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1、置業集團董事會、專項委員會會議管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄第一章總則1第二章集團董事會1第三章集團專項委員會2第四章主要議事管理會議5第五章其他會議9第六章會議組織形式及通過方式9第七章注意事項9第八章附則10第一章 總則第1條 管理目的為使集團會議管理工作規范化、制度化、科學化，根據國家相關管理規定和集團實際情況，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于集團總部、各下屬子公司范圍各類會議召開和管理。第二章 集團董事會第3條 集團董事會3.1 會議內容：按照公司章程，解決公司經營決策中需要董事會2、決定的企業發展戰略等重大問題。3.1.1 審議、修訂公司的發展戰略規劃，提出年度經營總目標及經營方針；3.1.2 審核、論證公司年度投資方案和年度經營計劃；3.1.3 審查、監督公司年度投資方案和年度經營計劃的執行情況；對公司年度投資活動進行最終評價，撰寫評估報告；3.1.4 對下屬企業的股份轉讓、兼并、整頓、清產等重大問題提出決策建議。3.1.5 負責對公司投資項目的評審，提出決策建議；3.1.6 審議公司組織機構優化調整方案，提出相關建議。3.2 參加人員：集團董事。3.3 會議時間：董事會由董事長提議或按公司章程規定的程序召開。3.4 會議主持：董事會由董事長主持召開。3.5 會議組織：3、董事會由公司專人組織，提出會議議題，并負責紀要、決議的整理。第三章 集團專項委員會第4條 預算招投標委員會4.1 會議內容4.1.1 審定項目整體預算。4.1.2 審定成本控制部提交的項目、工程物資預算，經董事長簽批后下達正式預算。4.1.3 批準成本控制部審議提交的項目、工程物資預算調整、修正方案。4.1.4 對項目、工程物資預算運行狀況實施整體監控。4.1.5 對集團重大項目（以成本控制部提交的項目招標清單經本委員會確定為準）招投標評審，審議結果經董事長簽批后下達執行。4.2 參加人員4.2.1 委員會主任由集團總裁擔任，委員會副主任由主任指定。4.2.2 成員由董事會成員及具有相關決策能4、力的高層與專業人員構成。具體成員由主任根據項目和決策事項單獨指定。4.3 會議時間：不定期舉行。會議在公司審批項目預算、整體預算調整和重大招投標評審時召開，時間視需要而定。4.4 會議主持：會議由會議由主任主持召開。如主任因特殊原因缺席，由主任指定副主任或其他委員代為履行上述職責。4.5 議事規則4.5.1 預算招投標委員會為非常設機構。4.5.2 會議應提前一定時間（如：三天）通知委員會成員。4.5.3 預算招投標委員會會議應當由二分之一以上的委員出席方可舉行。預算招投標委員會做出的決議，必須經出席會議全體委員三分之二表決通過方為有效。4.6 會議組織：4.6.1 會務由集團成本控制部負責，5、包括：會議通知、會前準備、會議記錄與紀要整理、會議決議起草。集團總裁辦公室協助配合。4.6.2 由成本控制部匯總擬定公司項目、工程物資預算方案和調整方案，提交預算招投標委員會審議。第5條 產品技術委員會5.1 會議內容5.1.1 組織評審產品、設計、技術、質量方面的制度及標準。5.1.2 組織確定公司產品方案。5.1.3 評審規劃設計方案，并提出改進建議。5.1.4 審查開發項目的重大技術方案，新技術、新工藝、新材料應用方案，并提出改進建議。5.1.5 會審重大技術變更，并提出建議。5.1.6 組織論證重大技術質量事故，并給出裁定建議。5.2 參加人員5.2.1 產品技術委員會主任由總裁擔任，6、委員會副主任由主任指定。5.2.2 成員由董事會成員及具有相關決策能力的高層、規劃設計部、成本控制部、運營管理部、財務資金部、營銷中心負責人等。