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1、酒店檔案管理制度附歸檔材料一覽表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 酒店檔案管理規定1、行政辦主管酒店檔案工作，對酒店檔案實行統一管理，監督指導，并對檔案工作人員進行培訓。行政辦設立兼職檔案管理員1名，各部設兼職檔案管理員1名。2、酒店檔案指酒店在經營及公務活動中形成的對酒店有保存價值的各種文字、圖片、音像等資料。3、酒店各部門和全體員工均有保存檔案的義務。各部門須指定人員保管本部室的檔案，檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，熟悉檔案管理知識。4、各部門應按照酒店檔案管轄和保管期限表中的有關規定，收集、整理、保管歸屬本2、部門管理的檔案，并向行政辦轉交有關資料（見附錄一、二、三）。各部門有關組織和個人因工作需要須查閱各類檔案時，行政辦應提供方便并按規定辦理借用查閱手續。5、任何個人都不得將屬于酒店所有的檔案據為己有或者拒絕歸檔，管理人員應按規定保管檔案。對有下列行為之一的，根據情節輕重，將給予必要的處罰、處分，情節嚴重的將予以開除。（1）損毀、丟失或者擅自銷毀部門應保存的檔案；（2）將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有，拒絕向組織和檔案工作人員轉交；（3）擅自提供、抄錄、公布屬于酒店檔案以及應當保密的檔案；（4）涂改，偽造檔案；（5）玩忽職守，造成檔案損失。6、部門管理檔案，無特殊情況，必須在一年后統3、一上交行政辦歸檔。7、在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的單位或者個人，將由總經理給予獎勵。附錄一、酒店文書立卷歸檔1、收發文。酒店收發文由酒店歸檔，部門收發由部門歸檔。2、會議資料。酒店及各部門召開的專業會、研討會單獨由行政辦立卷歸檔，內容包括會議籌備、時間、地點、會議文件資料、參加人員、領導人講話、簡報、總結等。3、各部門的專題報告、集體和個人的調研資料亦由行政辦歸檔。4、各種基建施工圖紙在工程結束后應專門立卷歸檔至人事部。5、上級單位發給酒店的文件由人事部歸檔。6、關于原稿，如有幾個修改稿，以領導最后審批簽字稿歸檔。7、重要的照片和底版、錄音帶、題字、題詞等，亦應立卷歸檔至4、人事部。9、立卷歸檔的資料每卷不超過150頁，超過者可立分券。附錄二、酒店各部門歸檔材料一覽表部門資 料 名 稱保管時限備注客務部散客開房通知單3年團隊會議開房通知單3年（國內客、港澳臺、國外客）旅客臨時住宿登記表3年總臺、行李生、總機、大堂副理交接班本5年訂單（包括免費房訂單）3年早餐券記錄本3年總機開關機本5年電腦話單打印資料3年協議客戶報表5年雜項憑單3年送旅游局月報表10年餐飲部宴會客史資料5年訂餐記錄本3年柯打單5年物料進出倉登記表5年菜譜5年食品開發審批、審檢材料5年成本核算資料5年保安部監控值班記錄本5年 帶班值班記錄本5年房務部樓層領班報表3年維修統計表3年樓層服務員工作報表35、年進退房登記表3年客衣登記表3年鑰匙領用登記表3年物品借用登記表3年布草洗滌表3年維修通知單3年客房小酒吧帳單3年雜項憑單3年物品領用單3年布草盤點單3年洗滌匯總表3年工程部領料登記表5年每周水、電、空混氣讀數表5年高壓讀數表5年每天房租修改表3年夜間公共場所檢查記錄表3年月份材料商品盤點表3年空調運行記錄表3年重要設備維修記錄表15年電腦營業資料備份（年度）15年電腦管理信息系統資料（按月備份）15年營銷部協議書、合同5年客史檔案5年業務員業績統計報表5年人事部文書檔案15年會議記錄、紀要5年員工檔案（人事檔案和員工業績檔案）15年人事檔案含員工登記表，各類證件，錄用手續和離店手續等。員工業6、績檔案含考評、晉升、獎懲等方面的資料培訓檔案10年酒店其它材料5年工資發放表15年財務部會計檔案（另列表）15年附錄三：會計檔案一覽表序號檔 案 名 稱保管期限備 注一、會計憑證類1原始憑證記帳憑證15年2銀行存款余額調節表3年二、會計帳簿類3日記帳15年其中：現金和銀行存款日記帳25年4明細帳15年5總帳15年6固定資產卡片固定資產報廢清理后保存15年7輔助帳簿15年三、會計報表類8月、季度會計報表5年9年度會計報表（決算）永久四、其他10餐飲結帳單15年含手工及電腦填制11餐飲入廚單15年12餐飲酒水單15年13總臺訂金單15年14內部及正式收款收據15年15餐飲定額發票（存根聯）15年16服務業發票（存根聯）15年17會計移交清冊15年18會計檔案保管清冊25年19會計檔案銷毀清冊25年