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1、公司非工程類、固定資產采購流程及管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購流程及制度（討論稿）一、請購要求及流程：、非工程類、固定資產的采購 定義范圍：辦公用品、辦公設施、固定資產類物資、福利物品、耗材、其他非 工程施工類物資。 1、 請購要求：由采購部集中采購，目的是便于公司資產的管理 所有部門及項目部的非工程采購需經過采購部，申請人需在實際采購前向采購部提交由申請人部門相關負責人簽字批準的物資計劃請購單，申請人可提出對供應商或名牌的建議，由采購部統一采購。 物資計劃請購單中應寫明申請時間、申請部門、材料設備名2、稱、品牌、產地、規格型號、詳細參數、單位、數量和其他要求等，原則上對未寫清楚明細（特別是名稱、規格型號、參數、數量、單位）的請購單一律不得采購。對于無法寫明材料設備明細的應在備注欄標注清楚，并電話或口頭方式告知相關采購人員。 項目實施部門、各事業部和公司各部門負責人應對提交的物資計劃請購單負責并簽字確認，對于填寫不認真、不詳細、亂涂亂畫的要責令其重新按要求填寫；未經負責人簽字確認或郵件確認的，采購部不得采購；如有其它特殊情況不能簽字確認的除外，但必須在采購完成之前補齊手續。 采購金額在300元以下的辦公耗材及用品，由項目實施部門、各事業部內勤向行政部申領或自行采購報銷。 對于批量采購或采購數量3、較大的（無論是否為低值易耗品）必須由采購部集中采購。 對于須定向采購、有特定專業要求的物資（含軟件類）采購應由申請部門自行尋找供貨商，協定價格后，報采購部按流程申購。 所有采購訂單須由采購部發出，采購訂單應依據采購申請，發給經采購部門領導審核的供應商進行采購。2、 請購流程：步驟一：項目實施部門、各事業部申請人填寫物資計劃請購單交相應負責的負責人審批簽字或郵件批復，對于不合格或不需要采購的物資做批示處理；常用辦公日用品、耗材向行政部申領或根據項目或部門實際情況自行采購；采購物資應提前3天申報。步驟二：各申請人將簽有各相關負責人簽字批準的物資計劃請購單以郵件形式交采購部門核實；不合符要求的責令重4、新修改后提交。步驟三：采購人員與申請人及時溝通確認，對采購物品的規格、型號、數量是否符合申購要求進行確認，完成詢價比價流程。步驟四：詢價完成后由采購人員報詢比價結果交相關事業部總經理審批后在物資計劃采購單 上簽字或郵件批復，返回采購部負責人處批準采購。步驟五：到貨驗收入庫：由采購員通知倉管員和相關申請部門做驗收入庫處理；項目實施部門和各事業部現場到貨驗收，由各負責人組織現場驗收，驗收結果以郵件方式反饋回復給采購部門，采購部通知倉管做入庫處理。 、工程物資類采購定義范圍：各項目實施部門及事業部用于施工安裝所需的材料物資（不包括甲方部分），包括監控器材、門禁原材料及配件，施工用的輔料等非固定資產類5、物資。1、請購要求：由采購部集中采購，目的是便于公司資產的管理 月度計劃：每月25日前報下月物資采購計劃，月物資采購計劃須填寫物資計劃請購單，由各負責人簽字及郵件形式上報采購部采購。 零星物資采購：申請人需在實際采購前三天向采購部提交由申請人部門相關負責人簽字及郵件批復的物資計劃請購單，申請人可提出對供應商的建議，由采購部統一采購。 物資計劃請購單中應寫明申請時間、使用時間、申請部門、材料設備名稱、品牌/產地、規格型號、詳細參數、單位、數量和其他要求等，原則上對未寫清楚明細（特別是名稱、規格型號、參數、數量、單位）的請購單一律不得采購。對于無法寫明材料設備明細的應在備注欄標注清楚，并電話或口頭6、方式告知相關采購人員。 項目實施部門、各事業部和公司各部門負責人應對提交的物資計劃請購單負責并簽字確認，對于填寫不認真、不詳細、亂涂亂畫的要責令其重新按要求填寫；未經負責人簽字確認的，采購部不得采購；如有其它特殊情況不能簽字確認的除外，但必須在采購完成之前補齊手續。 對于監控、設備類的特殊物資實行定向采購，由各工程部提物資采購計劃，采購部按流程向供應商定向采購，并將訂單進度及時反饋給申購人/部門。 門禁類工程物資根據實際情況按要求提采購計劃，設計和特殊技術類物資由項目申請人提出備選供應商，采購部統一集中采購。 所有采購訂單須由采購部發出，采購訂單應依據采購申請要求，發給負責工程部的領導及采購部7、領導審核后的供應商進行采購。2、請購流程：步驟一：項目實施部門、各事業部申請人填寫物資計劃請購單交相應歸口部門或項目部負責人審批簽字；月度計劃在當月25日內報下月請購計劃；零星采購提前三天報請購計劃；部門主管領導對于不合格或不需要采購的物資做批示處理；步驟二：各申請人將簽有各相關負責人簽字批準的物資計劃請購單書面提交或郵件形式提交采購部門核實；專用物資需要提供意向供應商的也應填寫完整；不合符要求的責令重新修改后提交。步驟三：采購人員與申請人及時溝通確認，對采購物品的規格、型號、數量是否符合申購要求進行確認，完成詢價比價流程。