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1、置業有限公司檔案及印章管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX置業印章管理制度制度名稱印章管理制度受控狀態編 號001執行部門檔案室監督部門行政考證部門總裁辦第一條 總則 為了規范公司印章管理，實行有效的內部控制，防范潛在風險，制定本辦法第二條 印章的使用范圍 董事會、總裁辦、公司各部分的印章使用，根據企業章程規定的范圍及職權行使。一、 公章使用范圍1、 對外發送正式公文、電函、傳真件等。2、 報送或下達各類業務計劃、業務報表、財務報表等。3、 授權委托書、人事任免、勞動合同、對外介紹等。4、 簽訂重要業務合同2、協議等。5、上崗證、先進集體和個人榮譽證書等。6、 需要代表本企業加蓋行政公章的其他批件、文本、憑證、材料等。7、 公司各職能部門印章使用范圍7.1 在其職權范圍內，與企業內部對口業務部門的電文、通知、函件等工作聯系。7.2 用于對外工作介紹信和授權范圍內的工作函件等。8 、 公司員工印章使用范圍8.1 員工因個人考證、購房、購車、需單位開具證明者。8.2 個別原因的個人需出具說明，保證單位的利益不收損失。9 、 使用流程經辦人 填寫公章使用審批表 部門經理審核 分管總裁 總經理或總裁審批蓋章處蓋章備案（內容需填寫清楚備查） 交由檔案館存檔 二、合同章的使用范圍1. 合同專用章只限用于公司日3、常經營的各類合同簽訂、合同變更及補充協議，禁止在其他范圍蓋用合同專用章。2. 合同專用章的使用流程，合同承辦人到 合同專用章保管 填寫合同登記表 總經理審 批 保管處蓋章 交由檔案室存檔3. 合同專用章保管人要嚴格做好用印章登記手冊。4. 負責人要妥善保管合同專用章，不得遺失、毀損或擅自交與他人，不得擅自將合同專用章攜帶外出簽訂合同，也不得在空白合同書上加蓋合同專用章，特殊情況經本單位法定代表人批準除外。三、工程部章的使用范圍1. 工程部印章，只對在XX置業萬和項目萬和新世界廣州路步行街項目工程管理范圍內使用，不 對外使用。2. 工程部印章用于在本部門的職權范圍內處理項目中的公務，以工程部名義4、在公司內部上報、 平送的各類文書材料，主要用于（現場簽證、收方記錄、竣工驗收單、工程圖紙、施工單位工作聯 系函、報告）等。 3. 工程部印章嚴禁對外簽訂合同及其他協議、契約等經濟類文書（均為無效）。凡超越工程部的權限 使用范圍的不可使用工程部印章。 4. 下列情況之一者，不予用印： 4.1 純屬私人事務。 4.2 空白信箋和空白介紹信。 4.3 不符合本規定要求的證件、文件、函件、材料、報表等。 4.4 凡工程部蓋章的各類文件，需經公司檔案室備案的視為有效。 5. 印章的使用程序： 經辦人 工程部使用申請表 小組負責人審核 建設工程中心總監簽字 分管總裁簽批 檔案室存檔 四、財務章的使用范圍：5、 4、財務專用章是公司在銀行的預留印鑒之一，其主要使用范圍為： 4.1 支票簽發的用印； 4.2 公司資金支付及調撥的用印； 4.3 經濟業務往來單位的帳戶余額簽認用印，公司內部單位帳款轉帳單的用印； 4.4 其他與財務會計業務相關的用印。 5、其他各種材料的用印，以及公司職工因私需加蓋公司財務印章的各種材料的用印，由財務部門負責 人依據具體情況酌情決定。特殊情況下需請公司總裁辦、總經理審核批準。 6、財務部門發布公文用印、對外報送的各種財務會計報表用印、稅務申報繳納用印，應按照要求一律使用專用公司印章，不得使用公司預留財務印章。7、財務章保管人員妥善安全保管印章，財務專用章如有遺失，財務部經6、理須及時向主管領導報告，立 即在影響較大的媒體上刊登遺失啟事，同時向開戶銀行、稅務局等其他相關單位發函聲明，并在24小時 內辦理更換印鑒的手續。8、 財務保管人員做好登記，嚴禁在空白紙張上用印。9、 使用流程：經辦人 財務章使用登記表 部門經理 總經理簽字（或授權總裁）五、法人章的使用范圍 1、 公司法人章的使用主要有公司各部門與合作單位簽訂的業務合同，（法人簽字或簽章）開發建設中 心項目拿證時的報建材料， 及財務部銀行轉賬、開具支票專用。 2、法人或代表人印章為公司在銀行的預留印鑒之一，用于支票的簽發以及公司資金支付及調撥，未經批 準，不得用作其他用途。 3、 法人章由財務人員妥善保管，凡違7、反規定使用造成公司經濟損失的，視情節輕重給予處罰；情節嚴重構成犯罪的，由司法機關依法追究其刑事責任。 4、簽批流程： 經辦人 法人章使用登記表 總經理審批（總裁） 第二條 以上印章原則上不許帶出企業，確因工作需要將印章帶出使用的，應事先填寫印章借用申請 單，注明事項，經集團總經理批準后方可由_級以上（含）人員攜帶使用。 第三條 公司印章雕刻的申請、審核和批準。如需刻印部門負責人據工作需要提出雕刻印章的申請，經 公司總經理批準方可雕刻。 第四條 公司印章的使用原則上由印章管理人掌握。印章管理人必須嚴格控制用印范圍和仔細檢查用 印申請單上是否有批準人的印章。 第五條 以上印章保管人章妥善保管，凡違8、反規定使用造成公司經濟損失的，視情節輕重給予處罰； 情節嚴重構成犯罪的，由司法機關依法追究其刑事責任。 第六條 印章遺失時除立即向上級報備外，還應依法公告作廢。編制日期2014年7月12日審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期 XX置業檔案管理制度制度名稱檔案管理制度受控狀態編 號執行部門檔案室監督部門行政部考證部門總裁辦第一章 總則第1條 目的 為加強企業檔案管理，提高檔案利用效率，特制定本制定。第2條 管理部門檔案管理部是企業文書檔案的管理部門，其主要職責如下。（1）制定或參與制定檔案工作的規章制度。（2）對企業其他部門文件材料的歸檔工作進行指導和監督。（3）做好企業檔案的收集、整理、保9、管和利用工作。（4）做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作。（5）提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。第二章 企業檔案管理體制 第3條 歸檔范圍（1）法規性文件。