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1、集團酒店業存貨購進及領用管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一條為了加強集團酒店業（包括餐飲、客房和休閑娛樂三大部分）的存貨管理，規范存貨的購進、領用、耗用、節余庫存保管及存貨各環節核算的操作流程和管理行為，現根據酒店管理公司經營管理的需要，制定本規定。第二條本規定中的存貨是指集團酒店業在日常經營過程中行將消耗的原物料、燃料及經營性輔助設備（不包括固定資產部分）。具體包括：1、 原材料：餐飲業各種制作的基礎性原材料，如魚、肉、蔬菜等，以及干貨調料等;2、 庫存商品：存放于倉庫及水吧的香煙、酒水、紙巾等出售商品2、;3、 物料用品：一次性餐具、客用拖鞋等一次性耗材和經營性輔助設備（不包括固定資產部分）；4、 燃料：指酒店各設備正常運營維護所需的各種燃料等。第三條存貨的購進管理一. 存貨的購進采取“采購計劃審批制”：1、 單價在500元及以上的各種經營性輔助設備（指低值易耗品部分）的購進審批辦法，參照集團的相關規定執行；單價在500元以下的各種經營性輔助設備、日常經營所需的原物料及燃料的購進審批辦法，按照本規定中的相關條款執行。2、 對不同存貨，采取不同時期申報計劃：（1） 日計劃：指需購進的各種基礎性原材料食品，由廚部、餐飲部于頭一天預測第二天的需要量，據此擬定需求，填制廚房訂貨申請表，報使用部門負責人3、審核簽字后，交采購部辦理正式采購業務。申報計劃時間為每天下午4:00-8:30。（2） 周計劃：指需購進的凍品、煙等，填制XXXX酒店管理公司申購單由部門或倉庫申報，交采購部辦理采購業務。申報計劃時間為每周六下午。（3） 半月計劃：指需購進的干貨調料，由倉庫報計劃，填制XXXX酒店管理公司申購單，倉庫領班簽字后，送交采購部辦理正式采購業務。申報計劃時間為每月1-5號和15-20號.（4） 月計劃：指需購進的客房用品、印刷用品等，由倉庫以及各部預測該月需要量，并據此擬定需求，填制XXXX酒店管理公司申購單，送交采購部，并辦理正式采購業務。申報計劃時間為每月25-30號。3、 上述第（3）、（4）4、項填制XXXX酒店管理公司申購單，經使用部門負責人簽字后需交倉庫核簽：倉庫主要核查需購進的物料在計劃申報時倉庫中實有的各物料（包括可代用品）庫存數量，并將相應的數量據實填入對應欄次，并提出計劃意見。4、 對需特別制作（指經營物品上需加注酒店管理公司或酒店的標識）的各種經營性材料及物品（如一次性餐具、紙巾、客房洗具、拖鞋、茶具等），原則上應采取招標的方式選擇相對固定的制作供貨商，簽訂定期的供貨合同（除非因產品質量、結算價格及其他合作方面的原因需更換）及價格協議（按時間段）；每月末，各物料使用部門（指客房部、餐飲部和休閑娛樂部）根據酒店預計需要量擬定需求計劃，填制XXXX酒店管理公司申請單（一式四5、聯，申購部門留存一聯，其他三聯經審批后一聯交采購部、一聯交倉庫、一聯交財務部），報部門負責人審核簽字。二. 購進存貨的驗收管理：1、采購部收到批準的申購單后，應及時與供貨商聯系，確定具體的供貨時間和每批次的供貨量，并在申購單對應欄次予以注明；注明后的申購單一聯由采購部留存，督促貨物按時到位；一聯送交請購部門，以便及時了解進貨的時間，安排相應的工作；一聯送交倉庫，以便核對驗收，安排倉位；一聯交財務部，以便準備資金付款。2、到貨時的具體驗收規定：（1）購進的各種食品鮮貨部分，直接由廚部、餐飲部實物管理責任人（指經營場所日常經營性貨物的實物管理人）專人驗收，倉庫保管監收；其他貴重食品部分，由各對應倉6、庫庫管進行，由財務部稽核人員監收。廚部、餐飲部所需貨品的驗收，原則上應指定相對固定的貨品驗收區域（指定的驗收區域應鄰近貯藏室或倉庫，應保持燈光明亮、清潔衛生、安全保險），配備專門的實物數量驗收工具、必要的質量檢驗測試裝置和特殊貨物（如冷凍、保鮮貨物）的貯藏工具及場地；貨品驗收人和監收人必須對照申購單上所列品名、單價、數量和質量辦理貨品驗收和監收工作；驗收工作包括貨品數量驗收和貨品質量驗收兩方面內容：A、貨品數量驗收a、如果是密封的容器，應逐個檢查是否有啟封的痕跡，并逐個過稱，以防短缺；b、如果是袋裝貨品，應通過點數或稱重，檢查袋上印刷的重量是否與實際一致；c、散裝貨品，應逐個品種稱重，確定實際7、貨品數量。