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1、公司檔案資料工作建設管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔 案 工 作 制 度一、分管檔案工作領導職責1、認真貫徹執(zhí)行檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法、甘肅省檔案條例和檔案工作方針政策，提高單位干部職工的檔案意識和法制觀念。2、把檔案工作納入本單位議事日程和工作計劃，做好檔案工作的平時監(jiān)督檢查。3、加強檔案業(yè)務建設，負責安排單位文件材料的平時管理、收集、整理、鑒定、歸檔和保管工作。協(xié)調解決檔案管理中存在的問題。二、檔案管理人員崗位職責1、認真學習宣傳貫徹檔案法、檔案法實施辦法和甘肅省檔案條例，遵守檔案工作的2、各項規(guī)章制度，加強政治理論學習，鉆研業(yè)務知識，不斷提高政治素養(yǎng)和業(yè)務知識水平。2、嚴格按照甘肅省歸檔文件整理規(guī)則實施細則、國家檔案局8號令以及檔案工作法規(guī)文件，負責文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。編制完善的檢索工具。3、負責本單位檔案的保管、利用、鑒定、統(tǒng)計和編研工作，熟悉保管檔案的內容，做好檔案利用登記等各種記錄，對超過保管期限的檔案提出存毀意見，做好銷毀工作。4、嚴格執(zhí)行檔案管理各項制度和保密守則，維護檔案的完整和安全。5、負責機關檔案室管理工作，做好檔案“八防”工作，每月至少要對檔案進行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并做好記錄。三、檔案工作人員守則1、嚴守黨紀、國法，遵守社會公德，3、廉潔奉公，反對和抵制各種不正之風，同違法亂紀行為作斗爭，維護黨和人民的利益。2、熱愛本職工作，忠誠黨的檔案事業(yè)，樹立堅定的革命事業(yè)心和良好的職業(yè)道德，盡職盡責的按時完成工作任務。3、努力學習科學文化知識，刻苦鉆研檔案學基礎理論和專業(yè)技能，積極參加學術活動，注意總結實踐經驗，不斷提高業(yè)務素質。4、樹立不為名利、不計得失，謙虛謹慎、不驕不躁，不怕苦累、不嫌麻煩的精神；要有勤勤懇懇、兢兢業(yè)業(yè)、主動認真、埋頭苦干的作風；要有實事求是、改革創(chuàng)新、奮發(fā)進取、探索求精的科學態(tài)度。5、嚴格遵守規(guī)章制度，認真履行崗位職責；全面熟悉業(yè)務范圍，研究掌握工作規(guī)律；有計劃、有步驟、有成效地做好檔案工作。6、維護黨和國家4、的機密，保證機關檔案的絕對安全。搞好檔案宣傳，擴大檔案工作的社會影響，增強檔案意識和法制觀念，依法治理檔案事業(yè)。7、檔案工作者之間要互相學習，團結友愛，齊心協(xié)力，努力開創(chuàng)檔案工作新局面。四、檔案工作人員保密制度檔案工作人員要認真學習貫徹中華人民共和國檔案法、中華人民共和國保守國家秘密法，要把保守國家秘密作為自己的神圣職責，在工作和生活中必須做到：1、不該說的秘密，絕對不說；不該知道的秘密，絕對不問；不該看的秘密，絕對不看；不該記錄的秘密，絕對不記錄。2、不在私人通信中涉及秘密事項，不在家屬子女、親友面前談論秘密，不帶秘密材料探親訪友。3、不在非保密的筆記本上記錄秘密事項，不在不利于保密的公共場5、合攜帶、談論和存放秘密材料，不用公用電話、明碼電報，普通郵電辦理秘密事項。4、不給任何人擅自提供查閱、摘抄檔案資料，不向無關人員介紹室內檔案資料的存放情況，不將檔案、資料帶出室外，庫房內嚴禁非本單位人員入內。不擅自或指使他人復制、摘抄、銷毀或私自留存帶有密級的文件、資料。