作職責(zé)的，造成封樣樣品缺失或損壞的，由本人承擔(dān)一切責(zé)任，并愿意接受公司對本人作出的一切處分。 責(zé)任人簽名： 年 月 日