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1、酒店經濟合同、財務管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 酒店經濟合同管理制度一、經濟合同的管理原則1、對外的經濟合同必須符合國家的各項有關法規、政策。2、經濟合同的管理采用嚴格的授權制：對外簽定經濟合同必須由酒店法人代表授權。酒店對外的一切經濟合同，必須加蓋本酒店公章，各部門不得用部門專用章對外簽定合同。公章授權由專人保管。對外經濟合同如需變更、解除，要按原合同訂立時的審批程序授權專人辦理。經濟合同正本授權由總經辦保管，副本交財務部，復印件分送有關部門。如經濟合同在履行中發生糾紛，由總經理授權專人負責解決。如在解2、決糾紛中需要通過仲裁部門或司法部的，也必須由總經理授權處理。3、經濟合同管理集中與分散管理相結合。集中為主，分散為輔。二、財務部是酒店合同管理的主管部門，其職責是：1、負責審核合同中有關經濟條款和內容。2、參與重大經濟合同的談判、簽訂、變更、調解、仲裁、評估等活動。3、核查各部門訂立和履行合同的情況。凡銷售合同、合作合資聯營合同、工程合同、采購合同等，先由各有關業務部門在總經理授權后對外負責擬訂，再交財務室審核，最后交總經理審定后方可簽訂。三、經濟合同管理辦法1、簽訂合同必須由有關業務部門先填寫合同審查表，由部門經理簽署后，連同合同文本交財務部進行審核，然后再報總經理審定只有待總經理簽批后業務3、部門才能得以授權對外簽訂合同。2、簽訂合同時對對方履約能力（包括資信、資格）不明的，除要求其出示法人委托書外，還應要求出示營業執照副本。銀行資信證明或擔保單位的擔保文件。3、凡涉及酒店付款合同，應于合同規定的付款之前五天，由有關部門通知財務部，以便及時籌措資金按時付款。4、凡涉及變更、補充、修改、提前終止合同，必須由有關部門先提出書面報告，交財務部進行審核，然后再報總經理審定后才能執行。5、有關合同的各種往來信函、郵件等資料由業務部門負責保管，并根據財務部和總經理的要求提供需要材料的復印件。6、對已生效的履行完畢的合同要整理歸檔，由總經辦將合同正式文本，業務部門將往來信函等交總經辦分類、整理、4、立卷、裝訂歸檔。一般購銷合同檔案保存期為五年，重大合同需永久性保存。酒店領料管理制度一、 物品領用制度1、填單及批準：領用物品一律填寫“物品/食品領用申請單”，經部門經理簽字后到庫房領取。2 、領用控制：屬于部門專用物品，由部門控制領用，其它部門需經過總經理批準后方可領用。例如: 客房小酒吧食品、飲料、客房用品及清潔劑由客房部負責；工程材料、工具由工程部負責；禮品由行政辦負責。3、 固定資產和低值易耗品領用：經財務部辦理領用手續。4 、貴重物品控制：貴重物品要根據總經理指定的使用范圍和領用審批程序辦理領用。5、 內部供貨：內部職工和員工要求由庫房購買物品，一律經財務部審批，辦好交費手續后開單出5、庫。二、 損失報告制度1、 庫存物品的丟失，變質、過期、破損、自然損耗、盤虧，物品采購中發生的各種損失或短少，財務盤點短少等由經管人填報損失報告單，經主管或經理檢驗后報領導審批和處理。2、物品在使用部門使用和控制期間發生變質，過期，損壞等情況由使用部門填報損失報告單，由財務部核實后報領導審批，這類已報損的待處理物品一律交回財務部處理。 酒店采購管理制度一、 采購申請：一切物品的采購辦理都要以經過批準的采購單為依據。采購單一般由用物部門填報，屬于規定由庫房常備的物品由庫房提單。盡量避免緊急采購，確實必要的應在采購單上注明，并經財務部批準后給予安排。二、采購審批：采購單部門經理簽字后送財務部辦理審6、批。財務部應在三天內辦好審批手續，未能批準的采購單退還申請部門。三、采購單管理：采購單由財務部負責管理，包括：編號、登記、送批、交付執行（未批準的退申報部門）及事后查詢。