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1、酒店采購、供貨及外包服務管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一適用范圍： 本制度適用于酒店正常運營時所發生的零星采購，長期供貨及外包服務的管理制度。追加投資，擴建等非正常運營所發生的采購不屬本制度規定范圍。 二、種類及方式：一）.根據酒店運行特點，分三種采購：1.酒店相關職能部門所需零星物品的采購或臨時短期的外包服務。如辦公類、維修類、物料用品類倉庫正常補庫。2.用量大，消耗快，周轉頻繁的原材料的采購。3.周期長，合同標的值高的外包服務。二）.采購流程：1. 酒店相關職能部門所需零星物品的采購或臨時短期外包服務2、按下列流程執行。經辦人填寫申請采購單庫管確認是否有貨部門負責人審核否貨值超過10000元是總經理批準董事長批準采購人員執行酒店各部門申購時應先與庫管確認倉庫是否有貨后再進行申購，如所購物品系急用或倉庫平時不備貨的，單張申購單價值小于10000元時，可由總經理直接批準執行；單張申購單價值大于10000元時，報董事長批準執行。單筆貨值大于等于30000元時，由財務總監牽頭視具體情況招集相關人員進行評審，確定最終供應商，填寫大宗采購評審表，相關人員簽字、總經理審核后，報董事長批準執行。2. 用量大，消耗快，周轉頻繁的原材料采購。原則上采用供貨商送貨上門的方式。供貨商的尋找原則上由采購經辦人負責，財務3、部門協助。每月對各供貨商價格質量等進行評審，采購人員應填寫合 同 / 供貨商 評 審 表列出多家（三家以上）供貨商的相關信息（含名稱，聯系方式，貨物品名等）。由財務總監負責召集相關人員、采購經辦人評審確定供貨商及價格。為了便于隨時掌控供應商的價格和質量，酒店原材料供應需不定期調整供應商，財務總監審核，經總經理審查批準后簽訂合作協議，有效期一般為三個月。酒水的采購有效期一般為一年。采購人員將已簽定的合同（協議）送交財務部一份備檔，另一份留存備查。在合同有效期結束之前，財務總監負責召集相關人員依上述規定重新對供貨商評審，確定下一周期的供貨商。財務總監、餐飲總監會同相關人員應不定期安排對原材料的價格4、進行比對，并將比對結果及時通知采購員及財務。采購人員應及時掌握市場價格情況，監督供貨商所送物品的價格、質量，對其違反合作條款行為及時指出。財務總監每星期指定相關財務人員對至少一天以上的價格進行核實（包括其他供貨商當天的價格行情）。如發現異常報財務負責人進一步核實相關情況3.合同標的值高的外包服務。布草洗滌、消殺等服務商的尋找和接洽原則上由總經辦負責，財務部門協助。總經辦應填寫服務商 評 審 表列出多家（三家以上）服務商的相關信息（含名稱，聯系方式，服務內容，價格等），財務部門負責召集相關人員評審確定服務商，財務總監、總經理審核，報公司批準后由總經辦簽訂合作協議，合同有效期一般為12個月。 總經5、辦將已簽定的合同（協議）送交財務部一份備檔，另一份留存備查。在合同有效期結束之前，財務部門負責召集相關人員依上述規定重新對服務商評審，以確定下一周期的服務商。 三、供貨商（服務商）處罰程序1、凡供貨商（服務商）違反相關合作條款（送貨不及時、原材料質量問題、拒絕送貨、配合工作不到，服務質量差等），由相關部門每月（特殊情況不定時）書面通知總經理辦公室進行反饋。2、辦公室了解事情原委后，由總經理辦公室作出處罰決定，開出罰單；3、辦公室所開罰單交總經理審批；4、辦公室將對供貨商（服務商）的罰單交財務部執行，財務部在結算供貨商（服務商）款項時按罰單標準予以扣除。四、貨款的支付1、貨款的支付應盡量不通過采6、購人員，若因特殊情況必須經過采購員時，須由采購員填寫借款單，并由財務負責人批準后方可借款，借款后應在3（次）日內報銷沖帳。2、供貨商的貨款支付，由采購人員負責核對并填寫報銷憑證（附有入庫驗收單、無據憑證），經總經理、財務審核，董事長批準后方可付款。 3、供貨商的貨款結算：供貨商次月初將上月庫管開出的無據憑證或入庫單交給采購，由采購人員負責核對并填寫報銷憑證，審批后交與財務并通知供應商到財務領款。結算時間：原材料-次月15日后支付上月貨款，酒水類-次月財務對賬后支付已賣完部分酒水貨款，物料用品類-原則上2-3個月支付一次（至少要壓2批貨款）。以上， 年 月 日起執行。附件 合同/供貨商/服務商 評 審 表 部門： 日期： 年 月 日客 戶 名 稱產品名稱規格/型號數量日期 具體要求評審部門評 審 意 見評審人員簽名/日期部門負責人采購負責人財務總監評審結果： 批準 制 表