確因工作需要復印的，復印件應按同等密級文件管理。5、要做好檔案文件材料的平時管理。每天利用的檔案、文件要隨用隨入柜，不在桌上亂放。6、要做好保密文件、檔案銷毀時的保密工作。五、檔案室管理制度1、檔案室是存放檔案的機要重地,要確定專人負責,非檔案管理人員不得隨便進入。2、管理人員要樹立高度的責任意識，認真學習檔案管理和保護知識，6、科學做好檔案室管理工作。3、檔案室要堅固、寬敞、通風、安全。檔案裝具應使用專用柜架，具備防火、防盜、防鼠、防潮、防光、防塵、防蟲、防高溫等功能，確保檔案完整安全。室內要保持溫度在14-24，相對濕度在45-60之內。4、室內、柜內要清潔干凈，不存放雜物。每天上下午各檢查一次溫、濕度。六、立卷歸檔制度1、凡是反映本單位職能活動和工作任務，具有保存價值的文字、圖表、照片、聲像等不同形式和載體的材料均應按時立卷歸檔。2、文書材料于次年六月底前立卷歸檔；照片、錄音、錄像材料在拍攝（制作）完畢后一個月內向本單位檔案室或縣檔案館移交歸檔；會計文件材料在會計年度終了后，由會計人員立卷歸檔，于次年三月底前移交7、檔案室；其它門類和載體的文件材料，也應于完成工作后一個月內向檔案人員移交或按檔案部門有關規(guī)定辦理。3、文檔人員要認真學習檔案業(yè)務知識，熟練掌握歸檔范圍和要求，做好文件材料的收集、安全保管和平時歸卷工作。立卷歸檔要按文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，每份文件的印件與底稿、正件與附件、請示與批復、轉發(fā)文件與原件不得分開，文電要合一整理，去掉金屬物。確保一個年度內歸檔文件的齊全完整和系統(tǒng)科學，并編制各類目錄。4、文檔人員要適應檔案管理信息化要求，積極做好檔案的數字化處理工作。七、檔案資料管理制度1、本單位各種門類的檔案要實行集中統(tǒng)一管理,確保檔案資料的安全完整和方便查閱利用。2、要保證各種8、門類、各種載體檔案的組卷或分類質量，標準是：制成材料，質優(yōu)耐久；歸檔文件，齊全完整；分類方法，科學合理；區(qū)分年度，互不混淆；保管期限，劃分準確；分類組卷，嚴謹準確；卷內文件，排列條理；案卷標題，簡明確切；編號填目，符合要求；除釘加邊，裝訂結實；書寫封面，清晰美觀；案卷排列，系統(tǒng)有序。3、各種檔案、資料都要按規(guī)范要求編制揭示卷冊級和文件、文章級的目錄、索引、卡片等檢索工具。每一工具都要達到項目正確，著錄清楚，檢索迅速、準確的要求。4、建立檔案、資料收進、移出、保管、利用、鑒定、銷毀等情況登記冊，按規(guī)定做好統(tǒng)計報表。5、做好檔案、資料的科學管理。對不同門類、不同保管期限、不同載體的檔案實行分庫、分9、柜、分層管理。同一柜內檔案要按照卷盒流水號從左到右排列，不能疊放；放置不滿時要放置鐵皮擋架，防止檔案傾斜，損害檔案載體。6、機關單位各種永久、長期檔案和參考資料在本機關保存10年后定期移交縣檔案館。7、檔案人員應不定期地檢查檔案、資料的完整、系統(tǒng)和差缺、破損等情況。發(fā)現(xiàn)問題，及時查清處理。工作人員調動時必須做好檔案資料的交接手續(xù)。八、檔案安全保密制度1、認真貫徹保密法，遵守保密制度，保守檔案機密，維護檔案秘密的安全。2、檔案室保管的涉密檔案，要根據國家規(guī)定確定保密項目和密級，不得擅自擴大使用和接觸的人員范圍。3、未經允許任何人不得擅自翻印、復制、摘抄和向外傳播檔案內容。經批準翻印、復制的保密材10、料要按正式文件進行登記和清退。4、檔案移交、接收和查（借）閱必須辦理登記手續(xù)，歸還時要清點注銷。5、需銷毀的檔案材料，應編造清冊，寫出銷毀報告，經鑒定小組審批后，在指定地點銷毀。平時辦公廢紙、廢件及時銷毀，不得隨意丟棄。九、檔案資料查閱利用制度1、檔案查閱利用必須遵守中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法和甘肅省檔案條例的規(guī)定。