5.2.3 可以邀請外部專家參加。5.3 會議時間：不定期舉行。會議在公司有產品方案評審、重大技術變更及公司有技術研發等重大質量技術事項需要決策時召開，時間視需要而定。5.4 會議主持：會議由會議由主任主持召開。如主任因特殊原因缺席，由主任指定副主任或其他委員代為履行上述職責。5.5 議事規則5.5.1 產品技術委員會為非常設機構。5.5.2 會議應提前一定時間（如：三天）通知委員會成員。5.5.3 產品技術委員會會議應當由二分之一以上的委員出席方可舉7、行。產品技術委員會做出的決議，必須經出席會議全體委員三分之二表決通過方為有效。5.6 會議組織5.6.1 涉及產品設計標準、設計方案的會務由集團規劃設計部負責。包括：會議通知、會前準備、會議記錄與紀要整理、會議決議草案起草。集團總裁辦公室協助配合。5.6.2 涉及產品質量、施工技術的會務由集團運營管理部負責。包括：會議通知、會前準備、會議記錄與紀要整理、會議決議草案起草。集團總裁辦公室協助配合。第四章 主要議事管理會議第6條 總裁辦公會6.1 會議內容：公司日常經營管理事項的決策會議，辦公會主要審議經營、管理、人事、財務等方面的重大事項，公司總體工作安排和檢查、協調各部門工作。6.2 會議時間8、：每月一次，召開時間為每個月下旬。6.3 會議主持：會議由集團總裁召集并主持召開，如總裁遇特殊事務不能主持會議，由總裁指定執行總裁主持。6.4 會議決策：會議審議的所有事項，應在充分聽取與會人員意見的基礎上由總裁最終決策并形成決議。6.5 會議組織：集團由集團總裁辦公室負責。如遇在項目公司召開的，由集團總裁辦公室和項目公司行政人事部協商確定會議時間后，由項目公司行政人事部負責，包括：會議通知、會前準備、會議記錄與紀要整理、會議決議起草。第7條 集團年會7.1 會議內容：年度工作計劃部署暨上年度總結及表彰大會。公司年會是向全體員工通報公司年度投資與經營情況、重大項目進展情況和下一年度公司重要工作9、安排，以及討論與解決關系員工切實利益的重大事項。7.2 參加人員：原則上為集團全體員工參加，根據年會組織的實際情況可適當調整人員范圍。7.3 會議時間：會議一般每年舉行一次，每年12月或次年召開一次工作會議，可同時舉行聯歡活動。7.4 會議主持：會議由總裁召集并主持召開，如總裁遇特殊事務不能主持會議，由總裁指定執行總裁主持。7.5 會議組織：會務由集團總裁辦公室負責，包括：會議通知、會前準備、會議記錄與紀要整理、會議決議草案起草。各項目公司行政人事部協助配合。第8條 項目匯報協調會8.1 會議內容：項目月度工作情況匯報。包括：本月工作總結與下月工作計劃，進度計劃調整說明，需要集團協調和安排的工10、作事項。8.2 參加人員：總裁、執行總裁、項目公司高管與相關業務部門負責人。8.3 會議時間：總裁主持召開，各項目每月一次，召開時間為每個月中旬（逢項目負責人季度述職會合并）。8.4 會議主持：會議由集團總裁召集并主持召開，如總裁遇特殊事務不能主持會議，由總裁指定執行總裁主持。8.5 會議決策：會議審議的所有事項，應在充分聽取與會人員意見的基礎上由總裁最終決策并形成決議。8.6 會議組織：8.6.1 在集團總部召開的會議由總裁辦公室負責組織。8.6.2 在項目召開的會議，由集團總裁辦公室負責確定會議時間和發布會議通知，項目公司行政人事部負責會前準備、會議記錄與紀要整理、會議決議起草，并將最終形11、成的會議決議交集團總裁辦公室備案。第9條 項目負責人季度述職會9.1 會議內容：各項目負責人本季度計劃完成情況總結與下季度工作計劃陳述。9.2 參加人員：集團總部部門經理以上人員、項目高管。9.3 會議時間：每季度一次。召開時間為每季度最后一周。9.4 會議主持：集團總裁主持召開。