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1、置業投資企業檔案室管理制度規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案室管理規定1.0 目的為規范檔案室的管理，特作如下規定。2.0 適用范圍本規定適用于公司所屬檔案室的管理。3.0 職責行政部門負責檔案室的管理工作。4.0 程序要點41檔案的保管411檔案是公司寶貴的財富之一，必須堅持集中統一管理的原則，維護檔案的完整與安全，各類檔案是由所屬部門立卷后，定期向檔案室移交。412檔案室管理要有專室、專箱、專柜、專人負責，檔案室應配備防火、防盜、防雷、防蟲蛀、防光、防潮、防塵等設施。室內嚴禁吸煙、使用明火及存放食品檔案室2、周圍不準堆放易燃易爆物品，定期檢查防護設施，發現問題及時處理。413檔案保管堅持“誰保管誰負責”的原則，管理人員要遵守紀律，忠于職守，不失密、泄密，非管理人員未經同意不得擅自進入檔案室。42檔案的借閱421健全檔案資料借閱制度，設置檔案借閱登記表，嚴格履行借閱審批、借閱登記、歸還注銷手續。422借閱檔案資料，應保護檔案的完整，不得拆散案卷或撕去其中張頁；不得在檔案材料上劃線、打記號或涂改；不得損污案卷；未經許可不得摘抄、翻印、攝影及轉借。423檔案、文件資料的借閱期限不得超過兩個星期，如需延期應辦理續借手續。424密級檔案須按權限批準后方能借閱，原則上不準借出檔案室。425 外單位借閱本公司檔3、案資料時，須提供介紹信。如需復制、摘錄，須經分管領導和總裁批準后方可。如無特殊情況存檔文件一般不出檔案室。43檔案的利用431檔案室管理人員應當熟悉檔案室室藏檔案的情況，不斷摸索利用規律，主動熱情為檔案利用提供方便。積極開展各類檔案的利用工作，編制必要的、實用的查找工具，為查找利用創造條件，做到調卷迅速準確。432檔案室應進行信息開發利用工作，積極配合有關部門編寫項目簡介、文摘、市場信息、數據手冊或圖表手冊等，有效地為公司各部門工作服務。433凡要利用檔案室內的文件或案卷都應按規定辦理利用手續，并填寫檔案借閱登記表。檔案管理人員在向利用者提供檔案的同時，應根據需要附一張檔案利用效果登記表，在利4、用工作結束后，利用者須如實填寫，交檔案室存查。44檔案的保密441 增強保密觀念，嚴格遵守保密制度，保守公司機密。442認真執行保密守則，不該說的機密絕對不說，不該知道的機密絕對不問，不該看的機密絕對不看，不該記錄的機密絕對不記，不在不適當場合與無關人員談論機密，私人通信不應涉及公司機密，不在非保密本上記錄機密事項。443借閱檔案資料必須履行借閱手續，未經批準，不得借閱與自己無關的檔案資料。45檔案的鑒定451公司檔案鑒定工作，應根據國家有關企業檔案保管的規定，堅持全面、客觀，并以歷史的觀點實事求是地正確鑒定檔案的價值程度。452檔案鑒定工作應在公司領導主持下，由檔案管理員和有關職能部門人員共5、同組成鑒定小組，遵循“保存從寬，銷毀從嚴，本公司文件從嚴，上級文件和其他文件從寬”的檔案鑒定工作原則。453對確定為無保存價值和保管期限已滿的檔案，鑒定小組要認真審核，提出處理意見報上級主管領導審批。銷毀時，由兩人以上負責在指定的地點銷毀，并在銷毀清冊上簽名，銷毀清冊應作長期保存。 454各類檔案的鑒定工作、檔案的歸檔應會同各職能部門負責人共同進行。46檔案的歸檔461歸檔要求1) 歸檔的文件材料，應按照自然形成、保持歷史聯系的原則和歸檔要求特征及文件內容進行歸檔。2) 在一個卷內要按問題或文件形成的時間系統地排列。3) 案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長6、期、短期三種。4) 按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄。5) 歸檔資料必須符合文件格式及書寫標準，禁用圓珠筆、鉛筆起草和批改。6) 全部案卷組成后，要對案卷做好統一排列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。462歸檔范圍1）企業管理性檔案 (A)A1-行政管理A11股東會、董事會的會議記錄、紀要、決議。A12公司綜合性行政事務（各部門的制度規定、會議記錄、機要保密文件、紅頭文件、請示、通知、通告、知會函、工作聯系函、申請、報告等等）A13專有資質證照。A2-經營管理A21月度工作計劃、工作總結、資金使用計劃；周報；公司長、中期工作計劃；各項專業發展計劃；各項調整計劃。A22資產管理（固定7、資產、低值易耗品、圖書等）A23招投標文件。