2、本單位工作人員查閱利用檔案資料須經檔案管理人員或分管領導批準；非本單位人員查閱利用檔案資料須持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明并經檔案管理人員或分管領導批準，方可查閱利用。查閱利用要注明查閱范圍和利用目的，辦理查閱利用登記手續(xù)，由檔案管理人員調卷利用11、，不得瀏覽與己無關的內容。3、機密、秘密、絕密檔案的查閱利用按有關規(guī)定進行。4、查閱檔案應在指定地點進行，利用者不得對文件頁面劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀和擅自夾帶檔案外出等。凡私自抄錄、拍攝、描繪、拆卷、涂改刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家檔案法、保密法予以追究紀律和法律責任。5、查閱者需要復印、摘抄檔案材料，須經檔案管理人員同意，方可復印、摘抄。6、查閱者要遵守檔案管理各項規(guī)章制度，嚴禁在查檔時吸煙和攜帶易燃易爆物品進入檔案室。7、檔案一般不得往外借出。本單位工作人員確因工作需要，在辦理借閱手續(xù)后，可以借出檔案室，借閱期限不超過一周。8、檔案利用完畢后，檔案人員要及時進行檢查，如發(fā)12、現(xiàn)丟失，損壞檔案現(xiàn)象要及時進行追查并向領導匯報，并按照檔案法和有關規(guī)定進行處理。9、利用檔案須填寫查(借)閱登記簿和檔案利用效果登記簿。十、檔案資料保管移交制度1、本單位所有的各種門類和載體的檔案材料，由檔案室集中統(tǒng)一管理，任何個人不得私自保存和任意銷毀。2、本單位各部門向檔案室移交的檔案資料，如有破損或字跡模糊，必須進行修裱或復制。3、檔案人員崗位變換時，應在離職前辦理移交手續(xù)，移交檔案時，雙方應根據移交目錄清點核實，并履行簽字手續(xù)。移交形成的文件材料要列入永久期限歸入當年文書檔案。十一、檔案資料統(tǒng)計制度1、檔案統(tǒng)計工作是檔案基礎工作的重要組成部分，加強檔案統(tǒng)計工作的基礎建設,建立健全統(tǒng)計臺13、帳,認真做好各項登記,確保檔案統(tǒng)計數字的準確性、可靠性。2、檔案統(tǒng)計包括檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統(tǒng)計和其他專門統(tǒng)計。3、每年年終應對該年度形成的各類檔案資料和編寫的檢索工具、編研資料（包括案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、索引、人物卡片、專題目錄、大事記、組織機構沿革、各項規(guī)章制度等）統(tǒng)計一次。十二、檔案鑒定銷毀制度1、檔案室要根據國家檔案局關于檔案保管期限的規(guī)定、原則、標準，結合本單位制定的檔案保管期限，確定檔案價值，劃分保管期限，剔除確無保存價值的檔案，以便銷毀。2、檔案鑒定要成立檔案鑒定小組，由分管檔案工作的領導具體負責，檔案室和有關人員參加。鑒定工作結束后，附上需要銷毀的檔案登記清冊，由鑒定小組負責人簽字，經批準后方可銷毀，并提交檔案鑒定報告。3、實行定期鑒定制，采取逐件審查的直接鑒定法，力求準確無誤，凡鑒定剔除的檔案，應保存至年后確認無保存價值，方可銷毀。4、銷毀檔案須有兩名監(jiān)銷人，監(jiān)銷人在銷毀檔案前，應對該銷毀檔案認真清點復核，檔案銷毀后，分別在銷毀清冊上簽字。5、不得將應銷毀的檔案另作它用或當作廢紙出售。 6、檔案鑒定工作結束后，檔案室應及時做好檔案整理、檢索工具調整等善后處理工作。 7、檔案鑒定過程中形成的鑒定工作的申請、報告、銷毀清冊等材料應隨當年文件立卷歸檔。