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1、公司各類檔案管理制度（文件、工程項目、會計等）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 為提高公司檔案工作質量和管理水平，進一步規范公司檔案工作，充分發揮檔案作用，制定本辦法。1.本辦法所指的檔案，是指過去和現在公司各部門在各項工作中形成的對公司有保存價值的各種文字、賬冊、憑證、圖表、技術資料、圖紙、聲像、電子、榮譽實物、證件等不同形式的文件材料。歸檔的文件材料必須準確地反映本單位各項活動的真實內容。3. 公司檔案工作實行統一領導、統一管理的原則，維護檔案完整與安全，為公司的長遠發展服務。二、 檔案管理及其職責1. 檔案室隸2、屬綜管部。綜管部派專人負責檔案管理工作。對各部門及各控股公司文件的歸檔工作進行指導和監督；接受和保管公司各部門應歸檔的文件，形成電子目錄，并進行必要的整理、統計、編目。2. 認真貫徹執行國家檔案工作的法律、法規和方針政策，建立健全各項規章制度，加強網絡化管理，逐步實現檔案管理現代化，確保檔案安全與利用。3. 檔案管理工作人員應具備的條件與職責（1） 嚴格遵守檔案職業道德和行為規范，忠于歷史，嚴謹求實，維護歷史的真實面目，保守機密。（2）熟悉中華人民共和國檔案法及有關規章制度。（3） 檔案管理人員應具備檔案專業知識。（4） 檔案管理人員應具備獨立工作的能力，了解房地產行業檔案管理工作的特點與基本3、情況，掌握檔案管理各項業務工作的基本原則和技能，解決檔案管理工作中的實際問題，具有相應的文字表達能力。（5） 檔案管理人員調動時，必須做好檔案移交手續后方可離崗。三、 文書檔案的管理1 歸檔的范圍（1） 本公司重要的會議材料、會議記錄、公司形成的公文、重大決定性文件、公司內外日常往來的文書，政府機關及其他單位的與本公司有關的文件材料，以及一切具有保存利用價值的各種門類和載體的文件材料，均應立卷、歸檔。（2） 企業有關人員因公外出參觀學習、考察或參加會議帶回的應歸檔的文件材料要及時立卷、歸檔。（3）各部門日常工作中產生的具有保存價值的文件材料原件及有效復印件。2. 文件資料的立卷、歸檔、分類、編4、號、鑒定要求（1） 文字材料按照文件的形成規律和有機聯系，按類別、形成時間進行整理立卷、歸檔。（2） 在各種活動中直接形成的有保存價值的照片檔案在活動后，應用文字標出照片的時間、地點、中心內容、責任者，照片檔案應將照片和底板分別整理歸檔。電子檔案、聲像檔案應在一個項目完成后歸檔。電子檔案、聲像檔案做備份，備份盤與原盤應分開保存。（3） 編寫的檔案案卷題名，應按案卷原文題名抄錄案卷題名，沒有題名的，按文件內容自擬標題，題名不超過50個字。（4） 文書檔案的分類、編號，文書檔案按年度、組織機構和問題分類、編號。（5） 檔案鑒定，編制檔案保管期限。根據國家和有關部門的規定，針對各種不同的檔案材料分別5、為永久、長期、短期的保管期限。（6） 檔案案卷形成后，編制備考表，注明本卷的情況及需要說明的問題，立卷人及立卷時間。必要時需主管領導簽字。（7） 文書檔案的編目：文書檔案按文件材料的類別編制分類目錄、總目錄。3. 文書檔案的歸檔時間一般為次年的3月底前整理、移交、接收完成。四、 工程項目檔案的管理1. 建設工程項目檔案歸檔的范圍：按照地方標準建筑工程資料管理中建設單位工程資料的分類要求，進行收集、整理、歸檔。2. 立卷、歸檔的要求（1） 檔案管理人員應了解工程的進度，督促、指導相關人員及工程技術人員做好基建文件材料的積累、歸檔工作。（2） 建設工程資料應隨工程進度同步收集、科學整理立卷、歸檔。6、（3）建設工程資料立卷、歸檔時，排列順序要與工程進度程序一致。決策立項文件、建設用地、規劃許可文件以及其他重要文件可單獨立卷、歸檔。為保證文件其有機聯系和便于查考的組卷原則，基建文件材料排在整個項目首卷，其余材料按文件性質分別組成案卷，保證文件材料的完整、準確和系統。（4）工程施工合同、采購合同及與工程有關的合同歸檔時，應認真審核合同的內容、經濟條款及簽約日期，確保合同的真實性、嚴謹性。（5）施工技術資料歸檔時，檔案管理人員要嚴格審核總包施工單位及所有分項承包施工單位是否按照地方標準建筑工程資料管理規程的要求編制施工技術資料，審核合格后，填寫基建檔案資料案卷目錄、移交目錄，一式兩份，交接雙方在7、移交目錄上簽字蓋章，方可接收、歸檔。3. 建設工程檔案的分類、編號：以地方標準建筑工程資料管理規程中分類、編號原則為準。4. 建設工程檔案鑒定：建設工程檔案按保管期限分為永久、長期兩類。5. 建設工程文件、施工技術資料在規劃驗收后三個月內歸檔，檔案管理人員負責編制接收工程檔案工作總結。（1） 工程項目竣工驗收并取得竣工備案表后，檔案管理人員負責組織工程總承包單位向城建檔案館辦理移交工程檔案的工作。（2） 按照規定，檔案管理人員向該項目的物業管理公司提供建設工程技術資料及竣工圖，提供的文件資料均為復印件。填寫工程資料、竣工圖的移交目錄，一式兩份，交接雙方在移交目錄上簽字蓋章。（3） 檔案管理人員8、負責向產權單位（建設單位）移交工程技術資料及竣工圖。