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1、公司工程部門辦公用品規范管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 辦公用品管理制度辦公物品的購買第一條 為了統一限量，控制用品規格以及節約經費開支，所有辦公用品的購買，都應由辦公用品管理員統一負責。第二條 根據辦公用品庫存量情況以及消耗水平，向辦公用品管理員報告，確定訂購數量。如果辦公印刷制品需要調整格式，或者某種辦公用品的未來需要量將發生變化，也一并向管理員提出。調整印刷制品格式，必須由使用部門以文書形式提出正式申請，經總經辦審核確定大致的規格、紙張質地與數量，然后到專門商店采購，選購價格合適、格式相近的印刷制品。2、第三條 在辦公用品庫存不多或者有關部門提出特殊需求的情況下，按照成本最小化原則，選擇直接去商店購買或者訂購的方式。第四條 在各部門申請的辦公用品中，如果包含有需要訂購的辦公用品，則申請部門必須另填一份訂購單，經辦公用品管理部門確認后，直接向有關商店訂購。辦公用品管理部門，必須依據訂購單，填寫“訂購進度控制卡”，卡中應寫明訂購日期、訂購數量、單價以及具體訂購商店等。第五條 按訂購單以及訂購進度控制卡檢查所訂購辦公用品，并核查在預定日期是否送到企業。第六條 所訂購辦公用品送達后，按送貨單進行驗收，核對品種、規格、數量與質量，確保無誤后，在送貨單上加蓋印章，以示收到。然后在訂購進度控制卡上做好登記，3、寫明到貨日期、數量等。第七條 企業在收到辦公用品后，對照訂貨單與訂購進度控制卡，開具支付傳票，經總經辦簽字蓋章，做好登記，轉交出納室負責支付或結算。第八條 辦公用品原則上由總企業統一采購、分發給各個部門。如有特殊情況，允許各部門在提出 “辦公用品購買申請書”的前提下就近采購。在這種情況下，辦公用品管理部門有權進行審核，并且把審核結果連同申請書一起交付監督檢查部門保存，以作為日后使用情況報告書的審核與檢查依據。辦公（工程部）用品的申請、分發、領用及報廢處理第九條 各部門的申請書一式兩份，一份用于分發辦公用品，另一份用于分發、領用用品臺賬登記。申請書中須寫明所需領用的物品、數量與單價金額。第十條（4、1） 有關人員接到各部門的申請書（兩份）之后，須進行認真核對，并在申請受理冊上做好登記，寫明申請日期、申請部門、用品規格與名稱，以及數量，然后再填寫一份用品分發傳票給發送室。（2） 發送室進行核對后，把申請的全部用品備齊，分發給各部門。（3） 用品分發后做好登記，寫明分發日期、品名與數量等。一份申請書連同用品發出通知書，轉交辦公用品管理室記賬存檔；另一份作為用品分發通知，連同分發物品一起返回各部門。第十一條 對決定報廢的辦公用品，要做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數量及報廢處理的其他有關事項。辦公物品的保管第十二條 所有入庫辦公用品，逐項須填寫臺賬。第十三條 管理人員必須認真掌握辦5、公用品庫存情況，并經常整理與清掃，必要時要采取防蟲等保管措施。第十四條 辦公用品倉庫一年盤點兩次（6月與12月）。盤點工作由管理室主任負責。盤點要求做到賬物一致，如果不一致，必須查找原因，然后調整臺賬，使兩者一致。第十五條 印刷制品與各種用紙的管理依照盤存的臺賬為基準，對領用的數量隨時進行記錄并計算出余量。一旦一批消耗品用完，立即寫報告遞交辦公用品管理室主任。第十六條 必須對總企業各部門所擁有的辦公日用低值易耗品，主要指各種用紙與印刷制品做出調查。調查方式是，每月5日對前一月領用量、使用量以及余量（未用量）做出統計，向上級報告。辦公用品管理室對報告進行核對，檢查各部門所統計的數據是否與倉庫的各6、部門領用臺賬中的記錄相一致。最后把報告分部門進行編輯保存。