包括上級頒發、需要企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度等。（2）企業股東會、董事會、監事會形成的文件材料。（3）本企業的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、批示等。（4）本企業與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。（5）證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。（6）財務、會計及其管理方面的文件材10、料。（7）勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料。（8）儀器、設備方面的文件材料。（9）項目工程建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料。（10）科研、技術引進、轉讓方面的材料。（11）聲像制品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料。（12）本企業對外的正式發文與相關機構來往的批復。第4條 管理部門（1）企業檔案工作要實行集中與分散管理相結合的體制。由行政管理部負責主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。（2）企業設立四個檔案管理點，分管各類文件、資料檔案。工程技術部負責工程建設11、過程所需各類文件、資料及制度的建檔與管理；人力資源部負責企業所有人員及制度的建檔與管理；財務部負責所有財務文件、資料及制度的建檔與管理；行政管理部負責其他文件、資料及制度的建檔與管理，同時負責其他部門移交檔案的管理。（3）各檔案點管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置，由行政管理部定期歸檔統一處理。第三章 平時歸卷第5條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統一保管。第6條 各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的案卷類目。案卷類目的條款必須簡明確切，并編上條款號。第7條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的12、文件材料收集齊全，并加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。第8條 專（兼）職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照案卷類目條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發文登記簿上注明。第四章 立卷第9條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。第10條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。第11條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應合一立卷。絕密文電應單獨立卷，少數普通文件如果與絕密文件有密切聯系，也可13、隨同絕密文件立卷。第12條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，應放在復文立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關規定執行。第13條 卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起。第14條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。第15條 有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。第16條 案卷封面，應逐項14、按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第五章 檔案借閱、利用工作第17條 企業內檔案利用的方式（1）提供檔案原件。（2）提供檔案復印件。（3）提供文獻索引資料。第18條 借閱管理（1）凡需使用檔案者，均須填寫文件借閱登記表，依據調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后 方能調閱。（2）案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。 （3）借閱期限不得超過_ 3 天，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。 （4）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。 （5）外單位借閱檔案時，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內容也須總經理同意且審核后方能帶出。 第六章 檔案銷毀管理第19條 對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經相關領導共同鑒定，報總經理批準后，按規定銷毀。第20條 經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。第21條 銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。第七章 附則第22條 本制度由檔案部部負責解釋、補充，由總裁辦批準后實施。編制日期2014年7月12日審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期