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1、酒店物資采購、出入庫管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則為了加強對酒店的內部管理，降低經營成本，提高經營效益，特制定本管理制度。第二章 采購管理制度物資采購是酒店經營管理中的重要環節，加強采購工作的管理是降低物資成本、加速資金周轉、提高經濟效益的重要手段。采購員是酒店采購工作的專業人員，酒店所需物品原則上均由其統一購買，其他部門應予以支持、配合、監督。一、采購的計劃管理加強計劃管理，嚴格審批手續，是采購管理的關鍵。1、房務部、餐飲部、工程部等各部門應編制“物資需求計劃”，交主管副總審批，轉采購部；22、倉庫補充請購，由倉庫保管根據業務需要提出申請，填寫物品申購報主管副總經理批準后，轉采購部；3、其他零星物品的申購，由使用部門提出申請，經理根據庫存情況審核簽字，送主管副總審批，轉采購部；4、食品原材料批量采購采取定期補給的辦法，由餐飲部報申購計劃，交主管副總審批，轉采購部；5、餐飲部每天需購入的鮮活原料，由廚師長、餐飲經理簽字后，于下午5：00前將采購單報采購員。6、除食品原材料批量每日采購外，其他批量采購的必須報集團批準后方可采購。二、采購物資的擇商和價格管理采購物品堅持貨比三家，嚴格價格控制。1、所有申購計劃或申購單送到采購員后，由其具體負責對申購計劃、申購單上的采購物資進行擇商、確認和3、報價；2、采購人員收到自己分管的申購單后要認真歸納、分類整理。對其中有疑問的內容要與部門經理、總監和申購部門及時溝通，在確認無誤后，按照要求時限盡快尋找至少三家以上的供應廠、商，進行業務治談，經過對比篩選，擇優確定報價填入申購單，并填好總金額、供應廠商名稱后，送主管副總審批，轉采購部；3、所有采購物資的擇商報價,必須由采購部在充分準備掌握市場行情的條件下擇優確定，使用部門有權了解所需物品的價格和提出質疑，并對所掌握的供應廠商及購物意向要主動通報采購部，由其選定質優價廉服務好的供應廠商；4、鮮活原材料的價格受市場影響浮動較大，對于長期供貨（鮮活類）的供應商，必須有供應商定期（15天）給酒店報價，4、酒店市場詢價小組進行市場詢價，根據詢價和供應商的報價進行最后的定價，雙方簽名予以認可，收貨部根據雙方簽名的定價表進行收貨。5、所有供貨商都必須簽訂供應合同。三、采購物資的審批所有采購物資經審批手續齊全后，方能實施購買。1、采購非入庫物資由部門提出申請，部門總監或經理簽字后送主管副總審批,轉采購部進行采購；2、采購入庫物資由倉庫保管員根據用量及庫存量提出申請，使用部門經理簽字后交財務成本控制，財務成本控制根據各部門“物品需求計劃”及庫存量對申購物資進行審核簽字后，送主管副總審批，轉采購部進行采購；3、采購原材料由各廚房于每日下午3點前報次日原材料采購單，由廚師長、餐飲總監簽字后報采購部，采購員根5、據采購單，通知各供貨商準備原材料，并于次日上午9點前準時到貨。四、特殊采購物資1、對一些技術性強，或有特殊要求的采購物資，采購員可以邀請有關部門相關人員會同購買或授權有關部門相關人員購買；2、一般采購物品在7天前、緊急物品在24小時前由各申購部門按照申購程序辦理申購。若確有個別緊急需求，須經相關領導批準后，由所需部門自行購買，在有關授權人監督下收貨，于次日及時補辦申購、審批、收貨手續。六、采購物資的結算方式物資驗收后，以“收貨記錄”做為結算依據，結算方式一律采用定期支付。第三章 庫房管理制度一、 庫房安全管理制度：1、庫房是物資保管重地，除倉庫工作人員和業務、工作需要的有關人員外，其他人員未經6、批準不得進入倉庫。2、因工作需要入倉的人員須有倉庫管理人員陪同，不得獨自入倉。3、一切進倉人員不得攜帶火種、背包等物品入倉。4、倉庫辦公地點不得會客，其他部門員工也不得在此閑聊。5、倉庫范圍內不得生火，也不能堆放易燃易爆物品。6、倉庫不得代存私人物品，也不得答應未經上級同意的其他部門或單位的物品存倉。7、定期檢查消防設施，并接受保安部的檢查、監督。二、 庫房清潔管理制度：1、庫管員在自己的管理范圍內要勤于打掃、整理、保持庫房干凈整潔。