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1、酒店有限公司質量技術文件與資料管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文件名稱：質量技術文件與資料管理制度 版本：A/0文件編號： 頁碼：Page 1 of 31. 目的 對與質量安全管理體系有關的文件進行控制，確保各相關場所使用的文件為有效版本。2. 范圍適用于與質量安全管理體系有關的文件控制。 3. 職責3.1 總經理負責批準發(fā)布質量安全管理手冊。 3.2 執(zhí)行組長負責審核質量安全管理手冊，批準作業(yè)層文件，為體系文件的主控責任人。3.3 行政部負責組織對現(xiàn)有體系文件的評審，為體系文件的歸口管理部門。3.4 各部2、門負責相關文件的編制、使用和保管，并對本部門與質量安全管理體系有關的文件收集、整理和歸檔等。4. 程序4.1 文件分類及保管4.1.1 質量安全管理手冊為第一層文件，由行政部備案保存。4.1.2 公司第二層質量安全管理體系文件為作業(yè)層文件，包括產品技術要求、作業(yè)規(guī)范、各種管理制度、外來文件，由行政部備案存檔并控制其分發(fā)。4.2文件的編號和版本本公司的質量安全管理體系文件編號：質量安全管理手冊作業(yè)層文件(文件序號)記錄文件（記錄序號)外來文件WL*(文件序號)在文件的適當位置注明版本，以第一版、第二版的形式依次排序。4.3 文件的編寫、審核、批準和發(fā)放 文件發(fā)放前應得到批準，以確保文件是適宜的。3、4.3.1 質量安全管理手冊由生產部負責組織編寫，執(zhí)行組長審核，總經理批準發(fā)布，由行政部登記、發(fā)放。4.3.2 作業(yè)層文件由主控該過程或活動的部門編寫、審核（必要時相關部門會簽），執(zhí)行組長批準；HACCP計劃由生產部編寫，由HACCP小組評審討論，HACCP小組長批準。文件名稱：質量技術文件與資料管理制度 版本：A/0文件編號： 頁碼：Page 2 of 34.3.3 文件的發(fā)放范圍由行政部確定。文件的分發(fā)應確保使用文件的各場所都能得到相關文件的適用版本。文件的發(fā)放、回收要填寫文件發(fā)放、回收記錄。4.4 文件的受控狀態(tài) 文件分為受控和非受控兩大類，凡與質量安全管理體系運行直接相關的文件應受控，4、由各主管部門按本程序執(zhí)行。所有受控文件必須在該文件封面右上角加蓋表明其受控狀態(tài)的印章，并注明分發(fā)號。4.5 文件的更改4.5.1 質量安全管理手冊由行政部組織更改，局部更改填寫文件更改申請表，經執(zhí)行組長（HACCP小組長）審核，上報總經理批準后更改，由行政部發(fā)放并保留文件更改內容的記錄。4.5.2 其它文件的局部更改由相應主控部門填寫文件更改申請單，經原審批部門審批，再由各相應部門指定人員進行更改、發(fā)放、處理。如果指定其它部門審批時，該部門應獲得審批所需依據(jù)的有關背景資料。4.5.3 所有被更改的原文件必須由相應主管部門收回，交行政部統(tǒng)一處理，以確保有效文件的唯一性。4.5.4文件換版更改，由5、原編制部門組織進行，正式發(fā)布前應重新獲得審批。4.6 文件的領用4.6.1 文件使用者應填寫文件發(fā)放、回收記錄，經相應主管部門負責人審批方可領用。4.6.2 因破損而重新領用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應舊文件。因丟失而補發(fā)的文件，應給予分發(fā)號，并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效，發(fā)放部門作好相應發(fā)放簽收記錄。4.7 文件的保存、作廢與銷毀4.7.1 文件的保存4.7.1.1 與質量安全管理體系相關的文件都必須分類存放在干燥通風、安全的地方。4.7.1.2 對受控文件，各部門應與生產部保持的受控文件清單相一致，如有變化，應通知行政部。4.7.1.3 任何人不得在受控文件上亂涂亂畫，不準私自外借，6、確保文件的清晰、易于識別和檢查。4.7.2 文件的作廢與銷毀4.7.2.1 所有失效或作廢文件由相關部門及時從所有發(fā)放或使用場所撤出，加蓋作廢印章，確保防止作廢文件的非預期使用。文件名稱：質量技術文件與資料管理制度 版本：A/0文件編號： 頁碼：Page 3 of 34.7.2.2 因為某種原因需保留的任何已作廢文件，都應進行適當?shù)臉俗R4.7.2.3 對要銷毀的作廢文件，由相關部門填寫文件銷毀申請及記錄，經執(zhí)行組長（HACCP小組長）批準后，由行政部授權相關部門銷毀。4.7.3 文件的借閱、復制 借閱、復制與質量安全管理體系有關的文件, 應填寫文件借閱復制記錄，由相關部門負責人按規(guī)定權限審批后7、向資料管理人借閱、復制。復制的受控文件必須由管理人登記編號。4.8 外來文件的控制4.8.1 收到外來文件的部門，需識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。4.8.2 各相關部門會同行政部負責收集與產品相關的法律法規(guī)和國家、行業(yè)、國際標準的最新版本，統(tǒng)一編號，加蓋受控印章，分發(fā)到相關部門使用，并把舊標準收回。行政部必須保持存檔一份，以備查。4.8.3 各部門要把上述標準及其它與質量安全管理體系有關的外來文件填入受控文件清單，報行政部備案。4.9 文件的評審 每年3月由行政部組織對現(xiàn)有質量安全管理體系文件進行評審，各部門結合平時使用情況進行適時評審，必要時予以修改，執(zhí)行本程序4.5條款規(guī)定。4.10 對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應參照上述規(guī)定執(zhí)行，但不作為執(zhí)行的依據(jù)。4.11 作為記錄的文件執(zhí)行記錄控制程序。5 相關文件5.1 記錄控制程序6. 記錄6.1 文件發(fā)放、回收記錄6.2 文件借閱復制記錄6.3 受控文件清單6.4 文件更改申請表6.5 文件銷毀申請及記錄