步驟四：詢價完成后由采購人員報詢比價結果交相關事業部總經理審批后在物資8、計劃采購單 上簽字或郵件批復，返回采購部負責人處批準采購。步驟五：到貨驗收入庫：由采購員通知倉管員和相關申請部門做驗收入庫處理；項目實施部門和各事業部現場到貨驗收，由各負責人組織現場驗收，驗收結果以郵件形式反饋回復給采購部門，采購部通知倉管做入庫處理。二、 采購制度、采購計劃1、月度采購計劃 項目實施部門、各事業部請購人須每月25日前整理匯總后由其負責人簽字后（或負責人指定專人）以書面或郵件形式交公司采購部。 2、 零星采購 項目實施部門、各事業部每月的零星采購計劃必須由各負責人簽字確認后方可郵件形式交采購部采購，原則上每月零星采購次數不得超過三次，因工程需要或緊急程度需采購的必須說明情況，由9、分管領導簽字確認后采購員采購。、詢價比價1、 采購員接到“采購申請單”后應依采購材料使用時間的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，需精選三家及以上的供應商進行比價，零星物資、低值易耗品等特殊情況除外。2、 項目實施部門、各事業部的采購也應遵守詢價原則的第一條，其他具體情況須報采購部或相關負責人后再具體處理。 3、原則上必須從公司合格供應商名錄中選取，如需新增供應商，應按照公司供應商管理辦法進行審核評價，納入合格供應商后，方可選取。 4、采購員對需采購物資根據市場調查進行價格預估，并決定采購形式。現金采購：主要針對零星物資的采購或金額較低物資采購。月結采購：主要針對單批次大批量或10、多批次重復性的采購，需提供售后服務的物資。長期報價采購：凡經常性使用，且使用量較大的材料，采購部門應事先選定供應廠商，議定長期供應價格，批準后通知請購部門依需要提出請購。5、詢價前應認真查看請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時與請購部門溝通；6、屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中詢價采購；7、詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；8、比價采購的單位均應具備一定的資質和實力，具有提供增值稅專用發票、普通發票的能力或完成我公司所需物資的能力。、采購訂單（合同）的審批及簽訂 1、詢價完成后，由采購員在詢價對比表上填寫采購建議，包括價格優勢、質量優11、勢、售后服務、交貨期等綜合評價后交采購部負責人，由采購部負責人和事業部總經理確定供應商并在物資計劃采購單上簽字確認或郵件確認，采購人員方可進行采購。 2、采購部向財務部提交采購請款需求，獲得批準后向供應商發出采購訂單進行采購。 3、訂單下達前采購員須核對庫存相關物資是否有庫存，有庫存必須先出庫存，無可用庫存和庫存不足時再下訂單采購。 4、項目實施部門、各事業部的采購也應在核查現場庫存后確定是否需要采購，采購訂單的簽訂必須由相關負責人簽字確認并報備到采購部和相關主管領導處，待審批后方可采購。緊急采購必須事先電話請示審批。 5、采購合同的簽訂必須由事業部總經理或采購部負責人簽訂。、跟蹤到貨、驗收入12、庫 1、采購員對已經訂貨的物資進行跟蹤，了解物資的生產及運輸進度。當供應商不能按時交貨時，應及時與供應商及使用部門溝通，尋求解決辦法。 2、原則上采購的物資必須安排入庫到公司倉庫，以下兩種特殊緊急的情況除外： 項目實施地離庫房較遠，不宜于二次運輸。 材料物資需求比較緊急的情況。 3、物資到達公司倉庫后，由采購員通知使用部門、倉儲部門及相應的技術部門，對物資進行驗收（設備類驗收分開箱驗收、安裝調試驗收、試運行驗收等，需填寫相關驗收單）。如驗收不合格，由采購員與供應商聯系，協商維修、更換、退貨事宜。 4、因特殊原因，物資直接到達項目實施現場，到貨后也應第一時間由項目部負責人組織相關人員進行驗收，并13、在驗收完畢后以郵件形式回復驗收結果給采購部，對驗收當中發現的問題應及時處理解決。 5、驗收合格后，采購部通知倉管員及時辦理入庫手續。、資金申請、付款1、 到貨驗收等相關手續完成后，采購人員依據采購訂單或物資采購合同辦理付款申請。2、在收到發票以后，采購員將發票和入庫單進行核對。在確認無誤后，填寫付款申請單，將發票、入庫單連同付款申請單一起轉交給公司財務部，財務部安排付款等事宜（注：如合同已寫明付款金額及方式，應嚴格按照合同條款執行）。3、采購員及時對財務付款情況進行跟蹤，必要時跟供應商進行充分溝通，避免法律糾紛的出現。、供應商維護及售后處理1、采購部對詢價資料保留存檔，篩選合格的供應商進行存檔管理。2、定期對供應商合作情況、信譽、資金賬期等進行考核，淘汰不合格供應商，開發新的供應商。3、所簽訂的合同及采購訂單應備份保留存檔，以備及時查閱。4、采購員對物資的使用情況要隨時跟蹤，了解該批次物資性能，以便能及時聯系供應商做售后服務，為下一次該物資采購提供參考意見。附件一 物資計劃請購單附件二 采購訂單附件三驗收單