B、貨品質量驗收a、貨品驗收人員應具備貨品質量方面的知識和貨品質量檢驗水平；b、驗收中對貨品質量把握不準的，應證詢相關技術人員的意見；對海鮮及其他水產品的質量驗收工作，原則上應由廚部主管參與進行；c、必須嚴把貨品保質期關，對同一批貨品不同保質期的不予驗收，對與合同或訂貨單上規定的保質期不符的不予驗收。C、貨品驗收過程中，對已點驗過的貨品必須與未點檢的貨物分開存放。D、驗收的貨品如果與一覽表列貨品、數量、質量等一致時，在一覽表中相應項目旁作上“已到貨”標記；如果不符，則要根據具體情況報行政總廚、餐飲部負責人或分管總經理處理。E、全部貨品的測試、檢驗、過磅、清點工作，應在送貨人在場時完成8、；貨物驗收人和監收人應始終在現場，不得由其他非相關人員代行驗收和監收工作；驗收之后，應盡快將貨品送進貯藏室、水池或倉庫。填制酒店入庫單一式三聯，貨物驗收人一聯，送交貨人或供應單位一聯，財務部一聯（此聯由貨物監收人送交）。格式見表4，驗收單各欄次內容字跡必須清楚明了，數量嚴禁亂涂亂改；各相關責任人必須在驗收單對應欄次對驗收單內容簽字確認。驗收工作完成后，將訂貨單、酒店入庫單和發票訂在一起，及時送交財務部稽核人員。（2）其他貨物的驗收工作，直接由各對應倉庫庫管進行，由財務部稽核人員監收，其具體驗收規定同上。三、購進存貨的款項支付，按照酒店管理公司規定的審批權限進行報批，財務部依據審批及驗收手續齊全9、的各有效憑證進行審核后，辦理付款手續。1、財務部稽核人員收到訂貨單、申購單、驗收單和發票后，必須對照核查各單、表、票據之間的貨品、數量、質量、單價及金額是否完全相符，是否按照規定的程序辦妥了齊全的手續，任何一單、一項、一個資料不符，都要查明原因，妥善解決，切實做到問題不查清解決、不向下辦理付款手續。（1） 檢查請購部門交來的申購單與采購部交來的訂貨單或訂貨合同有無批準簽署，核對申購單與訂貨單的內容；如果訂貨單與申購單中名稱、規格不符，須到請購部門和采購部門查明是否屬替代品；核對后把它們訂在一起，并按訂貨單的編號及供貨單位名稱存放。（2） 收到倉庫交來的驗收單和發票后，取出訂貨單與其核對：檢查驗10、收單上的貨品品種、實際驗收數量是否涂改，驗收、監收簽字手續是否齊全，簽名是否真實、有效；檢查驗收單上的名稱、規格、數量、質量、單價及交貨時間是否與訂貨單的內容一致；檢查發票是否為正式有效票據；檢查發票上的價格與訂貨單的價格與訂貨單上的價格是否相符；檢查發票上總金額的計算是否正確，短斤缺兩、數量不足、質量不夠等級問題是否已作出扣減。（3）檢查貨品是否已預付定金或預付貨款；已預付了定金或部分貨款的，應計算出本次應付貨款的金額。（4）簽署正式的付款核準意見。3、請付款憑證經財務部稽核人員審核簽字后，報財務部負責人審批。4、出納人員依據財務部負責人審批的付款憑證，辦理正式的付款手續。四、建立“主動征求11、供貨商投訴”制度：由酒店辦公室定期或隨時收集和征求各供貨商對本酒店采購、驗收、結算付款等方面的意見，以改善酒店采購的運作，爭取外界對酒店工作人員具體工作績效的監督和評價，以有效地揭示、防止酒店相關工作人員效率低下、營私舞弊等問題。第四條存貨的領用管理一、各部門原則上應指定專門的領料人，部門領料人有權對本部門日常所需物質進行領用；超出領料范圍且沒有總經理或財務經理簽字的，倉庫有權拒絕發貨。二、特殊情況下的急件領用，由財務規定的領料人或部門經理口頭或書面授權當值倉庫保管員，倉庫保管員方可發貨，但通知人必在1日內到倉庫辦理簽字手續；若在領貨后的1日內沒有辦理簽字手續的，由當值倉庫保管員向財務上報，對12、通知人處以至少5元的罰款；若當值倉庫保管員沒有上報，而2日內領料單仍沒有簽字的，對當值倉庫保管員處以至少5元的罰款。第五條存貨的庫存管理一、酒店倉庫及各部門實物管理責任人，對各庫存的物品，必須按照物品的屬性和具體物品的保存要求分類或專門存放，嚴禁將不同屬性和不同存放要求的物品混存。