對辦公物品使用的監督與調查第十七條 對總企業各部門進行監督調查的內容包括：（1） 核對用品領用傳票與用品臺賬；（2） 核對用品申請書與實際使用情況；（3） 核對用品領用臺賬與實際用品臺賬。第十八條 （1） 核對收支傳票與用品實物臺賬；（2） 核對支付傳票與送貨單據。人事檔案管理制度1、 目的將本企業人事檔案管理工作制度化、合理化和高效化。促使本企業之人事檔案管理作業推進順暢，并有效地服務于企業。2、 適用范圍各部門人事檔案管理，應依照本制度管理。3、 原則安全、保密、清晰和完整的原則。4、 管理體制（1） 企業管理部負責所在企業內部人事7、檔案管理工作。原則上經理級以上人事檔案由管理部經理保存，一般員工人事檔案由管理部派專人負責或兼職負責管理。（2） 總企業與分支機構人員流動時，其檔案管理體制如下。借調:原則上屬借調的員工，其個人檔案仍由原單位保存。但為便于相關企業了解情況，可將個人檔案復印件交借調企業管理部。個人檔案復印件具有與原件同等的保密性，檔案管理人員應妥善保存。借調期間，員工工作所在企業應將其工作評價及考核等相關材料等一式兩份，一份存入其個人檔案復印件中，一份交原企業管理部存入其個人檔案。調動:企業內部調動，由調出單位管理部負責將其檔案整理好，并于到職日前一天寄至調入企業管理部負責人。5、 檔案分類員工人事檔案分為以下8、兩大類。（1） 試用期員工檔案1) 分類：基本資料類；試用期考核類；轉正材料類。2) 材料包括：A 求職書、個人簡歷、筆試試卷、面試評價表、員工登記表、技能調查表、身份證、畢業證、學位證及各類資格證書復印件、勞動合同等；B 首周情況反饋表、座談心得、新員工月評價表、新員工月總結表及其他試用期考核資料；C 轉正申請、試用期末談話記錄及其他與轉正有關的材料。（2） 正式員工檔案1) 分類：員工檔案可分為基本資料類、合同/協議類、培訓類、考核類、工資類、職務變動類、獎懲類和離職類等。2) 包括以下材料：A 求職書、個人簡歷、筆試試卷、面試評價表、員工登記表、技能調查表、身份證、畢業證、學位證及各類資9、格證書復印件等個人基本信息資料；B 勞動合同及補充協議、保密協議、辦理護照協議、赴國外工作協議等各類協議；C 培訓申請、培訓記錄、培訓心得和培訓效果評估等與培訓相關的資料；D 試用期各類考核材料、每季度/每年績效考核材料和績效記錄等資料；E 工資記錄、調薪/降薪記錄等；F 職位說明書、職務晉升、職務異動等記錄和資料；G 各類獎勵、處罰材料；H 離職申請、離職交接手續、離職談話記錄等；I 其他無法歸入以上8項的材料。6、 人事檔案提供利用方式人事檔案提供利用的方式是檔案管理部門在可提供利用的范圍內，提供檔案的具體形式。目前，提供利用方式主要有查閱、調閱、出具證明材料、提供人事資料卡片和提供人事工10、作信息等。（1） 查閱查閱是相關利用者到人事檔案管理部門去查看所需要了解的檔案材料，無關人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門在提供查閱時，應做好相應的查閱登記。（2） 調閱調閱是相關利用者為了完成某項人事工作任務，通過查閱不能滿足其需要時，必須將人事檔案借出使用而采取的一種利用方式。借閱人事檔案必須嚴格履行借閱手續，借出時間一般不超過兩周，借出的檔案逾期未還時，檔案管理部門要及時催還或續辦延長手續。不相關部門人員調閱檔案在調閱登記簿上登記并呈存檔部門主管核準后，才可調閱。調閱檔案時間以兩天為限，不得轉借、拆卸、調換、復印。（3） 出具證明材料 出具證明材料是在提供利用的范圍內，由管理部門對人事檔11、案的有關內容進行摘抄和復制，形成單獨材料，以證明該人的情況。出具的檔案證明應認真校對、審查，經檔案管理部門主管批準后，加蓋部門公章后方可發出。（4） 人事資料卡 每個檔案都建立一張人事資料卡，記載存檔人基本信息資料。根據需要了解的問題，查閱者可摘抄人事資料卡的相關內容或復印資料卡。（5） 其他9、檔案保存期限與銷毀（1） 企業建立的內部人事檔案原則上永久保存，對于辭職、辭退和離職等人員檔案，自員工離職之日起保存一年后方可銷毀。