四、采購：根據已批準的采購單由財務部安排采購，一般在本市采購的應在三日內辦完。專業性較強的物品可經總經理決定派專人采購。五、收貨1、 根據購貨發票檢查貨物的品種、牌號、數量、規格、質量、保鮮、包裝等情況，確認無誤后入庫，必要時可請進貨部門派人協助驗收。屬于食品飲料的驗收還要執行有關質量檢驗的規定，驗收有問題的由采購員或經辦人員負責處理。2、收貨后開出收貨報告一式三份，一份交采購員，一份交成本管理員，一份留存。3、收貨時發票未到7、的可根據經辦人提供的情況驗收，并在收貨報告上注明“發票未到”。酒店倉庫管理制度一、 倉庫管理1、貨物按類別編號，每個號建一張存貨卡，貨物在庫數量變化應立即在卡片上登記，卡片上的余數隨時與實物數一致。2、各類存貨要定期作盤點檢查，定期不少于：食品、酒水及貴重物品每月一次；印刷品半年一次；其他類存貨三個月一次。3、卡片的記錄要定期和電腦核對, 卡片上經過核對無誤的余額由成本管理員加蓋“已核“標記，盤點盈虧數作相應的出庫入庫財務處理。4、卡片記滿后要妥善保存，年終交財務部統一保管。5、 庫房存貨要按編號的次序安排，存貨卡置于貨位處，貨物堆放整齊，庫內經常清掃，保持整潔。6、各類貨物保管要明確分工負責8、，保管員輪休時由專人替班，庫房存貨間除經管人外其他人員不得進入，除非經管人認為必要并在場時可允許進入。 7、庫房要防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠，每次下班要檢查門窗及水電；每次上班先查看有無異常情況。二、 鑰匙管理1、 庫房上班時間鑰匙由經管人員持用，下班時送交服務臺存放。2、 存放鑰匙要封于紙袋內，由送存封口簽字，總臺設鑰匙登記簿，準確記錄鑰匙存取情況。3、 庫房下班時間因緊急情況必須開庫要經財務總監及值班經理同意，然后由總臺取鑰匙開庫，開庫要有財務人員、值班經理和保安部人員共同參加，開庫處理的業務要作記錄并由參與人員簽字后留在庫內。4、 庫房的鎖要不定期更換。三、 保質：食品飲料按國家關于食9、品衛生和質量檢測的有關規定嚴格管理，凡超過保鮮期或其他質量不保證的食品飲料一律列為待處理品，另設專庫存放并上報處理。四、 計劃備貨：常用貨物要根據用量和進貨周期作必要的儲備，并制定最低庫存量加以保證，進貨計劃由保管員負責提出，經主管簽字后上報，防止由于計劃不周而發生缺貨。五、 到貨通知：屬于部門等用的貨物到貨后要在2小時內通知領用。六、 發貨：按物品領用制度辦理發貨，“物品食品領用申請單”是發貨的原始憑證，不得涂改和增添，收貨人要親自簽字認領，庫管員不得代收貨人簽字。酒店差旅費報銷制度一、 因公出差需填寫“出差派遣單”并有總經理簽字同意，否則不得報銷差旅費。二、 車船費： 總經理乘飛機普通艙或10、火車軟臥，副總經理、財務總監乘飛機普通艙或火車硬其他人員乘飛機要事前經總經理批準。三、 住宿費：總經理可住300元/天的房間，副總經理、財務總監可住250元/天的房間，部門經理可住150元/天的房間，其他人員可住100元/天的房間，多人出差應盡量合住，住宿費在以上標準內按實報銷。四、 市內交通費：市內交通費實行包干制，總經理市內交通費20元/天。副總經理、財務總監市內交通費15元/天，其他人員市內交通費10元/天。五、 招待費：出差期間的招待費，要事前請示總經理，根據批準的限額執行。六、 探親路費：酒店人員探親按合同辦理，需人事經理審批。七、 伙食補助：出差期間的伙食補助按40元/天包干。酒店11、貨幣資金管理制度一、資金管理是酒店的一個重要組成部分，牽涉面廣，政策性強，因此必須加強管理，嚴格遵守財經紀律，以保證貨幣資金的正常使用和周轉。二、貨幣資金管理主要包括現金的管理和銀行存款的管理。三、現金的管理1、 現金使用范圍主要限于：支付工資、獎金及工資性津貼等。支付差旅費、職工醫藥費、房費傭金等。按銀行規定的結算起點（一千元）以內的零星開支。2、對于從營業收入中取得的現金，規定由出納進行清點并送銀行。