2、庫房周圍不能堆放垃圾、雜品及其它廢棄物。3、庫房物品擺放整齊，經常擦拭貨架，物品不能有落土、灰塵。4、采光、通風良好，經常檢查庫存物品，防霉、防蟲蛀、防異味。7、5、經常清理庫房死角，垃圾隨時清掃，杜絕鼠、蚊、蠅等“四害”的滋生。6、隨著季節的不同，庫房應配放相應的滅四害藥劑。7、最底層貨架距地面15-20CM.貨品不能直接放在地上，應徹底防潮。8、庫管員應定期做到庫房的全面衛生清理，檢查工作。9、管理人員應做好所有庫房的檢查記錄，包括衛生、存儲、保管等記錄。三、庫房管理制度：（一）、實物管理：1、酒水：一般酒水和飲料在常溫下貯存，有些酒水需要穩定的溫度，應區別對待：1.1. 紅酒應以室溫或更涼一些的溫度供應，最佳溫度是低于20。1.2. 白酒供應溫度8-10，所以應先冷凍，送整瓶酒時應置于冰桶內。1.3. 啤酒的飲用溫度以6-8為宜，它是唯一一種愈新8、鮮愈好的酒類，購入后不宜久藏，最佳保持期在三個月之內，最長不能超過六個月，其保存溫度應低些，超過16且存儲期過長會導致酒變質，溫度過低也不行，低于-10 會使酒變的渾濁不清。條件許可，可在接近4溫度下貯存，避免劇烈震動。1.4. 葡萄酒：一般葡萄酒可在常溫下貯存，名貴葡萄酒最好在12-15的溫度下貯存，名貴的白葡萄酒貯存其溫度應更低些，最佳溫度為10-12，平躺放在酒架上，這樣可使軟木塞浸泡在酒液中不干縮。1.5. 香檳酒：名貴的香檳酒貯存期一定要避免強烈的震動，也應平躺放著，瓶口傾斜向下，其溫度應在較涼快的條件下，溫度不宜過大。1.6. 烈性酒：普通的烈酒不需要特殊的存貯條件，因為烈性酒受空9、氣影響不大，并可貯存較長時間，但要防止金屬瓶蓋生銹和發生變化。2、陰涼貯存庫：貯存新鮮蔬菜和水果常溫保存10-15，不需供熱和制冷，有些地區，有些時間需要特殊考慮，香蕉、蘋果、梨貯存溫度應高些18-23即可，相對濕度85-90，最好通風。3、冷藏庫：冷凍品主要是魚、肉、新鮮蔬菜、水果、冷菜、熟食品等。理想溫度是在4以下，溫熱的成品和半成品在冷藏前應先冷卻再貯藏，否則制冷設備容易損壞，食品冷凍貯存溫度要底，貯存期不能超過三個月。4、干貨庫：一般不需要供熱或制冷，最佳儲存溫度各15-21，其最高溫度不能超過37，溫度低些，原料的保質期會更長。干庫貨應保持干燥，庫房通風良好，按標準每小時應保持交換空10、氣四次（二）、檔案管理1、庫房檔案有：物品登記卡；實物帳薄；材料明細帳；采購申請單； 2、物品領料單；物品入庫單；質量檢查記錄；物品盤點登記表；材料會計報表等。3、按不同類別的檔案資料分類保存，專人保管，并隨時查閱4、檢查庫房管理工作，以此原始資料為依據，隨機抽查，相互制約。5、檔案要妥善保管。若因跨期過長需要銷毀，必須報財務部經理，同意后方可銷毀。6、庫房管理人員亦可以憑此檔案為基準，全面展開工作，定期或不定期檢查各崗位工作的執行情況。四、 收貨程序：1、驗收準備：主要是組織驗收人員（庫管及使用部門負責人）搜集并熟悉驗收憑證及物品的有關質量標準，準備相應準確的驗收工具，如：磅、稱、量尺等。211、核對證件2.1.當貨物送到時，收貨員應先檢查發票與采購單，或其它采購文件，為了便利驗收效率，應指示供應商在發票或送貨憑證上寫明酒店采購文件的編號。2.2.如沒有采購文件，收貨部職員應與采購部或有關部門取得聯系，以便得到他們的意見。3、無論是采購人員自購還是供應商送貨，貨到酒店后，必須首先與倉管員聯系驗收，不允許采購人員或供應商直接將貨物交與所需部門；4、各項進貨均由倉管員、采購員、使用部門授權人按審批手續齊全的申購單進行驗收，每次到貨需幾方同時驗收，根據申購單核對貨物的品名、規格、價格、質量、數量、金額是否一致，所有進貨均應過磅點數；5、進貨物品如有合同或小樣，應根據合同標準和封存小樣進行驗12、收；6、驗收不入庫物資，根據審批手續齊全的采購單，倉管員與使用部門授權人同時收貨，按照采購單上的要求對物品的質量、數量價格進行嚴格把關驗收，驗收合格倉管員開據“收貨記錄”并注明采購單號，由倉管員、供貨商、部門授權人同時簽字確認；7、驗收入庫物資，根據審批手續齊全的采購單，倉庫