2）基建檔案(B)B1-綜合（具體表1） 表1序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1立項申請、可行性研究、環境質量報告及批復永久2固定資產投資許可證或相應的資金證明文件永久3建設用地批準書、規劃許可證、土地使用證永久4建設工程報建審核書、規劃許可證永久5建設工程測量記錄冊永久6施工圖設計文件審查意見永久7建設工程質量安全監督登記永久8建設工程施工許可證永久9中標通知書永久10監理、設計、施工合同永久11承包單位資質文件長期12建設工程規劃驗收認可文件永久13消防驗收或準許使用文件永久14環保驗收或準許使用文件永久15電梯安裝工程監督登記表及監督站出8、具的電梯準用證永久16燃氣工程驗收文件永久17工程質量保修書永久18商品住宅住宅質量保證書、住宅使用說明書永久20工程質量評估報告永久21勘測、設計文件質量檢查報告永久22施工圖審查報告永久23建設工程質量驗收意見書永久24建設工程竣工驗收報告永久25工程地質考察報告永久26工程總結永久27單位工程施工安全評價書永久28單位工程開工報告及施工組織設計長期29單位工程坐標定位測量記錄永久30工程質量事故報告及處理結果永久31工程停工、復工通知長期32工程中間驗收交接記錄長期33單位（子單位）工程質量控制核查記錄永久34單位（子單位）工程安全和功能檢驗核查及主要功能抽查記錄永久35單位（子單位）工9、程觀感質量檢查記錄永久B2-地基與基礎工程（具體表2） 表2序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1樁基礎、天然地基、地基處理工程小結和開工報告及施工方案永久2圖紙會審、變更及洽商記錄永久3分部工程質量驗收申請、技術交底永久4工程基線復核永久5水泥出廠合格證、進廠物理性能等檢驗報告及匯總永久6鋼筋出廠合格證、進廠力學性能、工藝性能等檢驗報告及匯總長期7粗細骨料進場物理性能檢驗報告及匯總長期8混凝土試塊抗壓強度試驗結果及匯總長期9混凝土配合比設計報告、外加劑出廠質量證明及復檢報告長期10混凝土攪拌記錄、坍落度檢測長期11鋼筋焊接接頭試驗報告及焊條、焊劑、焊藥出廠質量證明書長期12樁基檢測、標準貫10、入試驗、平板載荷試驗報告永久13分項工程質量評定14錘擊沉管混凝土灌注樁簽證表長期15灌注樁成孔施工（驗收）、灌注樁地下連續墻灌注水下混凝土、灌注樁隱蔽驗收記錄長期16土方開挖樁基礎復合表及樁位編號圖等永久17鋼筋混凝土預制樁（鋼管樁）施工記錄試樁簽證等長期18混凝土抗滲等級報告長期19防水材料出廠合格證及進場檢驗報告長期20預應力鋼筋、錨具出廠質量證明文件長期21錨固組裝件的零件材料化學成分及機械性能檢驗報告長期22回彈（鉆芯）法混凝土強度檢測報告等永久23砌體檢查報告永久24結構抽測報告永久25地下結構工程防水驗收及地基驗槽記錄長期26地下室防水效果檢查記錄長期27施工日記短期B3-主體結11、構工程（具體表3） 表3序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1主體結構工程小結永久2主體結構工程開工報告及施工方案、技術交底永久3分部（項）工程質量驗收和評定永久4圖紙會審、變更及洽商記錄永久5工程基線復核永久6水泥、鋼筋等出廠合格證、進場物理（化學、工藝）性能檢驗報告及匯總長期7混凝土試塊抗壓強度試驗、計算、抗滲等結果匯總長期8防水材料出廠合格證及進場檢驗報告長期9鋼筋焊接接頭試驗報告及焊條、焊劑、焊藥出廠質量證明書永久10分項工程質量評定永久11回彈（鉆芯）法混凝土強度檢測報告永久12混凝土強度等檢測報告永久13隱蔽工程驗收記錄長期14建筑物垂直度、標高、全高測量記錄永久15建筑物沉降觀12、測測量記錄（單位工程沉降觀測記錄）永久16鋼結構開工報告及施工方案、設計圖紙會審、變更記錄）永久17鋼結構工程軸線復合永久18首次采用的鋼材和焊接材料出廠前的焊接工藝評定報告永久19鋼結構工程小結永久20構件、鋼材、焊接材料等出廠合格證及試驗報告長期21高強度螺栓質量證明書及復檢報告長期22涂料質量證明書或試驗報告長期23一級、二級焊接縫超聲波無損探傷檢測報告長期24防水材料出廠合格證及進場檢驗報告長期25施工日記短期B4-建筑給排水工程（具體表4） 表4序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1建筑給水、排水工程質量驗收、控制材料長期2建筑給水、排水工程分項工程質量檢驗評定長期3技術交底、圖紙13、會審、變更及洽商記錄長期4給水、排水檢測報告長期5幕墻工程質量驗收、控制材料長期6幕墻工程開工報告及方案、工程小結長期7幕墻工程計算書永久8鋁合金、板材或玻璃、密封等材料出廠證明書及檢驗、檢測報告長期9進口原材料商檢報告長期10隱蔽工程驗收記錄長期11防雷接地電阻測試記錄長期12注膠、安裝記錄長期13幕墻氣密性、水密性耐風壓檢測報告長期14幕墻工程質量評定長期15施工日記短期B5-建筑屋面工程（具體表5） 