任何人都不得坐支現金。3、財務部在收支現金時，要嚴格審核現金收付憑證及所附單據是否合法，數額是否完整，簽字手續是否齊備等。對不符合制度規定的，應予以糾正或拒絕辦理收付。4、庫存的現金保管工作。12、現金和有價證券必須放在保險箱內以確保安全和完整無缺。5、部門因工作需要配備備用金時，應向財務部提出申請，經財務總監審核批準后方可辦理。備用金支用不得超過規定范圍，業務內不得移作他用或私人挪用，財務部將對各部門備用金使用情況抽查。6、各部門領用工資、獎金如有待領部分或多余的，應及時交財務部，各部門不得存放現金。7、現金一切收付款項，均須按業務性質分別填寫交款單或支款單。支款單應寫明支付的用途及有關情況、金額，并由有關人員審核蓋章后方能辦理支款手續。8、現金收支業務必須當日登記現金日記帳，做到日清月結，帳款相符。杜絕用白條或原始憑證抵庫、堵塞帳外資金，現金收付憑證和收付存單，按規定需送審核員審核。13、9、各部門的收付款項都應通過財務部入帳。任何部門和個人都不得自行保留現金，不得私設小金庫。八、 銀行存款的管理1、對超過現金收付額以上的款項進行收付時，必須通過銀行結算。2、因經營業務需要轉帳支票付款，一律由各部門填寫付款申請單，部門經理簽字后，經財務總監簽批報總經理批準后方能辦理領取支票手續。3、支票領用者，必須在支票登記簿上寫明領用日期、付款內容并簽字后方可領用。凡領用后的支票應在7天內將發票送回財務部，并注銷登記。對無特殊原因而逾期不送回者，及時報告財務總監。4、財務部簽發轉帳支票時，應進行登記并將支票項目填寫齊全，不準簽發空頭支票。當無法明確收款單位名稱、金額時，也應寫清支票用途、簽發14、日期。5、實行計劃控制的費用或物資采購，在付款時應同時核實計劃。超過計劃的部分必須按規定辦理追補手續后，方能付款。6、嚴格遵守銀行有關規定，不得將銀行帳戶借給其他單位或個人辦理結算。保管好空白支票及已用支票存根。7、正確使用和審核各種銀行結帳憑證，并及時審核銀行往來單，月末有未達帳款，應查明原因，編制銀行存款余額調節表。每月根據貨幣資金使用情況編制“現金流量表”，反映當月現金和銀行存款的流入、流出及存款余額的狀況。每年需編年度現金流量表，“現金流量表”由財務部負責編制。酒店電話費管理制度一、 客用長途電話由總機逐次記錄，交前臺收銀入帳，財務室每月根據電話局的明細帳單查對，若有漏記，由當時值班的15、電話員負責。二、 因公打國內長途電話的，要事先經總經理批準，發話時向總機說明對方單位，這些電話單每天由財務部送總經理審閱。三、 經理人員私人用長途電話一律由總機掛發，并說明是私人用,每月底統一到財務部結帳。 四、 辦公室的直撥電話要有人負責管理，用時登記（日期、發往地及單位、事由、批準人）直撥電話一般只供因公使用，特殊情況下私人需用時要經部門經理同意并按章交費。五、 酒店各辦公室每部電話話費標準：1、 總經理辦公室每月話費控制在800元內；2、 酒店財務總監、留任董事、董事長助理、副總經理每月話費控制在500元內；3、 各部門辦公室每月話費控制在300元以內。車輛維修費及油耗的管理制度一、總經16、辦參照機動車輛日常檢查標準和小修、二保、中修、大修計劃單填寫車輛維修申請單報總經理審批。二、主車司機對車況做日常檢查，代班司機在出車前對車況進行檢查后方可出車，發現問題及時通知總經辦。三、車輛在途中出現機件損壞，必須電話通知副總經理，副總經理同意后方準修理，開具發票，憑報廢機件和實際修理費用填寫報銷單，按報銷程序上報審批。四、車輛維修費用憑維修申請單、車輛報修單及發票方可辦理報銷。五、維修申請單及車輛報修單由行政辦存檔。六、酒店各部門用車需填寫用車申請單報副總經理審批。七、各部門用車時需在用車申請單上登記用車前后的里程數。八、酒店車輛補充燃油，開具發票，憑里程和燃油實際數填寫報銷單，按報銷程序上報審批。九、 酒店車輛燃油費只可在月度計劃內列支。