保管員收貨，按照采購單上的要求對物品的質量、數量、價格進行嚴格把關驗收，驗收合格由保管員開據“收貨記錄”并注明采購單號，由保管員、供貨商同時簽字確認；8、驗收食品原材料，收貨員與廚師同時收貨，對原材料的質量、數量進行嚴格把關，驗收合格收貨員、廚師長、供貨商同時簽字確認；9、所有進貨如發現與申購單內容不符，收貨員或倉管員有權13、拒收，并及時上報，對計劃外急購物資應補辦手續，每日把驗收過程中出現的問題留存資料，為下次同類貨物和同類供貨商的驗收提供依據；10、實物檢查：數量檢查要按供需雙方商定的或供貨合同規定的計量方法來檢點，按重量供貨的要求過稱，按數量供貨的要清點計數，有定尺或定量包裝供貨的，必須進行抽檢，在對飲品、食品驗收過程中還必須注意它們的保質期，按規定，凡送到咖啡廳的飲品、食品距保質期至少在六個月以上。經過實物檢查可能發現一些問題，如證件不全、包裝破損、數量短少、質量不符合要求或已接近過期日期等，如有上述事情發生，貨物將會被退回及通知采購部與有關部門聯系解決。收貨時必須通知定貨部門一起收貨。11、做收貨記錄：經14、驗收貨物品質等各方面完全符合采購要求，收貨部職員要根據實際收貨情況做一份入庫單，入庫單上寫明收貨內容、定貨部門、供應商名稱、收貨日期、訂貨單號及定貨部門授權人認可，并由收貨部職員在入庫單上簽名并加蓋收貨部專用章。收貨記錄一式四聯，第一聯：應付賬，第二聯：供應商，第三聯：采購部，第四聯：使用部門。五、 發貨程序：1、首先倉庫和各部門主管聯系，獲得主管領導簽字授權領貨人員名單后填制出庫單，并按排發貨時間。2、各部門做好領貨計劃，所有在第二天領貨的出庫單經部門主管確認后要在當天下午4：00時之前送財務部，經財務部審核后，由倉庫管理人員取回倉庫備貨。所領貨物數量一律用大寫，并根據貨物存放的不同地點，在15、出庫單倉庫選擇上打鉤示意，不同倉庫的存貨不能填寫在同一份出庫單上。3、倉庫管理人員在填制出庫單后，應檢查所出貨物的名稱是否準確（即與倉庫所存貨物名稱一致），如不清楚應明確貨物名稱并在出庫單上注明，然后檢查其審批手續是否齊全（檢查授權簽字的有效性）。4、根據出庫單按不同倉庫進倉備貨，所發貨物數量亦及時登記在實物日記賬上，包括發貨日期、發貨數量及領貨部門等資料，同時倉庫管理人員用大寫在出庫單內填上實發數量。5、發貨人與領貨人同時核對所備貨物，并在出庫單上簽名，領貨人將所領貨物同出庫單中“使用部門”一聯拿走，作為部門留底。6、倉庫管理員根據出庫單做倉庫存貨明細帳，出庫單中“倉庫”一聯倉庫留底，做查帳16、使用，需妥善保管。7、所有出庫單中“財務部”一聯于次日早上九點送財務部入帳。出庫單一式三聯：第一聯：財務部，第二聯：倉庫，第三聯：領貨部門。六、 補貨管理：1、庫管員要及時了解現存物品的數量、最低庫存數以及用貨部門的消耗數量,申請補貨。2、庫管員在填制一式四聯的倉庫補貨單（第一聯：財務部，第二聯：使用部門，第三聯：收貨部，第四聯：采購部）時要按物品分類填寫，如食品倉、物品倉、酒水倉等。3、庫管員在填制補貨單時，要詳細注明編號、品名、規格、現存數量、本期需貨數量，以及要求到貨時間、申購時間等。4、庫管員填制補貨單時要保持補貨單的整潔，不允許有涂改，數量必須大寫。5、庫管員將填制完整的補貨單送交主17、管領導審核。6、主管領導要仔細審核補貨單的各項內容，確認正確無誤后簽字，并交使用部門確認后。7、補貨單送主管領導、財務部經理、主管總經理審批，由采購部購買。七、 庫房記賬管理：1、賬薄要分類設置，物資要分品種、規格、型號、單位、單價等設立賬戶，不同物資不能登記在一個賬戶上。2、計賬前要先審核發票和驗收單，確認無誤后再入賬，發現有差錯時，在未弄清楚和更改前不得入賬。3、審核入庫紀錄，出庫記錄手續完善后才能上賬、下賬，否則要退回手續，補齊后才能記賬。4、發出的物資用先進先出法計價，月終出現的發貨差額分品種列表，一式三份（計賬員、領貨部門、財務部門各一份）。經主管領導或部門經理審批后沖正。5、直拔物資的收發同其他物資一樣入賬。6、調出本酒店的物資所加的手續費、管理費不管用來沖減材料成本，應由財務部沖減相應費用。第四章 附則本制度自發布之日起執行。