表5序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1建筑屋面工程質量驗收、控制材料永久2建筑屋面工程質量檢驗評定永久3分項工程質量技術交底長期4產品質量證明文件及匯總長期5隱蔽工程、防水驗收記錄長期14、6屋面淋水試驗記錄長期7建筑屋面、水池蓄水試驗長期8屋面質量評定永久9施工日記短期B6-建筑設備安裝工程（具體表6） 表6序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1開工報告及施工組織設計（方案）長期2工程質量事故處理報告長期3停工、復工通知長期4中間交驗記錄長期5安裝工作總結長期6施工日記短期B7-通風與空調工程（具體表7） 表7序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1通風與空調工程質量驗收、控制材料長期2通風與空調工程質量檢驗評定長期3施工、調試方案、技術交底、圖紙會審、變更及洽商記錄長期4產品質量證明文件及匯總長期5設備、材料進場簽認記錄長期6隱蔽工程驗收記錄長期7管線焊接檢查記錄長期8管道15、及配件、靜壓箱、空氣處理室氣密性試驗長期9制冷、通風設備運行調試及評定記錄長期10施工日記短期B8-電梯安裝工程（具體表8）表8序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1報監文件長期2電梯安裝施工方案、技術交底、圖紙會審、變更及洽商記錄長期3分項工程質量長期4單臺、分部用冊長期5檢測報告長期6施工日記短期B9-建筑智能工程（具體表9） 表9序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1建筑智能工程質量驗收、控制材料長期2建筑智能工程質量檢驗評定長期3產品質量證明文件及匯總長期4施工、調試方案、技術交底、圖紙會審、變更及洽商記錄長期5設備、材料進場簽認記錄長期6隱蔽工程驗收記錄長期7系統功能測定及設備調16、試記錄長期8系統技術、操作及維護手冊長期9系統管理、操作人員培訓記錄長期10系統檢測報告、試運行記錄長期11系統電源及接地檢測報告長期12質量評定長期B10-竣工圖（具體表10） 表10序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1建筑、結構、鋼結構竣工圖永久2幕墻竣工圖永久3二次裝修竣工圖永久4給、排水竣工圖永久5電氣、空調、電梯安裝竣工圖永久6消防竣工圖永久3）設備檔案（C）C1設備的購量及開箱驗收文件。C2設備的安裝調試文件。 C3設備的使用、維護和改造文件材料。4）會計檔案（F）F1會計檔案收集范圍及保管期限（具體表11） 表11序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注一、會計憑證類1原始憑證17、15年2記帳憑證15年3匯總憑證15年二、會計帳簿類1總帳15年包括日記總帳2明細帳15年3日記帳15年現金和銀行存款日記帳保管25年4固定資產卡片固定資產報廢清理后保管5年5輔助帳簿15年三、財務報告類（包括各級主管部門匯總財務報告）1月、季度財務報告2包括文字分析3年3年度財務報告（決算）永久包括文字分析四、其他類1會計移交清冊15年2會計檔案保管清冊永久3會計檔案銷毀清冊永久4銀行余額調節表5年5銀行對帳單5年5）合同檔案（G）G. 1工程類：施工合同、安裝合同、裝修合同、設計合同、園林建設合同等。G. 2經濟類：購銷合同、租房合同、營銷合同等。G. 3其他類：法律顧問合同、市政合同、各18、類協議書等。6）員工檔案（H）H. 1員工錄用登記表。H. 2員工與公司的勞動合同等契約性文件。H. 3員工身份證、學歷、學位和專業技術職務證明材料復印件。H. 4員工在公司工作期間的考核、考績、鑒定材料。H. 5有關員工任免、聘用、待遇、獎懲等方面的有關文件材料。H. 6員工在本企業工作期間參加各種培訓的證書。H. 7員工參加社會保險、醫療保險等方面的文件材料。H. 8有關該員工的其他應歸檔的文件材料。7）特殊載體檔案（J）J. 1反映本企業主要職能活動和工作成果的照片、錄音帶、錄像帶、VCD、DVD等。J. 2領導人和著名人物參與本企業有關重大活動的照片、錄音帶、錄像帶、VCD、DVD等。J. 3記錄本企業重大事件、重大事故，與本企業有關的自然災害及異常現象的照片、錄音帶、錄像帶、VCD、DVD等。J. 4反映本企業、企業領導人和著名人物工作業績或榮譽的獎旗、獎狀、獎章、獎杯、獎牌等。J. 5本企業在對外交往中獲得的各種紀念品、禮品。 5.0 相關文件無