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1、置業(yè)公司招標(biāo)采購(gòu)管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 一、總則第一條 為規(guī)范管理公司采購(gòu)工作，特制定本制度。第二條 本制度適用于本公司一切形式的對(duì)外采購(gòu)，主要包括：辦公用品、辦公設(shè)備、物業(yè)中心日常維護(hù)所需物資以及其他需要的物品。第三條 采購(gòu)原則：采用招標(biāo)采購(gòu)形式，本著品質(zhì)第一，同時(shí)兼顧成本控制的原則。二、采購(gòu)計(jì)劃的編制第四條 各部門每月編制辦公用品或設(shè)備采購(gòu)需求計(jì)劃，填寫(xiě)辦公用品申購(gòu)單或辦公設(shè)備申購(gòu)單，交給招標(biāo)采購(gòu)部。第五條 物業(yè)中心需要的非辦公用品類的物資，由物業(yè)中心行政部負(fù)責(zé)定期制定采購(gòu)需求，實(shí)行按需采購(gòu)。物2、業(yè)中心行政部根據(jù)采購(gòu)物資的品種、數(shù)量、規(guī)格和型號(hào)的詳細(xì)資料填寫(xiě)“物業(yè)中心物資采購(gòu)單”提供給招標(biāo)采購(gòu)部。第六條 招標(biāo)采購(gòu)部匯總所有的采購(gòu)需求結(jié)合當(dāng)時(shí)庫(kù)存情況，編制“辦公用品采購(gòu)單”、“辦公設(shè)備采購(gòu)單”和“物業(yè)中心物資采購(gòu)單”，擬定招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃。第七條 招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃由董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，批準(zhǔn)后由招標(biāo)采購(gòu)部實(shí)施采購(gòu)三、招標(biāo)采購(gòu)流程第八條 招標(biāo)采購(gòu)部根據(jù)所需不同物資進(jìn)行分類，每一類物資確定35家的候選供貨方。第九條 選擇供貨方前需對(duì)供貨方企業(yè)進(jìn)行相關(guān)調(diào)查，內(nèi)容包括：企業(yè)的性質(zhì)、經(jīng)營(yíng)方式、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品價(jià)格及企業(yè)的質(zhì)量管理、檢測(cè)手段及售后服務(wù)，質(zhì)量保證等。第十條 通知候選供貨方，索取對(duì)方的生3、產(chǎn)經(jīng)營(yíng)執(zhí)照、資質(zhì)業(yè)績(jī)、質(zhì)量信譽(yù)證書(shū)、特種行業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證書(shū)、企業(yè)簡(jiǎn)介、相關(guān)產(chǎn)品的質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告等，展開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)工作。第十一條 綜合考慮各供貨方的產(chǎn)品質(zhì)量和報(bào)價(jià)最后確定供貨廠商。其中物業(yè)管理中心的物資質(zhì)量評(píng)審工作由物業(yè)管理中心指派相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)。第十二條 為了使供貨方所提供物資的質(zhì)量及價(jià)格得到有效控制，每季度對(duì)供貨方的質(zhì)量狀況、信譽(yù)程度及產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格、供貨及時(shí)等方面進(jìn)行分析，重新評(píng)價(jià)。第十三條 為節(jié)約交易成本，招標(biāo)工作不宜每次采購(gòu)都使用。每個(gè)供貨商可以持續(xù)供貨一年。招標(biāo)工作每年進(jìn)行一次。第十四條 確定供貨方后簽訂供貨合同（具體規(guī)定見(jiàn)合同管理制度）。四、物資驗(yàn)收入庫(kù)第十五條 貨物驗(yàn)收1.4、 貨物驗(yàn)收前相關(guān)部門和負(fù)責(zé)人把“辦公用品采購(gòu)單”、“辦公設(shè)備采購(gòu)單”、“物業(yè)中心采購(gòu)單”、發(fā)貨單和必要的規(guī)格型號(hào)數(shù)據(jù)、質(zhì)量合格證、保修卡等連同物資一起交給庫(kù)管員進(jìn)行把關(guān)驗(yàn)收。2. 辦公用品和辦公設(shè)備檢驗(yàn)由庫(kù)房管理員擔(dān)任，主要驗(yàn)收數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量包裝、產(chǎn)地及價(jià)格等方面，物業(yè)管理中心特殊設(shè)備、物資的檢驗(yàn)由物業(yè)管理中心安排相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員檢驗(yàn)。3. 小件低值易耗品進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)。4. 大件貴重物資進(jìn)行逐一檢驗(yàn)。5. 