五、會計檔案的管理1.根據中華人民共和國檔案法、會計檔案管理辦法的規定，會計檔案的歸檔范圍：會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業材料。2. 立卷、歸檔的要求（1） 本公司的會計檔案，應由財務部按照會計檔案的歸檔范圍，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。（2） 當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務部保管三年（暫定），期滿之后由財務部相關人員負責編制移交清冊，移交本公司的檔案室統一保管。（3） 會計檔案原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案室應當會同財務部的相關人員共同拆封整理，以分清責任。3. 會計9、檔案的保管期限從會計年度終了后的第一天算起。保管期限分為永久、長期兩類。六、檔案的保管1. 檔案庫房門窗要堅固，并安裝防護設施，下班前關好鎖牢。工作人員出入要鎖門，鑰匙要妥善保管，非工作人員未經批準不得進入。2. 檔案庫房要有防火設備，對防火器定期檢查，及時維修，保持完好狀態。3. 檔案庫房要設有溫度計、干濕計，根據季節、氣候的變化，注意通風，力爭將相對濕度分別控制在4560%，庫房的相對溫度1424度的范圍內。4. 檔案庫房應配備防火、防光、防蟲、防塵、防鼠、防霉、防潮、防盜的用品和設備，并定期檢查。5. 檔案管理人員每季度要對檔案保管的狀況進行一次檢查，如遇特殊情況要及時記錄，發現問題及時10、向主管領導匯報，采取有效措施，確保檔案的完整與安全。七、 檔案的統計制度1. 為了給本公司各項工作提供最有效的檔案服務，協助各部門做好工作，提高效率，檔案管理人員要做好檔案統計工作。2. 檔案統計工作主要內容：有檔案管理基本情況統計、檔案數量、利用等基本情況統計，專項統計主要有檔案的收進（歸檔）、移出、銷毀、實存等項目數量的統計，利用情況統計主要有借閱人（次）、件（張）數統計、利用效果統計，檔案的統計工作應做到嚴肅、認真、實事求是，統計的數據要真實、準確、帳物相符等。3. 檔案的統計應為一年一次。4. 統計報表的要求，主要統計報表，應按要求逐項填寫，字跡工整、清楚。八、檔案的借閱制度1. 外單11、位有關人員查閱檔案，須持單位介紹信，經總經理、主管副總、綜合辦公室主任簽署意見后方可查閱。2. 本單位工作人員查閱檔案，需說明查閱理由，方可查閱。3. 因工作需要，借調檔案時，需填寫檔案調用單，由本部門經理簽字，重要文件需由部門主管、副總經理和總經理簽字后方可借用，并在規定的期限內歸還。4. 查閱檔案時，須在檔案室指定場所查閱。5. 查閱調用檔案者應保證檔案的完整。利用較頻繁的檔案，檔案室應準備數份復印件，供查閱。不得圈點、勾畫、私自拆散案卷，不得轉借他人和隨意復制、摘抄。檔案內容和統計數字非經批準不得自行公布。6. 借閱的檔案，要及時清退，不得積壓。7. 公司員工在調離公司時，須將借用的檔案12、歸還檔案室，并由檔案管理人員出具無借用檔案證明后，方可離職。九、 檔案的銷毀制度1. 文書檔案、建設工程項目檔案的銷毀（1） 在保管期限滿后，由檔案管理人員提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊，注明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、保管期限、銷毀時間等內容。（2） 公司主管行政、工程的副總經理應在文書檔案、建筑工程項目檔案銷毀清冊上簽署意見。（3） 銷毀檔案時，應由檔案管理人員會同相關人員共同監銷。（4） 監銷人在銷毀檔案前，應當按照檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的檔案。銷毀后，在檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告公司的主管領導。2. 會計檔案的銷毀（1） 會計檔案在保管期限滿后，由檔案管理人13、員會同財務部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、保管期限、銷毀時間等內容。（2） 公司主管財務的負責人應在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。（3） 銷毀檔案時，應由檔案管理人員會同部門相關人員共同監銷。（4） 監銷人在銷毀檔案前，應當按照檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的檔案。銷毀后，應在檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本公司的主管領導。（5） 保管期限滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應在會計檔案保管清冊中注明。3 . 規定修改、解釋權屬集團綜管部。4. 本規定自簽發之日起開始執行。