二、庫存實物的進庫和發出，必須依據上述規定的程序和憑證進行，嚴禁無單、無手續的物品進庫和發放；辦妥物品進庫和發放手續后，應及時依據相關憑證，登記實物庫存保管賬，并定期（各部門實物管理責任人于每天下班前；酒店倉庫庫管每天對庫存異動的物品，每三天對全部的庫存物品）進行庫存物品的賬實核對盤點工作，發現差異，及時查明原因，予13、以解決，無法解決的，報財務部負責人處理；對超過保質期和有質量問題的貨品，不得對外發放，并及時填制質量問題物品報告表（一式三聯，一聯倉庫留存備查，另二聯經財務部簽字后一聯留存財務部處理、一聯返回倉庫據此處理質量問題物品），經部門負責人審核簽字，送交財務部稽核人員核實后，報財務部負責人處理。各實物管理責任人當所保管的實物庫存接近或達到最低庫存儲備量時，應及時主動地向部門負責人或相關部門提出采購（領用）申請計劃。三、各實物管理責任人在發放各物品時，必須嚴格按照“先進先出”的原則發放實物。先進先出：是指按照物品購進的先后順序和物品保質期的短長順序，進行物品的發放。即先購進和保質期短的物品先發放，后購進14、和保質期長的物品后發放。四、各部門具體規定：1、客房部（1）對客房迷你吧的庫存，各樓層服務員必須在客房衛生清潔時和客人需退房信息的第一時間（或接到前堂收銀處電話通知客人退房結賬的當時）及時進行清查盤點，發現住客飲用，及時通知前堂收銀處入數；若客人結賬后再返回房間拿取行李時，應由其樓層服務員主動開門和鎖門，關注迷你吧的開啟動向，以防止迷你吧酒水走數。同時，將各樓層迷你吧酒水的實際走數結果與客房部各樓層主管的績效考核直接掛勾。（2）對需清洗的周轉性物品（如床單、被套、浴巾等等），在移交給負責清洗的部門時，必須辦理實物移交手續，同時，規定固定的送返時間（并界定超時送返責任，以免影響正常使用的周轉），15、送返時，必須辦理實物數量和質量的驗收手續，如有出入，當面界定責任，出具書面證明，送交財務部處理；對超過規定時間仍未送返的，應立即催促，必要時，說明原因、報客房部負責人批準后，向酒店倉庫增領該部分物品，待清洗部門送返后立即返還。（3）客房部實物庫管于每月末扎賬前，應對實有庫存進行實物盤點，與對應的實物保管賬期末結存實物數量進行核對，發現問題，及時查清解決；同時，依據當月客房部各部門實際領用簽收的領料單，匯總填制本月部門物品領、用、存報告表，經部門負責人審核簽字后，報送財務部。2、餐飲部：實物庫管于每月末扎賬前，應對實有庫存進行實物盤點，與對應的實物保管賬期末結存實物數量進行核對，發現問題，及時查16、清解決；同時，依據當月領料單，匯總填制本月部門物品領、用、存報告表，經部門負責人審核簽字后，報送財務部。3、廚部：處理同餐飲部。4、工程部：處理同餐飲部。5、酒店倉庫：倉庫庫管員于每月末扎賬前，應對實有庫存進行實物盤點，與對應的實物保管賬期末結存實物數量進行核對，發現問題，及時查清解決；6、財務部：（1）財務部稽核人員應定期抽查酒店各倉庫的實物庫存是否與其實際賬存數量相符；各項庫存實物的管理是否符合相關規定，發放實物是否嚴格按照“先進先出”的原則執行；（2）每月末，財務部稽核人員應參與各倉庫庫存的實物盤點工作，一方面，核實庫存實物的賬實情況；另一方面，核查庫存實物的質量（有無質變、過期產品）和17、各品種庫存是否合理；同時，對各部門填制的本月部門物品領、用、存報告表列數據進行核實（依據平時收到的各進、出、領用物品憑證進行核對）和確認；發現問題，及時查明原因，界定責任，報財務部負責人處理。（3）財務部負責人收到各種報告時，應及時依據酒店的相關規定進行處理，或會同各部門負責人協商后，報酒店總經理處理。五、庫存管理責任：1、對庫存實物發生的質量問題，屬驗收把關不當造成的，能要求供貨商退換的，應盡量要求供貨商退換，同時，追究驗收責任人的工作責任；不能退換造成的損失，由驗收責任人負責賠償；屬保管不當造成的，直接追究保管責任人的責任，并由其承擔全額的損失。2、對庫存實物發生短損的，屬定額內（其實物定額根據各物品的性質，參照同行業的平均標準進行確定）的，直接計入當月成本（此部分應嚴禁套用定額數而自用）；定額外的部分，直接追究保管責任人的責任，并由其承擔全額的損失。3、財務部稽核人員稽核工作不到位，對應稽核、監控的方面不予稽核、監控，應發現的問題未予發現，或對發現的問題不予上報，事后被查出的，直接追究稽核人員的責任，并嚴肅處理。4、特殊情況，報酒店總經理處理；非常情況，可直接上報酒店管理公司研究處理。第六條本規定適用于酒店管理公司及酒店各部門。第七條本規定自頒發之日起實行。