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1、公司生產辦公用品、工程配件采購流程及管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 為規范公司采購工作,提供公司采購工作的計劃性、科學性,保障公司生產和經營活動的正常進行,特制定本采購業務流程和管理制度。 1.目的 為保證公司日常辦公事務及各現場工作的物資需要,提高采購工作的質量管理,特制定本管理規程。 2.范圍 各部門工作所需的生產資料和輔料、小型機械和設備、備品備件、辦公設備、辦公用品、清潔用品、工服勞保用品、印制表格標牌以及工程所需的配件、材等. 3.職責 3.1 采購部負責對各類物資的采購工作. 3.2 財務部派專2、人負責需采購物資的復審工作. 4.程序 4.1各部門每月5日前將所需常規或急購物料按照品名、數量、規格、型號等項填列于月度采購申請表內,報部門經理初審簽字后,轉報分管領導簽字核準,再經總經理簽署批示后,由供應部及時與相關 的業務單位聯系,落實物料、質量和價格, 并進行比較后,再及時組織物品的購入,物料到位后,及時發放有關部門或現場或通知有關部門領用,接收或領用人員必須簽字;需入庫的及時入庫,并辦理入庫手續。 4.2對急購物品,使用部門可提出并填寫臨時采購申請表,采購部要按使用部門臨時采購申請表要求的時間及時采購.(特殊情況可先購后批,并按采購流程補辦手續),確保公司及各現場的正常運轉. 4.33、 對一些規格、型號、技術要求高的特殊配件和物資的購買,可請示總經理批準,委派技術人員共同外出配合購買,以便確認規格、型號、鑒別質量. 4.4 嚴格選擇采購渠道,無論是否采用招標方式,均應選擇至少三家以上供應單位,進行生產資質、質量、價格及供貨期限等比較,不得擅自變更. 4.5 對一些單一品種物資的選擇,也要本著質量好、價格合理、服務優良的原則,簽訂供應意向,以保證長期穩定的關系. 4.6對常規物品盡可能參照周期使用需求量,做到計劃購買,防止庫存積壓. 4.7對一些大宗物資要索取“三包”手續,簽訂三包條款以保證包修退換的執行,必要時留10%尾款. 4.8對大宗物資的采購,必須由二人操作,并由財務4、部安排一人參與,從詢價到落實,從質量到價格均由三人共同負責完成. 4.9采購部采購員要負責對物料使用隨時回訪,了解物料的使用情況,質量是否合格、優良,如發現質量問題,及時與供方聯系退換,對確不守信譽、質量無保證的渠道,不再合作. 4.10為提高資金利用率,便于質量低劣物品的退換,對采購的物品盡可能采取延期付款的方式來制約. 4.11庫管員要對物資質量把關,對手續、證件不齊或不合格的產品,有權拒絕入庫或者在入庫單上注明質量不合格的情況,確保對不合格物品的退換起到監督作用. 4.12采購部采購員要及時報帳,核銷物品采買的手續,不許拖拉壓票影響財務部結帳. 4.13對采購工作要有高度的責任感和事業心5、,對所分配的采買任務要認真負責、吃苦耐勞,提高工作效率,當日的工作當日完成,不拖拉,不借外出購物辦私事,否則一經發現嚴肅處理. 4.14采購員要刻苦鉆研有關業務知識,全面掌握各種物資的使用性能、使用部位、規格型號等,分析掌握市場行情,把握市場脈搏,做到心中有數、業務熟練,以保證最大限度的降低采購單價和成本. 4.15 采購員要認真填報物料結算統計表. 4.16 庫管員應認真填寫物料入庫單,并經采購員、庫管部門負責人三方簽字交由采購部,作為報銷依據。 4.17 樹立敬業愛崗精神,遵守財經紀律,對所購進物品的質量、數量、價格等認真負責. 4.18杜絕損公肥私、中飽私囊,對營私舞弊、收受回扣或工作不6、負責任造成重大失誤呵和經濟損失者,由當事人負責賠償,并處罰款,同時申報人事部立即與其解除勞動合同. 5.實施 5.1本流程和制度自公布后實施. 庫房管理制度 .目的 為了加強對物資的管理、核算、監督物資的入庫驗收、在庫養護、出庫復核,特制定本管理規程. 2.范圍 本規程對庫房物資管理作了具體規定,適用于物資庫管員. 3.職責 3.1 庫管員負責庫房物資的驗收、養護、復核工作. 3.2.物資調撥員協助工作. 3.3.部門經理負責監督. 4.程序 4.1物資的驗收入庫 4.1.1采購員購回所需的物資后,應及時地把采購申請單、發貨票和必要的規格型號數據、質量合格證、保修卡等連同物資一并交于庫管員進行7、把關驗收. 4.1.2庫管員應從數量、規格、型號、質量包裝、產地及價格等方面詳細核對,對一些貴重物品,質量要求系數嚴、規格型號細的物品,可由庫管員直接請工程技術人員驗物. 4.1.3對一些確實無法提供合格證的產品,為了確保產品質量,庫管員應填寫產品質量檢驗 合格證明,經技術員或使用人認可,部門經理核準方可入庫. 4.1.4物資驗收合格后,把發貨票轉交物資調撥員填寫入庫單. 4.1.5 庫管員在辦理完入庫手續后,應及時反饋于請購部門,以備及時領用. 4.2 在庫養護 4.2.1庫管員應熟悉掌握物資的性能、特性、分類情況,妥善保管各種物資,并要分類上架存放,做到擺放整齊,倉位通暢,對不宜架存的物資8、要堆垛整齊,并采取防潮措施,便于發放. 4.2.2 對所管物資要熟悉存放位置,經常檢查,防止霉變、生銹、蟲蛀、鼠咬及差錯事故. 4.2.3 實行物卡管理制度,卡物相符對位. 4.2.4 每天上班后要清掃庫房衛生,做到物架、物資、地面無塵土、無污跡、無雜物. 4.2.5 對返回的廢舊物資及時填廢舊物資回收清單,以便統一處理. 對庫存的物資,要經常分析庫存結構,掌握庫存動態,對超儲積壓物資要定期填列超儲積壓物資報告單,注明原因,呈報大廈總經理酌情處理. 4.2.6 對庫存短缺的常規備用物品,按月列出請購單,補充庫存. 4.3 出庫核實 4.3.1 物資出庫必須憑物資調撥員開據的出庫單,憑票發物. 4.3.2 物品出庫時,應對品名、數量、規格、型號再次核實,防止錯發. 4.3.3因工作急需,對“物到票未到”的無價格物品,經經理認可后,可由對方打欠條,暫領走,待辦理入庫手續后及時轉辦出庫手續. 4.3.4 庫管員對逐項業務票據,對照核實無誤后及時記入保管明細帳,如發現差錯及時找有關人員糾正處理. 4.3.5 每月25日為月終結帳盤點日,必須逐類逐項實際盤查,物資調撥員協助并監督執行,如發生差錯,及時查找原因,落實糾正. 4.3.6 物資出入庫單據,按月分類裝訂成冊、編制號碼,妥善保存備查. 5.監督執行 部門經理監督執行