9.5 會議組織：9.5.1 會務由集團總裁辦公室負責，包括：會議通知、會前準備、會議記錄與紀要整理、會議決議草案起草。9.5.2 在項目召開的會議，由集團總裁辦公室負責確定會議時間和發布會議通知，項目公司行政人事部負責會前準備、會議記錄與紀要整理、9.5.3 述職人員需準備匯報內容的PPT文件。第10條 集團部門/12、項目周工作例會10.1 會議內容：集團總部各部門、各項目本周工作總結與下周工作計劃。10.2 參加人員：集團總部各部門、各項目單獨組織。10.3 會議時間：每周一次，集團總部各部門召開時間為每周五。各項目召開時間由項目自行確定。10.4 會議主持：集團總部各部門由部門負責人主持召開。各項目由項目負責人主持召開。10.5 會議決策：會議審議的所有事項，應在充分聽取與會人員意見的基礎上由會議主持人最終決策并形成決議。10.6 會議組織：10.6.1 集團總部由各部門負文員負責會前準備、會議記錄與紀要整理、會議決議起草。會議紀要于每周一前上傳至OA。10.6.2 項目公司由行政人事部負責會前準備、會13、議記錄與紀要整理、會議決議起草。會議紀要于每周一前上傳至OA。第11條 專題會11.1 會議內容：各項專業專題會議。主要用于研究解決公司經營、管理工作中出現的專業性、重要性、特殊性問題，并需做出決定和安排的事項。11.2 參加人員：根據會議內容單獨確定。11.3 會議時間：根據業務需要不定期召開。11.4 會議主持：由集團總部各部門或各項目發起組織，發起組織的部門或項目公司負責人主持會議。11.5 會議組織：會務由發起部門或項目公司相關文員負責，包括：會議通知、會前準備、會議記錄與紀要整理、會議決議草案起草。會議紀要會后提交至集團總裁辦公室或項目行政人事部備案。第五章 其他會議其他會議包括但不14、限于研討會、培訓會等。由責任部門組織召開。參加人員根據具體情況確定。第六章 會議組織形式及通過方式第12條 會議組織形式：各項會議的組織原則上按照第二章至第五章所述進行。第3條至第9條中所列會議如遇特殊情況，部分參會人員無法親自參加，經集團總裁批準，可通過視頻會議系統、網絡系統進行上述會議，或委托他人參加。第13條 通過方式：各項會議完成后，由相關部門形成會議紀要或決議，由發起人組織參會人員簽字確認，如遇參會人員無法親筆簽字，可通過OA郵件、傳真或短信的方式確認。第七章 注意事項第14條 會議組織部門原則上應提前3天將會議時間、地點、會議內容通知到與會人員。遇有特殊情況可臨時由會議主持人決定，15、通知與會人員。與會人員應做好文件、資料和有關方案、意見的準備工作，以提高會議效率。第15條 所有與會人員應準時到會，遲到者應向全體與會人員說明原因。因故不能參加會議的，必須提前向會議組織部門和主持人請假說明原因，并得到會議主持人同意；必要時，還應委托他人參加。第16條 為保證會議的順利進行，所有參加會議的成員須在會議期間關閉手機或將手機調至無聲狀態。如確實需要接聽重要來電，請向會議主持人示意后離開會場接聽電話。第17條 為保證會議效率，所有會議原則上不超過三個小時。主持人應注意控制會議節奏，避免拖沓冗長。第18條 除研討會和培訓會外，所有會議原則上均應做記錄，并由組織部門于會后兩日內整理出會議紀要。會議紀要應包括的內容：會議時間、會議地點、與會人員、主持人、紀要整理人、會議議題、會議所做的決定、待定事項、后續工作等。會議紀要由會議主持人簽發。第19條 第3條至第9條的會議紀要均應交集團總裁辦公室備案一份，第10條的會議紀要由會議記錄人上傳至集團OA，第11條的會議紀要由會議記錄人以OA郵件的形式發與會人員會簽后，并轉集團總裁辦公室或項目公司行政人事部備案。第八章 附則第20條 本制度由XX置業（集團）有限公司總裁辦公室負責解釋。第21條 本制度自頒布之日起施行，原2007年12月印發的XX置業會議管理制度廢止。XX置業（集團）有限公司二XX年十二月