（2） 按規定銷毀的檔案由專人填寫銷毀申請單，經人力資源經理審核，報總經理批準，并指定兩人執行銷毀。審核、批準、執行人員要在銷毀申請單上簽字，并存檔案。10、權責單位（112、） 管理部負責本辦法制定、修改、廢止之起草工作。（2） 執行董事負責本辦法制定、修改、廢止之核準。人力資源部職責一、 人力資源管理制度建設1、 制定企業人力資源戰略規劃。2、 制定企業人力資源管理制度，劃分企業總部與分支機構的人事管理權限，組織、協調、監督企業人力資源管理制度和流程的落實及實施，并根據實際情況不斷改進。3、 根據各部門、各分支機構的年度人員編制計劃，編制企業年度人員供需預測計劃。4、 制定員工手冊，建立員工管理規范制度。5、 制定員工薪酬福利制度。6、 制定員工績效考核制度。7、 制定企業員工培訓開發制度。8、 制定企業員工職業生涯規劃制度。9、 其他人力資源管理制度。二、 組13、織結構設計1、 企業的建立、調研和人才儲備工作。2、 各級分支機構的設置、合并、更名、撤銷和管理工作。3、 制定企業、部門和人員崗位職責。4、 監督、檢查和指導企業各部門的人力資源管理工作。三、 人事管理1、 員工招聘、錄用、考核、調動、離職管理。2、 企業后備干部的選拔、考察、建檔及培養。3、 企業干部和員工的人事檔案、勞動合同管理。4、 企業及分支機構高級管理人員的考察、聘任、考核、交流與解聘管理。5、 協助組織各專業序列技術職務的考試與選聘。四、 績效考核體系設計1、 員工的日常考核工作。2、 管理并組織實施企業員工的績效考核工作。3、 根據績效結果設計獎勵措施。五、 薪酬福利體系設計 14、1、 制定并監控企業人工成本的預算。2、 核定、發放企業員工工資，核定各分支機構管理人員及人事、財務人員的工資。3、 薪酬福利調整和獎勵。4、 定期進行市場薪酬水平調研，提供決策參考依據。六、 培訓與開發1、 企業年度培訓計劃的制定與實施。2、 監督、指導企業各部門及各分支機構的教育培訓工作。3、 管理員工因公出國培訓、學歷教育和繼續教育工作。4、 制定年度教育培訓經費的預算并進行管理和使用。5、 培訓課程的開發和設置。七、 勞動關系及人力資源管理信息系統建設1、 定期進行員工滿意度調查，開發溝通渠道。2、 協調有關政府部門、保險監管機關及業內單位關系。3、 勞動糾紛處理。4、 聯系高校、咨詢15、機構，收集、匯總并提供最新人力資源管理信息。5、 人事管理信息系統建設與維護。6、 提供各類人力資源統計數據及分析表單。安全保衛管理制度第一條 安全保衛工作特指企業辦公區域內的防盜、防火及其他保護企業利益的工作。第二條 行政管理部負責企業辦公區域的安全保工作，辦公時間（上午8：00下午18：00），由前臺文員負責來賓的接待引見工作，非辦公時間（18：00次日8：00及節假日），由行政管理部指定專人負責辦公區域的安全保衛工作。第三條 企業實施節假日值班制度，由行政管理部負責每月的值班安排和監督工作，值班人員必須按時到崗，并認真履行值班職責，檢查各部門對各項安全制度、安全操作規程是否落實。第四條 16、行政管理部夜間值班人員負責每日的開門和鎖門，每日晚上值班人員在鎖門前必須認真檢查辦公區域內的門窗是否鎖好，電源是否切斷，保證無任何安全隱患。第五條 辦公區域內門鎖鑰匙由行政管理部專人負責保管，并每日早晚按時將辦公室的門打開、鎖好，一般員工不得隨意配置門鎖鑰匙；財務中心的鑰匙由本部門保管。第六條 企業員工應妥善保管印章、錢款、貴重物品、重要文件等，下班前將抽屜及文件柜鎖好，切斷電源后方可離開。第七條 企業行政管理部負責組織有關人員不定期地對企業辦公環境的安全實施監督檢查。如有安全隱患，相應部門要及時整改。第八條 企業所屬辦公區域的門鎖鑰匙，起用前應在行政管理部備份一套，行政管理部須妥善保管，以備急需時使用。第九條 企業物品運出辦公區域須填寫出門證，經有關領導批準后方可搬離。