對(duì)物資檢驗(yàn)結(jié)果進(jìn)行登記，填寫(xiě)“物資檢驗(yàn)登記表”，質(zhì)量不合格的進(jìn)行退貨處理；質(zhì)量合格辦理入庫(kù)手續(xù)。第十六條 庫(kù)房管理員對(duì)照物資檢驗(yàn)登記表，確認(rèn)物資質(zhì)量合格的準(zhǔn)予入庫(kù)，對(duì)入庫(kù)的物資進(jìn)行登5、記，填寫(xiě)“入庫(kù)表”和“入庫(kù)單”。入庫(kù)單一式三聯(lián)，一聯(lián)由庫(kù)房管理員保留，一聯(lián)由供貨方保留，另一聯(lián)交給財(cái)務(wù)部。第十七條 物資入庫(kù)后，庫(kù)房管理員及時(shí)將物資信息反饋給各部門，以備及時(shí)領(lǐng)用。五、庫(kù)房管理第十八條 庫(kù)房管理員對(duì)物資進(jìn)行分類編號(hào)，日常辦公用品和物業(yè)中心物資分別存放。第十九條 庫(kù)管員應(yīng)熟悉掌握物資的性能、特性、分類情況,妥善保管各種物資,并要分類上架存放,做到擺放整齊、倉(cāng)位通暢,對(duì)不宜架存的物資要堆垛整齊,并采取防潮措施,便于發(fā)放。第二十條 對(duì)所管物資要熟悉存放位置,經(jīng)常檢查,防止霉變、生銹、蟲(chóng)蛀、鼠咬及差錯(cuò)事故等。第二十一條 實(shí)行物卡管理制度,卡物相符對(duì)位。第二十二條 庫(kù)房要保持衛(wèi)生，做到物6、架、物資、地面無(wú)塵土、無(wú)污跡、無(wú)雜物。第二十三條 對(duì)返回的廢舊物資及時(shí)填“廢舊物資回收清單”,由專業(yè)人員對(duì)回收原因及處理方式進(jìn)行鑒定，以便統(tǒng)一處理。第二十四條 對(duì)庫(kù)存的物資,要經(jīng)常分析庫(kù)存結(jié)構(gòu),掌握庫(kù)存動(dòng)態(tài),對(duì)超儲(chǔ)積壓物資要定期填列“超儲(chǔ)積壓物資報(bào)告單”,注明原因,呈報(bào)招標(biāo)采購(gòu)部經(jīng)理酌情處理。第二十五條 對(duì)庫(kù)存短缺的常規(guī)備用物品,按月列出“庫(kù)房請(qǐng)購(gòu)單”,經(jīng)審批后購(gòu)買物資補(bǔ)充庫(kù)存。第二十六條 庫(kù)房管理員每個(gè)月末對(duì)物資進(jìn)行盤點(diǎn)，填寫(xiě)“物資盤點(diǎn)統(tǒng)計(jì)表”。根據(jù)物資的入庫(kù)、出庫(kù)情況確定物資品種、數(shù)量、規(guī)格是否準(zhǔn)確。如果有錯(cuò)查找原因，有必要的追究當(dāng)事人責(zé)任。第二十七條 庫(kù)房管理員要做好防盜、消防工作。（具7、體見(jiàn)庫(kù)房安全管理制度）六、物品的領(lǐng)用第二十八條 辦公用品或設(shè)備的領(lǐng)用按照辦公用品和辦公設(shè)備管理規(guī)定執(zhí)行。第二十九條 物業(yè)中心專門設(shè)備、物資的領(lǐng)用1. 需求部門填寫(xiě)“物業(yè)中心物資申領(lǐng)單”，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后到庫(kù)房領(lǐng)取。領(lǐng)取時(shí)庫(kù)管員填寫(xiě)“物業(yè)中心物資領(lǐng)用記錄卡”。2. “物業(yè)中心物資申領(lǐng)單”最后匯總到物業(yè)中心行政部，進(jìn)行物資領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)工作。七、物資統(tǒng)籌管理第三十條 每季度對(duì)物資領(lǐng)用情況做統(tǒng)計(jì)分析。第三十一條 針對(duì)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果確定各種物資所需庫(kù)存量，控制庫(kù)存成本。第三十二條 根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果提供物資采購(gòu)計(jì)劃的建議。給各部門制定本部門采購(gòu)計(jì)劃時(shí)提供參考。八、定向采購(gòu)第三十三條 定向采購(gòu)的定義：定向采購(gòu)是指8、由于急用，而庫(kù)房里沒(méi)有存貨的情況下的采購(gòu)行為。定向采購(gòu)適合辦公設(shè)備或物業(yè)中心物資。第三十四條 有定向采購(gòu)需求的部門申購(gòu)程序和其他物資申購(gòu)無(wú)異。第三十五條 定向采購(gòu)的供貨方首先選擇招標(biāo)中中標(biāo)的企業(yè)，如果這些企業(yè)沒(méi)有這種物資和設(shè)備再另行采購(gòu)。采購(gòu)事宜由招標(biāo)采購(gòu)部實(shí)施，有必要的由相關(guān)部門提供技術(shù)支持與指導(dǎo)。第三十六條 定向采購(gòu)可以免去入庫(kù)和出庫(kù)的手續(xù)，采購(gòu)回來(lái)可以直接交付使用部門，但是驗(yàn)收還要實(shí)施正常程序。使用部門任需填寫(xiě)“辦公設(shè)備領(lǐng)用單”或“物業(yè)中心物資申領(lǐng)單”上交給相關(guān)部門。第三十七條 定向采購(gòu)中物資驗(yàn)收合格交付相關(guān)部門使用時(shí)，招標(biāo)采購(gòu)部須補(bǔ)填入庫(kù)單，并在“辦公設(shè)備領(lǐng)用記錄卡”或“物業(yè)中心物資領(lǐng)用記錄卡”上登記。九、附則第三十八條 本制度自頒布之日起實(shí)施。第三十九條 本制度解釋權(quán)和修改權(quán)歸招標(biāo)采購(gòu)部。