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1、太陽能電力公司工程物料采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、目的 為加強工程物資采購管理，規范采購工作流程，提高采購工作效率，降低采購成本，特制訂本制度。 二、適用范圍 適用于太陽能電力有限公司工程部物資的申請、審核及采購程序。三、 物料采購 根據不同的光伏項目由技術部制定相應的項目計劃書。工程部根據項目計劃書制定相應的采購方案并負責采購。 （一）供應商管理1、 作為公司候選供應商，應具備法人資格，其提供商品的質量、規格、性能符合公司需要，商品的報價不明顯高于市場平均價，并在交貨期限，付款方式，合同期限，2、售后服務等方面有較優的條件。2、 各種物料應至少有3家以上的候選供應商，工程部應建立供應商數據庫，收集、整理供應商基本資料、歷史報價及交易記錄。3、 工程部應定期擬定新供應商開發計劃。對新進供應商，由工程部考察供應商，填制供應商資料呈分管副總經理核準后，列為備用供應商。4、 工程部應制定供應商淘汰機制，對貨品質量、價格水平和其他合作條件未能達到公司要求，或已停止營業的供應商，采購部門應結合物料使用部門意見，書面說明供應商情況并酌情提出撤銷合作關系的請示，待相關領導批準后，通知供應商撤銷合作關系。（二）采購方式1、工程部應視物料的使用狀況和市場供求狀況等因素，選擇最有利的采購方式。2、 使用數量3、基本穩定的物料，可采取定期采購方式；對公司物業維護中已經確定供應商的物料，可采取特約供應商采購；其他物料采購應按需靈活選擇采購方式。3、 公司應根據采購方式與供應商簽訂定期（不定期）采購合同，由法律事務部進行審核。采購合同正本兩份，一份存采購部門，一份存供應商；副本存法律室。 （三）采購作業1、詢價報價（1）除緊急申請外，工程部不應執行審批程序不完整的物料申請表。（2）工程部審批完畢的物料申請表時，先核查申請物料的名稱、規格、數量、要求到貨日期等內容是否明確。否則重新修訂。（3）對內容和審批完整的物料申請表蓋收件章，收到緊急申請表時應在表上加蓋“緊急申請章”。（4）采購員可采用對比供應商資料、4、以往交易記錄或進行市場調查等方式，擬定至少3家詢價對象，詢價完成后，采購人員應將報價結果整理后送工程部主管初審，再逐級呈批，據以議價并最終確定供應商。（5）審批完畢后，如庫存足夠，工程部憑物料申請表至倉庫領料；如庫存不足，轉采購員訂購。2、訂購及入庫（1） 采購員按審批意見實施訂購，并跟進送貨和入庫事宜。除無現貨需訂制訂購的物料，工程部應盡可能滿足對物料使用時間的要求。（2） 物料入庫時，倉管員應憑物料申請表和進倉單點收，凡與審批不符的物料非經工程部主管同意不得入倉。3、特殊情形 （1）申請項目的撤消：出現重復采購、不需要此工程物料等現象時，如該申請項目尚未辦理，由采購員在緊急物料申請表上加注5、“撤銷”字樣，不予采購；若原申請項目已向供應商訂購，由工程部向供應商接洽撤銷訂購。若不得撤銷，采購員應于撤銷申請單上注明原因，呈總經理審批后，工程部應妥善保存所有撤銷申請單。（2）交貨質量異常：供應商交貨質量異常時，倉管員將對應送貨單交采購部工程部應盡快與供應商交涉退、換貨等事宜，并將有關情況記錄于供應商資料庫，將處理方案記錄于送貨單，送貨單送倉庫保存以備進一步處理。（3）交貨延期處理：如供應商未能按約定日期交貨，倉管員應在收貨時于送貨單注明延期情況，并與供應商送貨人會簽確認，以便財務部在結算時按雙方合同約定厘定違約金。 二、 物料的領取、使用和報廢（一）物料的領取和使用1. 倉管員通知申請部6、門前往倉庫領料時。各部門憑領料單領料，領料單一式二聯，分存申請部門和倉庫。2. 領料時應填寫領料單，由申請部門主管簽署，領取緊急申請物料的領料單應由分管副總經理加簽。3. 工程部應指定專人負責本部門申請及領用物品。在部門領用公用物品時，部門專人需在部門記錄單上簽名。屬個人專用物品或設備，由本人親自到倉庫領取，并在個人記錄單上簽名。4. 員工如離職，本人應到倉庫辦理退庫或移交手續，個人記錄單上的物品需由倉管員清點確認，并在調動、離職登記表上簽名，如有丟失則按折舊價賠償。5. 員工如工作崗位調動，個人專用物品或設備應退回倉庫，或轉給繼任繼續使用，或由本人帶到新的部門。無論何種方式，都應到倉庫辦理退7、回、轉用、續用手續。領料流程工程部填寫領料單，按規定辦理簽署手續，物料申請表和領料單往倉庫領料 倉管員憑單發料（二）物料的報廢1、物料報廢的程序（1）物料超過正常使用年限自然損壞或在使用過程中損壞無法維修，由負責保管、使用該物料的人員填寫一式三聯的物品報廢/報損呈批表。（2）經倉庫核價，部門提出意見報技術鑒定部門進行鑒定審核，5000以下（含5000）的物品報廢報分管副總經理審批；5000以上由總經理審批。（3）物品因人為原因損壞，由責任人填寫物品報廢/報損呈批表，經倉庫核價由部門提出酌情賠償意見，逐級審批。（4）固定資產是指使用年限一年以上的房屋、建筑物、機器、機械、運輸工具和其他和工程有關8、的設備、器具、工具等，以及單件價值在2000元以上，并且使用超過兩年的主要設備及物品。凡固定資產報廢需附上專題報告，以便進行殘值回收。（5）倉庫按經審批的物品報廢/報損呈批表回收廢物，將其中一聯留底存查，一聯交財務部銷帳。2、剩余物料退倉制度（1）使用部門在領用物料前應根據實際工作量估算物料用量，數量力求準確，避免出現多領多退的現象，工作完成后如有剩余物料應及時退回倉庫。（2） 倉管員對退回的物料進行核對、檢驗，對完好無損并能明確點出數量的開出退料單（用“領料單”紅筆填寫），由倉管員與退料人簽署確認后重新入倉待發。對未能明確點出數量或稍有破損但能繼續使用的（如電線、管材等）應由雙方估計數量后設本登記并設立專門的貨架存放。